Predica pero no aplica

“Hace mucho tiempo un hombre en estado de embriagues conducía su coche a alta velocidad. De repente, perdió el control del carro, se salió del trayecto y se precipitó contra un árbol del lugar, varias personas, al ver el accidente, corrieron al lugar y ayudaron a incorporarse al conductor.

El conductor no se podía parar de lo ebrio que estaba, y una de las personas que lo ayudaba al verlo en su estado, le dijo:

Pero Señor, es que usted no ha leído la nueva ley que saco el gobierno sobre los efectos perjudiciales del alcohol y las multas que se puede llevar si lo sorprenden manejando en ese estado?? Y el ebrio conductor, sin dejar de hipar, tartamudeó:

Yo soy el gobernador …”

Es frecuente observar que muchas debilidades detectadas por la auditoria en las empresas o entidades evaluadas son las mismas que la firma de auditoría presenta en su interior. Me estoy refiriendo a que si bien exigimos la implementación de un adecuado control interno en las organizaciones, son las firmas de auditoría como sus integrantes el ejemplo a seguir en esta materia.

Como una manera de reflexión a tener en cuenta y corregir en los organismos o entes de control, preguntémonos:

1. ¿El grupo auditor conoce la organización a evaluar en lo corporativo, administrativo, contable –financiero, económico, informático normativo y legal?
2. ¿El proceso auditor parte de un plan sistemático y ordenado de acuerdo al alcance de la auditoria y en relación con las actividades, tiempos, responsables y fundamentado en un análisis objetivo sobre actividades criticas y prioritarias de la organización?
3. ¿El talento humano del grupo auditor, es altamente comprometido y ético y cuenta con los perfiles adecuados y en relación con las funciones propias de lo encomendado?
4. ¿El Talento humano está plenamente entrenado y capacitado en relación con sus responsabilidades frente al proceso auditor?
5. ¿Es frecuentes la socialización y capacitación del grupo auditor?
6. ¿Los grupo de auditoría están liderados y supervisados por profesionales de reconocida experiencia?
7. ¿Las firmas de auditoría tienen implementado manuales de funciones, procesos y procedimientos, como guías de sus actuaciones y responsabilidades?
8. ¿Los entes u organismos de control tienen plenamente identificado los riesgos y formalizados a través de un programa de administración del riesgo?
9. ¿Los documentos contentivos/soportes de sus actuaciones en papeles de trabajo están debidamente referenciados, custodiados y archivados?
10. ¿Los integrantes del grupo auditor conocen el normograma tanto de la auditoria como de la entidad u organización?
11. ¿Existe suficiente disponibilidad en la asunción de auditorías simultáneas y en relación con número de profesionales y alcance?
12. ¿En los grupos de Auditoria se ejerce la supervisión permanente por parte de personal experimentado, es decir se práctica el autocontrol y la autogestión?
13. ¿Cuenta la Auditoria con programas y aplicativos propios que faciliten la manipulación y consulta de información sistematizada?
14. ¿Los sistemas de comunicación entre firma, grupo y organización auditada son permanentes, clara y directa?
15. ¿La comunicación con la organización es en forma escrita y formalizada?
16. ¿Los grupos de auditoría preparan guías o programas de auditoría y control interno, como una manera de no improvisar ante la administración?
17. ¿Los integrantes de la auditoria cumplen con rigor, horarios, citas y compromisos de trabajo con la administración?
18. ¿Los indicadores y metas propuestas son ambiciosas y redundan en mejor calidad del desempeño?
19. ¿Existe reconocimiento y posicionamiento de la auditoria ante la organización evaluada?
20. ¿Cuenta el grupo de auditoría con logística propia y suficiente para el desarrollo operativo del proceso auditor, que impida cual tipo de dependencia con el sujeto a evaluar?

“Aquellos que predican , juzgan y no aplican, tarde que temprano terminan siendo avergonzados por sus propios juicios y palabras ….” Anónimo.

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Catalogo de salvedades en auditoria

Me permito relacionar una serie de eventos que distorsionan la calidad de la información y conllevan a las firmas de auditoria a recomendar acciones de mejoramiento para direccionar los objetivos de las organizaciones.
Como punto de referencia en el ejercicio de auditoria y como una manera de conocerlas y no perderlas de vista al momento de realizar el ejercicio, a continuación relaciono las salvedades más comunes clasificadas por tipología.

De tipo administrativo.
• Carencia de manuales de procesos y procedimientos.
• Inadecuados perfiles del talento humano frente a las funciones y labores.
• Inexistencia de mapas de riesgos por los diferentes procesos.
• Archivos desorganizados, sin foliación e inadecuada custodia.
• Las áreas desconocen el normograma de su dependencia.
• Deficientes medidas de seguridad en el ingreso de personas ajenas a la organización.
• Inadecuada segregación de funciones.
• Inexistencia de inventarios físicos de manera periódica.
• Limitados proceso de inducción y capacitación.
• Sistemas de comunicación deficientes que imposibilitan la oportuna atención a los requerimientos de los clientes o usuarios.
• Desactualización /o poco aprovechamiento de los equipos de computación.
• Estilos de dirección cerrados que entorpecen y limitan la consecución de información.
• Excesivos trámites que dificultan la atención ágil de los usuarios o clientes.
• Excesiva represa de operaciones y registros que general desgaste administrativo.
• Planeación informal, sin metas e indicadores coherentes productos de estudios ligeros, carentes de compromiso.
• Deficientes programas de bienestar social.
• Recursos físicos obsoletos y sin adecuado mantenimiento.

De tipo económico
• Compra reiterada de elementos y suministros sin la concepción de un plan de compras.
• Inversiones temporales en empresas con alto riesgo.
• Exagerados montos de fondos en disponible, sin colocar en portafolio de inversiones- rentabilidad.
• Desgreño en el manejo y utilización de los servicios públicos.
• Desconocimiento de la memoria institucional, al momento de estimar proyectos y estudios.
• Plantas paralelas de personal.
• Tercerización de funciones propias de la entidad a través de contratos, sin suprimir cargos de planta.
• Limitado control en el vencimiento de inventarios (medicamentos, productos perecederos).
• Manejo de fondos, inversiones y bienes sin las pólizas de garantías necesarias.
• Sanciones por incumplimiento en las condiciones laborales.
• Limitada defensa de los intereses de la entidad.
• Exposición a multas por extemporaneidad en la entrega de información oficial.
• Uso indebido del parque automotor.
• Ausencia de controles automatizados en la generación de novedades de nómina.
• Viabilidad financiera de los contratos

De tipo contable- financiero
• Manejo del portafolio de inversiones sin considerar las oscilaciones del mercado de valores.
• Cartera de préstamos sin las garantías necesarias y coberturas suficientes.
• Ausencia de arqueos de cajas menores y tesorería.
• Cartera sin clasificar por edades para estimar provisiones.
• Sin avalúos técnicamente reconocidos sobre bienes inmuebles, que demuestren la verdadera situación patrimonial de la entidad.
• Inadecuadas políticas valuatívas de las inversiones, provisiones, depreciaciones, valorizaciones.
• Carencia de conciliación y confirmación con áreas fuente y/o usuario.
• Falta de rigor en el calendario de entrega de información a contabilidad para su consolidación.
• Exagerados procesos manuales de captura de información contable, aumentando la posibilidad de error.
• Profesionales de contaduría dedicados a la captura de información, desplazando la labor de análisis de cifras.
• Inoportunidad en el pago de aportes parafiscales.
• Utilización de la contabilidad de caja y no de causación.
• Contabilización acelerada de venta a largo plazo, con impacto en la utilidad del ejercicio.
• Afectación del resultado del ejercicio sin contabilizar apropiadamente los diferidos.
• Inapropiado control y registro de los ajustes por inflación de manera manual.
• Limitada cultura contable.
• Diferencia de saldos entre el área fuente y contabilidad.
• Partidas antiguas sin depurar.
• Saldos contrarios a la naturaleza de la cuenta.
• Registros sin soportes.

De tipo jurídico- legal.
• Inadecuada defensa de los intereses de la entidad ante los despachos judiciales por parte de los abogados externos.
• Excesivos procesos en cabeza de pocos abogados.
• Carencia de un sistema de información automatizado de los procesos a favor y a cargo.
• Inadecuado archivo de expedientes.
• Falta de interventoría y seguimiento sobre los abogados y los procesos.
• Limitada comunicación y retroalimentación entre la oficina jurídica y la entidad para erradicar las causas de los procesos judiciales.
• Falta de criterios para la causación de las contingencias por cuenta de los procesos.
• Inobservancia al proceso contractual.
• Fraccionamiento de contratos.
• Contratos sin registro y reserva presupuestal.
• Pólizas de cumplimiento y garantías sin la cobertura necesarias que respalden los contratos.
• Contratos sin liquidar.

Tipo informático.
• Procesos manuales y desgaste administrativo.
• Gestión aislada, poco integrada y coordinada, de los procesos administrativos y financieros.
• Sistema de información disperso, poco confiables y desactualizado.
• Inoportunidad en las decisiones
• Mayor tiempo de ciclos de procesos por falta de eliminación de tareas manuales.
• No existe Información en línea
• Aumento en los trámites internos
• Manejo permanente del papel en detrimento del medio ambiente.
• Registro de la información desde el área fuente a través de reprocesos y medios magnéticos.
• Descentralización en el manejo de datos maestros
• No se posibilita el control de los procesos en línea y en tiempo real.
• Sofware desactualizados y equipos arcaicos, con poca capacidad.
• Inadecuada custodia y seguridad de equipos.
• Carencia de Back up. de información clave.
• Inapropiado mantenimiento de equipos (Antivirus)
• Utilización de los equipos en labores distintas del objeto de la entidad.
• Inexistencia de claves de acceso sobre archivos reservados de la organización.
• Inexistencia de manuales de procesos y fuentes de información.

Hasta Pronto,

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La auditoria y el control interno

La Auditoria, a través del tiempo, se ha concebido como un ejercicio para evitar la corrupción y el fraude; también para conocer y revelar con independencia el estado del arte de las organizaciones, en procura de alertar sobre la pérdida de los objetivos previstos en su concepción.

Sin embargo las actuales prácticas no revisten los análisis integrales que generen valor agregado al sistema organizacional, y sus resultados antes que ser la manifestación independiente de los hallazgos en busca del mejoramiento, se limitan a cumplir un rol figurativo y en muchas ocasiones, tan solo cumplen con las disposiciones legales (que obligan su funcionamiento) obligatorias vigentes.

No es difícil descubrir, que ha pesar de la múltiple y reiterada vigilancia ejercida por los organismos de control del Estado como la Contraloría General de la República, Procuraduría General de la Nación, Revisorías Fiscales, Veedurías ciudadanas, Fiscalías, Superintendencias, entre otras, aún perdura y es mas crítica la situación de las entidades, permanentemente avocadas a procesos de liquidación y/o fusión por cuenta de debilidades criticas de índole administrativo, financiero y misional, por lo que se deduce que no es quien ejerce el proceso evaluador quien garantiza los resultados, si no la manera de su aplicación y la materialización de las recomendaciones como producto de su función auditora.

La importancia de poseer o implementar un sistema de control interno eficiente y eficaz al interior en las estructuras organizacionales, se ha establecido como un esquema obligatorio en la última década, debido a la trascendencia que implica medir la eficiencia y la productividad en el momento de implementarlos y ejecutarlos.; puesto que la connotación de control se centra en las actividades básicas que realizan las empresas, de ello se desprende su posicionamiento o mantenimiento en el mercado. Las organizaciones que mantengan y verifican las condiciones de control interno, en sus actividades técnicas, operativas, administrativas y financieras, permitirán conocer la situación real de las mismas,, de ahí su trascendencia e incidencia de tener una planificación que sea capaz de verificar que los controles se cumplan para darle una mejor visión sobre su gestión.

Puede afirmarse que una organización pública, que no aplique controles internos adecuados, corre el riesgo de tener desviaciones en sus operaciones, y por supuesto las decisiones tomadas no serán las más adecuadas para su gestión e incluso podría llevar a la misma a una crisis operativa y por ende administrativa, por lo que, se debe asumir una serie de consecuencias que perjudican los resultados de sus actividades.

Ha transcurrido más de quince años desde la Constitución de 1991 y la Ley 87 de 1993, en donde se aborda el tema de Control Interno como un sistema de control administrativo en procura que todas las actividades, operaciones y actuaciones, así como la administración de la información y los recursos de las entidades, se realicen de acuerdo con las normas constitucionales y legales vigentes dentro de las políticas trazadas por la dirección y en atención a las metas u objetivos previstos.

Sin embargo, es preocupante como las Entidades Públicas del Estado Colombiano aún presentan debilidades que generan altos niveles de Corrupción Administrativa, que dan al traste con importantes recursos, desmejoran la atención al usuario y contribuyen a que éstas desaparezcan y recaiga la responsabilidad en empresas privadas ávidas de generar utilidades en menoscabo de un eficiente servicio público.

Es claro que el modelo tiene su origen en normas y metodologías internacionales, donde su implementación de muchos años atrás ha dado a las organizaciones resultados positivos, pero dentro de un contexto cultural muy diferente al del Estado Colombiano, constituyéndose para ellos en un modelo de control administrativo por excelencia.

Lo anterior supone, fomentar la cultura del compromiso y sentido de pertenencia del talento Humano de las organizaciones a través del diseño e implementación del Código de ética y buen gobierno, el cual contenga como mínimo los principios y pautas que deben regir el actuar de una entidad y formar parte de la cultura organizacional de la misma.

Mas no se trata de formalizar en un documento el actuar institucional, sin no interiorizar y socializar la cultura organizacional en todos los que hace parte de ella sin distinciones y niveles, asociado a una serie de programas de capacitación, bienestar y seguridad social, que genere en el servidor público compromiso y sentido de pertenencia en pro de una mejor calidad de vida para el conglomerado.

Entonces, la operación de un sistema de control interno requiere del talento Humano la existencia de :

o Compromiso Institucional.
o Comportamiento ético.
o Cambio Cultural Profundo.
o Adecuados mecanismos de selección y administración de personal. (meritocracia).
o Manual de funciones y de requisitos mínimos por área y por cargo.
o Manuales de procesos y procedimientos.
o Perfiles especializados según objetivos y funciones del área.
o Responsabilidades por los resultados de su propia gestión.
o Escala jerárquica, líneas de autoridad precisas.
o Evaluación de desempeño del personal.
o Régimen de meritos y sanciones.
o Permanente capacitación.
o Controles inmersos en los procesos y procedimientos e intrínsecos al desarrollo de las funciones de todos los cargos de la entidad.
o Conocimiento de la Misión, Visión y Objetivos de la entidad como del área.
o Reglamento Interno
o Bienestar Social.
o Seguridad Social.
o Autocontrol y Autogestión.


Muchas gracias.

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La auditoria como medio o como fín.

De acuerdo con lo publicado recientemente por portafolio.com y el tiempo,…… “el año pasado, los hallazgos de las contralorías del país involucraron 3,8 billones de pesos. Pero, en el mismo año, los fallos emitidos solo apuntaban a la recuperación de 38.000 millones de pesos.

Según el auditor general de la república(sic), Iván Darío Gómez Lee, los hallazgos fiscales -la identificación de una desviación por parte de servidores públicos o particulares, que causan daño patrimonial al Estado, que hicieron en el 2009 las contralorías- incluyendo la General, representan una cuantía de 3,8 billones de pesos.

Gómez califica de "pésimo" el balance de las contralorías del país en su tarea de recuperar los dineros del erario como resultado de los procesos de responsabilidad fiscal que adelantan”.
Lo anterior y en relación con las notas y artículos publicados en www.auditool.org, link blog, reafirma, que la tarea de las auditoría y la practica del control interno, mas que detectar errores o desviaciones significativas de los recursos y bienes públicos (irrecuperables), es la de recomendar y perseverar para que de manera preventiva se apliquen controles que contengan y minimicen la comisión de este flagelo que desangra el patrimonio del estado y desestimúla la vocación tributaría de la ciudadanía.

Es paradójico, que al revisar los programas de estudio de la mayoría de universidades relacionados con ciencias económicas, administrativas y contables, se refleja la reducción sustancial de asignaturas relacionadas con el control, omitiendo proyectos integradores como la Auditoria y las finanzas, fundamentales e importantes en la concepción profesional para preservar y garantizar el manejo de los recursos públicos.

Lo anterior supone que, la práctica del control como nueva cultura, debe ser un referente de la educación superior, encaminada y comprometida con el desarrollo de la persona y con la realización de valores esenciales y con miras a la formación integral, la investigación y la participación de la comunidad universitaria en la vida política, cultural y socioeconómica de la nación; dentro de un contexto académico pero material dedicado a observar las necesidades arraigadas y severas que afronta el país, como es el caso de la corrupción y el ineficiente manejo de los recursos públicos, para que desde su competencia sean sus profesionales los forjadores de administraciones limpias, con comportamientos éticos, fundamentados esencialmente en una nueva cultura de lo que significa controlar.

Cuánto ha perdido Colombia? y cuánto tendremos mas que perder?, si no nos proponemos a aplicar modelos de control basado en prácticas de administración pública responsables y limpias, donde los recursos se inviertan en pos de fortalecer nuestra hacienda pública, que haga que los presupuestos de cada periodo encuentren las infraestructuras y los medios suficientes para obtener una educación, una vivienda, una salud… con calidad, objeto y misión del estado colombiano.

Nos hemos quedado en los informes de auditoria, desnudando en cada ejercicio las falencias y hallazgos negativos, como los descritos por el Auditor General de la Nación, sin que se tomen los proveídos necesarios, que mitiguen en gran proporción el motivo del desgreño como se manejan los recursos públicos y que en nada mejora la imagen nefasta y negativa con que se mira la función pública, y lo que es más vergonzoso sin que se tomen medidas oportunas y ejemplarizantes para aquellos que desangran las limitadas finanzas del estado, en perjuicio de los sectores más pobres y vulnerables de la nación.

Hagamos cuentas y podremos estimar que las desviaciones por éste flagelo en ineficiencia y corrupción, superarían en los últimos 15 años el actual presupuesto general de la nación- 2010, tasado a precios de hoy, en mas de 140 billones de pesos y no es una exageración.

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TIC, como componentes del control interno

Tradicionalmente, la comunicación se ha definido como "el intercambio de sentimientos, opiniones, o cualquier otro tipo de información mediante habla, escritura u otro tipo de señales”.

De otra parte, se considera la información como la materia prima de las organizaciones para poder actuar y resulta vital tenerla en cuenta para la toma acertada de decisiones gerenciales.

Comunicación: Al referirnos a la comunicación gerencial, ésta juega un papel primordial en el sistema de control interno de una organización, ya que por si sola presupone la coordinación en la divulgación y la interacción que se ejercerá para transmitir los planes, estrategias, políticas y demás instrucciones y tareas a realizar, a sus clientes tanto internos como externos.

Necesariamente, para que la comunicación sea efectiva, debe estar asociada a mecanismos que garanticen la divulgación ágil y directa hacia los diferentes grupos de interés tanto internos como externos, a través de los medios de comunicación (radio, televisión, prensa, revistas, Internet, correos electrónicos internos, etc.)

Información: En relación con los sistemas y los medios de información, no son menos importantes como quiera que a través de ellos se soporta y es el insumo para planear y generar acciones de operación y como medio para tomar decisiones de tipo financiero, económico y de servicios.

Es importante identificar la clase de información que se produce y se procesa hacia el interior de las organizaciones. Una información primaria, relacionada con los datos provenientes de los usuarios y clientes y una información secundaria, como resultados de las operaciones financiera, administrativas, y jurídicas de la organización, como son los estados financieros, presupuestos, planes, correspondencia, quejas y reclamos, entre otros; lo anterior, procesado a través de sistemas de información compuesto por recursos tecnológicos y humanos produce el tipo de información que se requiere.

No es un secreto como a través del tiempo, las finanzas del estado han sido manejadas improvisadamente, si se tiene en cuenta la información poco confiable que se capturaba y se publicaba a través de estados financieros y presupuestos carentes de datos fidedignos, por lo que la opinión de los organismos de control sobre la información financiera era de abstención, negación o con salvedades, lo cual no garantizaba los resultados y menos la eficiencia, eficacia y economía con el cual se manejaban los recursos.

En la última década la calidad de la información ha mejorado ostensiblemente, proporcionando unos datos con mayor precisión y agilidad, por lo que conviene mantenerse actualizado ante los cambios y avance de la telemática e informática.

Sin duda la tecnología ha contribuido a mejorar y agilizar enormemente la calidad del servicio, pero para el caso que nos ocupa, ha proporcionado controles adicionales y automatizados que bien direccionados proporcionan ventajas como las que a continuación se relacionan:

 Videoconferencias.
 Capacitación y socialización virtual.
 Mayor cobertura de información a los usuarios o clientes.
 Mayor divulgación de su imagen y servicios.
 Facilidades en la atención y servicio al cliente.
 Oportunidad en la consolidación y divulgación de informes oficiales.
 Gran cantidad de puntos para pagos y transacciones.
 Adopción de un solo lenguaje de comunicación.
 Agilidad en los procesos.
 Menos riesgo de error por operación manual.
 Menos espacio físico en el archivo de documentación e información soporte.
 Traslado de información en red de filiales y/o sucursales.
 Limitación en la adopción de criterios sujetivos de sus operadores.
 Menor desgaste operativo.
 Controles inmersos en los procesos.
 Controles automáticos.
 Reducción de trámites.
 Mayor seguridad.
 Validación automática.
 Información conocida por los clientes y usuarios. Extractos, historias laborales,
 Procesos estandarizados
 Gestión integrada y coordinada de los procesos administrativos y financieros.
 Sistema de información único, confiable y actualizado.
 Oportunidad en las decisiones
 Reducción de tiempos de ciclos de procesos por eliminación de tareas manuales
 Reducción de trámites internos
 Manejo de información desde el sistema y no en papel
 Registro de la información desde el área fuente.
 Centralización del manejo de datos maestros.
 Control de los procesos en línea y en tiempo real.

CUESTIONARIO PARA EVALUAR LA CALIDAD DEL CONTROL INTERNO DE ESTOS COMPONENTES. SI NO n/a Comentarios
Comunicación organizacional:

-Se determina claramente la información que será comunicada a los Servidores Públicos de la Entidad?
-Están establecidas las responsabilidades de comunicación interna que cada Servidor Público tiene con los demás Servidores para el ejercicio de sus cargos?
-Son pertinentes y oportunos los procesos de divulgación de los propósitos, estrategias, planes, políticas y manera de llevarlos a cabo?
-Las partes interesadas adquieren comprensión sobre los propósitos de la Entidad a partir de los procesos de comunicación interna?

Comunicación informativa:
-Se tienen definidas las partes interesadas externos a quienes se tiene la obligación de comunicar los proyectos, su ejecución y los resultados obtenidos por la Entidad?
-Se tiene definida la información que será comunicada a cada uno de los públicos identificados?
-Están establecidas claramente las responsabilidades de Comunicación externa en cada uno de los procesos y actividades que configuran la operación de la Entidad?
-Se evalúa la utilidad, oportunidad y confiabilidad de la información que ha de ser comunicada a los públicos externos?
-Los procesos de Rendición de la Cuenta a los organismos de control del Estado son pertinentes y oportunos?

Medios de comunicación:
-Existe la responsabilidad por el manejo de los Medios de Comunicación para que satisfagan los fines perseguidos por la Comunicación Organizacional?
-Los medios de comunicación utilizados son coherentes con los propósitos de Comunicación Externa?
-Se mide la efectividad de los Medios de Comunicación sobre los públicos externos?
Se mide la efectividad de los Medios de Comunicación sobre los públicos internos?
Las diferentes instancias de la Entidad le dan un apropiado manejo a los Medios de Comunicación?

Información primaria:
-Existe cultura para obtener la información relacionada con el entorno, la comunidad y demás grupos de interés?
-Se cumple con la normatividad vigente sobre la existencia de medios que permitan recibir, procesar y dar respuesta a la comunicación y partes interesadas en forma eficiente y oportuna?
-Existen medios efectivos que permiten recibir, manejar y dar respuesta a las quejas y reclamos de los grupos de interés?
-La Información Primaria es tenida en cuenta por los Servidores Públicos para la implementación de las acciones y decisiones organizacionales?

Información secundaria:
-Existen fuentes de Información Secundaria debidamente determinadas y canalizadas para el logro de los objetivos institucionales?
-La totalidad de los procesos/subprocesos de la Entidad contemplan las salidas de información necesaria a los grupos de interés internos y externos?
-La Información Secundaria se divulga y socializa entre los servidores de la Entidad?
-La Información Secundaria se utiliza en la rendición de cuentas e información a los diferentes grupos de interés?
-La información secundaria se presenta de manera razonable y es útil para la toma de decisiones gerenciales.

Sistemas de información:
-Existen sistemas de información que canalizan la información que se genera a nivel institucional y la administran adecuadamente para su posterior utilización?
-Los Sistemas de Información son utilizados por los Servidores Públicos para cumplir de manera eficiente sus responsabilidades en relación con la función de la Entidad?
-Los Servidores Públicos conocen los Sistemas de Información que posee la Entidad?
-La información generada por los Sistemas de Información cumple con los parámetros de calidad requeridos?

Fuente: Guías DAFP.

Hasta pronto.

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La atención al usuario, reto del control interno

“El usuario es la razón de ser de cualquier organización, y por ello debe ocupar el primer puesto en importancia dentro de un adecuado sistema de control interno”.

• Propender por buscar un alto índice de satisfacción a nuestros clientes, disminuyendo las quejas y reclamos y proyectando una imagen de respaldo, seguridad y confianza a los usuarios reales y potenciales.

• Oír la voz del cliente y conocer sus necesidades y expectativas con respecto al servicio que recibe de la organización.

• Contar con adecuados sistemas de informática y telemática.

• Funcionarios capacitados para brindar atención con calidad, oportunidad y comprometidos con los valores y la razón de ser de la institución.

• Adecuados sistemas de administración de quejas y reclamos.
.
• Número suficiente de puntos de atención al usuario.

Quejas y reclamos.

“Las quejas y reclamos a las organizaciones son la declaración de la no satisfacción de las expectativas de los usuarios. El reclamo implica un elemento adicional y es la necesidad del usuario de expresar que además de estar inconforme de acuerdo a sus expectativas, la organización le adeuda algún elemento o servicios”

Una de las formas de establecer sí el sistema de control interno de una organización es débil es observando la magnitud y criticidad de las quejas y reclamos de los usuarios.

Por lo general una queja o reclamo supone la falta de controles o de procedimientos idóneos que a la postre genera desgaste administrativo y pérdida de imagen para la organización. Por lo tanto, la entidad requiere la adopción de un sistema de quejas con calidad para responder al usuario, el cual se convierta en motor de mejoramiento institucional y forma de evitar problemas normativos en caso de no responder oportunamente la materia objeto de reclamación.

La ventanilla única de correspondencia permite Implementar una herramienta para recepcionar de manera ordenada y cronológica las quejas de la ciudadanía, en un archivo o bases de datos único, que además de generar el control de ingreso de la correspondencia así como su posterior respuesta; propicia su reparto según el tema o causa de la petición, y lo que es mas importante dentro de los términos de Ley.

Es importante recalcar la importancia de contar con un aplicativo sistematizado en el lugar de recepción, el cual además de proporcionar agilidad y seguridad al proceso, aporte una serie de variables de memoria institucional, que como se dijo facilite cuantificar y cualificar la clase de quejas que en su conjunto direccionen y detecten acciones de mejoramiento sobre los procesos, actividades, áreas y actuaciones de los servidores públicos objeto de atención.

En éste aspecto juega un papel relevante la ciudadanía quien se constituye el primer gestor del autocontrol, como receptor primario de los servicios y como veedor de las actuaciones administrativas en términos de calidad del servicio que reciben.

Recuerde: “El usuario o cliente es el control social de las instituciones, y es él, la verdadera razón de ser de las organizaciones”.

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Como administrar el riesgo?

El riesgo es toda posibilidad de ocurrencia de un hecho que puede entorpecer el normal desarrollo de las funciones de una entidad o empresa y le impiden el logro de sus objetivos.”

Son muchos los modelos y conceptos que apuntan hoy en día, ha resguardar los objetivos de las empresas públicas y privadas a través de la administración del riesgo, esto es, prevenir mediante la implementación de procedimientos de control, eventos futuros que por lo general afectan de manera significativa los fondos, bienes y administración de las organizaciones.
La administración del riesgo en términos sencillos, se entiende como la aplicación de estrategias que posibiliten a las empresas disminuir o por lo menos mitigar los costos que ante ciertos eventos se ven incursas.

Para ello es necesario, investigar e identificar las fuentes o causas de riesgo; estimar la probabilidad y evaluación de su impacto o efecto; planificar las estrategias y procedimiento de control de los mismos; y la aplicación optima de esas estrategias en presencia de incertidumbre.
Clasificación del riesgo (Fuente DAFP) Durante el proceso de identificación del riesgo se recomienda clasificarlos teniendo en cuenta los siguientes conceptos:

Riesgo Estratégico:
Se asocia con la forma en que se administra la entidad. El manejo del riesgo estratégico se enfoca a asuntos globales relacionados con la misión y el cumplimiento de los objetivos estratégicos, la clara definición de políticas, diseño y conceptualización de la entidad por parte de la alta gerencia.

Riesgos Operativos:
Comprende los riesgos relacionados tanto con la parte operativa como con la técnica de la entidad, incluye riesgos provenientes de deficiencias en los sistemas de información, en la definición de los procesos, en la estructura de la entidad, la desarticulación entre dependencias, lo cual conduce a ineficiencias, oportunidades de corrupción e incumplimiento de los compromisos institucionales.

Riesgos Financieros:
Se relacionan con el manejo de los recursos de la entidad, que incluye la ejecución presupuestal, la elaboración de los estados financieros, los pagos, manejos de excedentes de tesorería y el manejo sobre los bienes de cada entidad. De la eficiencia y transparencia en el manejo de los recursos, así como de su interacción con las demás áreas, dependerá en gran parte el éxito o fracaso de toda entidad.

Riesgos de Cumplimiento:
Se asocian con la capacidad de la entidad para cumplir con los requisitos legales, contractuales, de ética pública y en general con su compromiso ante la comunidad.

Riesgos de Tecnología:
Se asocian con la capacidad de la entidad para que la tecnología disponible satisfaga lsu necesidades actuales y futuras y soporte el cumplimiento de la misión.

La administración del riesgo en las instituciones del estado, requiere de un desarrollo homogéneo y coherente, es decir que no basta con lo actuado por muchos organismos donde han dedicado sus esfuerzos a construir la herramienta a través del contexto estratégico, identificación y análisis del riesgo, sin que exista políticas y la valoración de los mismo; lo anterior significa que la implementación de éste importante componente del modelo, es efectivo en la medida de aplicación y valoración éste en función de los resultados y la prevención y mitigación del riesgo.

El contexto estratégico de las organizaciones que determina la relación de la entidad con el entorno y controla el primer nivel de exposición del riesgo en la entidad pública, no siempre es fácilmente identificable, propicia frente a la evaluación un comportamiento insuficiente producto de las diferentes circunstancias internas y externas que pueden generar eventos de riesgo, no siempre predecibles pero básico en la identificación y análisis del riesgo.

La política de adopción de la administración del riesgo por parte de los administradores de las organizaciones públicas no siempre es adoptada mediante un manual de procesos y procedimientos internos a través de acto administrativo, que fije los mecanismos y criterios uniformes y estandarizados en la construcción de los mapas de riesgo. De la misma manera, para fortalecer la administración del riesgo se debe identificar en primer lugar aquellos riegos que directamente lesiona y afecta los objetivos institucionales, son las dependencias en cabeza del dueño del proceso, quien con el concurso de la oficina de planeación, deben identificar y analizar los riegos inherentes; por lo tanto los mapas como el liderazgo de la administración del riesgo no es una labor inherente a las oficinas de control interno, como comúnmente se esta entendiendo y asumiendo.

Los mapas de riesgo deben ser presentados formalmente a los representantes legales de las organizaciones y sobre ellos se debe realizar seguimiento permanente, con el fin de valorar su aplicabilidad y efecto de mitigación que los controles han originado en el proceso.

Es a través de la administración del riesgo, donde las organizaciones del Estado deben propiciar actividades y controles tendientes a la prevención y mitigación que generan eventos, entre otros, de corrupción administrativa y donde el talento humano desempeña un papel relevante en su diseño, construcción e implementación.

Reflexión: “El riesgo se puede predecir y controlar, así nos evitamos dolores de cabeza”.

Hasta Pronto.

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El Control Interno Contable, herramienta esencial de las entidades públicas.

“Proceso que bajo la responsabilidad del representante legal o máximo directivo de la entidad contable pública, así como de los directivos de primer nivel responsables de las áreas contables, se adelanta en las entidades y organismos públicos, con el fin de lograr la existencia y efectividad de los procedimientos de control y verificación de las actividades propias del proceso contable, capaces de garantizar razonablemente que la información financiera, económica, social y ambiental cumpla con las características de confiabilidad, relevancia y comprensibilidad”. (CGN)

El área contable, fue una de las dependencias en las entidades públicas que por mucho tiempo se trato y se considero como de segundo nivel, donde su protagonismo dentro de la organización se limitaba a registrar operaciones que en nada contribuían a proporcionar información fiable sobre las operaciones de la entidad y mas se presentaba como una función figurativa dentro de la estructura , pero sin la responsabilidad básica en términos financieros, económicos y sociales; hay que recordar que no hace una década, muchas entidades públicas no llevaban contabilidad.

Sin embargo la ley 87 de 1993, en el inciso e) en el acápite de sus objetivos establece: “Asegurar la oportunidad y confiabilidad de la información de sus registros”. Instrucción que fue caracterizada en la misma ley en articulo 3, que establece: "Son Características del Control Interno las siguientes: a) El Sistema de Control Interno forma parte integrante de los sistemas contables, financieros, de planeación, de información operacionales de la respectiva entidad”.

A partir de este precepto la información contable comienza a observarse como un instrumento necesario y vital como indicador para tomar decisiones gerenciales en aras de propiciar una labor de proyección organizacional y coherente con los objetivos y metas institucionales.

Según los reportes de la Contraloría General de la República, la opinión sobre la razonabilidad a los estados financieros de las entidades públicas consolidados y reflejados en el Balance General de la Nación, ha mejorado ostensiblemente al pasar de dictámenes negativos de muchos años a dictámenes con salvedades, considerando la gran proporción de entidades que presentan dictámenes limpios; indicador positivo ante la tarea de concientización emprendida en torno a la cultura contable y a programas de saneamiento y depuración sobre la información, que ha ayudado a tener mayor certeza sobre las cifras de las finanzas del estado.


1996 Negativo
1997 Negativo
1998 Negativo
1999 Negativo
2000 Negativo
2001 Negativo
2002 Negativo
2003 Razonable con salvedades
2004 Razonable con salvedades
2005 Razonable con salvedades
2006 Razonable con salvedades
2007 Razonable con salvedades
2008 Razonable con salvedades
2009 Razonable con salvedades


“Cada seis (6) meses después de concluido el año fiscal, el Gobierno Nacional enviará al Congreso el Balance de la Hacienda auditado por la Contraloría General de la República, para su conocimiento y análisis”. (Art. 354 C.N.).

Producto de las evaluaciones al sistema de control interno contable, se pudo determinar cómo las entidades presentaron debilidades que una vez monitoreada y puesta a través de planes de mejoramiento han proporcionado mayor confiabilidad y razonabilidad sobre las cifras en los estados financieros.

Hallazgos:

Por cuenta de registros.

o Excesivas notas debito y crédito en el disponible sin conciliar y depurar (partidas de vieja data).
o Inversiones temporales sin la debida actualización contable.
o Deudores varios, sin una gestión de cobro suficiente y sin provisión de acuerdo con la edad.
o Avances y anticipos antiguos sin legalizar.
o Inventarios para la venta vencidos y sin provisión.
o Bienes recibidos en dación en pago inservibles.
o Muebles y equipo obsoletos sin procesos de baja.
o Registro de propiedades, planta y equipo sin documentos legalizados, (Títulos, escrituras etc.).
o Depreciaciones globalizadas.
o Propiedades sin valorización o sin avalúos técnicamente realizados.
o Cuentas por pagar sin soportes.
o Carencia de conciliación y confirmación con áreas fuente y/o usuario, (cuentas por cobrar y por pagar).
o Saldos contrarios a la naturaleza de la cuenta.
o Partidas antiguas sin depurar.
o Diferencia de saldos entre el área fuente y contabilidad.
o Registros sin soportes
o Inoportunidad en el pago de aportes parafiscales.
o Utilización de la contabilidad de caja y no de causación.
o Contabilización acelerada de venta a largo plazo, con impacto en la utilidad del ejercicio.
o Afectación del resultado del ejercicio sin contabilizar apropiadamente los diferidos.
o Sin catalogo de cuentas unificado.
o Notas a los estados financieros incompletas.

Por cuenta del control interno:

• Falta de rigor en el calendario de entrega de información a contabilidad para su consolidación.
• Exagerados procesos manuales de captura de información contable, aumentando la posibilidad de error.
• Profesionales de contaduría dedicados a la captura de información, desplazando la labor de análisis de cifras.
• Limitada cultura contable en las áreas fuentes de información.
• Limitada capacitación y socialización.
• Talento Humano limitado, sin perfil e inestable.
• Equipos desactualizados y limitados.
• Archivos desorganizados.
• Manuales desactualizados y poco socializados.
• Débil programación en el reporte de informes oficiales.
• Mapas de riesgo sin concebir.
• Limitada comunicación entre contabilidad y áreas usuarias internas y externas.
• Normatividad dispersa y poco socializada.
A manera de guía, anexo encuesta para evaluar el sistema de control interno contable, propuesta por la Contaduría General de la Nación para las entidades del estado.
EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO CONTABLE

CALIFICACIÓN OBSERVACIONES
1 CONTROL INTERNO CONTABLE
1.1 ETAPA DE RECONOCIMIENTO
1.1.1 IDENTIFICACIÓN
1 Se tienen debidamente identificados los productos del proceso contable que deben suministrarse a las demás áreas de la entidad y a los usuarios externos?
2 Se tienen debidamente identificados los productos de los demás procesos que se constituyen en insumos del proceso contable?
3 Se tienen identificados en la entidad los procesos que generan transacciones, hechos y operaciones y que por lo tanto se constituyen en proveedores de información del proceso contable?
4 Existe una política mediante la cual las transacciones, hechos y operaciones realizados en cualquier dependencia del ente público, son debidamente informados al área contable a través de los documentos fuente o soporte?
5 Se cumple la política mediante la cual las transacciones, hechos y operaciones realizados en cualquier dependencia del ente público, son debidamente informados al área contable a través de los documentos fuente o soporte?
6 Los hechos financieros, económicos, sociales y ambientales realizados por la entidad contable pública son de fácil y confiable medición monetaria?
7 Las cifras existentes en los estados, informes y reportes contables se encuentran soportadas con el documento idóneo correspondiente?
8 Son adecuadas y completas las descripciones que se hacen de las transacciones, hechos u operaciones en el documento fuente o soporte?
9 Las personas que ejecutan las actividades relacionadas con el proceso contable conocen suficientemente las normas que rigen la administración pública?
10 Las personas que ejecutan las actividades relacionadas con el proceso contable conocen suficientemente el Régimen de Contabilidad Pública aplicable para la entidad?
11 Los hechos financieros, económicos, sociales y ambientales que han sido objeto de identificación están soportados en documentos idóneos y de conformidad con la naturaleza de los mismos?
12 Los documentos fuente que respaldan los hechos financieros, económicos, sociales y ambientales contienen la información necesaria para realizar su adecuada identificación?
13 Los hechos financieros, económicos, sociales y ambientales que han sido objeto de identificación fueron interpretados de conformidad con lo establecido en el Régimen de Contabilidad Pública?

1.1.2 CLASIFICACIÓN
14 Los hechos financieros, económicos, sociales y ambientales llevados a cabo en los procesos proveedores de la entidad han sido incluidos en el proceso contable?
15 Los hechos financieros, económicos, sociales y ambientales realizados por la entidad contable pública son de fácil y confiable clasificación en el Catálogo General de Cuentas?
16 Son adecuadas las cuentas utilizadas para la clasificación de las transacciones, hechos u operaciones realizadas por la entidad contable pública?
17 La clasificación de las transacciones, hechos y operaciones corresponde a una correcta interpretación tanto del marco conceptual como del Manual de Procedimientos del Régimen de Contabilidad Pública?
18 El Catálogo General de Cuentas utilizado para la clasificación de los hechos financieros, económicos, sociales y ambientales, corresponde a la última versión publicada en la página web de la Contaduría General de la Nación?
19 Son adecuadas las cuentas y subcuentas utilizadas para la clasificación de las transacciones, hechos u operaciones realizadas ?
20 Se elaboran y revisan oportunamente las conciliaciones bancarias para establecer los valores objeto de clasificación, registro y control del efectivo?
21 Se ejecutan periodicamente conciliaciones de saldos recíprocos con otras entidades públicas?

1.1.3 REGISTRO Y AJUSTES
22 Se realizan periodicamente conciliaciones y cruces de saldos entre las áreas de Presupuesto, Contabilidad, Tesorería, y demás áreas y/o procesos de la entidad?
23 Se realizan periodicamente tomas físicas de bienes, derechos y obligaciones y se confronta con los registros contables para hacer los ajustes pertinentes?
24 Las cuentas y subcuentas utilizadas revelan adecuadamente los hechos, transacciones u operaciones registradas?
25 Se hacen verificaciones periodicas para comprobar que los registros contables se han efectuado en forma adecuada y por los valores correctos?
26 Se efectúan los registros contables en forma cronológica y guardando el consecutivo de los hechos, transacciones u operaciones realizadas, cuando a este último haya lugar?
27 Se generan listados de consecutivos de documentos para hacer verificaciones de completitud de registros?
28 Se conoce y aplica los tratamientos contables diferenciales existentes entre entidades de gobierno general y empresas públicas?
29 El proceso contable opera en un ambiente de sistema de integrado de información y este funciona adecuadamente?
30 Son adecuadamente calculados los valores correspondientes a los procesos de depreciación, provisión, amortización, valorización, y agotamiento, según aplique?
31 Los registros contables que se realizan tienen los respectivos documentos soportes idoneos?
32 Para el registro de las transacciones, hechos u operaciones se elaboran los respectivos comprobantes de contabilidad?
33 Los libros de contabilidad se encuentran debidamente soportados en comprobantes de contabilidad?

1.2 ETAPA DE REVELACIÓN
1.2.1 ELABORACIÓN DE ESTADOS CONTABLES Y DEMÁS INFORMES
34 Se elaboran y diligencian los libros de contabilidad de conformidad con los parámetros establecidos en el Régimen de Contabilidad Pública?
35 Las cifras contenidas en los estados, informes y reportes contables coinciden con los saldos de los libros de contabilidad?
36 Se efectúa el mantenimiento, actualización y parametrización necesarios para un adecuado funcionamiento del aplicativo utilizado para procesar la información?
37 Se elaboran oportunamente los estados, informes y reportes contables al representante legal, a la Contaduría General de la Nación, a los organismos de inspección, vigilancia y control, y a los demás usuarios de la información?
38 Las notas explicativas a los estados contables cumplen con las formalidades establecidas en el Régimen de Contabilidad Pública?
39 El contenido de las notas a los estados contables revela en forma suficiente la información de tipo cualitativo y cuantitativo físico que corresponde?
40 Se verifica la consistencia entre las notas a los estados contables y los saldos revelados en los estados contables?
1.2.2 ANÁLISIS, INTERPRETACIÓN Y COMUNICACIÓN DE LA INFORMACIÓN
41 Se presentan oportunamente los estados, informes y reportes contables al representante legal, a la Contaduría General de la Nación, y a los organismos de inspección, vigilancia y control?
42 Se publica mensualmente en lugar visible y de fácil acceso a la comunidad el balance general y el estado de actividad financiera, económica, social y ambiental?
43 Se utiliza un sistema de indicadores para analizar e interpretar la realidad financiera, económica, social y ambiental de la entidad?
44 La información contable se acompaña de los respectivos análisis e interpretaciones que facilitan su adecuada comprensión por parte de los usuarios?
45 La información contable es utilizada para cumplir propósitos de gestión?
46 Se asegura la entidad de presentar cifras homogeneas a los distintos usuarios de la información?

1.3 OTROS ELEMENTOS DE CONTROL
1.3.1 ACCIONES IMPLEMENTADAS
47 Se identifican, analizan y se le da tratamiento adecuado a los riesgos de índole contable de la entidad en forma permanente?
48 Existe y funciona una instancia asesora que permita gestionar los riesgos de índole contable?
49 Se realizan autoevaluaciones periódicas para determinar la efectividad de los controles implementados en cada una de las actividades del proceso contable?
50 Se han establecido claramente niveles de autoridad y responsabilidad para la ejecución de las diferentes actividades del proceso contable?
51 Las políticas contables, procedimientos y demás prácticas que se aplican internamente se encuentran debidamente documentadas?
52 Los manuales de políticas, procedimientos y demás prácticas contables se encuentran debidamente actualizados, y sirven de guía u orientación efectiva del proceso contable?
53 Se evidencia por medio de flujogramas, u otra técnica o mecanismo, la forma como circula la información a través de la entidad y su respectivo efecto en el proceso contable de la entidad?
54 Se ha implementado y ejecuta una política de depuración contable permanente y de sostenibilidad de la calidad de la información?
55 Los bienes, derechos y obligaciones se encuentran debidamente individualizados en la contabilidad, bien sea por el área contable o en bases de datos administradas por otras dependencias?
56 Los costos históricos registrados en la contabilidad son actualizados permanentemente de conformidad con lo dispuesto en el Régimen de Contabilidad Pública?
57 Se cuenta con un área contable debidamente estructurada de conformidad con la complejidad, desarrollo tecnológico y estructura organizacional de la entidad?
58 Los funcionarios involucrados en el proceso contable cumplen con los requerimientos técnicos señalados por la entidad de acuerdo con la responsabilidad que demanda el ejercicio de la profesión contable en el sector público?
59 Se ha implementado una política o mecanismo de actualización permanente para los funcionarios involucrados en el proceso contable y se lleva a cabo en forma satisfactoria?
60 Se producen en la entidad informes de empalme cuando se presentan cambios de representante legal, o cambios de contador?
61 Existe una política para llevar a cabo en forma adecuada el cierre integral de la información producida en todas las áreas o dependencias que generan hechos financieros, económicos, sociales y ambientales?
62 Los soportes documentales de los registros contables se encuentran debidamente organizados y archivados de conformidad con las normas que regulan la materia?

RESULTADOS DE LA EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO CONTABLE


RANGOS DE INTERPRETACIÓN DE LAS CALIFICACIONES O RESULTADOS OBTENIDOS

RANGO CRITERIO
1.0 – 2.0 INADECUADO

2.0 – 3.0 (no incluye 2.0) DEFICIENTE

3.0 – 4.0 (no incluye 3.0) SATISFACTORIO

4.0 – 5.0 (no incluye 4.0) ADECUADO

Fuente: CNG
Hasta pronto,

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La importancia de las notas explicativas de los estados financieros en el proceso auditor.

“En términos generales, las notas a los estados financieros son explicaciones que amplían el origen y significado (sic) de los datos y cifras que se presentan en dichos estados, proporcionan información acerca de ciertos eventos económicos que han afectado o podrían afectar a la entidad y dan a conocer datos y cifras sobre la repercusión de ciertas reglas particulares, políticas y procedimientos contables y de aquellos cambios en los mismos de un período a otro.

Debido a lo anterior, las notas explicativas a que se ha hecho referencia forman parte de los estados financieros. El artículo 115 de la regulación contable colombiana establece las revelaciones mínimas que un ente económico debe realizar a través de las notas a los estados financieros”. (Javier Alonso Carvalho, ECOE, 2008.)

Habíamos anotado en una de nuestras entregas, lo relevante que es el conocimiento pleno e integral de la organización objeto de auditoria, como etapa clave del proceso Auditor; de ahí que las notas explicativas a los estados financieros (NOTAS) es la mayor aproximación que se puede tener para conocer la organización a través de los estados financieros, que al fin y al cabo son el reflejo de los hechos económicos de la entidad en su conjunto.

Las NOTAS por ser parte integral de lo estados financieros, son revelaciones primarias que de no considerarse, requeriría al grupo auditor extenuantes sesiones con la administración para entender y conocer las actividades realizadas, y lo que es mas relevante, no poder precisar las limitaciones que ciertas cuentas, procesos y actividades registra la entidad objeto de auditoría.

La importancia de revisar las NOTAS radica en agilizar el tiempo de que dispone el grupo auditor para el desarrollo de la respectiva auditoría y proporcionar los lineamientos para direccionar las etapas de planeación y ejecución hacía los procesos críticos y relevantes de la organización.

Sin duda las NOTAS en su parte inicial proporciona evidencias sobre la naturaleza de la entidad, creación, y referentes normativos y jurídicos; sus políticas, sistema y practicas contables, para entrar a detallar los diferentes rubros que hacen parte de los estados financieros, que ubican a la auditoria sobre el tipo de entidad a evaluar, desde lo contable, administrativo y financiero.

Las NOTAS descritas y detalladas por cuentas de balance y resultados, propicia el diseño de los papeles de trabajo consecuente con prácticas y técnicas de auditoria para cada rubro, dentro de un proceso sistemático y ordenado.

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Programas de auditoria- Resolución del proceso auditor.

Los programas de Auditoria son guías detalladas sobre los procedimientos y pruebas a realizar y la extensión de las mismas para cumplir con los objetivos y propósitos de la auditoria.

Son elaboradas por el auditor responsable de su aplicación, además sirven como medio de control para la adecuada ejecución y supervisión de la auditoria.

Su elaboración requiere de un amplio conocimiento de la entidad, área, proceso, cuenta o actividad objeto de examen, por lo que su diseño se realiza con anticipación, en la etapa de planeación de la auditoria, y debe ser de contenido flexible y sencillo. Además de tener en cuenta normas y técnicas de auditoria, experiencias de anteriores auditorias y experiencias de terceros, entre otras, como:

–Lo que se examina sea relevante y guarde correspondencia con hechos ciertos y de calidad.
–Las pruebas que se pretender realizar sean suficientes en términos de cantidad, para evitar que se llegue a juicios o conceptos subjetivos o erróneos.
–Las pruebas solicitadas busquen obtener evidencia sobre la idoneidad del control interno.
–Direccionadas a realizar pruebas sustantivas, esto es, examinar las transacciones y la información producida por la entidad bajo examen, aplicando técnicas de auditoria, con el objeto de validar las afirmaciones y para detectar las distorsiones materiales contenidas en los estados financieros, procesos etc……
–Induzca al auditor a realizar procedimientos de inspección, (documental o física), observación, indagación mediante entrevistas, confirmación, cálculos, procedimientos analíticos, comprobación o comparación ( Conciliación, circularización etc.).

Estos programas no son estáticos y por el contrario deben ser actualizados permanentemente en razón al cambio de los procesos, la normatividad, las estructuras, el tipo de entidad, constituyéndose en un documento especializado sobre la labor objeto a examen.

Los programas de auditoria y sus resultados se desarrollan y hacen parte integral de los papeles de trabajo, dada cuenta que a través de marcas y referencias se indica la ubicación y prueba realizada , proporcionando metodológicamente una organización sobre los soportes contentivos de los hallazgos.

Los programas de auditoría, llamados también descripción de los procedimientos paso a paso del quehacer auditor, deben ir acompañados de cuestionarios de control interno, los que de alguna manera proporcionan el ambiente de control que la organización, área, o proceso presenta al momento de la auditoria; cuestionario que resuelto direcciona de alguna manera la criticidad o normalidad de lo evaluado, lo cual debe ser corroborado con pruebas sustantivas y de cumplimiento, anotadas en los programas respectivos.

A manera de ejemplo a continuación represento dos guías contentivas de la cuenta del efectivo, una relacionada con el cuestionario de control interno y la otra con los procesos y procedimientos a realizar a la cuenta:

EFECTIVO

CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO

CUESTIONARIO SI NO N.A OBSERVACIONES
1- Existen manuales de procedimientos ?
2- Los manuales de procedimientos son evaluados y actualizados periódicamente.
3- Las funciones de los responsables del manejo de efectivo son independientes de las del grupo?
4- La apertura de las cuentas bancarias y firmas responsables son debidamente autorizadas?
5- Los encargados del manejo de cajas menores son independientes al tesorero?
6- Existen mecanismos que garanticen:
-Los procedimientos existentes para desembolso?
-Un adecuado control de las operaciones?
-Un correcto registro de las transacciones ?
7- Los fondos recaudados a través de caja general se consignan a más tardar al día siguiente del recaudo ?
8- En la misma forma como se recibieron (efectivo o cheque)?
9- Las cuentas bancarias son conciliadas oportunamente por funcionarios diferentes al responsable del manejo?
10- Al solicitar el reembolso de fondos para Caja Menor se presentan los comprobantes de los gastos con el fin de que sean inspeccionados por quien autoriza el reembolso?
11- Al solicitar el reembolso de fondos para Caja Menor se verifica que los comprobantes y facturas sean originales?
12- Los comprobantes que soportan los desembolsos son anulados ?
13- Se cancelan y legalizan a final de año las Cajas Menores?
14- Los recibos oficiales de Caja están debidamente prenumerados?
15- Existen restricciones para el acceso a los registros y libros de contabilidad?
16- Esta restringido el acceso a las dependencias de personas distintas a quienes tienen la responsabilidad de la custodia y manejo del efectivo.?
17- Se practican arqueos sorpresivos ?
18- Las personas autorizadas para firmar ordenes de pago tienen funciones relacionadas con la elaboración de los documentos y comprobantes de ingresos o registros contables ?
19- Las funciones de los responsables del manejo de efectivo son independientes de la preparación y manejo de libros ?
20- Es adecuada la segregación de funciones en el proceso de ingresos/egresos.
21- Se elaboran conciliaciones bancarias mensualmente?
22- Se elaboran diariamente boletines de Tesorería?
23- Los libros auxiliares de caja y banco se encuentran al día en sus registros?
24- 20- Se anulan los cheques sin cobrar con antigüedad mayor a seis meses?
21- Se registra en libros esta operación, con el fin de disponer de los recursos ?


PROCEDIMIENTO DE AUDITORIA


PROCEDIMIENTO. REF. P/t Firma auditor.

1.El auditor con su equipo de trabajo discutirá los objetivos del programa y los pasos contenidos en él, asegurándose que los mismos han sido comprendidos correctamente.
2.Prepare planilla sumaria que descomponga el efectivo por cada uno de los conceptos que lo integran, y compárelos con los saldos del periodo anterior.
3.De acuerdo al punto anterior, prepare subcédulas que incluyan los saldos de las cuentas que conforman este grupo y crúcelos con los libros auxiliares.
4.Verifique y analice las notas a los Estados Contables.
5.Analice, cruce y verifique la información del Estado de Balance General y del Estado de Actividad Financiera, Económica y Social con los demás Estados Contables básicos.
6.Para un período seleccionado, revise la secuencia numérica y cronológica de los recibos oficiales de Caja, compruebe que esté completa, sin enmendaduras y deje constancia de cualquier irregularidad.

7.Tome selectivamente movimientos diarios de Tesorería:
8.Compruebe las operaciones que dan origen a los ingresos y egresos, estableciendo que se anexen los documentos soporte que les corresponden de acuerdo a las normas administrativas.
9.Verifique las operaciones aritméticas y los soportes que dan origen.
10.Sume los recibos de caja y crúcelos contra el comprobante de consignación y auxiliares.
11.Determine que el efectivo recaudado haya sido consignado en su totalidad exactamente en el estado que se recibió, en las primeras horas del día siguiente a la recepción.
Tome selectivamente movimientos de bancos y:
12.Confronte las partidas registradas en los libros de bancos contra los recibos de consignación.
13.Verifique las consignaciones reportadas en el boletín de tesorería y crúcelas contra el extracto bancario.
14.Confronte las consignaciones registradas por en el extracto y las del ente público y concilie.
15.Investigue las notas débito y crédito.
16.Verifique que todo egreso de fondos se efectúe mediante giro de cheques individuales con base en comprobantes debidamente legalizados.
17.En la revisión de pagos por concepto de comisiones bancarias, intereses por empréstitos financieros y servicios, verifique que los pagos o notas débito se encuentren de conformidad a las cláusulas contractuales.
18.Para el análisis de los pagos por cualquier concepto, verifique: que en el comprobante respectivo se registre el número de la cuenta corriente y del cheque, el nombre del banco y valor neto girado.
19.Tome una muestra de las conciliaciones bancarias practicadas por el ente público y:
20.Prepare sub-cédula para bancos e indique para cada uno lo siguiente:
21.Saldo según libros( totalice y coteje contra el Estado de Balance General)
22.Las partidas conciliatorias débito.
23.Las partidas conciliatorias crédito.
24.Saldo según extracto.
25.Compare los saldos contra el mayor, auxiliares y extracto bancario.
26.Investigue todas las partidas conciliatorias de importancia.
27.Examine todas las notas débito y crédito y compruebe que dichos cargos o abonos sean imputados correctamente en la cuenta corriente respectiva o estén en la conciliación.
28.Compare contra el libro de Bancos aquellos cheques( número y valor según extracto) de alguna consideración que hayan sido girados con fecha posterior al cierre.
29.Investigue los comprobantes y soportes de los cheques pendiente de pago de alguna consideración que no han sido cobrados a la fecha del cierre
30.Analice los cheques devueltos que figuren en conciliación al final de la vigencia e investigue sus causas.
Moneda extranjera - Bancos
31.Cerciórese que todas las transacciones que afectan las cuentas que maneja el ente público en moneda extranjera, sean autorizadas por funcionario competente y cumplan con las disposiciones administrativas y legales.
32.Verifique que las afectaciones de estas cuentas, sean registradas con base en soportes que justifican la transacción en moneda extranjera y valuados en forma oportuna al tipo de cambio vigente a la fecha de la operación.
33.Confirme los saldos de las cuentas bancarias del ente público tanto en moneda nacional como extranjera a Diciembre 31.

ARQUEOS
34.Practique arqueo de dineros y títulos valores en Caja General y Cajas menores en la fecha que crea conveniente.
35.Cruce el resultado del arqueo contra las cifras reflejadas en libros o registros correspondientes e investigue las diferencias.
36.Verifique que todos los documentos y comprobantes que se encuentren en caja a la fecha del arqueo, estén debidamente aprobados.


Hasta Pronto.

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