El Control Interno Contable, herramienta esencial de las entidades públicas.

“Proceso que bajo la responsabilidad del representante legal o máximo directivo de la entidad contable pública, así como de los directivos de primer nivel responsables de las áreas contables, se adelanta en las entidades y organismos públicos, con el fin de lograr la existencia y efectividad de los procedimientos de control y verificación de las actividades propias del proceso contable, capaces de garantizar razonablemente que la información financiera, económica, social y ambiental cumpla con las características de confiabilidad, relevancia y comprensibilidad”. (CGN)

El área contable, fue una de las dependencias en las entidades públicas que por mucho tiempo se trato y se considero como de segundo nivel, donde su protagonismo dentro de la organización se limitaba a registrar operaciones que en nada contribuían a proporcionar información fiable sobre las operaciones de la entidad y mas se presentaba como una función figurativa dentro de la estructura , pero sin la responsabilidad básica en términos financieros, económicos y sociales; hay que recordar que no hace una década, muchas entidades públicas no llevaban contabilidad.

Sin embargo la ley 87 de 1993, en el inciso e) en el acápite de sus objetivos establece: “Asegurar la oportunidad y confiabilidad de la información de sus registros”. Instrucción que fue caracterizada en la misma ley en articulo 3, que establece: "Son Características del Control Interno las siguientes: a) El Sistema de Control Interno forma parte integrante de los sistemas contables, financieros, de planeación, de información operacionales de la respectiva entidad”.

A partir de este precepto la información contable comienza a observarse como un instrumento necesario y vital como indicador para tomar decisiones gerenciales en aras de propiciar una labor de proyección organizacional y coherente con los objetivos y metas institucionales.

Según los reportes de la Contraloría General de la República, la opinión sobre la razonabilidad a los estados financieros de las entidades públicas consolidados y reflejados en el Balance General de la Nación, ha mejorado ostensiblemente al pasar de dictámenes negativos de muchos años a dictámenes con salvedades, considerando la gran proporción de entidades que presentan dictámenes limpios; indicador positivo ante la tarea de concientización emprendida en torno a la cultura contable y a programas de saneamiento y depuración sobre la información, que ha ayudado a tener mayor certeza sobre las cifras de las finanzas del estado.


1996 Negativo
1997 Negativo
1998 Negativo
1999 Negativo
2000 Negativo
2001 Negativo
2002 Negativo
2003 Razonable con salvedades
2004 Razonable con salvedades
2005 Razonable con salvedades
2006 Razonable con salvedades
2007 Razonable con salvedades
2008 Razonable con salvedades
2009 Razonable con salvedades


“Cada seis (6) meses después de concluido el año fiscal, el Gobierno Nacional enviará al Congreso el Balance de la Hacienda auditado por la Contraloría General de la República, para su conocimiento y análisis”. (Art. 354 C.N.).

Producto de las evaluaciones al sistema de control interno contable, se pudo determinar cómo las entidades presentaron debilidades que una vez monitoreada y puesta a través de planes de mejoramiento han proporcionado mayor confiabilidad y razonabilidad sobre las cifras en los estados financieros.

Hallazgos:

Por cuenta de registros.

o Excesivas notas debito y crédito en el disponible sin conciliar y depurar (partidas de vieja data).
o Inversiones temporales sin la debida actualización contable.
o Deudores varios, sin una gestión de cobro suficiente y sin provisión de acuerdo con la edad.
o Avances y anticipos antiguos sin legalizar.
o Inventarios para la venta vencidos y sin provisión.
o Bienes recibidos en dación en pago inservibles.
o Muebles y equipo obsoletos sin procesos de baja.
o Registro de propiedades, planta y equipo sin documentos legalizados, (Títulos, escrituras etc.).
o Depreciaciones globalizadas.
o Propiedades sin valorización o sin avalúos técnicamente realizados.
o Cuentas por pagar sin soportes.
o Carencia de conciliación y confirmación con áreas fuente y/o usuario, (cuentas por cobrar y por pagar).
o Saldos contrarios a la naturaleza de la cuenta.
o Partidas antiguas sin depurar.
o Diferencia de saldos entre el área fuente y contabilidad.
o Registros sin soportes
o Inoportunidad en el pago de aportes parafiscales.
o Utilización de la contabilidad de caja y no de causación.
o Contabilización acelerada de venta a largo plazo, con impacto en la utilidad del ejercicio.
o Afectación del resultado del ejercicio sin contabilizar apropiadamente los diferidos.
o Sin catalogo de cuentas unificado.
o Notas a los estados financieros incompletas.

Por cuenta del control interno:

• Falta de rigor en el calendario de entrega de información a contabilidad para su consolidación.
• Exagerados procesos manuales de captura de información contable, aumentando la posibilidad de error.
• Profesionales de contaduría dedicados a la captura de información, desplazando la labor de análisis de cifras.
• Limitada cultura contable en las áreas fuentes de información.
• Limitada capacitación y socialización.
• Talento Humano limitado, sin perfil e inestable.
• Equipos desactualizados y limitados.
• Archivos desorganizados.
• Manuales desactualizados y poco socializados.
• Débil programación en el reporte de informes oficiales.
• Mapas de riesgo sin concebir.
• Limitada comunicación entre contabilidad y áreas usuarias internas y externas.
• Normatividad dispersa y poco socializada.
A manera de guía, anexo encuesta para evaluar el sistema de control interno contable, propuesta por la Contaduría General de la Nación para las entidades del estado.
EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO CONTABLE

CALIFICACIÓN OBSERVACIONES
1 CONTROL INTERNO CONTABLE
1.1 ETAPA DE RECONOCIMIENTO
1.1.1 IDENTIFICACIÓN
1 Se tienen debidamente identificados los productos del proceso contable que deben suministrarse a las demás áreas de la entidad y a los usuarios externos?
2 Se tienen debidamente identificados los productos de los demás procesos que se constituyen en insumos del proceso contable?
3 Se tienen identificados en la entidad los procesos que generan transacciones, hechos y operaciones y que por lo tanto se constituyen en proveedores de información del proceso contable?
4 Existe una política mediante la cual las transacciones, hechos y operaciones realizados en cualquier dependencia del ente público, son debidamente informados al área contable a través de los documentos fuente o soporte?
5 Se cumple la política mediante la cual las transacciones, hechos y operaciones realizados en cualquier dependencia del ente público, son debidamente informados al área contable a través de los documentos fuente o soporte?
6 Los hechos financieros, económicos, sociales y ambientales realizados por la entidad contable pública son de fácil y confiable medición monetaria?
7 Las cifras existentes en los estados, informes y reportes contables se encuentran soportadas con el documento idóneo correspondiente?
8 Son adecuadas y completas las descripciones que se hacen de las transacciones, hechos u operaciones en el documento fuente o soporte?
9 Las personas que ejecutan las actividades relacionadas con el proceso contable conocen suficientemente las normas que rigen la administración pública?
10 Las personas que ejecutan las actividades relacionadas con el proceso contable conocen suficientemente el Régimen de Contabilidad Pública aplicable para la entidad?
11 Los hechos financieros, económicos, sociales y ambientales que han sido objeto de identificación están soportados en documentos idóneos y de conformidad con la naturaleza de los mismos?
12 Los documentos fuente que respaldan los hechos financieros, económicos, sociales y ambientales contienen la información necesaria para realizar su adecuada identificación?
13 Los hechos financieros, económicos, sociales y ambientales que han sido objeto de identificación fueron interpretados de conformidad con lo establecido en el Régimen de Contabilidad Pública?

1.1.2 CLASIFICACIÓN
14 Los hechos financieros, económicos, sociales y ambientales llevados a cabo en los procesos proveedores de la entidad han sido incluidos en el proceso contable?
15 Los hechos financieros, económicos, sociales y ambientales realizados por la entidad contable pública son de fácil y confiable clasificación en el Catálogo General de Cuentas?
16 Son adecuadas las cuentas utilizadas para la clasificación de las transacciones, hechos u operaciones realizadas por la entidad contable pública?
17 La clasificación de las transacciones, hechos y operaciones corresponde a una correcta interpretación tanto del marco conceptual como del Manual de Procedimientos del Régimen de Contabilidad Pública?
18 El Catálogo General de Cuentas utilizado para la clasificación de los hechos financieros, económicos, sociales y ambientales, corresponde a la última versión publicada en la página web de la Contaduría General de la Nación?
19 Son adecuadas las cuentas y subcuentas utilizadas para la clasificación de las transacciones, hechos u operaciones realizadas ?
20 Se elaboran y revisan oportunamente las conciliaciones bancarias para establecer los valores objeto de clasificación, registro y control del efectivo?
21 Se ejecutan periodicamente conciliaciones de saldos recíprocos con otras entidades públicas?

1.1.3 REGISTRO Y AJUSTES
22 Se realizan periodicamente conciliaciones y cruces de saldos entre las áreas de Presupuesto, Contabilidad, Tesorería, y demás áreas y/o procesos de la entidad?
23 Se realizan periodicamente tomas físicas de bienes, derechos y obligaciones y se confronta con los registros contables para hacer los ajustes pertinentes?
24 Las cuentas y subcuentas utilizadas revelan adecuadamente los hechos, transacciones u operaciones registradas?
25 Se hacen verificaciones periodicas para comprobar que los registros contables se han efectuado en forma adecuada y por los valores correctos?
26 Se efectúan los registros contables en forma cronológica y guardando el consecutivo de los hechos, transacciones u operaciones realizadas, cuando a este último haya lugar?
27 Se generan listados de consecutivos de documentos para hacer verificaciones de completitud de registros?
28 Se conoce y aplica los tratamientos contables diferenciales existentes entre entidades de gobierno general y empresas públicas?
29 El proceso contable opera en un ambiente de sistema de integrado de información y este funciona adecuadamente?
30 Son adecuadamente calculados los valores correspondientes a los procesos de depreciación, provisión, amortización, valorización, y agotamiento, según aplique?
31 Los registros contables que se realizan tienen los respectivos documentos soportes idoneos?
32 Para el registro de las transacciones, hechos u operaciones se elaboran los respectivos comprobantes de contabilidad?
33 Los libros de contabilidad se encuentran debidamente soportados en comprobantes de contabilidad?

1.2 ETAPA DE REVELACIÓN
1.2.1 ELABORACIÓN DE ESTADOS CONTABLES Y DEMÁS INFORMES
34 Se elaboran y diligencian los libros de contabilidad de conformidad con los parámetros establecidos en el Régimen de Contabilidad Pública?
35 Las cifras contenidas en los estados, informes y reportes contables coinciden con los saldos de los libros de contabilidad?
36 Se efectúa el mantenimiento, actualización y parametrización necesarios para un adecuado funcionamiento del aplicativo utilizado para procesar la información?
37 Se elaboran oportunamente los estados, informes y reportes contables al representante legal, a la Contaduría General de la Nación, a los organismos de inspección, vigilancia y control, y a los demás usuarios de la información?
38 Las notas explicativas a los estados contables cumplen con las formalidades establecidas en el Régimen de Contabilidad Pública?
39 El contenido de las notas a los estados contables revela en forma suficiente la información de tipo cualitativo y cuantitativo físico que corresponde?
40 Se verifica la consistencia entre las notas a los estados contables y los saldos revelados en los estados contables?
1.2.2 ANÁLISIS, INTERPRETACIÓN Y COMUNICACIÓN DE LA INFORMACIÓN
41 Se presentan oportunamente los estados, informes y reportes contables al representante legal, a la Contaduría General de la Nación, y a los organismos de inspección, vigilancia y control?
42 Se publica mensualmente en lugar visible y de fácil acceso a la comunidad el balance general y el estado de actividad financiera, económica, social y ambiental?
43 Se utiliza un sistema de indicadores para analizar e interpretar la realidad financiera, económica, social y ambiental de la entidad?
44 La información contable se acompaña de los respectivos análisis e interpretaciones que facilitan su adecuada comprensión por parte de los usuarios?
45 La información contable es utilizada para cumplir propósitos de gestión?
46 Se asegura la entidad de presentar cifras homogeneas a los distintos usuarios de la información?

1.3 OTROS ELEMENTOS DE CONTROL
1.3.1 ACCIONES IMPLEMENTADAS
47 Se identifican, analizan y se le da tratamiento adecuado a los riesgos de índole contable de la entidad en forma permanente?
48 Existe y funciona una instancia asesora que permita gestionar los riesgos de índole contable?
49 Se realizan autoevaluaciones periódicas para determinar la efectividad de los controles implementados en cada una de las actividades del proceso contable?
50 Se han establecido claramente niveles de autoridad y responsabilidad para la ejecución de las diferentes actividades del proceso contable?
51 Las políticas contables, procedimientos y demás prácticas que se aplican internamente se encuentran debidamente documentadas?
52 Los manuales de políticas, procedimientos y demás prácticas contables se encuentran debidamente actualizados, y sirven de guía u orientación efectiva del proceso contable?
53 Se evidencia por medio de flujogramas, u otra técnica o mecanismo, la forma como circula la información a través de la entidad y su respectivo efecto en el proceso contable de la entidad?
54 Se ha implementado y ejecuta una política de depuración contable permanente y de sostenibilidad de la calidad de la información?
55 Los bienes, derechos y obligaciones se encuentran debidamente individualizados en la contabilidad, bien sea por el área contable o en bases de datos administradas por otras dependencias?
56 Los costos históricos registrados en la contabilidad son actualizados permanentemente de conformidad con lo dispuesto en el Régimen de Contabilidad Pública?
57 Se cuenta con un área contable debidamente estructurada de conformidad con la complejidad, desarrollo tecnológico y estructura organizacional de la entidad?
58 Los funcionarios involucrados en el proceso contable cumplen con los requerimientos técnicos señalados por la entidad de acuerdo con la responsabilidad que demanda el ejercicio de la profesión contable en el sector público?
59 Se ha implementado una política o mecanismo de actualización permanente para los funcionarios involucrados en el proceso contable y se lleva a cabo en forma satisfactoria?
60 Se producen en la entidad informes de empalme cuando se presentan cambios de representante legal, o cambios de contador?
61 Existe una política para llevar a cabo en forma adecuada el cierre integral de la información producida en todas las áreas o dependencias que generan hechos financieros, económicos, sociales y ambientales?
62 Los soportes documentales de los registros contables se encuentran debidamente organizados y archivados de conformidad con las normas que regulan la materia?

RESULTADOS DE LA EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO CONTABLE


RANGOS DE INTERPRETACIÓN DE LAS CALIFICACIONES O RESULTADOS OBTENIDOS

RANGO CRITERIO
1.0 – 2.0 INADECUADO

2.0 – 3.0 (no incluye 2.0) DEFICIENTE

3.0 – 4.0 (no incluye 3.0) SATISFACTORIO

4.0 – 5.0 (no incluye 4.0) ADECUADO

Fuente: CNG
Hasta pronto,

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La importancia de las notas explicativas de los estados financieros en el proceso auditor.

“En términos generales, las notas a los estados financieros son explicaciones que amplían el origen y significado (sic) de los datos y cifras que se presentan en dichos estados, proporcionan información acerca de ciertos eventos económicos que han afectado o podrían afectar a la entidad y dan a conocer datos y cifras sobre la repercusión de ciertas reglas particulares, políticas y procedimientos contables y de aquellos cambios en los mismos de un período a otro.

Debido a lo anterior, las notas explicativas a que se ha hecho referencia forman parte de los estados financieros. El artículo 115 de la regulación contable colombiana establece las revelaciones mínimas que un ente económico debe realizar a través de las notas a los estados financieros”. (Javier Alonso Carvalho, ECOE, 2008.)

Habíamos anotado en una de nuestras entregas, lo relevante que es el conocimiento pleno e integral de la organización objeto de auditoria, como etapa clave del proceso Auditor; de ahí que las notas explicativas a los estados financieros (NOTAS) es la mayor aproximación que se puede tener para conocer la organización a través de los estados financieros, que al fin y al cabo son el reflejo de los hechos económicos de la entidad en su conjunto.

Las NOTAS por ser parte integral de lo estados financieros, son revelaciones primarias que de no considerarse, requeriría al grupo auditor extenuantes sesiones con la administración para entender y conocer las actividades realizadas, y lo que es mas relevante, no poder precisar las limitaciones que ciertas cuentas, procesos y actividades registra la entidad objeto de auditoría.

La importancia de revisar las NOTAS radica en agilizar el tiempo de que dispone el grupo auditor para el desarrollo de la respectiva auditoría y proporcionar los lineamientos para direccionar las etapas de planeación y ejecución hacía los procesos críticos y relevantes de la organización.

Sin duda las NOTAS en su parte inicial proporciona evidencias sobre la naturaleza de la entidad, creación, y referentes normativos y jurídicos; sus políticas, sistema y practicas contables, para entrar a detallar los diferentes rubros que hacen parte de los estados financieros, que ubican a la auditoria sobre el tipo de entidad a evaluar, desde lo contable, administrativo y financiero.

Las NOTAS descritas y detalladas por cuentas de balance y resultados, propicia el diseño de los papeles de trabajo consecuente con prácticas y técnicas de auditoria para cada rubro, dentro de un proceso sistemático y ordenado.

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Programas de auditoria- Resolución del proceso auditor.

Los programas de Auditoria son guías detalladas sobre los procedimientos y pruebas a realizar y la extensión de las mismas para cumplir con los objetivos y propósitos de la auditoria.

Son elaboradas por el auditor responsable de su aplicación, además sirven como medio de control para la adecuada ejecución y supervisión de la auditoria.

Su elaboración requiere de un amplio conocimiento de la entidad, área, proceso, cuenta o actividad objeto de examen, por lo que su diseño se realiza con anticipación, en la etapa de planeación de la auditoria, y debe ser de contenido flexible y sencillo. Además de tener en cuenta normas y técnicas de auditoria, experiencias de anteriores auditorias y experiencias de terceros, entre otras, como:

–Lo que se examina sea relevante y guarde correspondencia con hechos ciertos y de calidad.
–Las pruebas que se pretender realizar sean suficientes en términos de cantidad, para evitar que se llegue a juicios o conceptos subjetivos o erróneos.
–Las pruebas solicitadas busquen obtener evidencia sobre la idoneidad del control interno.
–Direccionadas a realizar pruebas sustantivas, esto es, examinar las transacciones y la información producida por la entidad bajo examen, aplicando técnicas de auditoria, con el objeto de validar las afirmaciones y para detectar las distorsiones materiales contenidas en los estados financieros, procesos etc……
–Induzca al auditor a realizar procedimientos de inspección, (documental o física), observación, indagación mediante entrevistas, confirmación, cálculos, procedimientos analíticos, comprobación o comparación ( Conciliación, circularización etc.).

Estos programas no son estáticos y por el contrario deben ser actualizados permanentemente en razón al cambio de los procesos, la normatividad, las estructuras, el tipo de entidad, constituyéndose en un documento especializado sobre la labor objeto a examen.

Los programas de auditoria y sus resultados se desarrollan y hacen parte integral de los papeles de trabajo, dada cuenta que a través de marcas y referencias se indica la ubicación y prueba realizada , proporcionando metodológicamente una organización sobre los soportes contentivos de los hallazgos.

Los programas de auditoría, llamados también descripción de los procedimientos paso a paso del quehacer auditor, deben ir acompañados de cuestionarios de control interno, los que de alguna manera proporcionan el ambiente de control que la organización, área, o proceso presenta al momento de la auditoria; cuestionario que resuelto direcciona de alguna manera la criticidad o normalidad de lo evaluado, lo cual debe ser corroborado con pruebas sustantivas y de cumplimiento, anotadas en los programas respectivos.

A manera de ejemplo a continuación represento dos guías contentivas de la cuenta del efectivo, una relacionada con el cuestionario de control interno y la otra con los procesos y procedimientos a realizar a la cuenta:

EFECTIVO

CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO

CUESTIONARIO SI NO N.A OBSERVACIONES
1- Existen manuales de procedimientos ?
2- Los manuales de procedimientos son evaluados y actualizados periódicamente.
3- Las funciones de los responsables del manejo de efectivo son independientes de las del grupo?
4- La apertura de las cuentas bancarias y firmas responsables son debidamente autorizadas?
5- Los encargados del manejo de cajas menores son independientes al tesorero?
6- Existen mecanismos que garanticen:
-Los procedimientos existentes para desembolso?
-Un adecuado control de las operaciones?
-Un correcto registro de las transacciones ?
7- Los fondos recaudados a través de caja general se consignan a más tardar al día siguiente del recaudo ?
8- En la misma forma como se recibieron (efectivo o cheque)?
9- Las cuentas bancarias son conciliadas oportunamente por funcionarios diferentes al responsable del manejo?
10- Al solicitar el reembolso de fondos para Caja Menor se presentan los comprobantes de los gastos con el fin de que sean inspeccionados por quien autoriza el reembolso?
11- Al solicitar el reembolso de fondos para Caja Menor se verifica que los comprobantes y facturas sean originales?
12- Los comprobantes que soportan los desembolsos son anulados ?
13- Se cancelan y legalizan a final de año las Cajas Menores?
14- Los recibos oficiales de Caja están debidamente prenumerados?
15- Existen restricciones para el acceso a los registros y libros de contabilidad?
16- Esta restringido el acceso a las dependencias de personas distintas a quienes tienen la responsabilidad de la custodia y manejo del efectivo.?
17- Se practican arqueos sorpresivos ?
18- Las personas autorizadas para firmar ordenes de pago tienen funciones relacionadas con la elaboración de los documentos y comprobantes de ingresos o registros contables ?
19- Las funciones de los responsables del manejo de efectivo son independientes de la preparación y manejo de libros ?
20- Es adecuada la segregación de funciones en el proceso de ingresos/egresos.
21- Se elaboran conciliaciones bancarias mensualmente?
22- Se elaboran diariamente boletines de Tesorería?
23- Los libros auxiliares de caja y banco se encuentran al día en sus registros?
24- 20- Se anulan los cheques sin cobrar con antigüedad mayor a seis meses?
21- Se registra en libros esta operación, con el fin de disponer de los recursos ?


PROCEDIMIENTO DE AUDITORIA


PROCEDIMIENTO. REF. P/t Firma auditor.

1.El auditor con su equipo de trabajo discutirá los objetivos del programa y los pasos contenidos en él, asegurándose que los mismos han sido comprendidos correctamente.
2.Prepare planilla sumaria que descomponga el efectivo por cada uno de los conceptos que lo integran, y compárelos con los saldos del periodo anterior.
3.De acuerdo al punto anterior, prepare subcédulas que incluyan los saldos de las cuentas que conforman este grupo y crúcelos con los libros auxiliares.
4.Verifique y analice las notas a los Estados Contables.
5.Analice, cruce y verifique la información del Estado de Balance General y del Estado de Actividad Financiera, Económica y Social con los demás Estados Contables básicos.
6.Para un período seleccionado, revise la secuencia numérica y cronológica de los recibos oficiales de Caja, compruebe que esté completa, sin enmendaduras y deje constancia de cualquier irregularidad.

7.Tome selectivamente movimientos diarios de Tesorería:
8.Compruebe las operaciones que dan origen a los ingresos y egresos, estableciendo que se anexen los documentos soporte que les corresponden de acuerdo a las normas administrativas.
9.Verifique las operaciones aritméticas y los soportes que dan origen.
10.Sume los recibos de caja y crúcelos contra el comprobante de consignación y auxiliares.
11.Determine que el efectivo recaudado haya sido consignado en su totalidad exactamente en el estado que se recibió, en las primeras horas del día siguiente a la recepción.
Tome selectivamente movimientos de bancos y:
12.Confronte las partidas registradas en los libros de bancos contra los recibos de consignación.
13.Verifique las consignaciones reportadas en el boletín de tesorería y crúcelas contra el extracto bancario.
14.Confronte las consignaciones registradas por en el extracto y las del ente público y concilie.
15.Investigue las notas débito y crédito.
16.Verifique que todo egreso de fondos se efectúe mediante giro de cheques individuales con base en comprobantes debidamente legalizados.
17.En la revisión de pagos por concepto de comisiones bancarias, intereses por empréstitos financieros y servicios, verifique que los pagos o notas débito se encuentren de conformidad a las cláusulas contractuales.
18.Para el análisis de los pagos por cualquier concepto, verifique: que en el comprobante respectivo se registre el número de la cuenta corriente y del cheque, el nombre del banco y valor neto girado.
19.Tome una muestra de las conciliaciones bancarias practicadas por el ente público y:
20.Prepare sub-cédula para bancos e indique para cada uno lo siguiente:
21.Saldo según libros( totalice y coteje contra el Estado de Balance General)
22.Las partidas conciliatorias débito.
23.Las partidas conciliatorias crédito.
24.Saldo según extracto.
25.Compare los saldos contra el mayor, auxiliares y extracto bancario.
26.Investigue todas las partidas conciliatorias de importancia.
27.Examine todas las notas débito y crédito y compruebe que dichos cargos o abonos sean imputados correctamente en la cuenta corriente respectiva o estén en la conciliación.
28.Compare contra el libro de Bancos aquellos cheques( número y valor según extracto) de alguna consideración que hayan sido girados con fecha posterior al cierre.
29.Investigue los comprobantes y soportes de los cheques pendiente de pago de alguna consideración que no han sido cobrados a la fecha del cierre
30.Analice los cheques devueltos que figuren en conciliación al final de la vigencia e investigue sus causas.
Moneda extranjera - Bancos
31.Cerciórese que todas las transacciones que afectan las cuentas que maneja el ente público en moneda extranjera, sean autorizadas por funcionario competente y cumplan con las disposiciones administrativas y legales.
32.Verifique que las afectaciones de estas cuentas, sean registradas con base en soportes que justifican la transacción en moneda extranjera y valuados en forma oportuna al tipo de cambio vigente a la fecha de la operación.
33.Confirme los saldos de las cuentas bancarias del ente público tanto en moneda nacional como extranjera a Diciembre 31.

ARQUEOS
34.Practique arqueo de dineros y títulos valores en Caja General y Cajas menores en la fecha que crea conveniente.
35.Cruce el resultado del arqueo contra las cifras reflejadas en libros o registros correspondientes e investigue las diferencias.
36.Verifique que todos los documentos y comprobantes que se encuentren en caja a la fecha del arqueo, estén debidamente aprobados.


Hasta Pronto.

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Control interno, camino para obtener la excelencia empresarial.

Por todos es conocido que sistemas como el que propone el modelo de control interno requieren de una serie de elementos formales y ordenados de lo que se hace, so pena de caer en el fracaso.

Al revisar detenidamente el modelo, llegamos a la conclusión que el control interno es simplemente la mejor forma de hacer las cosas de manera integral y bien; pues basa su filosofía en el compromiso, la ética y el desarrollo de elementos formalmente establecidos fruto de las mejores prácticas de la administración moderna.

Estoy refiriéndome a la planeación de actividades atado a la presupuestación de recursos monetarios y controlados a través de indicadores y metas como una manera de corregir el rumbo; perfil del talento humano que garantice la competencia frente a las funciones; sistemas de información y comunicación fiables que aseguren la oportuna toma de decisiones gerenciales; detección y administración del riesgo como la mejor manera de mitigar fraudes, errores e irregularidades; procesos documentados y actividades con calidad en procura de la satisfacción de los usuarios interno y externos; documentación normativa y operativa clave como soporte y memoria institucional, entre otros.

Basta con evaluar el control interno para comprender de primera mano las debilidades, oportunidades, fortalezas y amenazas que la organización presenta, para que desde ese diagnóstico o estado del arte se propongan acciones de mejoramiento en busca de la excelencia empresarial.

Puede afirmarse que una organización pública o privada, que no aplique controles internos adecuados, corre el riesgo de tener desviaciones en sus operaciones, y por supuesto las decisiones tomadas no serán las más adecuadas para su gestión e incluso podría llevar a la misma a una crisis operativa y por ende administrativa, por lo que, se debe asumir una serie de consecuencias que perjudican los resultados de sus actividades.

Es claro que el modelo tiene su origen en normas y metodologías internacionales, donde su implementación de muchos años atrás ha dado a las organizaciones resultados positivos, pero dentro de un contexto cultural muy diferente al del Estado Colombiano, constituyéndose para ellos en un modelo de control administrativo por excelencia.

Lo anterior supone que la principal tarea que nos corresponde asumir, es el fomento de una cultura basada en el compromiso y sentido de pertenencia del talento Humano de las organizaciones, mediante la implementación y socialización de un Código de ética y buen gobierno, en todos los que hace parte de ella, sin distinciones y niveles, asociado a una serie de programas de capacitación, bienestar y seguridad social, que genere en el individuo compromiso y sentido de pertenencia en pro de una mejor calidad de vida para el conglomerado.

De tal suerte que la respuesta está en el fortalecimiento del control interno, donde la responsabilidad y el control recaiga sobre los gerentes, directores, presidentes de las entidades, y demás funcionarios y empleados que conforman las organizaciones, por lo que es urgente adelantar procesos meritocraticos para la escogencia de administradores o representantes legales comprometidos en lo ético como en lo moral, con alto sentido de la responsabilidad, con los perfiles profesionales pertinentes y en razón a la misión de las entidades.

Reflexión. “Es lastimoso observar que los principios y valores se tengan que recordar a través de normativas, cuando debería ser naturaleza del individuo u la organización, propia de la enseñanza y formación familiar y profesional. Es un aspecto cultural.”

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Diferencia entre las oficinas de control interno y las oficinas de control disciplinario.

“La aplicación del sistema de control interno presupone la dirección y administración del personal conforme a un sistema de méritos y sanciones”. (ley 87 de 1993.)

Mientras la Oficina de Control Interno (Auditoria Interna) es una dependencia como lo anotamos en el articulo anterior, que coadyuva a la respectiva entidad en la administración eficiente, eficaz y transparente de la misma a través de sus macro tareas de asesoría, acompañamiento, seguimiento, evaluación, fomento de la cultura del autocontrol, y valoración del riesgo; la Oficina de Control Disciplinario (Auditoría disciplinaria), es una dependencia ejecutora en materia disciplinaria, a quien corresponde adelantar directamente los procesos disciplinarios contra los servidores de la entidad, incluidas las diligencias preliminares, la investigación y el fallo de primera instancia.

En ningún momento le corresponde a la Auditoria Interna adelantar los procesos disciplinarios, sino que en el caso de tener conocimiento de alguna irregularidad por parte de un servidor de la entidad, debe poner el hecho en conocimiento de la oficina o grupo de control disciplinario que se organice.

Con la Ley 734 de 2002 se expidió el “código disciplinario único” como régimen al que están sometidos los servidores públicos en materia disciplinaria.

Esta disposición:

•Regula el procedimiento que guía las actividades de los funcionarios, instructores y falladores.
•Contiene los derechos y deberes de los servidores públicos.
•Discrimina las faltas en que puede incurrir en desempeño de funciones ( acción, omisión o extralimitación).
•Contempla el régimen sancionatorio (amonestación escrita, multa, suspensión en el cargo, terminación del contrato destitución según se trate).

El conocimiento de éste código es obligatorio y permite a los funcionarios defenderse en caso de ser investigado a través de un debido proceso, así como resulta ser de ayuda para determinar los alcances y límites que tiene el ejercicio del cargo.

Se entiende por falta disciplinaria la incursión en cualquiera de las conductas o comportamientos previstos en el código, que conlleve a incumplimiento de deberes, extralimitación en el ejercicio de los derechos y funciones y prohibiciones y violaciones del régimen de inhabilidades, incompatibilidades, impedimentos y conflicto de intereses.

La entidad investiga como lo define la ley (art. 25) a los servidores públicos, aunque se encuentren retirados de servicio, y los particulares de acuerdo con el artículo 53, la Procuraduría General de la Nación; los indígenas que administren recursos del Estado, serán disciplinados igualmente conforme a este código.

Los contratistas según la sentencia 28 del 25 de junio de 2006, no son destinatarios del régimen disciplinario. La administración cuenta con las herramientas diferentes relacionadas con la contratación estatal.

La procuraduría General de la Nación es titular del ejercicio preferente del poder disciplinario en cuyo desarrollo podrá iniciar, perseguir o remitir cualquier investigación o juzgamiento de competencia de los órganos de control disciplinario interno de las entidades públicas. Igualmente podrá asumir el proceso en segunda instancia.

Las faltas disciplinarias, según el artículo 42 de la ley 734 de 2002, se clasifican en:

• Gravísimas.
• Graves
• Leves.

Se pueden denunciar en la Oficina de Control Interno Disciplinario,
los hechos relacionados con la actuación u omisión de un servidor público o un particular que ejerza funciones de interventoría o funciones públicas a nombre del mismo en lo que tienen que ver con estas, que implique el incumplimiento de deberes o funciones, incursión en prohibiciones, inhabilidades, incompatibilidades o conflictos de interés, de conformidad con el Código Disciplinario Único.

Al igual que las auditoria interna, la auditoria disciplinaria debe figurar en las estructuras de las organizaciones a un alto nivel jerárquico, integrados por funcionarios de las mas altas calidades tanto morales, éticas y académicas.

Recuerde: “El desconocimiento de la Ley no sirve de excusa”


Hasta pronto.

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El informe de auditoria

“Es la expresión de una opinión profesional, en el que se materializa el resultado del ejercicio de auditoria y contiene además del dictamen, la evaluación del control interno, el cumplimiento de las normas y procedimientos, y otros aspectos relacionados con la gestión y el periodo examinado”.

La comunicación de resultados, debe ser: Oral y Escrita

Objetivos del Informe.

 Dar cumplimiento a los objetivos que originaron el ejercicio.
 Dar a conocer los resultados.
 Presentar las observaciones y conclusiones de manera objetiva, así como las recomendaciones.

Es importante que los informes de auditoría, conciba de manera precisa el hallazgo, es decir la detección física y soportada de lo observado en el proceso; causa, la fuente de la debilidad o problemática susceptible de mejorar; efecto, en términos de impacto o materialidad y recomendación, como insumo o valor agregado como resultado de la auditoria.

De lo anterior se desprende, que sí no conocemos el origen o causa del hallazgo, estaremos limitados para hacer una recomendación coherente y apropiada sobre la actividad, registro, proceso o área auditada, lo cual imposibilitaría su mejoramiento; lo mismo sucede con el impacto o efecto del hallazgo, como quiera que la materialidad demanda mayor atención y gestión de los responsables e imprime mayor entendimiento sobre las consecuencia que se derivan de lo detectado.

 Emitir una opinión sobre la razonabilidad de los estados financieros, cuando el tipo de Auditoria es Financiera. (Limpia o favorable, con salvedades, adversa o negativa y abstención.) NIA- 13

El dictamen del auditor deberá describir la auditoría en cuanto incluye:

 Examinar, sobre una base de pruebas selectivas, la evidencia para soportar los montos y revelaciones de los estados financieros;
 Evaluar los principios de contabilidad usados en la preparación de los estados financieros;
 Evaluar las estimaciones importantes hechas por la administración en la preparación de los estados financieros; y,
 Evaluar la presentación general de los estados financieros.

El dictamen deberá incluir una declaración del auditor de que la auditoría proporciona una base razonable para su opinión.

 Presentar la evaluación del control interno (Calidad de los controles)

Se entiende como el proceso que ejecuta la administración con el fin de evaluar operaciones especificas con seguridad razonable en tres principales categorías: Efectividad y eficiencia operacional, confiabilidad de la información financiera y cumplimiento de políticas, leyes y normas.

Características de los informes.

Preciso: Sin desviaciones significativas en razón a la naturaleza de la organización y a los objetivos de la Auditoria.
Conciso: De manera sucinta, donde lo comunicado sea realmente importante y material.
Objetivo: Producto de hechos reales y no estar sujeto a varias interpretaciones.
Soportado: Teniendo como referente las pruebas, documentación e información que valide lo afirmado.

Elementos básicos del informe de Auditoria.
Fuente: (Juan Carlos Mira Navarro)

Recuerde: “La calidad de los hallazgos y recomendaciones descritos en los informes, posiciona o debilita la Auditoria ante la Organización”

A continuación recojo 500 conectores del ensayista Fernando Vásquez Rodríguez, que sin duda contribuirán a mejorar nuestro estilo de comunicación.

500 CONECTORES
Fernando Vásquez Rodríguez

A
A continuación…
A diferencia de…
A esas digresiones me ha conducido el…
A este propósito…
A mi modo de ver…
A partir de…
A pesar de (que)…
A primera vista…
¿A qué seguir? Los…
A veces, en cambio, hay…
Acaece, no obstante, que…
Acéptese o no…
Acerca de…
Aclaro todo esto porque…
Acudimos a este ejemplo para…
Además de la…
Admitamos que…
Admito que…
Admito que de aquí mi tema recuerda…
Adviértase, pues…
Adviértase que, a pesar de todo…
Afirmaré ahora que…
Ahora bien: los…
Ahora veamos…
Al afirmar que…
Al contrario…
Al lado de ello…
Al llegar aquí…
Al llegar a este punto…
Al margen de…
Al mismo tiempo…
Al respecto conviene decir que…
Algo más hay que añadir…
Alrededor de…
Análogamente cabe preguntarse si…
Anotaré que…
Ante todo, rectifiquemos la idea sabida de que…
Antes de continuar insistamos en…
Añádase a este una…
Aquí conviene detenerse un momento a fin de…
Aquí he de referirme también a…
Aquí nos preguntamos cómo...
Aquí vale la pena hacer una pequeña digresión sobre…
Así empezamos a cercar, pues, el…
Así y todo…
Atengámonos ahora a…
Aun así…
Avanzando en el tiempo, encontramos…

B
Basándose en…
Bien, pareciera por todo lo anterior que…
Bien sé que…

C
Cabe concluir que…
Cabe entonces preguntarse...
Cabe señalar…
Cierto es que…
Claro que esto no lo explica todo…
Comencemos con…
Comenzare por evocar…
Comenzare dando algún ejemplo…
Como…
Como breve conclusión, creo que…
Como dijimos al principio…
Como es natural…
Como es sabido…
Como quiera, que sea, la…
Como se indico…
Como se ve, los…
Como si fuera poco…
Como última palabra deseo…
Como ya lo hice notar…
Comprenda. No es que…
Comprendemos que…
Con este ejemplo he querido…
Con esto en mente…
Con esto hemos cumplido una…
Con esto no quiero decir que…
Con lo que llevo dicho hasta aquí, me parece…
Con respecto al primer punto…
Con sano criterio…
Con todo…
Con todo y lo anterior…
Concibo, pues,…
Concluyamos, entonces, que…
Continuaremos la exploración de…
Contrapongamos a…
Conviene distinguir…
Conviene, sin embargo, advertir que…
Corresponde preguntarse si…
Creemos haber mostrado que…
Creo indiscutible la afirmación de que…
Creo que aquí se ve bastante bien como…
Creo que con estas indicaciones…
Creo que llegamos al núcleo de…
Cuando…
Cuando dije que…

D
Dado que…
De acuerdo con…
De aquí que…
De cualquier modo,…
De entonces acá…
De estas circunstancias nace el hecho de que…
De esta manera...
De esta suerte es como…
De estas y otras paginas resulta que…
De igual modo…
De la misma manera…
De lo anterior…
De lo que llevo dicho…
De manera que…
De modo que el problema no es…
De otro lado…
De pronto…
De todos modos, cuando…
Debe quedar bastante claro que…
Debemos comprender…
Debo agregar que…
Dejando aparte, por un momento, al menos…
Dejando de lado…
Dejemos eso. La…
Del mismo modo…
Dentro de este contexto…
Centro de este marco ha de considerarse la…
Desde entonces, este…
Desde este ángulo…
Desde luego…
Deseo en este contexto, subrayar…
Después…
Después de todo, los…
Dicho de un modo un tanto…
Difícil, cierto. Pero no tanto si…
Digamos que son diversos…
Dije, al comienzo de este artículo (ensayo, comentario), que…
Diremos otro tanto respecto a…

E
Echemos una mirada en rededor…
El ejemplo más significativo de…
El haberme detenido a…
El tema que aquí nos interesa…
El trazar aquí los…
Empezaré por considerar…
En cambio…
En cierto sentido…
En concreto…
En contraste con…
En cuanto a…
En definitiva…
En efecto…
En el curso de esta búsqueda…
En el ejemplo dado…
En esta sección esbozo…
En este orden de…
En este punto de mis meditaciones…
En este punto, la discusión se…
En las anteriores palabras, advirtamos…
En lo que toca a…
En mi opinión…
En otros términos…
En pocas (otras) palabras (términos)…
En realidad…
En resumen…
En relación con…
En resumidas cuentas…
En sentido contrario…
En suma…
En todo caso…
En una palabra…
En últimas…
Entendamos por…
Entiéndase bien: yo no…
Entonces,…
Entonces resulta que…
Entre tanto, podemos…
Es así como…
Es decir…
Es el caso que, por ejemplo…
Es fácil comprender por qué…
Es interesante examinar el problema también desde…
Es más…
Es natural que…
Es necesario recalcar que…
Es oportuno ahora…
Es por ello que…
Es prudente advertir que…
Es sabido, por ejemplo, que…
Es significativa la importancia que tiene…
Es significativo que…
Es sintomático que…
Es verdad. El…
Esa iniciativa…
Eso es, pues…
Estábamos diciendo lo que…
Esta descripción será incompleta si…
Esta línea de argumentación podría…
Esta revisión, tan somera como inevitablemente personal,…
Estas consideraciones fundamentan mi propuesta de…
Este argumento corresponde muy bien a lo que…
Este es, por decir así, el…
Este motivo puede entenderse también como…
Este punto se puede destacar observando…
Esto es absolutamente cierto. Si…
Esto es, pues, lo que…
Esto nos lleva a…
Esto quiere decir que…
Exactamente…
Examinemos brevemente…
Examinemos minuciosamente este problema. En…

F
Finalmente…

H
Habría que decir también…
Ha llegado el momento de…
Hasta ahora…
Hasta aquí lo…
Hasta donde yo sé, nadie ha…
Hay, como se ve, elementos…
Hay en el fondo un…
Hay más: las…
Hay otro aspecto, entre tantos, del que…
Hay otro aspecto que…
Hay que advertir que…
Hay que reconocer que…
Hay que repetirlo: los…
Hay, sin embargo, algunos…
He aquí, a mi juicio…
He aquí en pocas palabras, cómo…
He aquí más o menos como pensaba…
He citado ya…
He hallado…
He intentado probar que…
He llegado al término de…
He traído a colación…
Hemos dejado para el final…
Hemos dicho que…
Hemos discutido hasta ahora el…
Hemos examinado hasta aquí…
Hemos visto que…
Henos aquí, no obstante, apenas…
Hubiera podido escoger…

J
Justo es decir que…

L
La idea es que…
La respuesta es fácil…
La tesis que ahora voy a exponer es…
La verdad es que…
Lo cierto es que…
Lo curioso es que…
Lo que acontece es que…
Lo que importa observar es que…
Lo que me interesa ahora es…
Lo que nos interesa aquí no es tanto…
Lo que nos lleva a decir que…
Lo que quiere decir que…

LL
Llegado a este punto…
Llegamos aquí a…
Llegamos, pues, a…

M
Más no se trata tan sólo de…
Más tarde, en efecto…
Me doy cuenta de que…
Me explicaré. Los…
Me gustaría dejar claro que…
Me parece que…
Me refiero, por supuesto, a…
Mi propósito es (era)…
Mirándolo así…
Muy al contrario de lo que pasa en (con)…

N
Nada, pues, más expresivo que…
Naturalmente que…
No cabe duda de que…
No continuaré exponiendo…
No digamos, pues, que…
No diré que…
No en vano me he detenido en…
No es de olvidar que…
No es difícil descubrir que…
No es eso todo…
No es extraño, pues, que…
No es fantasía afirmar que…
No es fortuito que…
No es preciso…
No es una casualidad el hecho de que…
No está probado que…
No estamos lejos de ver cómo el…
No gastamos muchas palabras en…
No hay que apresurarse a…
No hay que apresurarse, con todo, a…
No: la realidad es…
No parecería necesario…
No pongo más que un ejemplo: la…
No puede menos que…
No quisiera que estas afirmaciones parecieran…
No se lo tome, sin embargo, por…
No se trata, a mi juicio, de…
No se trata, pues, de…
No teniendo, pues, la urgencia de…
No voy a repetir aquí…
No tenemos, entonces, cuán…

O
Observemos como…
Oigo ya venir una objeción…
Otra cosa que se dice ahora con frecuencia es que…
Otro ejemplo de lo que…

P
Paralelamente a…
Para algunos…
Para empezar…
Para ilustrar mejor…
Para los fines de nuestro argumento…
Para mejor entender…
Para poner a prueba…
Para quienes sostienen que…
Para simplificar podríamos decir que…
Parece perfectamente claro que…
Parece, sin embargo, como si…
Partiendo de…
Pasemos a…
Penetrémonos, ante todo, de que…
Pero…
Pero antes de…
Pero antes de seguir adelante consideremos…
Pero conviene precisarlo: los…
Pero dejando del lado la…
Pero el caso es que…
Pero hay más: la…
Pero hay otra definición…
Pero no nos perdamos en consideraciones…
Pero no se juzgue, por eso, que…
Pero recapitulemos: ¿Es…
Pero quizá la respuesta que realmente corresponde a…
Pero si se consideran cuidadosamente…
Pero, sobre todo, pienso en…
Pero tal vez debamos pasar primero revista a…
Pero todo esto, más que…
Pero volvamos a nuestro asunto. El…
Pienso, por eso, que…
Podemos distinguir…
Podemos interrumpir aquí esta…
Podemos observar como…
Podemos preguntarnos si…
Pongamos otro ejemplo…
Por añadidura…
Por consiguiente…
Por ejemplo…
Por el contrario…
Por ende…
Por eso…
Por eso, cabalmente, es…
Por eso, para mí…
Por eso señalé que…
Por esta razón (vía)…
Por esto puede decirse que…
Por lo expuesto al inicio de…
Por lo general…
Por lo pronto…
Por lo que sigue…
Por mi (su) parte…
Por otra parte…
Por simplicidad, podemos suponer que…
Por supuesto que…
Por todo esto creo que…
Por último…
Porque…
Porque, en teoría, la…
Porque no se trata de…
Precisa advertir que…
Precisamente por (porque)…
Presuponemos, decisivamente, que…
Procedo ahora a la…
Prosiguiendo con el tema…
Pudiera creerse que…
Puede afirmarse (pensarse) que…
Puedo, por lo tanto, definir también…
Pues bien: los…
Pues lo mejor es que…

Q
Queda definido…
Queda por aclarar…
Queda todavía un hilo, el que…
Quiero concluir esta (este)…
Quiero creer que…
Quisiera añadir que…
Quisiera hablar ahora de…
Quisiera insistir en…
Quisiera que, ahora que estoy por hablar de…
Quisiera deba señalar una característica que…
Quizá, entonces…

R
Recapitulemos: al…
Recapitulemos brevemente sobre…
Reconozcamos en cambio que...
Recordaré, por último, los…
Recordemos que…
Referida a este contexto, la relación entre…
Registrado esto…
Repito que…
Referida a este contexto, la relación entre…
Registrado esto…
Repito que…
Respecto a lo que otros prefieren llamar…
Resulta que, cuando…
S
Se comprende que…
Se deduce (infiere) que…
Se diría, pues, que…
Se enfrenta, pues, con…
Se ha dicho (pretendido) que…
Se me figura, así de momento, que…
Se que mi planteamiento es…
Se trata, desde luego, de…
Sea, a modo de ejemplo…
Sea cierta o no esta…
Sea otro caso (ejemplo). Un…
Seguramente que…
Señalemos en pocas palabras…
Sería prudente…
Si bien…
Si echamos un vistazo sobre…
Se llamamos…
Si pensamos que este…
Si quisiera escoger un símbolo propicio para…
Si se tiene en cuenta que…
Si se toma como punto de partida…
Si tuviera que decir…
Si volvemos atrás…
Sí, ya lo sabemos…
Sí, ya se sabe; acá…
Siempre me ha parecido…
Siento, en efecto, la necesidad de…
Sin duda (algunas)…
Sin embargo…
Sin embargo, también a menudo,…
Sin entrar en consideraciones sobre…
Sin paradoja, puede investigarse…
Sobran razones para…
Sorprende comprobar…
Sorprendería tal vez que…
Sostengo que…
Soy de los que creen…
Subyace en todos estos detalles…
Suele decirse que…
Supongamos ahora…

T
Tal vez, por lo demás…
Tal vez queda hacer algunos comentarios. La…
Tales son algunos de los…
Tales son, en síntesis (en general) los…
También cabe comparar…
También es cierto…
Tampoco nos corresponde exponer…
Tan pronto como…
Tenemos, en consecuencia, que…
Tenemos, pues, en grado…
Terminaré diciendo que…
Tiempo hubo en que…
Todavía más: los…
Todo esto parece confirmar la…
Todo lo dicho hasta ahora explica por qué…
Todos reconocemos, en cambio, que…
Tenemos como punto de partida (ejemplo) la…
Torno a decirlo: esto…
Tras esta digresión, abordemos…
Tratemos de…

U
Un corolario más…
Un poco de historia…
Una aclaración sobre…
Una última observación…
Una vez hecha esta precisión…

V
Valga la verdad: el…
Vamos a intentar concluir pensando…
Vamos a recordar, una vez más…
Vamos a ver rápidamente por qué…
Veamos cuál es el contexto de…
Veamos. El…
Veamos un ejemplo muy sencillo…
Veamos lo que significa…
Volvamos a…
Volvamos a examinar…
Volvamos a intentar ahora…
Volvamos a nuestro asunto: ese…
Volvamos ahora la mirada hacia…
Volvamos al comienzo: el…
Volviendo ahora a…
Voy a referirme brevemente a…
Vuelvo a decirlo: la…

Y
Y además: el…
Y ahora debemos abandonar…
Y así…
Y, como siempre,…
Y esto nos conduce (lleva)…
Y llegamos a otro punto….
Y más frecuentemente todavía es…
Y no es mera coincidencia que…
Y no podría ser de otro modo, si…
Y ocurre, idefectiblemente, porque…
Y por eso, la…
Y, sin embargo…
Ya estamos, sin lugar a dudas en…
Ya hemos hablado de…
Ya hemos, pues, descubierto…
Ya hemos visto cómo (que)…
Ya indiqué que…
Ya lo veis: las…
Ya se sabe que…
Yo creo, en realidad, que…
Yo estimo que, para…
Yo no quería decir que…

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La evidencia en la Auditoria

Concepto.- “La evidencia de auditoría es la información que obtiene el auditor para extraer conclusiones en las cuales sustenta su opinión”

Esta norma de auditoria de general aceptación, es sin duda una de las más importantes relacionadas con el proceso auditor y relativa a trabajo de campo, como quiera que proporciona los elementos necesarios para que el ejercicio de Auditoria sea confiable, consistente, material, productivo y generador de valor agregado a la organización objeto de auditoría, traducido en acciones de mejoramiento y garantía para la empresa y la comunidad.

Es importante recordar que el resultado de un proceso auditor, conlleva a asumir una serie de responsabilidades que por si solo posiciona o debilita la imagen de la organización frente a los resultados obtenidos, y son la calidad y suficiencia de la evidencia la que soporta el actuar igualmente responsable del grupo auditor.

Para que ésta información sea valiosa, se requiere que la evidencia sea competente, es decir con calidad en relación a su relevancia y confiabilidad y suficiente en términos de cantidad, al tener en cuenta los factores como: posibilidad de información errónea, importancia y costo de la evidencia.

Una evidencia se considera competente y suficiente si cumple las características siguientes:

Relevante.- Cuando ayuda al auditor a llegar a una conclusión respecto a los objetivos específicos de auditoría.

Autentica.- Cuando es verdadera en todas sus características.

Verificable- Es el requisito de la evidencia que permite que dos o más auditores lleguen por separado a las mismas conclusiones, en iguales circunstancias.

Neutral.- Es requisito que esté libre de prejuicios. Si el asunto bajo estudio es neutral, no debe haber sido diseñado para apoyar intereses especiales.

La obtención de evidencia suficiente y competente en la auditoría es afectada por factores como:

Riesgo inherente. Cuanto mayor sea el nivel de riesgo inherente mayor será la cantidad de evidencia necesaria.

Riesgos de control; El control interno y su grado de implementación proporciona la tranquilidad o desconfianza, susceptible de análisis y comprobación.

El auditor debe obtener evidencia mediante la aplicación de pruebas y procedimientos:

Pruebas de control.- Se realizan con el objeto de obtener evidencia sobre la idoneidad del sistema de control interno y contabilidad.

Pruebas sustantivas.- Consiste en examinar las transacciones y la información producida por la entidad bajo examen, aplicando los procedimientos y técnicas de auditoría, con el objeto de validar las afirmaciones y para detectar las distorsiones materiales contenidas en los estados financieros.

TÉCNICAS DE AUDITORÍA.

Son los métodos prácticos de investigación y prueba que el Auditor utiliza para satisfacerse sobre la legitimidad de la información, haciendo las comprobaciones necesarias para hacerse un juicio profesional, sobre un asunto.

A. Inspecciones.- Comprende la inspección documental y examen físico.

Documental.- Consiste en examinar registros, documentos o activos tangibles. Proporciona evidencia en la auditoría y confiabilidad de su naturaleza y fuente de las operaciones.

Examen físico.- Es la técnica de la auditoría mediante el cual el auditor verifica la existencia de los activos tangibles para obtener evidencia en la auditoría con respecto a su inclusión en el activo, pero no necesariamente a su propiedad o valor.

B. Observación.- Consiste en presenciar un proceso o procedimientos que están siendo realizados por otros; por ejemplo, la observación del auditor del conteo de inventarios por personal de la entidad o el desarrollo de procedimientos de control.

C. Indagación mediante entrevista.- Consiste en buscar la información adecuada, dentro o fuera de la organización del cliente. Las indagaciones pueden ser por escrito y en forma oral, y debe documentarse.

D. Confirmación.- Es corroborar la información obtenida en los registros contables, por ejemplo circularizando a bancos comerciales, cuentas por cobrar de clientes, entre otros, etc. para confirmar los saldos vigentes que aparecen en los estados financieros.

E. Cálculo.- Consiste en comprobar directamente la exactitud aritmética de los documentos de origen y de los registros contables, o desarrollar cálculos independientes comprobatorios.

F. Procedimientos analíticos.- Consisten en utilizar los índices y tendencias significativas para determinar la liquidez, posición financiera, capacidad de endeudamiento, rentabilidad y gestión empresarial; así como, las fluctuaciones y relaciones inconsistentes en los componentes del balance general y estado de resultados. A través de esta información se lleva a cabo una adecuada planificación y desarrollo de la auditoría.

G. Comprobación.- El auditor dedica la mayor parte de la auditoría a los asuntos donde es mayor la posibilidad de error o información equivocada. Un método para determinar estas áreas es la comparación.

Sin duda la “EVIDENCIA”, se constituye en la garantía de lo actuado, por lo que se deberá recoger como papeles de trabajo de auditoría como justificación y soporte del trabajo efectuado.

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La Auditoria Vs Contaduría Pública

El proyecto de Auditoria en la profesión de la Contaduría pública se podría considerar como la línea divisoria que separa la concepción teórica de la carrera en algo llevado a la praxis.

Es en éste punto donde los estudiantes comienzan a entender la importancia de otros saberes, todos vistos en su carrera de manera independiente y teórica, como: la economía, la estadística, el análisis financiero, el derecho, la ética, las matemáticas, la administración, la hacienda y finanzas públicas, la constitución política, los impuestos, la informática … etc.

La Auditoria como proyecto integrador, clarifica el rumbo y las inclinaciones que el estudiante pretende asumir en el campo profesional; proporciona las normas de conducta a tener en cuenta; señala las habilidades y destrezas a reforzar, para hacer de su desempeño algo práctico y material; todo con el propósito de genera valor agregado y contribuir al mejoramiento de la organización y su calidad de vida como profesional.

Esta formación personal, académica y profesional que el contador público obtiene, le proporciona el perfil necesario para afrontar con capacidad, niveles de dirección en las organizaciones, obtenida principalmente por su entrenamiento en auditoria, que lo hacen despertar hacia un entorno con mayor visión y de manera integral, propia de la gestión gerencial.

La cultura contable, pero mas aún la cultura de auditoria, identifica plenamente el proceso de actuación, donde la planeación, la organización, la dirección y el control, desempeñan un papel predominante que hace del contador y el auditor profesionales ordenados, sistemáticos y minuciosos sobre sus labores y de acuerdo a las funciones; donde el cuidado profesional como norma intrínseca dentro de sus actuaciones es la de mayor preponderancia, dada cuenta que de su comportamiento profesional y personal surge su posesión o fracaso frente a la comunidad, dado el ámbito público de su entorno.

El poder sustentar, conceptos económicos, administrativos, contables, informáticos, jurídicos a través de técnicas y métodos de auditoría, es mas que suficiente para entender el grado de importancia y utilidad que la auditoria representa en el contexto de las organizaciones, pero el poder definir la suerte de la administración y con ella de sus administradores de cara a los resultados de los informes, es un evento de respeto y consideración.

Cuantos informes, cuantos hallazgos, cuantos dictámenes han cambiado economías enteras, capitales importantes, tradiciones arraigadas; que bueno que ésta función se tomara siempre con la independencia mental que se requiere, para tener la certeza que las cosas están bien o están mal, para mejorarlas.

La Contaduría Pública a través de la Auditoria sin duda proporciona una actividad valioso en el campo de las ciencias económicas y administrativas, donde el proceso adelantado por profesionales de manera integral y ordenada se concibe mediante una metodología basado en programas de auditoria y papeles de trabajo, propios solamente de estudiantes de éste ramo, quienes como líderes afrontan el rol de ejercer el control, pero no de manera policiva y restrictiva o con intimidaciones, si no como una función responsable de recomendar y advertir sobre los riesgos que las organizaciones presentan.

Para tal fin, la metodología empleada incluye la práctica de controles y pruebas, utilizando como herramienta las técnicas de Inspección (documental y examen físico), observación, entrevista o interrogatorio, confirmación, cálculo, procedimientos analíticos y comparaciones, para clarificar y tener seguridad sobre los asuntos motivo de su examen.

Ojala los gerentes como los responsables de los procesos actuarán como auditores, donde el conocimiento integral de la organización sea la constante de su desempeño y donde esencialmente prime el control como mecanismo para lograr resultados exitosos.

Un buen auditor debe caracterizarse por ser:


-Honesto.
-Analítico.
-Interesado,
-Con carácter resistente,
-Profesional y entrenado.
-Diplomático
-Paciente.
-Buen comunicador
-Buen juez,
-Disciplinado,
-Imparcial.
-Trabajador
-Con mente abierta.
-Curioso.

Gracias,

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Veinte (20) criterios básicos para una auditoria interna efectiva en la organización.

(Lic. Ederlys Hernández Meléndez) Definición: “Auditoría interna es una actividad que tiene por objetivo fundamental examinar y evaluar la adecuada y eficaz aplicación de los sistemas de control interno, velando por la preservación de la integridad del patrimonio de una entidad y la eficiencia de su gestión económica, proponiendo a la dirección las acciones correctivas pertinentes”.

Dada cuenta de lo anterior, la función principal de la Auditoría Interna va en el sentido de ejercer una actividad asesora como ojo visor de la organización, los procesos, los controles, y a diferencia de las demás clases de auditorías, a la permanente capacitación y socialización sobre el fomento de la cultura del autocontrol.

El objetivo de la auditoría interna es asistir a los miembros de la organización, descargándoles de sus responsabilidades de forma efectiva. Con este fin les proporciona análisis, valoraciones, recomendaciones, consejos e información concerniente a las actividades revisadas. Incluye la promoción del control efectivo a un costo razonable”.

Sin duda, un componente importante dentro del sistema de control interno es el que desempeña la auditoría interna, el cual, no obstante depender administrativa y nominativamente de la organización, deben funcionar con sentido de independencia, a fin de contribuir al fortalecimiento de los controles y sus resultados.

Con esto en mente, a continuación sugiero tener en cuenta los siguientes criterios, que sin duda contribuirán a ubicar y posicionar las oficinas de Auditoría Interna (Control Interno) dentro del contexto del sistema, como una dependencia de control de controles y que, en la medida que se le dé el rol que le corresponde, garantizará la implementación de un adecuado sistema de control interno organizacional:


1. La auditoría interna debe estar ubicadas a un alto nivel jerárquico de la organización.
2. El auditor Interno como el grupo de profesionales deben ser competentes en funciones propias de la organización, con perfiles adecuados, entrenamiento técnico e idoneidad profesional.
3. La estructura de la oficina de auditoría Interna debe ajustarse de manera equitativa y proporcional a la propia de la entidad y sus procesos; además, debe contar con un equipo multidisciplinario para el desarrollo de sus funciones asesora de toda la entidad. Debe contar con profesionales calificados que conozcan todo el proceso de la organización para poder prestar una asesoría oportuna y eficiente en cada proceso.
4. Los integrantes de la Oficina de Auditoría Interna debe mantener una permanente capacitación y socialización en los temas y ámbitos en materia de control interno y áreas de la organización.
5. Como guía y fuente de consulta sobre sus actividades y roles, la auditoría interna debe concebir como propio un manual de funciones, procesos y procedimientos.
6. Anualmente la Auditoría Interna debe construir un Plan General de Auditoria, en el cual exprese las actividades, tiempos según calendario, productos a obtener y frecuencia y funcionario responsable de su ejecución.
7. La Auditoría Interna debe construir y mantener implementado un normograma socializado y actualizado sobre las disposiciones inherentes a la oficina y sistema de control interno.
8. La auditoría interna desempeña una función asesora de la alta Dirección de la organización.
9. Los informes como resultado de la labor de auditoría Interna, deben ser concisos, precisos, soportados y objetivos. Hay que recordar, que “los informes de los funcionarios de control interno tendrán valor probatorio en los procesos disciplinarios, administrativos, judiciales y fiscales cuando las autoridades pertinentes así lo soliciten”
10. La oficina de Auditoría interna debe mantener plena independencia de sus acciones y responsabilidades, así como contar con una logística apropiada que facilite su desempeño funcional.
11. La oficina de Auditoría Interna debe contar con un archivo organizado de normas, correspondencia e informes producto de su labor profesional.
12. La Auditoría Interna debe construir e implementar su propio mapa de riesgos en relación de los diferentes procesos de su competencia y adoptar mecanismos permanentes para valorar los mapas de riesgo de los procesos de la organización.
13. La Auditoría Interna debe mantener permanente comunicación con las áreas de la administración, en especial con la alta Dirección.
14. El auditor debe participar en los diferentes comités alusivos a temas de control interno de la organización.
15. La Auditoría Interna anualmente o cuando los organismo inherentes así los establezcan deberá realizar una evaluación al sistema de control interno de la organización, y de manera permanente a cada uno de las actividades, procesos y áreas de acuerdo con su propia planeación.
16. Como soporte sobre la evaluación a las áreas, procesos y actividades y áreas, la Auditoría Interna elaborará y mantendrá papeles de trabajo.
17. La auditoría Interna realizará permanente seguimientos a los hallazgos y recomendaciones como resultado de sus tareas evaluativas consignadas en los planes de mejoramiento.
18. La Auditorias Interna podrán acompañar a la administración en comités, baja de inventarios, remates, audiencias públicas y demás actos de la administración, sin perjuicio de las responsabilidades de los dueños de los procesos. En el Comité de Control Interno se desempeña como secretario técnico con voz pero sin voto.
19. La Auditoría Interna no esta facultada para emitir dictamen u opinión sobre Estados Financieros de la Organización, sin embargo deben velar por el cumplimiento de metas e indicadores del plan indicativo.
20. La Auditoría Interna al final del periodo debe suscribir el respectivo informe de gestión a la organización y autoridades competentes.


Hasta Pronto.

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La Auditoria Interna, Ojo visor de las entidades públicas

(Lic. Ederlys Hernández Meléndez) Definición: “Auditoría interna es una actividad que tiene por objetivo fundamental examinar y evaluar la adecuada y eficaz aplicación de los sistemas de control interno, velando por la preservación de la integridad del patrimonio de una entidad y la eficiencia de su gestión económica, proponiendo a la dirección las acciones correctivas pertinentes.

El objetivo de la auditoría interna es asistir a los miembros de la organización, descargándoles de sus responsabilidades de forma efectiva. Con este fin les proporciona análisis, valoraciones, recomendaciones, consejos e información concerniente a las actividades revisadas. Incluye la promoción del control efectivo a un costo razonable”.

Sin duda, un componente importante dentro del sistema de control interno es el que desempeña la auditoría interna, el cual, no obstante depender administrativa y nominativamente de la organización, deben funcionar con sentido de independencia, a fin de contribuir al fortalecimiento de los controles y sus resultados.

Tal como lo establece la Ley 87 de 1993. “la oficina de control interno o la auditoria interna es uno de los componentes del Sistema de Control Interno, de nivel gerencial o directivo, encargado de medir y evaluar la eficiencia, eficacia y economía de los demás controles, asesorando a la dirección en la continuidad del proceso administrativo, la revaluación de los planes establecidos y en la introducción de los correctivos necesarios para el cumplimiento de las metas u objetivos previstos.

Como mecanismo de verificación y evaluación del Control Interno se utilizarán las normas de auditoría generalmente aceptada, la selección de indicadores de desempeño, los informes de gestión y de cualquier otro mecanismo moderno de control que implique el uso de la mayor tecnología, eficacia y seguridad”.

Sin embargo, la función de las auditorias internas, o las “mal llamadas” oficinas de control interno, (“mal llamadas”, en razón a que las administraciones como sus integrantes tienden a endilgar y confundir la responsabilidad del control en cabeza de éstas oficinas) se ven seriamente comprometidas con sus funciones y alcances, por cuanto las diferentes autoridades a través de normativas y disposiciones permanentes, trasladan funciones propias de éstas entidades a las oficinas de control interno, generando cargas de tareas y responsabilidades adicionales que ante el frágil esquema organizacional, implica incumplimiento de lo preceptuado en la norma y lo que es mas delicado desvía su atención de los tópicos mas importante como son la revisión del sistema de control interno de manera unificada.

Es frecuente observar oficinas de Control Interno incorporadas en las estructuras orgánicas de las entidades a un alto nivel jerárquico, pero desempeñando tan solo un rol figurativo (a través de un funcionario), solo por cumplir con lo preservado en la Ley, y no como una Unidad equipada y fortalecida que ejerza su función asesora, señalada en la misma.

El decreto 1537 de 2001 del Departamento Administrativo de la Función Pública, en su articulo 3º, establece: “En desarrollo de las funciones señaladas en el artículo 9 de la Ley 87 de 1993, el rol que deben desempeñar las oficinas de control interno, o quien haga Sus veces, dentro de los organizaciones públicas, se enmarcan en cinco tópicos, a saber:


 Valoración de riesgos.
 Acompañar y asesorar.
 Realizar evaluación y seguimiento.
 Fomentar la cultura de control.
 Y relación con entes externos.”


Lo anterior, implementa y clarifica el papel que las auditorias internas, por lo que la función principal va en el sentido de ejercer una actividad asesora como ojo visor de la organización, los procesos, los controles, y a diferencia de las demás clases de auditorias, a la permanente capacitación y socialización sobre el fomento de la cultura del autocontrol.

Algo importante de resaltar de la Ley y como esencia misma de su formulación es “En ningún caso, podrá el Asesor, Coordinador, Auditor Interno o quien haga sus veces participar en los procedimientos administrativos de la entidad a través de autorizaciones o refrendaciones.”, lo anterior elimina totalmente el actuar de coadministración y corresponsabilidad que realizaban las auditorias en el pasado, por lo que ahora se asume la función con alto grado de independencia y responsabilidad en la formulación de recomendaciones propias de éstas oficinas, dirigidas al mejoramiento y cumplimiento de los objetivos de la organización.

Adicionalmente, la ley marco del control interno establece en el articulo 14º: “Los informes de los funcionarios del Control Interno tendrán valor probatorio en los procesos disciplinarios, administrativos, judiciales y fiscales cuando las autoridades pertinentes así lo soliciten”, razón por la cual los perfiles de los funcionarios que hacen parte de ésta Unidad de la organización requieren de la máxima preparación, conocimiento y objetividad sobre los hallazgos, los cuales deben ser comunicados a través de informes precisos, objetivos y soportados que respalden las afirmaciones producto de las evidencias obtenidas de manera responsable.




Formulemos algunas preguntas para evaluar la calidad de las oficinas de control interno:

a) La oficina de control interno se encuentra ubicada en el organigrama de la entidad en el nivel jerárquico que le corresponde?
b) La oficina de control interno cuenta con recurso humano suficiente y adecuado de acuerdo con los objetivos de la organización?.
c) Se da la inducción necesaria a los nuevos integrantes de la oficina de control interno?.
d) Existe manual de procesos y procedimientos de la oficina de control interno?.
e) Anualmente se proyecta, socializa y aprueba el plan general de auditoria?.
f) La estructura organizacional de la oficina de control interno es adecuada par cumplir las funciones atribuidas por Ley?.
g) Existe un normograma socializado y actualizado sobre las disposiciones inherentes a la oficina de control interno y sistema de control interno?.
h) Esta posicionada la oficina de control interno como organismo asesor de la alta dirección?.
i) Los informes como resultado de la labor de auditoria son considerados valiosos y sus recomendaciones acatadas por parte de las diferentes áreas de la organización?.
j) Cuenta la oficina de control interno con los recursos logísticos e informáticos como soporte de su actuar?.
k) Esta plenamente organizado el archivo documental de la oficina de control interno?.
l) Se ha diseñado el mapa de riesgos de los diferentes procesos que efectúa la oficina de control interno?.
m) Se realiza permanente capacitación, socialización y actualización de las normas que se generan sobre control interno y de índole administrativo?.
n) La organización participa de sus programas de capacitación a los funcionarios de la Auditoría Interna?
o) Existe una conveniente y clara comunicación entre la Dirección, las áreas y la oficina de control interno?
p) Se realiza evaluación permanente sobre las metas e indicadores del plan general de auditoría?.
q) Son adecuados y conservados los papeles de trabajo como soporte de los trabajos realizados.
r) Se realizan seguimientos permanentes a las recomendaciones de la auditoría.
s) Los organismos de control realizan mesas de trabajo con la oficina de control interno para socializar sus hallazgos, como los propios?.

Los demás que a criterio del evaluador considere pertinentes.


Cita: “No hay países subdesarrollados si no mal administrados”. (Peter Druker).

Hasta pronto.

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Trabajo en equipo, fortaleza de la auditoria

Trabajo en equipo: “Conformado por personas con conocimientos específicos, en diversas materias, que se entrelazan para la consecución del objetivo o meta a alcanzar. Para llegar a la meta, es importante, que desde un principio se entienda, que el éxito o logro del trabajo en equipo, es del equipo en sí y no de uno o algunos de los integrantes.

Es primordial en el trabajo en equipo, la unión y empatía entre los integrantes, ya que en más de una oportunidad, será necesario comprender a otro integrante y, asimismo, apoyar las distintas ideas que vayan naciendo con el desarrollo de la tarea en cuestión.” (mis respuestas.com).

Como una manera lúdica de entender la importancia y sentido del trabajo en equipo, rescato la siguiente reflexión:

ASAMBLEA EN LA CARPINTERIA

Hubo en la carpintería una extraña asamblea; las herramientas se reunieron para arreglar sus diferencias. El martillo fue el primero en ejercer la presidencia, pero la asamblea le notificó que debía renunciar. La causa? Se pasaba el tiempo golpeando y hacía demasiado ruido.

El martillo reconoció su culpa, pero pidió que fuera expulsado el tornillo: había que darle muchas vueltas para que sirviera de algo.

El tornillo aceptó su retiro, pero a su vez pidió la expulsión de la lija: era muy áspera en su trato y siempre tenía fricciones con los demás.

La lija estuvo de acuerdo. con la condición de que fuera expulsado el metro, pues se la pasaba midiendo a los demás. Como si él fuera perfecto.

En eso entró el carpintero, se puso el delantal e inició su trabajo, utilizando alternativamente el martillo, la lija, el metro y el tornillo. Al final, el trozo de madera se había convertido en un lindo mueble.

Cuando la carpintería quedó sola otra vez, la asamblea reanudó la deliberación. Dijo el serrucho: “Señores, ha quedado demostrado que tenemos defectos, pero el carpintero trabaja con nuestras cualidades. Eso es lo que nos hace valiosos. Así que no pensemos ya en nuestras flaquezas, y concentrémonos en nuestras virtudes”..

La asamblea encontró entonces que el martillo era fuerte, el tornillo unía y daba solidez, la lija limaba asperezas y el metro era preciso y exacto. Se sintieron como un equipo capaz de producir los mejores muebles, y sus diferencias pasaron a segundo plano.

Cuando los miembros de un equipo de trabajo suelen buscar defectos en los demás, la situación usualmente se vuelve tensa y negativa. En cambio al tratar con sinceridad de percibir los puntos fuertes de los demás, florecen los mejores logros.

Es fácil encontrar defectos, pero encontrar cualidades es de espíritus superiores. Anónimo.

La diversidad de temas, la variedad de objetivos en la tipología de las entidades, la necesidad de evaluarlas integralmente, requieren la conformación de equipos de auditoria con profesionales experimentados, idóneos y competentes, especialistas en temas de carácter técnico, financiero/contable, administrativo, jurídico y sistemas entre otros , que contribuyan en buscar la armonía de la Auditoria de manera planificada a través de un grupo interdisciplinario calificado, especializado y organizado en procura de obtener resultados objetivos, coherentes, concisos y soportados.

A mi juicio, considerando el tamaño de la empresa o entidad y por supuesto el alcance y los recursos presupuestados para ésta labor de Auditoria, el equipo de trabajo estaría conformado por los siguientes perfiles:

Contador Público, dada su experiencia en cuentas, metodología en papeles de trabajo y estilo de redacción de informes, etc….

Economista. Especialista en proyecciones, indicadores de gestión, finanzas públicas y privadas, mercado de inversiones financieras, análisis financiero, etc….

Ingeniero Industrial y/o Administrador de empresas. Experto en flujogramas. organigramas, procesos, estructuras de personal, nóminas, mapas de riesgos, etc….

Auditor de Sistemas. Soporte y apoyo como conector en sistemas de información, pruebas automatizadas etc…..

Abogado. Especialista en ciencias del derecho, revisión de la normativa de la entidad en temas como: contratación, asuntos laborales y legales, procesos judiciales, procesos administrativos tutelas, etc….

Profesional de acuerdo con la Misión de la Entidad: Profesional de la Salud, agrónomo, ambientalista, ingenieros (civil, ambiental, sistemas), arquitecto, actuario, etc…

Líder del equipo.

Es importante que el grupo este liderado por un profesional con amplia experiencia y conocimiento, el cual ejercerá una función de supervisión permanente sobre al proceso auditor y como hilo conductor de las acciones administrativas necesarias en comunicación e información, entre el equipo y la organización, resolviendo entre otras acciones las siguientes:

 Planeación del trabajo.
 Revisión de los programas de auditoria.
 Asignación de tareas.
 Solicitud de información.
 Revisión y supervisión de papeles de trabajo.
 Participación en la discusión de avances e informes.
 Participación en mesas de trabajo internas y con la organización.
 Revisión de los borradores de informes preliminar y definitivo.
 Comunicación del resultado final.
 Presentación del informe final.

Líder: “Es una persona que tiene la capacidad de conducir a otros, en un proceso, que permitirá alcanzar un determinado objetivo, meta o propósito” (Maria de los Angeles Pérez)

- Es importante un líder que respalde y de confianza al equipo.-

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Cual ha sido el papel de la auditoria en las entidades del estado?

Después de transcurrir una etapa importante de mi vida y adquirir una experiencia significativa como auditor en un ciento de entidades del sector estatal, me parece que es el momento oportuno para escribir documentos que además de recopilar información y reseñar prácticas exitosas y nefastas, contribuya como aporte a los estudiantes y profesionales de las ciencias económicas y contables para entender y practicar la Auditoria como una herramienta encaminada a mejorar la gestión de las entidades Públicas.

Esta iniciativa establecerá las acciones y eventos que el especializado en auditoria debería considerar, para contra restar los efectos nocivos que prácticas de la administración pública desarticulan e impiden el cumplimiento de los objetivos misionales de las entidades, con cuantiosas pérdidas en recursos y mala atención a sus usuarios, que a la postre como en el pasado propiciaron su liquidación.

La Auditoria a través del tiempo, se ha concebido como un ejercicio para evitar la corrupción y el fraude, también para conocer y revelar con independencia el estado del arte de las organizaciones, en procura de alertar sobre la pérdida de los objetivos previstos en su concepción, por lo que sería interesante como antecedente preguntarnos:

¿ Que seria del Estado Colombiano?, ¿ de sus empresas?, ¿de sus sectores?, ¿de su población?, ¿de su economía?, si se hubiese generado acciones de competitividad a través de unos Ferrocarriles Nacionales modernos; de una Caja Agraria y un INDERENA forjadora de recursos hacía el agro; de un IDEMA eficiente regulador del mercado y los precios; de un Seguros Social atendiendo con eficiencia el tema de la Seguridad Social; de un Ministerio de Obras eficiente en el desarrollo de la Infraestructura Vial; de entidades dedicadas a la explotación de recursos naturales como ECOPETROL, CARBOCOL, generadoras del tema de las Regalías hacía la educación, la salud y la protección de los recursos naturales y del medio ambiente; de unos Puertos marítimos y fluviales con flotillas modernas para exportar con agilidad sus productos en una economía globalizada como la de hoy; con un ICT en procura de mejor la calidad de vida de sus habitantes a través de vivienda digna, entre otras. Hoy, muchas de éstas empresas liquidadas o transformadas como consecuencia de su deficiente manejo, después de malgastar o malversar el patrimonio público y dejar unos efectos nocivos fácil de evidenciar, como el de los cultivos ilícitos, los desplazamientos, la indigencia, el terrorismo, en fin, la descomposición del tejido social, nos llevan a la pregunta: ¿Cual ha sido el papel y función de las Auditorias en el contexto de las entidades del estado del siglo XX?

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El presupuesto, indicador de gestión

PRESUPUESTO – Prefijo PRE – antes y en el término SUPUESTO= lo cual implica una SUPOSICIÓN ANTICIPADA.

El presupuesto es la herramienta a través de la cual, no solo se prevé lo que se va a recaudar dentro de un periodo, si no que posibilita estimar los gastos sin desesperos, riesgos o improvisaciones, que por lo general conllevan a la ejecución de mayores costos.

Es un indicador de gestión por excelencia, donde señala de manera continua cómo la entidad cumple con sus metas de recaudo, pero también indica como lo planeado se ejecuta en razón al flujo de caja, a sus compromisos y consistente con los objetivos y metas institucionales.

Según su origen el presupuesto deber ser asignado o flexible.

Asignado: Tiene origen en la Ley (Presupuesto Nacional o de establecimientos públicos).
Flexible: Tiene su origen en actos diferentes a la Ley, puede ser una resolución o un acuerdo, donde la entidad financia sus gastos con el producto de sus ingresos propios. X ej. Rendimientos económicos o de ganancias o pérdidas.

Según la forma como se contabiliza la ejecución del presupuesto puede ser de competencia o de caja.

Competencia: Ingreso con base del reconocimiento y gastos sobre la base de trámites legales.
De Caja: Conlleva a la contabilización del ingreso sobre el recaudo real o efectivo.

Principios del presupuesto.

-Equilibrio: Presupuesto de ingresos igual presupuesto de gastos.
-Unidad: No deben existir ingresos corrientes con destinación específica
-Especialidad. No se puede elaborar de manera global si no detallada.
-Universalidad: Deben incluirse todos aquellos conceptos que generan renta e igualmente los que suponen la realización de gastos.
-Vigencia: Lapso de tiempo durante el cual estará vigente un determinado presupuesto
-Unidad de Caja: Se refiere a una sola dependencia que opera como Tesorería General, donde fluyen los recursos captados y se cancelan los compromisos adquiridos.
-Publicidad: Se debe publicar, divulgar y comentar para conocimiento de la opinión pública.
-Inembargabilidad: Las rentas y recursos incorporados en el presupuesto general de la Nación son inembargables.
-Coherencia Macroeconómica: La política del Gobierno coherente con el banco de la República.
-Homeóstasis presupuestal: Equilibrio, Congruencia, guardar equilibrio macro de la economía y evitar desbordamiento fiscal.

Formas de presentación:

Tradicional: Sumas a gastar;
Por programas: Obras a realizar.

Recursos de capital: Son aquellos que capta la nación en forma extraordinaria recurriendo a mecanismos financieros o contables, y están representados por los recursos de crédito y por lo del balance.

•Recursos de crédito: Prestamos ya sea de particulares, de gobiernos extranjeros, o entidades financieras internacionales.
•Diferencial cambiario: (monetización.).
•Donaciones.
•Recursos del balance: Corresponde los que se originan en el estado de la situación financiera de la nación tales como el superávit fiscal y la cancelación de reservas.
•Excedentes financieros: De los establecimientos públicos, del orden nacional. Empresas industriales y comerciales del estado y sociedades de economía mixta.
•Utilidades del Banco de la República: Descontadas las reservas de estabilización cambiaria y monetaria.

Distribución del presupuesto de gastos. Consiste en discriminar partidas que se encuentren consolidadas en el presupuesto, a través de ordinales, subordínales, proyectos y subproyectos. (Facultad dada a los representantes legales.)

Clasificación:

Funcional.

De acuerdo con la finalidad o función- Servicios generales, Servicios Económicos, Recursos naturales renovables, Electricidad, gas, agua, Industria, Comercio, turismo. Transporte, Comunicaciones, Ciencia y tecnología, Servicios Culturales, Deuda pública, Otros gastos.

Por objeto del gasto.

De acuerdo con las diversas categorías de los bienes o servicios, independiente de los fines para los que se utilizan.

Asociados a la nómina, Sueldos y salarios, gastos de representación, prima técnica, jornales, horas extras, prima de vacaciones, bonificaciones, prima de navidad. Prima de servicios, otras primas, subsidios, indemnización, viáticos.

Gastos generales. Compra de equipo, materiales y suministros, impresos y publicaciones, mantenimiento y seguros, servicios públicos, comunicaciones y transporte, arrendamientos, gastos de viaje, sostenimiento, impuestos tasas y multas, otros.

Transferencias: Cesantías, pensiones, servicios médicos, cajas de compensación, auditaje, capacitación, bienestar social.
Aportes: ICBF, SENA, ESAP. ISS, Cajas, subsidios, convenios etc.
Servicio de la deuda: Amortización, intereses, comisiones y gastos.

Resultados financieros a través del presupuesto.

El proceso presupuestal concluye en la contabilización. Y refleja la situación financiera de la nación.

Superávit presupuestal = > vr. de los reconocimientos + recaudos/
giros + reservas de apropiación.

Déficit presupuestal = > giros + reservas de apropiación./
Vr. de los reconocimientos + recaudos

Superávit Fiscal = > valor de los activos corrientes/
pasivos corrientes del balance de la nación

Déficit Fiscal = > valor de los pasivos corriente/
valor de los activos corrientes del balance de la nación

Superávit de tesorería = > valor de los fondos disponibles /Exig. Inm.

Déficit de tesorería = > valor de la exig inm./fondos disponibles.


Control del presupuesto:

Control Administrativo y económico: Lo ejerce el MHCP en cumplimiento de las normas orgánicas del presupuesto Nacional.

Control Fiscal: Lo ejerce la CGR de manera selectiva y posterior sobre el adecuado uso y destinación de los recursos presupuestales.

Control Político. Lo ejerce el Congreso Nacional.

Evaluación de Resultados: Lo Ejerce el DNP.

Control a las contravenciones presupuestales: Lo ejerce la Procuraduría General de la Nación. A través de la delegada para asuntos presupuestales.

CON0FIS.- Consejo superior de Política Fiscal, - Dirección, coordinación y seguimiento al sistema presupuestal.-Determina las metas financieras para la elaboración del PAC. -Aprueba las modificaciones de los presupuestos de Ingresos y Gastos de las empresas industriales y comerciales del estado y de las sociedades de economía mixta.

Composición:

 MHCP, quien lo preside.
 Director del DNP,
 Consejo económico de la Presidencia de la República.
 Viceministro de Hacienda.
 Los directores generales del presupuesto nacional, crédito público, impuestos y Aduana y del tesoro.

CONPES: Comisión Nacional de Política, Económica y Social. Quien aprueba el Plan Operativo de Inversiones. Cada vigencia determina la cuantía de las utilidades que entrarán a hacer parte de los recursos de capital del presupuesto nacional.

TRAMITE DEL PROYECTO DE PRESUPUESTO

Estudio: Comisiones del senado y cámara oirán al Banco república para conocer sobre el impacto macroeconómico y sectorial del déficit del nivel del gasto público.
Devolución: Si las comisiones cuartas de las dos cámaras resuelven que lo se ajusta a los preceptos del estatuto, lo devuelven MH antes del 15 de agosto.
Enmienda: MHCP, presentara al Congreso antes del 30 de agosto, el proyecto enmendado.
Monto definitivo.- Antes del 15 de Septiembre, las comisiones cuartas decidirá el monto definitivo. El cual se aprobara antes del 25 de septiembre y las plenarias iniciará su discusión el 1 de octubre de cada año.
Dos debates: El gobierno podrá presentar observaciones sobre el proyecto de apropiación,
Aprobación: Antes de la medianoche del 22 de septiembre se debe dar la aprobación al proyecto, de no ser así regirá el presentado por el Gobierno en el primer debate.

Liquidación del presupuesto

Corresponde Gobierno dicta el decreto de liquidación del presupuesto liquidar el presupuesto General de la Nación.

Bibliografía: Constitución Política de Colombia (1991)
Fundamentos de Finanzas Públicas (Armando Ortiz B.)



Gracias,

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