Auditoria financiera, mas que una opinión sobre cifras.

“En el complejo mundo de los negocios, hoy en día caracterizado por el proceso de globalización en las empresas, la información financiera cumple un rol muy importante al producir datos indispensables para la administración y el desarrollo del sistema económico.”
Según Alfredo F. Gutiérrez, en su libro los Estados Financieros y su Análisis índica “que los Estados Financieros deben cumplir los requisitos de universalidad continuidad, periodicidad y oportunidad.

Para los contadores que son los encargados de formularlos, los estados financieros son un «fin». Son el corolario de su trabajo y la culminación de sus esfuerzos. Para los empresarios y directivos de los negocios sólo son un «medio» que les permite orientarse para tomar las medidas y decisiones que consideren adecuadas para la buena marcha de la empresa.”

Situación que se puede resumir, en que los estados financieros registran los resultados económicos obtenidos por la gestión integral del negocio o servicio que la organización ejecuta, cuya información interesa a varios sectores de la sociedad como son:

Los dueños y/o accionistas. Les interesa plenamente conocer los resultados del ente económico, así como el cumplimiento de los objetivos, tener confianza y seguridad de sus aportaciones e inversiones y seguir invirtiendo inclusive con sus dividendos.

Los directivos y funcionarios. Les interesa la excelente conducción del negocio, para saber en qué condiciones se encuentra y si se les están dando cumplimiento a los objetivos establecidos comparando lo real con lo planeado o programado, además porque en base a ello tomarán las decisiones correctivas que consideren pertinentes e informen a los accionistas de su actuación y los resultados de ésta.

A la Administración: Le garantiza la correcta administración de la entidad de acuerdo con sus metas y objetivos.

Supervisores y organismos de control: Porque vigilan y salvaguardan la correcta administración de la entidad.

A las instituciones de crédito y financieras y compañías de seguros: Les interesa que los entes económicos manejen estados financieros dictaminados dando credibilidad a su información financiera.

Entidades gubernamentales: Le interesa que los Estados Financieros estén dictaminados por aspectos de formalidad y normatividad. Para vigilar el cumplimiento de las disposiciones normativas, impositivas, operativas y administrativas para dar validez a los estados financieros manifestando sanciones a aquellos contadores que no se apeguen a las disposiciones antes mencionadas.

A los trabajadores: Como un medio de sentir estabilidad en su aspecto laboral y seguridad social.

A los proveedores y acreedores: Porque les interesa la liquidez y razonabilidad de los Estados Financieros dictaminados ya que esa credibilidad se traduce en proporcionar mayor o menor crédito a las empresas.

A los inversionistas: Porque les interesa la excelente marcha del ente económico, respaldado por estados financieros dictaminados, debido a que de esa manera estarán en condiciones de analizar, en invertir o no invertir en determinado tipo de empresa.

Al público en general: Para tener conocimientos si determinado ente económico goza de una buena imagen de comercio, si existen buenos servicios, de productos y saber si estos tienen calidad.

Bajo ésta óptica, la auditoría financiera debe traducirse en un examen a los estados financieros de manera integral de sus operaciones y soportes, en lo económico, administrativo, financiero/contable, jurídico, ambiental, .etc, consecuente con la gestión, cumplimiento normativo, control interno y de cara al desarrollo de la misión organizacional, que de tranquilidad y confianza al núcleo social de su interés.

En razón a lo anterior, la auditoría Financiera no solo debe encaminarse a la verificación sobre los registro contables, también es, el examen pormenorizado de las actuaciones de la organización, áreas, procesos, autorizaciones, operaciones, registros y soportes y sus responsables de manera eficiente, eficaz, efectiva, económica y productiva, dentro de rigores normativos y legales.

De tal suerte que un proceso de auditoría financiera requiere considerar entre otros los siguientes aspectos:

• Tener en cuenta en todo momento del examen, la Misión de la Organización.
• Conocer la organización, la política, normatividad, estructura organizacional, procesos, responsables, información financiera, manual contable con su plan de cuentas y dinámica contable, notas explicativas a los estados financieros, Informes de gestión, informes de auditorías anteriores, entre otros.
• Contar con un grupo auditor con perfiles y entrenamiento adecuado en los diferentes procesos misionales y de apoyo de la organización, incluido un auditor en sistemas de información.
• Preparar con base en el conocimiento de la entidad, el Plan General de Auditoría, teniendo como referencia los estados financieros comparativos y certificados por la entidad.
• Preparar las guías, programas o cuestionarios de auditoría y control interno y demás papeles de trabajo.
• Requerir a la organización por escrito toda la información clave del proceso, cuidando de entregar los documentos devolutivos igualmente de manera escrita.
• Generar al interior del grupo de auditoría su propio archivo permanente y corriente.
• Contar con un líder- supervisor del grupo de auditoría, que represente y sea el hilo conductor entre la organización y la auditoría. Es importante que sea el líder quien revise y refrende todos y cada uno de las comunicaciones e información enviada a la organización.
• Conocer los aplicativos informáticos que maneja la organización.
• Como punto de partida, propiciar reuniones de socialización con la alta dirección y áreas pertinentes.
• Propiciar en el desarrollo de la auditoria, reuniones y/o mesas de trabajo con los responsables para sensibilizar los hallazgos relevantes de la auditoria.
• Actuar con serenidad y respeto frente a la organización, teniendo presente el cuidado e idoneidad profesional que el auditor debe considerar en todas sus actuaciones.
• Revisar las diferentes cuentas asignadas de los estados financieros, considerando en los hallazgos las connotaciones contables, financieras, administrativas, jurídicas, económicas, ambientales u otra, que estas puedan generar, determinando para cada una de ellas, la causa, efecto e impacto, que posibiliten dar un juicio/valor, o recomendación.
• Plasmar en los papeles de trabajo de manera técnica, soportada y objetiva, cada una de los hallazgos, los cuales se constituyan en prueba suficiente y competente a tener en cuenta en la elaboración del informe de opinión final y la carta de control interno.
• Además de opinar sobre la razonabilidad de los estados financieros, el auditor deberá conceptuar sobre la calidad del control interno, el cumplimiento normativo que le aplica, la responsabilidad y cumplimiento en la seguridad social de sus empleados, el licenciamiento de su sistemas informáticos, así como aspectos de incertidumbres que a corto y mediano plazo éste abocada la organización por amenazas de carácter externo e interno.

Reflexión: La opinión en una auditoría financiera implica una responsabilidad muy grande, para la auditoria, la organización y los grupos de interés, por lo que hay que considerar todos los aspectos y sus implicaciones.

Hasta pronto,

Read More

Perfil del auditor

“Como buenos colombianos en el campo laboral, nos le medimos a todo lo que se presente”, a veces por la falta de oportunidades; por desconocimiento de las responsabilidades que implican asumir algunos cargos; al interés personal de algunos administradores de colocar su amistades en respuesta de un favor, etc,

Lo anterior, sin considerar que en muchas actividades como el ejercicio de la Auditoria se requiere de personal capacitado, especializado, entrenado y lo que es más importante consiente de la responsabilidad y compromisos ético y moral que implica ser ejemplo en las entidades o empresas a las que asesora y audita.

Son muchas y variadas las condiciones y requisitos, que debe evaluar los responsables de la selección de grupos de auditoría, o funcionarios que aspiren a convertirse en auditores de entidades públicas y privadas, por lo que a continuación relaciono algunas premisas a considerar:

• Título profesional y conocimientos en áreas afines a los procesos misionales y apoyo de las organizaciones.

• Reconocida experiencia en la metodología y normas aplicables en el proceso auditor, con especial entrenamiento en el manejo de procesos operativos, administrativos, legales, financieros contables y de gestión a través de perfiles interdisciplinarios.

• Visión global del negocio objeto de auditoría, con tacto para fijarse tareas en lo material, relevante e importante.

• Conocimiento en normas legales de la organización y sus procesos.

• Concebir la planeación como una cultura para lograr los resultados y poder administrar la auditoria con calidad.

• Capacidad de manejar excelentes condiciones de trabajo en equipo para encarar eficientemente relaciones interpersonales con el grupo de auditoría y la organización auditada.

• Poseer habilidades y capacidad técnica, para realizar su labor.

• Ser analítico, creativo, buen observador y sensato al momento de generar juicios.

• Poseer espíritu de instructor y docente como una manera de propiciar el mejoramiento y el logro de la calidad del organismo auditado y su entorno.

• Con sus resultados y actuaciones lograr el reconocimiento y respeto del auditado.

• Independencia de criterios frente al organismo auditado, reconociendo e informando las inhabilidades e incompatibilidades que se presente.

• Capacitarse en forma continua, en temas inherentes a la auditoria y lo relacionado con las organizaciones, competencias y procesos.

• Tener la capacidad de comprender la realidad social que lo rodea, como el de anticiparse a los hechos y dar las soluciones planteadas en un momento determinado.

• Capacidad de análisis y visualización sobre las consecuencias de las actuaciones presentes, con el ánimo de tomar una decisión acertada sobre las diferentes situaciones y que le corresponda intervenir.

• Poseer valores frente a la dignidad humana, la solidaridad y el sentido de pertenencia, como también el de conciencia social que le desarrolla el conocimiento de la Auditoria y sus resultados.

• Capacidad de afrontar los retos que se le presente en el ejercicio de su función de auditor.

• Contar con la suficiente capacidad y destreza para comunicarse de manera oral y escrita como fundamento, rigor y clave de todas sus actuaciones.


Reflexión. El auditor en lo posible debe contar con una formación integral, pero fundamentalmente consiente de la responsabilidad que implica sus juicios y opiniones frente a las organizaciones y la sociedad.

Hasta pronto.

Read More

Las quejas y reclamos de la ciudadanía, alarma de riesgo en el control de las organizaciones.

Basta con observar filas incesantes o congestión de clientes / usuarios al frente de una entidad de servicios pública o privada, para advertir que ésta presenta debilidades en su control interno, tales como: Trámites complejos; limitados puntos de atención; fallas y errores en la facturación; recurso humano insuficiente; proceso de información manual; falta de compromiso de sus empleados; incipiente sistemas de información automatizada; rotación permanente de personal; indebida comunicación, etc.

“Las quejas y reclamos a las organizaciones son la declaración de la no satisfacción de las expectativas de los usuarios. El reclamo implica un elemento adicional y es la necesidad del usuario de expresar que además de estar inconforme de acuerdo a sus expectativas, la organización le adeuda algún elemento o servicios”

Por lo general una queja o reclamo supone la falta de controles o de procedimientos idóneos que a la postre genera desgaste administrativo y pérdida de imagen para la organización. Por lo tanto, la entidad requiere la adopción de un sistema de quejas con calidad para responder al usuario, el cual se convierta en motor de mejoramiento institucional y forma de evitar problemas normativos en caso de no responder oportunamente la materia objeto de reclamación.

Es acá, donde la entidad como mecanismo de autoevaluación y autocontrol y como punto de partida de solución en primera instancia, debe indagar las causas de la queja o reclamo para resolver el motivo de inconformidad del cliente o usuario de manera oportuna; y en segunda instancia, revisar en que etapa o actividad del proceso se genero la debilidad que se reclama con el objeto de tomar los correctivos, ajustes y controles necesarios, y evitar que ese tipo de error u omisión no se vuelva a presentar en el futuro. De tal suerte, que el sistema de atención de quejas y reclamos adecuado y formalmente organizado, proporciona un vía importante de consulta para mejorar y buscar la calidad del servicio hacía sus usuarios.

Esta área debe ser de evaluación y seguimiento permanente por parte de los organismos de control, inclusive de la auditoria interna, como quiera que es un medio justo para valorar los riesgos operativos y estratégicos que se pueden derivar de la insatisfacción del usuario.
Los diferentes modelo tanto de control interno, gestión de calidad y desarrollo administrativo, proporcionan los lineamientos necesarios para mejorar los procesos en función de sus clientes /usuarios, en procura de un mejor servicio que los cautive.

Son muchas las características y condiciones que hace al cliente satisfecho y la busca de ellas debe ser una actividad permanente de la organización, por lo que es importante realizar permanentes encuestas que posibiliten detectar en donde hay que mejorar para fortalecer el control interno y fortalecer ciertos procesos para cautivar la materia prima que es el cliente /usuario.

Ahí que recordar:

 El usuario / cliente es la razón y origen de las organizaciones, por lo que se constituye en el capital mas valioso a conservar y cuidar”.
 El cliente proporciona además de ingresos potenciales de la organización, la posibilidad que usted conserve su empleo.
 El cliente espera la mejor atención en términos de trato y calidad del servicio.
 El trámite que efectúa el cliente en su entidad, no es el único, por lo que el aprovechamiento del tiempo es vital para él.
 El cliente como nosotros, por cuestiones laborales dispone de poco tiempo para cumplir con los compromisos y obligaciones.
 Los empleados que atienden público son la cara amable o imagen de la organización.
 El usuario de servicios públicos es el control social del estado.
 El cliente busca además confianza del servicio o producto que requiere.
 El cliente por referencia se vincula a la entidad en busca de un servicio, no lo defraudemos.
 El cliente / usuario es la mejor o peor propaganda para la organización.
 El cliente / usuario busca comodidad en el proceso de atención.
Hasta pronto.

Read More

Cultura del control

Desde tiempos inmemoriales se concibe la figura del CONTROL, como una práctica asociada a la vigilancia, al dominio mediante el uso de la fuerza, al establecimiento del control por medios policivos, a veces bajo presiones atribuibles a manifestaciones de miedo o castigo, razón por la cual nuestras actuaciones obedecían prácticamente a tratar de hacer las cosas bajo intimidación física, psicológica o ante toda clase de repercusiones negativas.


Veamos algunas manifestaciones de esa clase de control:

o Reloj de entrada y salida.
o Llamada a lista.
o Normas sancionatorias.
o Responsabilidad de un ente externo.
o Responsabilidad de otros.
o Cajas fuertes.
o Mantener bajo llave.
o Seguridad / vigilancia excesiva.
o Documentación autenticada y repetitiva.
o Huellas dactilares, sellos y firmas.
o Tramitología excesiva.
o Despidos.
o Sanciones
o Reposición de tiempo.
o Desconfianza.

Hoy, el Control es una cultura donde su esencia es el AUTOCONTROL como una actitud permanente para hacer las cosas bien en condiciones de calidad y oportunidad hacía el mejoramiento continuo, además implica planeación, organización, adecuada asignación y distribución de los recursos y la toma de decisiones acorde con la Misión y objetivos de la entidad. Para ello se requiere capacitación y buen aprovechamiento de las herramientas de trabajo, como la informática y telemática, correcta aplicación de las normas y manejo oportuno de los indicadores de gestión, como una manera de ser defensores de patrimonio público.

Lo anterior, presupone que mientras en el pasado el Estado gastaba los presupuestos públicos de una manera improvisada, desordenada y por no decir malintencionada, las nuevas practicas indican que la labor debe ir encaminada a realizar un proceso de gestión cuyos resultados estén en relación con los objetivos y metas de la organización.

A manera de ilustración a continuación relaciono algunas prácticas de autocontrol:

 Compromiso
 Comportamiento dentro de la ética y la moral.
 Comparación periódica entre lo planeado y lo ejecutado.
 Supervisión constante.
 Aprendizaje permanente
 Delimitación de responsabilidades.
 Delimitación de funciones.
 Mantener archivos actualizados y organizados.
 Mecanismos de numeración secuencial.
 Administración del riesgo.
 Reuniones periódicas de autoevaluación.
 Tener objetivos y metas claras.
 Mantener disciplina laboral.
 Analizar y revisar para luego actuar.
 Conocer los procesos y procedimientos
 Conocer la normatividad.
 Diseñar y aplicar indicadores de gestión.
 Verificar la validez de la información

Si bien existe diferentes definiciones y conceptos de grandes tratadistas sobre el “Control” como: Farol, Ferry, Scalon, Kootz Chiavenato, entre otros…, todos concuerdan que el Control es “una función administrativa, ya que forma parte del proceso de administración, que permite verificar, constatar, palpar, medir, si la actividad, proceso, unidad, elemento o sistema seleccionado está cumpliendo y/o alcanzando o no los resultados que se esperan.

Dada cuenta de lo anterior el control interno propende por que las empresas o instituciones además de obtener un cambio cultural profundo, cumpla con su objeto para la cual fue creada, asociada a satisfacer las necesidades y servicios de los usuarios y clientes y que sus resultados permitan dar viabilidad financiera y operacional, en razón a sus presupuestos de ingresos y gastos e inversión.

Hoy el control se manifiesta como la condición obligada, para garantizar el logro de los objetivos propuestos, por lo que se resume que el control es:

• Un sistema.
• Compromiso de todos y cada uno.
• Autocontrol.
• Autoevaluación.
• Autogestión
• Mejoramiento contínuo.
• La posibilidad de que cada uno supervise su actividad, y participe en la toma de decisiones.
• La permanente consideración del costo-beneficio.
• La producción de información oportuna.
• El que le permite llegar a sus metas y objetivos institucionales de manera eficaz y eficiente y de acuerdo con las normas
• La permanente capacitación y desarrollo de habilidades del recurso humano.

Read More

Fundamento del control interno - Adecuada utilización de los recursos.

“La inversión más significativa que tienen las empresas se encuentra en la adquisición de activos y servicios, ya que sin ellos el funcionamiento de esta sería imposible. Por esta razón debemos considerar aspectos importantes, en la adquisición, mantenimiento, reemplazo, control, administración e implicaciones financieras que tiene los activos fijos dentro de la empresa”.

Aunque ha sido muchas las iniciativas en procura de mantener saneados ésta clase de activos y servicios, se debe generar acciones de control, como:

• Adopción de políticas sobre adquisiciones, transferencias, ventas y baja de bienes de propiedad, depreciación, valorización y contabilización, para concebir fortalezas en el manejo, registro y custodia de ésta clase de activos.
• Adopción de políticas en el ahorro de servicios públicos, mediante un cambio de cultura, donde la austeridad sea el fundamento para minimizar costos.
• Implementación de un manual de procedimientos actualizado y socializado sobre las compras y el manejo de los activos e inventarios de la organización, como rigor normativo de los procesos de autorización, registro, custodia y fijación de responsabilidades y como instrumento de guía en lo contable, operativo y administrativo de la organización.
• Elaboración y socialización del normograma sobre los activos.
• Elaboración de un plan de compras anualizado en virtud de un presupuesto con austeridad y atendiendo las verdaderas necesidad de la organización.
• Adopción de comités de compras con diferentes actores responsables de la organización, donde la auditoria internas pueden participar como observador.
• Asignación formal de ordenadores y responsables del manejo de los recursos, debidamente afianzados a través de pólizas globales.
• Asignación de bienes a cada uno de los responsables de acuerdo con sus funciones y actividad.
• Inventarios periódicos que constaten su existencia y buen uso.
• Evitar mantener activos sin utilizar en almacén o bodega.
• Implementar bitácoras del parque automotor por vehículo y responsable, detallando mantenimiento, combustible, reparaciones, repuestos, herramientas, aditivos, etc.
• Adquirir equipos de cómputo licenciados con mantenimiento adecuado.
• Adopción de antivirus que protejan la información sistematizada.
• Realización de Back-up frecuente sobre la información básica y prioritaria de la organización, manteniéndola en sitio diferente a su desarrollo habitual.
• Racionalización y utilización adecuada de los equipos de cómputo en labores propias de las funciones de los usuarios y la organización.
• Consumo de servicios públicos mediante una política de austeridad y racionamiento.
• Baja, remate o donación de inventarios que no proporcionen utilidad a la organización.
• Adopción de mecanismos automatizados para la lectura de bienes. (Código de Barras).
• Protocolización de las propiedades mediante títulos, escrituras, certificados etc.
• Reducción de trámites a través de pagos con abono a cuenta.
• Reducción del uso del papel, aprovechando la práctica virtual, utilizando el reciclaje, hecho que ayuda a preservar la naturaleza y el medio ambiente.
• Adopción de indicadores de consumo, que permitan medir la gestión permanentemente.
• Diseño y ejecución de mapas de riesgo sobre el uso y aprovechamiento de los bienes y servicios a fin de asumir controles que mitiguen las pérdidas en el manejo de los recursos físicos de la organización.
• Utilización de cajas menores para atender solo gastos fortuitos y de menor cuantía.
• Asignación de interventores especializados sobre los bienes objeto de compra o inversión.
• Diseño de una base de datos sobre precios del mercado, en especial sobre bienes y servicios que frecuentemente requiere la organización de acuerdo con su objeto social y sus actividades.
• Adopción de un presupuesto acorde con las necesidades reales y en virtud del plan de compras de la organización
• Realización der encuestas de satisfacción entre los usuarios interno y externos.
• Permanente capacitación y socialización sobre el manejo de los recursos de la organización, para estar a tono con las normas y políticas sobre su manejo.
• Segregación de funciones por quien registra, autoriza, custodia y maneja los bienes y servicios de la organización.
• Establecimiento de procedimientos para la recepción de quejas y reclamos sobre esta actividad como punto de referencia para el mejoramiento del proceso.
• Revisión permanente por parte de la auditoría interna, revisoría fiscal u otros organismos de control, sobre los inventarios de bienes y servicios de la organización, cuidando de evaluar la gestión, uso y conservación por parte de los responsables.
• Observación permanente de los rigores normativos y socialización a los responsable sobre las permanentes modificaciones.
• Oportuna clasificación de las construcciones en curso que proporcione un manejo coherente con las prácticas y métodos contables.
• Mantener saneado ésta clase de activos, que proporcione garantías suficientes para que la organización tenga la posibilidad de generar mejores ingresos así como mayor respaldo al acudir al mercado financiero; de ahí que es importante que los activos de la empresa estén plenamente asegurados, protocolizados, con escrituras y certificados de tradición sin pignoraciones y restricciones, al día en impuestos y plenamente utilizados.
• Permanente utilización de métodos evaluativos como la valorización y la depreciación. Dada la importancia y correspondencia con el patrimonio de la empresa, los activos, especialmente los inmuebles tiene un peso determinante, por lo que requieren ser permanente valorizados a través de avalúos técnicos por firmas autorizadas y reconocidas.
• Adopción de la dinámica de registros contable y permanente conciliación con áreas fuente.

Una de las más claras manifestaciones de ineficiencia en las organizaciones es observar cómo a pesar de contar con innumerables inmuebles en su inventario, acuden a la contratación de locales y oficinas en arrendamiento, incrementando el presupuesto de gastos en contravención a principios de eficiencia y economía fundamentos de la administración.

Recuerde, ”El uso que se le dé a los recursos, es un indicador de eficiencia o ineficiencia de la organización”

Gracias.

Read More

Diez postulados en la actitud de las organizaciones para mejorar el control interno.

Define la psicología a la a”actitud como aquella motivación social de las personas que predisponen su accionar hacia determinadas metas u objetivos”

El control interno basa su filosofía en el compromiso, la ética y la mejor forma de hacer las cosas, para ello es indispensable realizar un cambio profundo en la actitud de nuestros administradores y del conjunto de colaboradores que hacen parte integral de una empresa a todo nivel, a través de las siguientes actitudes:

Actitud frente a la planeación. Involucrando metas e indicadores no tan facilistas, si no optimistas, ambiciosos y alentadores, donde el esfuerzo conlleve a superar lo programado y demostrar mayor compromiso con la organización.

Actitud frente a la presupuestación. Para hacer de él un instrumento eficaz, abundante en recursos, pero de austeridad frente al gasto; cuya función recaudadora e inversora obedezca a manejos transparentes en procura de una hacienda pública fortalecida hacia los bienes colectivos para mejorar la calidad de vida de la comunidad.

Actitud frente a los procesos- Que se reviertan en términos de calidad, trámites menos engorrosos y más ágiles, que brinden la mejor atención en tiempo y servicio al usuario o cliente.

Actitud frente al riesgo. Para prevenirlos y evitar perdida de recursos cuantiosos e irrecuperables, frente a una economía escasa y en ocasiones administrada improvisadamente.

Actitud frente al talento humano. Ofreciendo permanente capacitación como una manera de invertir conocimientos, traducidos en mejoras practicas, mayor capacidad productiva y servicios para la comunidad.

Actitud frente a la información y la comunicación: Como fuente para potenciar el desarrollo a través de datos y medios veraces, que den fiabilidad a lo que se informa y comunica y sea la base oportuna y razonable para la toma de decisiones revertida en productividad y éxito.

Actitud frente al cliente. Por todos es conocido que el “cliente” o “usuario” es la razón de ser y existir de las organizaciones, lo que supone que será la actitud de respeto, servicio y buenas maneras como se le atienda, la que decida su permanencia o deserción.

Actitud frente al control. Como factor retroalimentador y visor del mejoramiento continuo y memoria de aprender sobre los errores y fundamento de una nueva cultura.

Una definición de Actitud: “define desde la psicología como aquella motivación social de las personas que predisponen su accionar hacia determinadas metas u objetivos”

Entonces la pregunta es: ¿Que es lo que queremos cambiar? Cambiemos nuestra actitud.

Hasta pronto,

Read More

Hablemos de cuentas- Activos fijos.

“La inversión más significativa que tienen las empresas se encuentra en la adquisición de activos fijos, ya que sin ellos el funcionamiento de esta sería virtualmente imposible.

Por esta razón debemos considerar aspectos importantes, como en la adquisición, mantenimiento, reemplazo, control, administración e implicaciones financieras que tiene el activo fijo dentro de la empresa”.

La existencia de políticas sobre adquisiciones, transferencias, ventas y baja de bienes de propiedad, depreciación, valorización y contabilización, es vital para concebir fortalezas en el manejo, registro y custodia de ésta clase de activos.

Como rigor normativo, los procesos de autorización, registro, custodia y fijación de responsabilidades en el manejo de los activos fijos requiere la formalización de un manual como instrumento de guía y control, elemento socializar e instructor del quehacer contable, operativo y administrativo de la administración.

Dada la importancia y correspondencia con el patrimonio de la empresa, los activos, especialmente los inmuebles tiene un peso determinante, por lo que requieren ser permanente valorizados a través de avalúos técnicos por firmas autorizadas y reconocidas, asimismo, la oportuna clasificación de las construcciones en curso proporciona una manejo coherente con las practicas y métodos contables. De otra parte la adquisición de activos fijos debe ajustarse al Plan Anual de Compras y Presupuesto de Inversión, que proporcione orden en razón a las necesidades que la organización requiere para funcionar.

El mantener saneado ésta clase de activos proporciona la garantía suficiente para que la empresa tenga la posibilidad de generar mejores ingresos así como mayor respaldo al acudir al mercado financiero; de ahí que es importante que los activos de la empresa estén plenamente asegurados, protocolizados, con escrituras y certificados de tradición sin pignoraciones y restricciones, al día en impuestos y plenamente utilizados.

Una de las más claras manifestaciones de ineficiencia en las entidades del estado, es observar cómo a pesar de contar con innumerables inmuebles en su inventario, acuden a la contratación de locales y oficinas en arrendamiento, incrementando el presupuesto de gastos en contravención a principios de eficiencia y economía fundamentos de la administración pública.

El mayor problema que afronta las entidades públicas, es la prevalecía de inventarios de bienes muebles e inmuebles que no prestan ningún servicio o utilidad en el área asignada. En ocasiones deficientemente valorados, contabilizados y utilizados.

Es en esta situación, donde el servidor público haciendo uso de la práctica del autocontrol y como responsable de los bienes asignados a su cargo, debe reportar al área competente de bienes y servicios de la entidad la correspondiente novedad de reintegro para que se descargue de su inventario individual aquellos que no aportan valor agregado al desarrollo de sus funciones.

A su vez el área de bienes y servicios responsable del control de inventarios deberá adelantar una gestión encaminada a detectar qué otras dependencias requieren de esos bienes para reubicarlos a efecto de generar el mayor provecho en el uso de los mismos o en su defecto proceder a darlos de baja dentro de un proceso de saneamiento reglamentado.

Otro aspecto a considerar, tiene que ver con las daciones en pago como consecuencia de procesos judiciales y liquidación de empresas deudoras, que antes que contribuir a sanear las finanzas de la entidad receptora, incrementa la problemática al tener que asumir bienes que le generan gastos adicionales de mantenimiento, vigilancia, servicios, legalización de títulos. recurso humano, bodegaje, etc, en su mayoría inservibles o en mal estado.

Aunque ha sido muchos las iniciativas en procura de mantener saneados ésta clase de activos, se debe generar acciones, especialmente de control, como:

• Existencia de un manual de procedimientos actualizado y socializado sobre el manejo de los activos fijos.
• Pólizas Globales sobre su manejo y amparo.
• Permanente utilización de métodos evaluativos como la valorización y la depreciación.
• Asignación a cada uno de los responsables de acuerdo con sus funciones.
• Inventarios periódicos que constaten su existencia y buen uso.
• Evitar mantener activos sin utilizar en almacén o bodega.
• Tener bitácoras del parque automotor por vehiculo y responsable, detallando mantenimiento, combustible, reparaciones, repuestos, herramientas, aditivos, etc.
• Equipos de cómputo licenciados con mantenimiento adecuado.
• Consumo de servicios públicos mediante una política de austeridad y racionamiento.
• Baja, remate o donación de inventarios que no proporcionen utilidad a la organización.
• Adoptar mecanismos automatizados para la lectura de bienes. (Código de Barras).
• Protocolización de las propiedades mediante títulos, escrituras, certificados etc.
• Adopción de la dinámica de registros contable y permanente conciliación con áreas fuente.

Recuerde: ”El uso que se le de a los recursos, es un indicador de eficiencia o ineficiencia de la organización”

Read More

La importancia de resaltar en la auditoria los logros de la administración.

Hace ya algunos años, con motivo de una experiencia en la sustentación de un informe de auditoría, no me sorprendió la actitud de un representante legal, quien una vez terminada la reunión con el grupo auditor, donde se expuso los diferentes hallazgos detectados en los estados financieros como en el sistema de control interno, por demás reales y soportados, y ante los resultados desalentadores expuestos, expreso, “en la forma como ustedes presentan los resultados de su labor de auditoría, me hacen sentir que me equivoque como administrador y como profesional… de nada ha servido el esfuerzo y empeño que con mi equipo de trabajo he realizado desde la llegada a esta organización”.

Esta sencilla pero sentida reflexión, en su momento me hizo entender que si bien la auditoria es un proceso especialmente dirigido a detectar inconsistencias, es nuestro deber moral y profesional reconocer y exaltar sin exageraciones la gestión de las empresas y sus gerentes, buscando así un equilibrio que no maltrate a la administración y si por el contrario genere un ambiente proactivo y de confianza que se refleje en una mayor aceptabilidad a la tarea de auditoría y una disposición de mejoramiento continuo en la organización.

De estas circunstancias nace el hecho que el auditor debe aprovisionarse de una información integral que genere contraste sobre las debilidades, oportunidades, fortalezas y amenazas de la organización y permita presentar sin equívocos un resultado de auditoría más justo e integral. Debemos entender que muchos de los resultados que se registran y consolidan en los estados financieros provienen en su mayoría de circunstancias administrativas y que más que detectar fallas es identificar sus causas de carácter interno pero también externo, que una vez controlados propiciaran el mejoramiento de la organización.

De tal hecho nace la necesidad, y antes de la reunión de discusión del informe, realizar un paralelo entre los hallazgos positivos frente a los negativos, que generen una visión crítica pero proactiva que sin duda permitirá a las auditorias un posicionamiento de consideración y respeto frente al ente evaluado.

De manera que es importante revisar los siguientes documentos, que sin duda contribuirá al profesional de auditoría a concebir un juicio real pero independiente:

• Misión, Visión, objetivos, estrategias y valores de la entidad.
• Plan de acción de la organización y sus indicadores.
• Plan de compras asociado al instrumento presupuestal.
• Informe de gestión de la organización y por áreas.
• Notas explicativas de los estados financieros.
• Políticas de la organización.
• Informes de auditoría Interna y externa y revisoría fiscal de periodos anteriores.
• Plan de mejoramiento.
• Estudios económicos e indicadores del sector.
• Informe financiero y presupuestal.
• Evaluación del sistema de control interno, años anteriores.

¿Para qué?

 Sin duda, lo que el auditor debe estar permanente evaluando, son las actuaciones de la organización en pos de cumplir con la misión institucional.
 Que los planes de acción estén dirigidos a coadyuvar los intereses y objetivos a corto y mediano plazo de la organización, asociado a una presupuestación que permita financiar sin incertidumbre las tareas, metas e indicadores propuestos.
 Informes de gestión que clarifiquen de manera transparente el actuar de la administración y las diferentes áreas misionales y de apoyo.
 Notas explicativas de los estados financieros, que reseñe con detalle las políticas y eventos relevantes que impactan sobre los estados financieros.
 Informes de control, a fin de contrastarlos contra la gestión de la administración.
 Planes de mejoramiento, que indiquen los compromisos, pero también las acciones generadas para obtener mayor calidad.
 Comportamiento del entorno a fin de generar comparación frente a la competencia y oportunidades y amenazas a prever.


Gracias,

Read More

Papeles de trabajo, sustento del proceso auditor.

La metodología expresada en la construcción de papeles de trabajo es la impronta que los profesionales en Contaduría tienen, conocen y manejan para sustentar su trabajo de auditoría; a la vez le proporciona un orden y desarrollo lógico y coherente de todas sus actuaciones.

Concepto.- Son el conjunto de documentos, planillas o cédulas, en las cuales el auditor registra los datos y la información obtenida durante el proceso de Auditoría, los resultados y las pruebas realizadas.

Los papeles de trabajo también pueden constituir la información almacenada en cintas, películas u otros medios (diskettes), y puede habilitarse sobre listados, y fotocopias de documentos claves de la organización, sin incurrir a exceso de copiar todo el archivo.

Al preparar el auditor los papeles de trabajo debe evitar acumular exceso de documentación, (Calidad Vs Cantidad), esto se simplifica utilizando marcas de auditoria, es decir, certificando o validando información o actuaciones físicas que se tuvo a la vista, mediante marcas y referencias previamente definidas, tales como:

√ Verificado y cruzado contra registros contables.
∑ Sumado
% Porcentaje observado.
₫ Totalizado
≈ Cifras verificadas.
∞ Soportes originales vistos.
……. entre otras.

Los papeles de trabajo tienen los siguientes propósitos:

• Soportar por escrito la planeación del trabajo de auditoría.
• Instrumento o medio de supervisión y revisión del trabajo de auditoría.
• Registra la evidencia como respaldo de la auditoria y de informe,
• Se constituye en soporte legal en la medida de requerir pruebas.
• Memoria escrita de la auditoría.

En los papeles de trabajo se registran:

• La planeación.
• La naturaleza, oportunidad y el alcance de los procedimientos de auditoría desarrollados.
• Los resultados,
• Las conclusiones extraídas y las evidencias obtenidas.
• Incluyen sólo asuntos importantes que se requieran junto con la conclusión del auditor y los hechos que fueron conocidos por el auditor durante el proceso de auditoría.

La NIA 230 ¨Documentación¨ señala que la extensión de los papeles de trabajo es un caso de juicio profesional por lo que es necesario y práctico documentar todos los asuntos importantes que el auditor considere.

La SAS 41 indica que los papeles de trabajo incluyen, entre otros, las siguientes informaciones:

 Información referente a la estructura orgánica de la entidad examinada.
 Extractos o copias de documentos legales importantes, convenios, y estatutos.
 Información concerniente al entorno económico y legislativo dentro de los que opera la entidad.
 Evidencia del proceso de planeamiento,
 incluyendo programas de auditoría y cualquier cambio al respecto.
 Evidencia de la comprensión de los sistemas de contabilidad y de control interno.
 Evidencia de evaluaciones de los riesgos inherentes y de control.
 Evidencia sobre la evaluación del trabajo de auditores internos y las conclusiones alcanzadas.
 Evidencia de que los trabajos realizados por los auxiliares fue supervisado y revisado.
 Análisis de transacciones y balances.
 Análisis de tendencias e índice importantes.
 Un registro de la naturaleza, tiempo y grado de los procedimientos de auditoría desarrollados y de los resultados de dichos procedimientos.
 Una indicación sobre quien desarrolló los procedimientos de auditoría y cuando fueron desarrollados.
 Copias de comunicaciones con otros auditores, expertos y otras terceras partes.
 Copias de cartas o notas referentes a asuntos de auditoría comunicados, o discutidos con la entidad, incluyendo los términos del trabajo y las debilidades sustanciales en control interno.
 Cartas de presentación recibidas de la entidad.
 Conclusiones alcanzadas por el auditor, concernientes a aspectos importantes de la auditoría, incluyendo cómo se resolvieron los asuntos excepcionales o inusuales, revelados por los procedimientos del auditor.
 Copias de los estados financieros, dictamen u otros informes del auditor, etcétera.

Propiedad y custodia de los papeles de trabajo.- Los papeles de trabajo son de propiedad de los órganos o firmas de auditoría. El auditor debe custodiar con cuidado y vigilancia la integridad de los papeles de trabajo, debiendo asegurar en todo momento, y bajo cualquier circunstancia, el carácter confidencial de la información contenida en los mismos.

Es difícil establecer el tiempo que un auditor debe conservar los papeles de trabajo, pero es recomendable conservarlos porque son importantes para auditorias futuras y para cumplir con los requerimientos legales en caso de litigios.

Los archivos de papeles de trabajo para cada examen pueden dividirse en dos grupos básicos: Archivos corrientes y archivos permanentes.

Los archivos corrientes contiene las informaciones relacionadas con la planificación y supervisión que no son de uso continuo en auditorias posteriores tales como:

 Revisiones corrientes de controles administrativos.
 Estados financieros motivo de auditoria.
 Análisis de información financiera,
 Notas a los estados financieros.
 Correspondencia corriente. (Entrada y salida)
 Programas de auditoría y otros papeles que respaldan las observaciones y
 Preparación del informe, inclusive el borrador del informe.

Los archivos permanentes deberán contener informaciones importantes para utilizar en auditorias futuras tales como:

 El historial legislativo sobre la creación de la entidad y sus programas y actividades,
 La legislación de aplicabilidad continúa en la entidad, políticas y procedimientos de la entidad. Financiamiento, organización y personal.
 Políticas y procedimientos de presupuestos. Contabilidad e informes, estatutos, memorias anuales, etc.
 Manuales, (Contable, presupuesto, tesoreria, contratación, almacén, procesos misionales, entre otros).
 En general la información que no varia con el tiempo

Read More

Auditoria con ayuda de un experto.

Por ahí reza un adagio, “zapatero a sus zapatos”; sabía deducción que conlleva a ocupar profesionales que por su experiencia, conocimiento, capacidad y especialidad, contribuyen a obtener resultados consistentes, coherentes y responsables en los informes de auditoría.

Si bien la profesión del contador, permite considerar la obtención de muchos saberes, no siempre el líder o los integrantes de un grupo de auditoría están en posibilidad de realizar pruebas que por su complejidad y especialidad requieren del concurso de un experto.

“Según la NIA 620. Experto significa “Una persona o firma que posee habilidad, conocimiento y experiencia especiales en un campo particular diferente a la contabilidad y la auditoría”.

Por lo anterior, tenga en cuenta las siguientes consideraciones cuando se trate de alcanzar propósitos adecuados mediante el concurso de la pericia de un experto:

• Determinar por parte de la auditoria la necesidad de un experto.
• La naturaleza del asunto relacionado con el trabajo del experto.
• Los riesgos significativos en los asuntos relacionados con ese experto.
• La importancia de ese experto en el contexto de la auditoria.
• La seguridad de los resultados de ese experto en términos de calidad.
• Seguridad por parte del auditor, que el experto cuente con la capacidad, experiencia, competencia y objetividad sobre el tema requerido.
• La responsabilidad del auditor no desaparece por el simple hecho de contratar un experto.

Ante estos requerimientos consulte el concepto de un experto, especialmente en los siguientes casos:

• Valuaciones de activos, por ejemplo, terreno y edificios, planta y maquinaria.
• Trabajos de arte, y piedras preciosas.
• Determinación de cantidades o condiciones físicas de activos, por ejemplo minerales, almacenados en reservas de materiales, reservas subterráneas de minerales y petróleo, y la vida útil remanente de planta y maquinaria, medio ambiente.
• Determinación de montos usando técnicas o métodos especializados, por ejemplo, una valuación actuarial, prestaciones económicas, valorizaciones, indexaciones , etc.
• La medición de trabajo completado y por completar en contratos en desarrollo. Obras civiles, arquitecturas, equipos técnicos y tecnológicos, redes, etc.
• Opiniones legales concernientes a interpretaciones de convenios, estatutos y reglamentos.
• Defensa de los intereses de la organización, ante procesos judiciales y tributarios en términos y montos apreciables.

Un experto que a mi criterio proporciona gran aporte, especialmente en la obtención de pruebas de auditoría, es el AUDITOR DE SISTEMAS, quien frente al cumulo de bases de datos sobre, afiliados, clientes, saldos financieros, deudores, acreedores, nominas, inventarios, bienes, … etc, con sus métodos, aplicativos y programas, posibilita tomar muestras representativas y suficientes, que conllevan a dar mayor confiabilidad sobre las evidencias y lo que es más importante en tiempos sustancialmente menores.

En relación con la vinculación a la auditoría, el experto puede ser contratado por la entidad, por la Auditor o puede ser solicitado a manera de préstamo cuando es empleado de la administración.

Esto quiere decir, que sí la entidad o empresa, cuenta con el talento humano necesario para realizar lo requerido por la auditoria a través de un experto, ésta puede comisionarlo de manera temporal, pero, siempre dirigido e instruido por el auditor sobre los fines y objetivos de sus pretensiones y siempre y cuando el experto no tenga ninguna relación o función frente al tema objeto de evaluación o estudio.

El experto deberá contar con las siguientes competencias: Certificación o licencia profesional, o membrecía del experto en, un órgano profesional apropiado; y experiencia y reputación del experto en el campo en que el auditor requiera.

Reflexión: El trabajo de auditoría no admite improvisación alguna.

Hasta pronto.

Read More