Asesoría y Consultoría

Control Interno

Cursos

Un espacio para el aprendizaje de mejores prácticas y la adquisición de herramientas.

Formación de lideres en Auditoría

Curso de 40 horas dirigido a estudiantes y profesionales que laboren en Auditoría Interna, Auditoría Externa, Revisoría Fiscal o que aspiren a ser auditores en Entidades del Estado y Sector Privado.

La planeación, punto de partida para el éxito del proceso auditor

La planeación consiste en fijar el curso concreto de acción que ha de seguirse, estableciendo los principios que habrán de orientarlo, la secuencia de operaciones para realizarlo, y la determinación de tiempos y números necesarios para su realización".

Bienvenidos a mi Blog

Mi blog, recoge de manera sucinta algunas reflexiones a considerar en el proceso de auditoría y control interno, fruto de la experiencia como auditor externo e interno, en un número importante de entidades. Esta iniciativa establecerá las acciones y eventos que el especializado en auditoria debería considerar, para contra restar los efectos nocivos que prácticas de la administración pública desarticulan e impiden el cumplimiento de los objetivos misionales de las entidades, con cuantiosas pérdidas en recursos y mala atención a sus usuarios, que a la postre como en el pasado propiciaron su liquidación.

miércoles, 18 de noviembre de 2015

YA ESTA A LA VENTA.-

EL TEXTO QUE COMPILA DE MANERA SISTEMICA, COHERENTE Y ORDENADA EL PROCESO DE LA HACIENDA PÚBLICA EN COLOMBIA.





MAS DE CIENTO CINCUENTA MIL VISITAS ( 150.000 visitas, )








GRACIAS A MIS LECTORES, ESPERO QUE MI CONTRIBUCIÓN HAYA SIDO VALIOSA,

NADA ME LLENA TANTO DE SATISFACCIÓN.

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jueves, 23 de julio de 2015

EL ABC DE LA HACIENDA PUBLICA, referente constitucional y legal-SEGUNDA EDICIÓN.

ADQUIERÁLO.



miércoles, 1 de abril de 2015

EL CONTROL INTERNO DEL ESTADO ES LA HACIENDA PÚBLICA

    SI NO CONOCEMOS COMO FUNCIONA EL ESTADO COLOMBIANO COMO PODEMOS HACER PARA QUE ESTO CAMBIE; SI NO CONOCEMOS NUESTROS DERECHOS Y OBLIGACIONES COMO RECLAMAR Y EN DEREZAR UN PAIS QUE REQUIERE DE UN CAMBIO EXTREMO. SI NO SABEMOS ELEGIR A TRAVÉS DEL VOTO A NUESTROS GOBERNANTES COMO PRETENDEMOS RECLAMAR QUE CUMPLAN SUS PROPUESTAS. 

    "SI NO CONOCEMOS NO PODEMOS CONTROLAR NI MUCHO MENOS EXIGIR NUESTROS DERECHOS".






MEJOREMOS NUESTRA CALIDAD DE VIDA.NO CONTAMINEMOS.











HAGAMOS DEL ARTE NUETRO PASATIEMPO FAVORITO

















CUIDEMOS NUESTRAS MASCOTAS.





martes, 10 de febrero de 2015

LA INTERVENTORIA Y LA SUPERVISIÓN, control efectivo a la contratación.


 “La Interventoría es la labor que cumple una persona natural o jurídica, para controlar, exigir y verificar la ejecución y cumplimiento del objeto, condiciones y términos de la invitación y las especificaciones del contrato, convenio, concertaciones celebradas por las entidades públicas dentro de los parámetros de costo, tiempo, calidad y legalidad, conforme  a la normatividad vigente”.

Para garantizar el cumplimiento de estos principios en términos de calidad, cantidad y oportunidad en la CONTRATACION, es necesario adoptar mecanismos de control y seguimiento a través de la figura de la interventoría o supervisión que aseguren y garanticen a la entidad como a sus responsables el cumplimiento del objeto ontractual, mediante el examen sobre las exigencias legales, financieras (en lo contable, Presupuestal y tesorería), misional y técnico.

De esa circunstancia nace el hecho, que para garantizar el cumplimiento del objeto contractual en términos de eficiencia, eficacia y economía se requiere ejercer un control permanente sobre el proceso contractual a través de un interventor o upervisor para cada contrato, que ejerza el control previo, perceptivo y posterior a todo el proceso, pero sin despojar de la responsabilidad que se le endilga al dueño del proceso.

La experiencia me ha demostrado que la figura del interventor/ supervisor no cumple con las exigencias y rigor que requiere la responsabilidad atribuida, y por el contrario es cubierta por funcionarios carentes de experiencia, independencia y buen juicio y en otros casos atiborrados por cargas de trabajo diversas, que distraen y minimizan la atención sobre la ejecución de los contratos que garanticen el cumplimiento de los objetivos pactados.

Para que éste encargo sea efectivo, el perfil del interventor o supervisor debe corresponder a un profesional con experiencia en el objeto contratado y en temas administrativos y financieros, con criterios claros y soportados y con amplio sentido de independencia, es decir, para cumplir con los propósitos de su misión, un interventor debe cumplir funciones técnicas, funciones administrativas y funciones contables.

Unidad especializada. Por todo esto creo en la necesidad de propiciar la creación de una Unidad de Interventoría en las organizaciones por el alto volumen de su  presupuesto ejecutado a través de la figura de la contratación, que contribuya a buscar la armonía en un proceso de manera planificada, a blindar a la organización permanentemente a través de un grupo calificado, especializado y organizado, como Unidad de apoyo y control.

Dicha Unidad deberá contar con un manual formalizado mediante acto administrativo, que contenga los procedimientos detallados que debe seguir la entidad para realizar labores de interventoría de contratos de consultoría, suministros, servicios y obra pública, para cumplir con la normatividad vigente en lo referente a control de contratos.

Con sistemas y medios de información computarizada que ejerza control interno de la actividad contractual y sus responsables.

De la misma manera llevara un archivo de todos y cada uno de los expedientes contentivos de los contratos, informes y actas propias de las intervenciones de la contratación y por supuesto de la interventoria. Además del compendió de normas relacionadas con el objeto de la Unidad, categorizada como el NORMOGRAMA de la Unidad.


Objetivos de la Interventoria.
- Asegurar el cumplimiento de las obligaciones contractuales logrando que se desarrollen los objetos de los contratos dentro de los presupuestos de tiempo e inversión previstos originalmente.
- Verificar que para el contrato se hayan cumplido en su totalidad los requisitos de perfeccionamiento y legalización antes de la iniciar la ejecución del mismo.
- Suscribir el acta de iniciación de los contratos, para formalizar el inicio de las labores.
- Vigilar el cumplimiento de los plazos contractuales, la vigencia del contrato y de los amparos de la garantía única.
- Hacer seguimiento al cumplimiento de las obligaciones a cargo del contratista, para suscribir el acta de cumplimiento de las obligaciones.
- Presentar por escrito al contratista las observaciones o las recomendaciones que estime oportunas para el mejor cumplimiento del servicio.
- Servir de enlace entre el contratista y la Entidad.
- Supervisar la ejecución de los recursos entregados por la entidad al contratista para el desarrollo del contrato.
- Avisar oportunamente a las áreas correspondientes, sobre cualquier retraso, incumplimiento parcial o total de obligaciones durante la ejecución del contrato, para que se adopten las medidas oportunas.
- Elaborar el proyecto de la liquidación definitiva a la terminación del contrato dentro de los plazos establecidos.

Responsabilidades del Interventor.
El interventor responderá civil y penalmente, tanto por el cumplimiento de las obligaciones derivadas del contrato de interventoría , como por los hechos u omisiones que le fueren imputables y que causen daño o perjuicio, derivados de la celebración y ejecución del contrato respecto del cual haya ejercido o ejerza las funciones de Interventoría.
Para efectos penales, el interventor, cuando es contratado, se considera un particular que cumple funciones públicas en todo lo concerniente a la celebración, ejecución y liquidación de los contratos que celebre con la Entidad, y por lo tanto, estará sujeto a la responsabilidad que en esta materia señala la ley para los servidores públicos.
Además de las anteriores responsabilidades, deberá tener en cuenta las señaladas por las disposiciones legales vigentes y las que se adicionen para el buen desarrollo de la Interventoría, o las que le sean asignadas por el jefe inmediato en caso de ser funcionario de la entidad.

Funciones del Interventor.


Técnicas   Las funciones técnicas son las que se refieren al objeto del contrato:
 -Conocer los pliegos de condiciones, bases del concurso o términos de referencia, y el contrato motivo de la interventoría, así como las normas internas y externas de la entidad sobre contratación e interventoría de contratos.
-Informarse, previamente a la iniciación de los trabajos, sobre los estudios, informes y circunstancias relativas al contrato motivo de la interventoría, o que dieron origen al mismo.
-Solicitar al contratista, la presentación de un informe de iniciación en donde se presente en forma detallada, el programa de trabajo para la realización del contrato.
-Comprobar que el contratista cuenta con los recursos humanos, técnicos y financieros requeridos, de acuerdo con los términos del contrato, antes de la iniciación del mismo, y la correcta utilización de tales recursos, durante la fase de ejecución del contrato.
-Verificar que los informes, estudios, conceptos y resultados del contrato, se adapten a las normas, estándares y especificaciones que forman parte del contrato, así como a los parámetros de calidad establecidos para la profesión o especialidad a la que pertenezca el proyecto.
-Evaluar el avance y resultados del contrato, en comparación con el cronograma y plan previstos, y exigir que se tomen las medidas correctivas necesarias en caso de que se prevean atrasos en el programa.
-Someter a consideración del Comité Técnico, a través del director o Jefe el área respectiva los siguientes temas, adjuntando los documentos soporte requeridos, así como su evaluación, concepto y recomendaciones por escrito: Modificaciones al alcance del contrato. Solicitudes de adición en plazo y/o valor al contrato.
-Tomar las medidas necesarias en caso de que se presenten incumplimientos del contratista.
-Consignar en el acta de terminación del contrato, el estado del estudio o proyecto a la fecha de tal acta, y requerir al contratista para que realice las correcciones necesarias en caso de precisarse.
-Evaluar los informes administrativos y técnicos presentados por el contratista como soporte de sus respectivas cuentas de cobro, y aprobar o rechazar tales informes.
-Programar y realizar las reuniones de interventoría previstas con el contratista, y redactar las actas de dichas reuniones.
-Atender los requerimientos de las entidades de fiscalización y control disciplinario, y de la rama jurisdiccional.

Administrativas  Las funciones administrativas son las acciones que debe adelantar el interventor para garantizar el cumplimiento de las cláusulas del contrato que controla y de la normatividad referente a los contratos:
-Ejecutar un control administrativo sobre el contratista, con amplio espíritu de colaboración y apoyo, sin inferir en sus procedimientos privados, y sin llegar a extremar su intervención a tal punto que sea contraproducente para el desarrollo normal de los trabajos.
-Presentar informes sobre aspectos específicos, ya sean técnicos, financieros o administrativos, cuando las condiciones del contrato lo ameriten, o su superior jerárquico lo exija.
-Atender las reclamaciones del contratista, dando respuesta directa si es del caso, o trasladando a las instancias correspondientes aquellas que no pueda resolver directamente.
-Informar a su superior jerárquico sobre el desarrollo del contrato, mediante la presentación de informes periódicos y de un informe final de interventoría.
-Suscribir con el contratista las siguientes actas: Acta de iniciación del contrato. Actas de reuniones de interventoría, Actas de suspensión del contrato, cuando se presenten las causales correspondientes previstas en el contrato respectivo, Actas de reanudación del contrato Actas de adición o modificación del contrato, Acta de terminación del contrato. Acta de liquidación del contrato.
-Controlar la inversión del anticipo entregado al contratista.
-Estudiar y responder las consultas o reclamaciones presentadas por el contratista, con la diligencia requerida, evitando que se aplique el silencio administrativo positivo contemplado en las disposiciones legales.
-Exigir al contratista tomar las medidas para solucionar problemas específicos referentes al contrato, entre ellos los siguientes: Retrasos en el cronograma de ejecución del contrato. --Incumplimiento del objeto y/o alcance del contrato. Calidad insatisfactoria de los productos entregados.
-Solicitar la aplicación de las sanciones previstas en el contrato, cuando ellas sean requeridas y justificadas. La aplicación de sanciones requiere siempre de un análisis y documentación cuidadosos, y de la asesoría Subdirección Jurídica de la entidad.
-Establecer un archivo sistematizado con toda la información técnica utilizada y producida durante la ejecución del contrato. Este archivo será entregado al Centro de Documentación al finalizar el contrato.
-Estudiar las necesidades de adiciones o modificaciones al contrato, y en caso de que sea pertinente, tramitar dichas adiciones o modificaciones dentro de la entidad.
Controlar la vigencia de las pólizas que respalden el contrato, y requerir al contratista para la ampliación de las mismas que estén próximas a vencerse.
-Tramitar la expedición de los certificados de disponibilidad y reserva presupuestal del contrato, y asegurarse de que en los presupuestos de los años siguientes, se prevean las partidas requeridas para la financiación del contrato.

Contables: las funciones contables son las relativas al manejo de cuentas del contrato:
-Aprobar o rechazar las órdenes de pago presentadas por el contratista, y darles trámite dentro de la entidad en caso de aprobarlas.
-Mantener al día la contabilidad del contrato en términos de recursos invertidos, recursos por invertir, y comparación con el presupuesto del contrato.
-Vigilar el mantenimiento de la ecuación contractual, y en caso de que se altere, proponer y tramitar las medidas requeridas para su restablecimiento.

Reflexión: “La interventoría es una figura que proporciona la manera de ejercer, control previo, perceptivo y posterior y responsabilidades compartidas”.


martes, 3 de febrero de 2015

LA INCERTIDUMBRE, fenómeno de la auditoria que contrasta con la evidencia suficiente y competente.


Incertidumbre: Motivo de salvedad en el informe de auditoría indicativo de la imposible evaluación de forma razonable de la repercusión sobre los estados financieros de un acontecimiento futuro”

A mi modo de ver, esta connotación va en contravención  de lo que significa la evidencia de auditoría la cual “es la información que obtiene el auditor para extraer conclusiones en las cuales sustenta su opinión”

Esta norma de Evidencia de Auditoria de General Aceptación, es sin duda una de las más importantes relacionadas con el proceso auditor y relativa a trabajo de campo, como quiera que proporciona los elementos necesarios para que el ejercicio de Auditoria sea confiable, consistente, material, productivo y generador de valor agregado a la organización objeto de auditoría, traducido en acciones de mejoramiento y garantía para la empresa y la comunidad. 

Es importante recordar que el resultado de un proceso auditor, conlleva a asumir una serie de responsabilidades que por sí solo posiciona o debilita la imagen de la organización frente a los resultados obtenidos, y son la calidad y suficiencia de la  evidencia la que soporta el actuar igualmente responsable del grupo auditor. 

Para que ésta información sea valiosa, se  requiere que la evidencia  sea competente, es decir con calidad en relación a su relevancia y confiabilidad  y suficiente en términos de cantidad,  al tener en cuenta los factores como: posibilidad de información errónea, importancia y costo de la evidencia.

Sin embargo, cuando con el uso de las evidencias suficientes y competentes, no se logra resultados contundentes y confiables, surge la incertidumbre como un hecho que dilata el concepto real de lo que trata la auditoria, quedando en la penumbra el hecho de que existen actuaciones que no fueron o no se pudieron  clarificar, calificar y lo que es más importante establecer el impacto que los mismos hechos con incertidumbre pueden tener en el resultado actual de la Auditoría, como prever los riegos hacia el futuro.

Visto de ésta forma podemos asociar las incertidumbres por temas, que contrastados con su objeto demuestran como los resultados no permiten extraer conclusiones que sustenta la opinión final del auditor, dada cuenta que en ocasiones por la limitaciones de tiempo no se realizan las pruebas requeridas suficientes y competentes ; a la inobservancia en los programas de auditoria; a la gran cantidad de información a analizar, la cual no presenta herramientas, sistemas o aplicativos adecuados; a la carencia de personal idóneo en temas coyunturales; o simplemente al afán de dar resultados no muy justos, propiciando para la Auditoria un debilitamiento de su imagen y de la responsabilidad que le asiste de dar un informe preciso y con calidad. Veamos algunas incertidumbres a considerar:

  • Deficiente información, que imposibilita realizar cálculos actuariales de prestaciones económicas y que afectan los registros, provisiones, amortizaciones y recursos patrimoniales de las empresas a corto, mediano y largo plazo.
  • Carencia de avalúos técnicos de bienes inmuebles que afectan el superávit patrimonial de las empresas.
  • Efecto por procesos judiciales, ante las pretensiones de carácter laboral, administrativo, financiero, contable.
  • Inventarios desactualizados, que al cotejarlos no presenta con rigor las depreciaciones o estado de conservación, ocasionando escepticismo sobre la suficiencia de los gastos y su impacto en el estado de resultados.
  • Corretaje de inversiones en mercado abierto, que en ocasiones generan la ocurrencia de pérdidas enormes en las organizaciones.
  • Impacto de tratados internacionales que hacen no predecible el mercado y los precios.
  • Adopción de políticas que en ocasionen obedecen a la asunción de niveles de riesgo poco controlables y ambiciosos.
  • Niveles de endeudamiento que traspasan los indicadores y respuesta de los márgenes de solvencia, que hacen que las organizaciones traspasen las fronteras de la viabilidad y generen conatos de quiebra o liquidación.
  • Inoportunidad en el pago de aportes parafiscales, impuestos, iva, y demás deudas con terceros, con la posibilidad que la organización éste avocado al pago de sanciones en el futuro.
  • Deficiente causación en apropiaciones de nomina, cesantías, vacaciones, primas, etc, que desdibujan el estado de resultado en sus utilidades y pérdidas, mas preocupante cuando se hace reparto de dividendos entre sus socios.
  • Competencia desleal.
Por lo general una incertidumbre es  de tipo cuantitativo, y repercute de manera severa en las cifras, cuentas contables y financieras, imposibilitando a la auditoria formarse un juicio justo y real sobre la razonabilidad de los estados financieros.   

Paradójicamente la incertidumbre ocasiona un manto de duda al tomarse como una salvedad, por cuanto una vez contrastado sus resultados en el futuro, en ocasiones son más positivos que  negativos los resultados,  frente a lo expuesto en la auditoria inicial.

De tal suerte que la incertidumbre se debe considera como el riesgo mas crítico a controlar y avisar en auditoria, que hace necesario que en el párrafo de alcance; en él de limitaciones; así como al final del informe ejecutivo y dictamen, se revele sin atenuantes las incertidumbres dejadas de analizar; exigiendo de manera inmediata  a la administración de corregir, actualizar y proveerse de los mecanismos que permita en una próxima Auditoria realizar y resolver sin ambiguedad las pruebas que clarifiquen tales hechos, inclusive como un rigor dentro del plan de mejoramiento, compromiso de la alta gerencia.      
   
Pensamiento: Las personas y las organizaciones tienen dificultad de comprometerse en un futuro cuando existe incertidumbre. Jorge González Moore

Hasta pronto.


viernes, 30 de enero de 2015

100.000 (CIEN MIL) Visitas a mi blog




A mis lectores, les agradezco su interés en leer mis notas y participar con sus opiniones y preguntas sobre las temáticas en auditoria y control, que nos posibilita día a día crecer en conocimientos y formarnos mejor.

A todos muchas gracias por alimentar el deseo de compartir mi experiencia profesional.

Un abrazo, 


Marco.



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