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Formación de lideres en Auditoría

Curso de 40 horas dirigido a estudiantes y profesionales que laboren en Auditoría Interna, Auditoría Externa, Revisoría Fiscal o que aspiren a ser auditores en Entidades del Estado y Sector Privado.

La planeación, punto de partida para el éxito del proceso auditor

La planeación consiste en fijar el curso concreto de acción que ha de seguirse, estableciendo los principios que habrán de orientarlo, la secuencia de operaciones para realizarlo, y la determinación de tiempos y números necesarios para su realización".

Bienvenidos a mi Blog

Mi blog, recoge de manera sucinta algunas reflexiones a considerar en el proceso de auditoría y control interno, fruto de la experiencia como auditor externo e interno, en un número importante de entidades. Esta iniciativa establecerá las acciones y eventos que el especializado en auditoria debería considerar, para contra restar los efectos nocivos que prácticas de la administración pública desarticulan e impiden el cumplimiento de los objetivos misionales de las entidades, con cuantiosas pérdidas en recursos y mala atención a sus usuarios, que a la postre como en el pasado propiciaron su liquidación.

jueves, 28 de febrero de 2013

AUDITORIA INTEGRAL/ AUDITORIA MULTI-PROPóSITO.



La auditoria, surge como herramienta moderna del planteamiento y control para establecer si los indicadores económicos y en virtud de sus relaciones con los diferentes aspectos administrativos contables y financieros cumplen   los objetivos y presupuestos de la empresa.

De  pronto nos acostumbramos a realizar procesos de auditoria específica en relación con un interés particular (Financiera, de gestión, de resultados, de cumplimiento, de control interno etc.), práctica que a mi juicio está lejos de constituirse en una auditoria integral.

Tal  afirmación obedece a que por ejemplo, al realizar una auditoria financiera, parecería que sus resultados se limitaran a expresar una opinión sobre la razonabilidad de los estados financieros, en términos contables, es decir si los mismos responden a un criterio básico y fundamental que son las practicas determinadas en los rigores de la contabilidad.

Sin embargo el propósito de cualquier auditoria, sin dejar de lado la primera intensión, nos lleva a evaluar y revisar los diferentes hallazgos, causas e  impacto desde lo contable,  pero también su incidencia en lo jurídico/legal, en lo técnico, en lo normativo, en lo ambiental, en la gestión y resultado de sus propósitos,  y por supuesto en el rigor operativo y administrativo, de toda clase de transacciones, traducido en resultados económicos - financieros.

Lo mismo sucede con el control interno, al tener que observar que el sistema  no tenga falencias en el manejo de la información y comunicación; en la idoneidad y capacidad del recurso humano y otros elementos no menos importantes como las quejas sobre los procesos especialmente misionales, donde los soportes,  archivo, trámites,  y demás componentes nos aseguren y posibiliten realizar una auditoria integral, que proporcione la seguridad y la tranquilidad de lo evaluado frente a lo ejecutado por la administración. 

Las auditorias son importantes y necesarias porque ayudan a minimizar el riesgo en las operaciones de la organización, evento que sólo es posible en la medida que se realicen todo de manera integral. Observemos algunos requerimientos para este tipo de auditoria:

- Revisión de políticas y estrategias de la empresa para  direccionarlas hacia lo que verdaderamente se busca.
- Cuantificar en términos financieros los diversos componentes de la planeación, para que su labor sea eficiente, efectiva y económica.
- Tomar los presupuestos como instrumento de gestión y control y norma de comparación permanente entre lo programado y lo ejecutado.
- Inducir a los especialistas a pensar en las necesidades totales de las compañías, y a dedicarse a planear de modo que puedan asignarse a los varios componentes y alternativas la importancia necesaria.
-  Presionar para que la alta gerencia defina adecuadamente los objetivos básicos.
-  Incrementar la participación de los diferentes niveles de la organización.
-  Inducir a mantener un archivo de datos históricos y controlables.
-  Facilitar la coparticipación e integración de las diferentes áreas.
-  Obligar a realizar un auto análisis periódico.
-  Facilitar el control administrativo.
-  Ayudar a lograr mejor eficiencia en las operaciones.

Otros elementos a considerar:
  
De tipo administrativo.
  • manuales de procesos y procedimientos.
  • Estilo de dirección.
  • Códigos de ética y buen gobierno.
  • Perfiles del talento humano frente a las funciones y labores.
  • Mapas de riesgos de los procesos misionales y de apoyo.
  • Archivos  
  • Normograma por dependencia.  
  • Medidas de seguridad sobre los bienes y recursos.
  • Segregación de funciones. .
  • Inventarios físicos de manera periódica.
  • Procesos de inducción y capacitación.
  • Sistemas de comunicación.
  • Atención de: usuarios/clientes/afiliados.
  • Puntos de atención al usuario/cliente/afiliado.  
  • Planeación, metas e indicadores.
  • Programas de bienestar social.
  • Manejo de los recursos físicos.
  • Gestión y perfil de los interventores y supervisores de la contratación.
  • Oficina de quejas y reclamos.
  • Manejo ambiental.


De tipo económico
  • Plan de compras anual.
  • Inversiones temporales.
  • Fondos en disponible.
  • Manejo y utilización de los servicios públicos.
  • Plantas de personal.
  • Tercerización de funciones propias de la entidad a través de contratos.
  • Inventarios (medicamentos, productos perecederos).
  • Pólizas de garantías sobre fondo y bienes.
  • Procesos laborales.  
  • Defensa de los intereses de la entidad.
  • Informes básicos y esenciales.
  • Parque automotor.
  • Novedades de nómina.
  • Utilización de la propiedad, planta y equipo.

De tipo contable- financiero
  • Portafolio de inversiones
  • Cartera de préstamos y sus garantías.
  • Gestión de cobro.
  • Arqueos de cajas menores y tesorería.
  • Cartera por edades para estimar provisiones.
  • Avalúos de inmuebles.
  • Políticas evaluativas de las inversiones, provisiones, depreciaciones, valorizaciones.
  • Conciliación y confirmación con áreas fuente y/o usuario.
  • Calendario de entrega de información a contabilidad para su consolidación.
  • Aplicativos y programas contables.
  • Aportes parafiscales, impuestos y otros.
  • Cultura contable en toda la organización.
  • Diferencia de saldos entre el área fuente y contabilidad.
  • Notas explicativas.


De tipo jurídico- legal. 
  • Defensa  de los intereses de la empresa.
  • Procesos judiciales en cabeza de pocos abogados.
  • Sistema de información automatizado de los procesos jurídicos.
  • Archivo de expedientes.
  • Interventoría y seguimiento sobre los abogados y los procesos.
  • Causación de las contingencias por cuenta de los procesos.
  • Proceso contractual.
  • Normatividad de la organización.


Tipo informático. 
  • Equipos de computación.
  • Sistema de información.
  • Decisiones
  • Información en línea.
  • Trámites internos.
  • Manejo medio ambiente.
  • Registro de la información.
  • Manejo de datos maestros.
  • Procesos en línea y en tiempo real.
  • Software.
  • Custodia y seguridad de equipos.
  • Back up. de información clave.
  • Mantenimiento de equipos (Antivirus).
  • Utilización de los equipos.
  • Caves de acceso sobre archivos reservados de la organización.
  • Manuales de procesos y fuentes de información.

Del Entorno.
  • Normas y disposiciones.
  • Cuadros directivos, como el direccionamiento de objetivos y estrategias.
  • Procesos meritocráticos.
  • Competencia.
  • Globalización.
  • Cultura de control- basado en el autocontrol.

 Ahora observemos como ciertos hallazgos como ejemplo,  impactan no solo la parte cuantitativa de las operaciones,  si no demuestran debilidades de control interno, de gestión, de cumplimiento y  resultados de las empresas:

Hallazgos
Causas
Efectos
Inadecuado manejo de los inventarios y propiedad Planta y equipo.
- Áreas desorganizadas.
-Sin asignación de responsables idóneos.
- Información desactualizada
-  Falta de inventarios e inspección física.
- Inadecuado perfil del talento humano.
- Deterioro ambiental
- Sin manual de procesos y procedimientos.
- Kardex desactualizado
 - Elementos improductivos o vencidos.
- Sin pólizas de seguros.
-Inadecuado mantenimiento (Hoja de vida).
- deficiente depreciación o valorización.    

-Detrimento patrimonial.
-Asunción de responsabilidades fiscales.
-Mayores gastos por mantenimiento, vigilancia, servicios públicos, etc...
- Desgaste administrativo
- Dilución de responsabilidades
-Ineficiencia–
-Inadecuada gestión
-Sobre o sub estimación contable en la utilidad o el patrimonio.
 
Inadecuada ejecución del presupuesto.
-Desconocimiento de los rigores normativos sobre el presupuesto.
- Omisión en la elaboración del plan de compras anualizado.
– Deficiente programación y recaudo de los ingresos.
 – Inobservancia en preservación de la austeridad del gasto.
-Permanentes traslados presupuestales.
- Acumulación de disponibilidades sin utilizar.
-Inoportunidad en la revisión de los informes de presupuesto.
– Desconocimiento del normograma presupuestal.
 -Deficiente capacitación y socialización.
- Ordenadores del gasto sin los perfiles necesarios. 
- -Desconocimiento de los mapas de riesgo.
-Memoria Institucional deficiente.
- Peculado por omisión.
- Peculado por acción.
-Detrimento patrimonial.
-Perdida de recursos escasos.
-Debilitamiento de las áreas misionales.
-  Incumplimiento en las metas y resultados sobre proyectos de inversión.
– Inadecuada gestión.
 –Deficiente atención al cliente/usuario/afiliado. 
Débiles sistemas de información financiera y contable. 
-Ausencia de cultura contable.
-Carencia de manuales de procedimientos contables y financieros.
– Perfiles que no corresponden a las funciones realizadas.
 - Inoportunidad en la entrega de información contable y financiera por parte de los responsables.
-Deficiente capacitación y socialización.
 - Débil apoyo por parte del área de informativa.
- Exceso manejo de información de manera manual.
 – Plataformas de información sin la interfaces completas y agiles.    
-Dictámenes negativos.
 -Decisiones Gerenciales erróneas e inoportunas.
- Sanciones permanentes por parte de las autoridades competentes.
-  Mala imagen de la organización.
Deficiente manejo de la cartera.
-Inobservancia de la cartera por edades
-Inexistencia de manuales de procesos y procedimientos.
- Débil cumplimiento de requisitos mínimos.
– Garantías insuficientes.
-Inadecuada gestión de cobro persuasivo y jurídico.
- Inadecuada clasificación de la cartera por edades.
– Débil defensa de los intereses de la entidad. 
-Sub y/o sobre estimación de  provisiones que afectan las utilidades del ejercicio.
 -Activos improductivos.
-Desconocimiento normativo.
-Afectación en los flujos de caja de tesorería.
-Debilitamiento patrimonial.
Contratación sin las debidas formalidades
-Sin selección objetiva.
- Sin los presupuestos suficientes.
-  Sin pólizas y garantías.
 – Sin estudios de pre - factibilidad y factibilidad adecuados.
- Sin observancia de las inhabilidades e incompatibilidades previstas por la ley.
- Inexistencia de manuales de procesos y procedimientos.
– Sin la adopción de mapas de riesgos.
 –Sin interventoras
- Sin documentación necesaria.
- Anticipos sin legalizar.
-Ausencia de valores éticos y morales,
-Débiles procesos de capacitación y socialización.
-Sin la legalización oportuna.
-Excesiva ampliación de los presupuestos en tiempo y valor.
-Detrimento patrimonial.
- ineficiencia e ineficacia del gasto e inversión pública.
Delitos contra la administración pública.
- Desequilibrio en la organización pública.
- Corrupción administrativa. Favores burocráticos.
 Empobrecimiento económico y social.  
Incremento de los bienes recibidos en pago
Inadecuada gestión de cobro de la cartera.
- Limitación de la capacidad de pago del deudor.
 -Liquidación galopante de empresas.
–Falta de políticas acertada de cobranzas.
-Normatividad absurda. 
Desequilibrio financiero de las empresas.
-Asunción de activos improductivos
- Mayores gastos en vigilancia. servicios públicos, mantenimiento, bodegaje etc,
-Pérdida  económica para quien recibe.
-Liberación de responsabilidades de quien entrega.
Pasivos Laborales sin los rigores normativos
-Sistemas de información manuales
- Ausencia de manuales de funciones y requisitos mínimos.
-Incumplimiento en el pago de aportes a la seguridad social.
-Inadecuada causación de prestaciones económicas.
-Inoportunidad en el traslado de cesantías.
-Limitados programas de capacitación.
-Inoportunidad en la elaboración de novedades de nómina.
-Estilo de dirección cerrado con procesos de selección sin meritócracia.
- Plantas paralelas.
-Estructuras organizacionales piramidales.
- Débiles cálculos actuariales de pensiones de jubilación.   
-Carencia de compromiso organizacional.
 - Poca cobertura y respaldo en salud y pensiones.
 – Subestimación de cuentas para prestaciones económicas.
-Desgaste administrativo.
-Débil resultados en términos de calidad y de servicio. 




Hasta pronto.

martes, 19 de febrero de 2013

ASÍ SOMOS LOS PROFESORES, que le hacemos...


CUALQUIER PARECIDO CON LA REALIDAD...................................................................



viernes, 15 de febrero de 2013

LOS INGRESOS, un referente vital a la hora de hacer auditoría y control.




 En sentido económico, los ingresos son los caudales que entran en poder de una persona o de una organización. Los ingresos de un Estado se conocen como ingresos públicos y se generan a partir del cobro de impuestos, la venta o alquiler de propiedades, la emisión de bonos y las utilidades de las empresas públicas, entre otras actividades. Estos ingresos permiten el desarrollo del gasto público”.

Los ingresos fuente y soporte de la actividad económica y social, son en muchos casos ignorados en los procesos de auditoría, sujetándose ésta como una constante, a propiciar pruebas de auditoría sobre las erogaciones, pagos, desembolsos, contratos y demás salidas de recursos en la organización, sin considerar que los INGRESOS proporcionan el camino para asegurar los propósitos de las organizaciones.

Hay que recordar que en las organizaciones los gastos, costos, producción e  inversión dependen del nivel de recaudo que se obtenga del presupuesto de ingresos estimados, y  que,  ante el evento de un déficit o desequilibrio entre lo programado y lo realmente recaudado, origina que los planes, proyectos y gastos de la organización no se cumplan, propiciando inadecuada gestión de sus administradores y estancamiento y en  ocasiones retrocesos en términos económicos y sociales, con el agravante de tener que acudir a resolver el tema a través de la deuda.

Se denuncia con bastante frecuencia en los informes de auditoría, el incumplimiento y las desviaciones que sobre los recursos se efectúan en materia del GASTO  O INVERSIÓN, pero poco sobre las debilidades que existen en el recaudo y la generación de los ingresos, que como se dijo son fundamentales para la realización de los objetivos, planes y programas y financiamiento de los entes auditados. En relación con lo anterior podemos formularnos los siguientes interrogantes:

  • Qué  grado de evasión y/o elusión existe en el recaudo de impuestos y que efectos tienen en relación con los compromisos y planes en el evento de su ejecución? Ingresos  básicos para el desarrollo de la administración pública y de la economía en general.
  • El IVA recaudado a través de las entidades auto-retenedoras se declaran  y consignan oportunamente.?
  •  Qué grado de evasión y/o elusión existe en el ingreso por aportes de salud, que no solo generan resultados deficitarios si no que complican las compensaciones con el FOSYGA y el sistema de salud en todo su contexto?.
  •  Qué decir de  los ingresos por pensiones, donde las cotizaciones apenas si alcanzan para cubrir a medias las nominas de los pensiones actuales?
  •  Será que existe rigor en la contabilización y recaudo de los ingresos provenientes de las Regalías por la producción y extracción de los recursos naturales no renovables en boca de mina o de pozo, (Petróleo y minería)?, sustento de muchas inversiones y programas estatales
  •  Existen controles y procesos encaminados a establecer el robo o fuga de energía, agua, telefonía y calculo apropiado de las provisiones y contingencias?  Irregularidad que le cuesta a las organizaciones no recibir elevados ingresos y que desajustan su presupuesto, con efectos importante en su programación anual.
  •  Cuál es la connotación y control que se deriva en nuestro medio en el ingreso de recursos no propiamente de transacciones y operaciones lícitas, como es el lavado de dinero producto de actividades del contrabando y narcotráfico? 
  •  Los ingresos recibidos por las entidades financieras son utilizados para responder al objeto misional de su creación, o se colocan en portafolios de inversiones sin resolver las necesidades apremiantes en temas de educación, vivienda y otras actividades fundamentales?
  •  Cuál es el grado de efectividad en la defensa de los intereses de las organizaciones públicas ante proceso jurídicos para la recuperación de cartera?
  •  Es comprensible que la DIAN, las entidades de seguridad social, CGR y otras entidades que cuentan con procesos coactivos se llenen de bienes recibidos en pago como contraprestación a los ingresos dejados de recaudar y que son para el servicio del estado?
  •  Las transferencias de recursos a los sectores sub-nacionales se hacen de acuerdo con la ley y en relación con la programación presupuestal correspondiente?
  •  Se aplican pruebas de auditoría de sistemas a los depósitos de cuenta corriente, ahorros e inversiones financieras a fin de constatar la calidad y confiabilidad de sus registros, controles y garantías, lo mismo que a los rendimientos si los hubiera?
  • Se realiza control y seguimiento a toda la normatividad relacionada con los ingresos para establecer el cumplimiento riguroso de esta clase de operaciones.
  • Se invierten los ingresos en inversiones seguras y autorizadas por la ley y en entidades financieras respaldadas y bien calificadas por el sistema financiero. 

Son muchos los interrogantes, pruebas y actuaciones que las auditorias pueden realizar en esta materia, que seguramente las llevara a concluir que así como existe un nivel grande de corrupción e irregularidades en la ejecución del gasto, algo similar o más perjudicial está sucediendo en el recaudo, manejo y contabilización de los INGRESOS.

Hasta pronto.


Blog: marcontrol.blogspot.com
         

martes, 12 de febrero de 2013

LA SALUD, EL REMEDIO MÁS CARO QUE SE PUEDE ADQUIRIR.


“El goce del grado máximo de salud que se pueda lograr es uno de los derechos fundamentales de todo ser humano sin distinción de raza, religión, ideología política o condición económica o social” 

Dicha observación general dice que el derecho a la salud no sólo abarca la atención de salud oportuna y apropiada sino también los principales factores determinantes de la salud, como el acceso al agua limpia potable y a condiciones sanitarias adecuadas, el suministro adecuado de alimentos sanos, una nutrición adecuada, una vivienda adecuada, condiciones sanas en el trabajo y el medio ambiente, y acceso a la educación e información sobre cuestiones relacionadas con la salud, incluida la salud sexual y reproductiva. (Constitución de la OMS.)


Los cuatro elementos a considerar en un sistema de salud se ha determinado como: La disponibilidad,  la accesibilidad. aceptabilidad y la calidad, los cuales para la mayoría de la población usuaria no se cumple y por el contrario  sobrepasan el lumbral que raya con el extremismo y lo caótico de su manejo.  

Si la Educación presenta un resultado de desesperanza frente a las oportunidades de crecimiento y mejoramiento de la calidad de vida de la población, la Salud  refleja  inmensas dificultades ante los problemas sanitarios especialmente de los sectores más vulnerables, acompañada de una crisis financiera agudizada por la intervención y liquidación de las EPS públicas y privadas como consecuencia de sus ya acostumbrados malos manejos, que no solo han colapsado la red hospitalaria, viéndose los usuarios desatendidos a pesar de haber pagado sus aportes  sin una adecuada contraprestación de los servicios a que tienen derecho.  

Un usuario del servicio de salud hacía referencia sobre la negligencia de los hospitales…, de como la gente hace fila para morir, ante la mirada despreocupada de los responsables y lo que es más alarmante, la actitud de una sociedad que se está acostumbrando a darle poco o ningún valor a la vida, desconociendo un derecho fundamental consagrado en la misma Constitución.

La Iniquidad como se maneja el servicio de salud, donde las personas con recursos pueden acceder a lujosos centros de salud que parecen más hoteles de cinco estrellas,  con procesos sofisticados, tecnología de punta, envidiables servicios y equipos de primera clase; contrasta con el servicio huérfano dado a la mayoría de la población, empezando por las personas que en estado agónico tienen que valerse por sus propios medios para acudir a centros de asistencia desde tempranas horas como lo decía la usuaria a encontrarse con la muerte, como resultado de las pocas oportunidades que tuvo y claro efecto de una sociedad que nombra a sus administradores sin que ellos hagan nada a cambio, ni siquiera el de generar espacios que les ayude a propiciar su propia existencia.   

Son palabras que nacen del corazón y que seguramente no cambiara nada, hasta tanto no escojamos con seriedad y conciencia nuestros administradores  y no cambiemos una cultura basada en intereses individuales, por posturas colectivas, especialmente en el campo de la Salud.  

Hasta pronto.

martes, 5 de febrero de 2013

REFLEXIÖN



HERMOSA REFLEXIÓN, REALIDAD Y COMPROMISO QUE TODOS TENEMOS ANTE LA VIDA Y LA SOCIEDAD.

lunes, 4 de febrero de 2013

CUANDO SE ES AUDITOR, NO BASTA SER, SI NO TAMBIÉN PARECER.




Sabía usted que la manera de comportarse  en las labores de auditoria, no solo  lo posiciona a usted como persona, también al grupo y a la firma que representa; veamos entonces, cuales serian las mejores maneras de parecer un auditor:


  1. La presentación personal, dice del cuidado y la importancia que le merece la entidad auditada.
  2. No presente al grupo a través de un oficio, hágalo personalmente ante la alta dirección, exponiendo en ella la capacidad, rol y perfil de todos y cada uno de quien integra el grupo auditor.
  3. Los oficios que se envíen a la entidad, sin importar el destinatario deben corresponder al mejor estilo como la auditoria actúa, de manera respetuosa, considerada pero exigente en su contenido y oportunidad de entrega.
  4. En relación con la información que se solicita, ésta debe ser la básica, necesaria y suficiente para  dar un juicio razonable sobre el objeto evaluado.
  5. De ejemplo de organización al interior del grupo de auditoría,  como modelo a replicar en la organización:
  6. No llegue tarde, procure salir después del horario de la organización.
  7. Solicite que lo carneticen para tener un identificación propia, mientras dura la comisión de trabajo.
  8. Mantenga una correspondencia propia de información enviada y recibida.
  9. Procure solicitar a la entidad ayuda logística mínima requerida.
  10. De un trato respetuoso a todos los niveles de la organización, cuidando de no emplear calificativos personales y poco profesionales.
  11. En todo momento y con el mayor rigor,  el trabajo de auditoría debe obedecer a un proceso debidamente planeado.
  12. Para obtener mayor seguridad y claridad sobre los hallazgos de auditoría, realice mesas de trabajo con el grupo auditor y con los responsables de los resultados obtenidos.
  13. La mejor manera de actuar en las diferentes áreas de la organización es, preparar con anticipación las guías o programas  de auditoría, con el fin de no improvisar y si de tener en cuenta todas las pruebas que pretende realizar.
  14. Recuerde que siempre se requiere la dirección de un líder experto, que  supervise el trabajo a desarrollar, con frecuente retroalimentación  e hilo conductor entre la organización y la auditoria.
  15. Los papeles de trabajo deben obedecer en su alistamiento y diligencia, a una metodología preconcebida, para que se constituyan en soportes legítimos de los hallazgos de auditoría.
  16. La calidad de las pruebas de auditoría y su observación integral, hace que los resultados sean más contundentes y el trabajo de auditoría sea reconocido y aprovechado por la entidad a través de acciones de mejoramiento.
  17. El Informe es el único valor agregado que produce  la auditoría; de su estilo, formalidad, materialidad, precisión, objetividad y respaldo depende la evaluación que la entidad dé a su labor,  sin importar los resultados positivos o negativos se obtenga producto de este examen.
  18. Ortografía, redacción,  elementos a considerar en todo momento en la comunicación escrita con la organización.
  19.  Permanente comunicación con la organización, el trabajo de auditoría es, para, sobre la organización, de tal suerte que ellos son los principales interesados en sus resultados.
  20. Finalmente, la información de la organización, hasta tanto no se formalice el informe definitivo, debe manejarse con confidencialidad y sigilo, cuidando de no incurrir en extralimitaciones,  so pena de acciones penales y civiles por la inobservancia de este principio fundamental. 
Hasta pronto.