La auditoria, surge
como
herramienta moderna del planteamiento y control para establecer si los indicadores económicos y en virtud de sus relaciones con los
diferentes aspectos administrativos contables y financieros cumplen los
objetivos y presupuestos de la empresa.
De pronto
nos acostumbramos a realizar procesos de auditoria específica en relación con un
interés particular (Financiera, de gestión, de resultados, de cumplimiento, de
control interno etc.), práctica que a mi juicio está lejos de constituirse en una
auditoria integral.
Tal
afirmación obedece a que por ejemplo, al realizar una auditoria
financiera, parecería que sus resultados se limitaran a expresar una opinión
sobre la razonabilidad de los estados financieros, en términos contables, es
decir si los mismos responden a un criterio básico y fundamental que son las
practicas determinadas en los rigores de la contabilidad.
Sin embargo el propósito de cualquier auditoria,
sin dejar de lado la primera intensión, nos lleva a evaluar y revisar los
diferentes hallazgos, causas e impacto
desde lo contable, pero también su
incidencia en lo jurídico/legal, en lo técnico, en lo normativo, en lo
ambiental, en la gestión y resultado de sus propósitos, y por supuesto en el rigor operativo y
administrativo, de toda clase de transacciones, traducido en resultados
económicos - financieros.
Lo mismo sucede con el control interno, al tener
que observar que el sistema no tenga
falencias en el manejo de la información y comunicación; en la idoneidad y
capacidad del recurso humano y otros elementos no menos importantes como las
quejas sobre los procesos especialmente misionales, donde los soportes, archivo, trámites, y demás componentes nos aseguren y posibiliten
realizar una auditoria integral, que proporcione la seguridad y la tranquilidad
de lo evaluado frente a lo ejecutado por la administración.
Las auditorias son importantes y necesarias porque
ayudan a minimizar el riesgo en las operaciones de la organización, evento que sólo es posible en la medida que
se realicen todo de manera integral. Observemos algunos requerimientos
para este tipo de auditoria:
- Revisión de
políticas y estrategias de la empresa para direccionarlas hacia lo que verdaderamente se busca.
- Cuantificar en términos financieros los diversos componentes de la planeación, para que su labor sea
eficiente, efectiva y económica.
- Tomar los
presupuestos como instrumento de gestión y control y norma de
comparación permanente entre lo
programado y lo ejecutado.
- Inducir a los
especialistas a pensar en las necesidades totales de las compañías, y a
dedicarse a planear de modo que puedan asignarse a los varios componentes y
alternativas la importancia necesaria.
- Presionar
para que la alta gerencia defina adecuadamente los objetivos básicos.
- Incrementar
la participación de los diferentes niveles de la organización.
- Inducir a mantener un archivo de datos históricos y
controlables.
- Facilitar la coparticipación e integración de las
diferentes áreas.
- Obligar a realizar un auto análisis periódico.
- Facilitar el control administrativo.
- Ayudar a lograr mejor eficiencia en las
operaciones.
Otros elementos a considerar:
De tipo administrativo.
- manuales de procesos y procedimientos.
- Estilo de dirección.
- Códigos de ética y buen gobierno.
- Perfiles
del talento humano frente a las funciones y labores.
- Mapas de riesgos de los procesos
misionales y de apoyo.
- Archivos
- Normograma por dependencia.
- Medidas de seguridad sobre los bienes y
recursos.
- Segregación de funciones. .
- Inventarios físicos de manera
periódica.
- Procesos de inducción y capacitación.
- Sistemas de comunicación.
- Atención de: usuarios/clientes/afiliados.
- Puntos de atención al
usuario/cliente/afiliado.
- Planeación, metas e indicadores.
- Programas de bienestar social.
- Manejo de los recursos físicos.
- Gestión y perfil de los interventores y
supervisores de la contratación.
- Oficina de quejas y reclamos.
- Manejo ambiental.
De
tipo económico
- Plan de compras anual.
- Inversiones temporales.
- Fondos en disponible.
- Manejo y utilización de los servicios
públicos.
- Plantas de personal.
- Tercerización de funciones propias de
la entidad a través de contratos.
- Inventarios (medicamentos, productos
perecederos).
- Pólizas de garantías sobre fondo y
bienes.
- Procesos laborales.
- Defensa de los intereses de la entidad.
- Informes básicos y esenciales.
- Parque automotor.
- Novedades de nómina.
- Utilización de la propiedad, planta y
equipo.
De
tipo contable- financiero
- Portafolio de inversiones
- Cartera de préstamos y sus garantías.
- Gestión de cobro.
- Arqueos de cajas menores y tesorería.
- Cartera por edades para estimar
provisiones.
- Avalúos de inmuebles.
- Políticas evaluativas de las
inversiones, provisiones, depreciaciones, valorizaciones.
- Conciliación y confirmación con áreas
fuente y/o usuario.
- Calendario de entrega de información a
contabilidad para su consolidación.
- Aplicativos y programas contables.
- Aportes parafiscales, impuestos y
otros.
- Cultura contable en toda la
organización.
- Diferencia de saldos entre el área
fuente y contabilidad.
- Notas explicativas.
De
tipo jurídico- legal.
- Defensa de los intereses de la empresa.
- Procesos judiciales en cabeza de pocos
abogados.
- Sistema de información automatizado de
los procesos jurídicos.
- Archivo de expedientes.
- Interventoría y seguimiento sobre los
abogados y los procesos.
- Causación de las contingencias por
cuenta de los procesos.
- Proceso contractual.
- Normatividad de la organización.
Tipo
informático.
- Equipos de computación.
- Sistema de
información.
- Decisiones
- Información
en línea.
- Trámites
internos.
- Manejo medio
ambiente.
- Registro de
la información.
- Manejo de
datos maestros.
- Procesos en
línea y en tiempo real.
- Software.
- Custodia y seguridad
de equipos.
- Back up. de
información clave.
- Mantenimiento
de equipos (Antivirus).
- Utilización
de los equipos.
- Caves de
acceso sobre archivos reservados de la organización.
- Manuales de
procesos y fuentes de información.
Del Entorno.
- Normas y
disposiciones.
- Cuadros
directivos, como el direccionamiento de objetivos y estrategias.
- Procesos
meritocráticos.
- Competencia.
- Globalización.
- Cultura de
control- basado en el autocontrol.
Ahora observemos como ciertos hallazgos como ejemplo, impactan
no solo la parte cuantitativa de las operaciones, si no demuestran debilidades de
control interno, de gestión, de cumplimiento y resultados de las empresas:
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Hallazgos
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Causas
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Efectos
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Inadecuado manejo
de los inventarios y propiedad Planta y equipo.
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- Áreas
desorganizadas.
-Sin asignación de
responsables idóneos.
- Información
desactualizada
- Falta de inventarios e inspección física.
- Inadecuado
perfil del talento humano.
- Deterioro
ambiental
- Sin manual de
procesos y procedimientos.
- Kardex
desactualizado
- Elementos improductivos o vencidos.
- Sin pólizas de
seguros.
-Inadecuado
mantenimiento (Hoja de vida).
- deficiente
depreciación o valorización.
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-Detrimento
patrimonial.
-Asunción de
responsabilidades fiscales.
-Mayores gastos
por mantenimiento, vigilancia, servicios públicos, etc...
- Desgaste
administrativo
- Dilución de
responsabilidades
-Ineficiencia–
-Inadecuada
gestión
-Sobre o sub
estimación contable en la utilidad o el patrimonio.
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Inadecuada
ejecución del presupuesto.
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-Desconocimiento
de los rigores normativos sobre el presupuesto.
- Omisión en la
elaboración del plan de compras anualizado.
– Deficiente
programación y recaudo de los ingresos.
– Inobservancia en preservación de la austeridad
del gasto.
-Permanentes
traslados presupuestales.
- Acumulación de
disponibilidades sin utilizar.
-Inoportunidad en
la revisión de los informes de presupuesto.
– Desconocimiento
del normograma presupuestal.
-Deficiente capacitación y socialización.
- Ordenadores del
gasto sin los perfiles necesarios.
- -Desconocimiento
de los mapas de riesgo.
-Memoria
Institucional deficiente.
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- Peculado por
omisión.
- Peculado por
acción.
-Detrimento
patrimonial.
-Perdida de
recursos escasos.
-Debilitamiento de
las áreas misionales.
- Incumplimiento en las metas y resultados
sobre proyectos de inversión.
– Inadecuada
gestión.
–Deficiente atención al
cliente/usuario/afiliado.
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Débiles sistemas
de información financiera y contable.
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-Ausencia de
cultura contable.
-Carencia de
manuales de procedimientos contables y financieros.
– Perfiles que no
corresponden a las funciones realizadas.
- Inoportunidad en la entrega de información
contable y financiera por parte de los responsables.
-Deficiente
capacitación y socialización.
- Débil apoyo por parte del área de
informativa.
- Exceso manejo de
información de manera manual.
– Plataformas de información sin la
interfaces completas y agiles.
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-Dictámenes
negativos.
-Decisiones Gerenciales erróneas e
inoportunas.
- Sanciones
permanentes por parte de las autoridades competentes.
- Mala imagen de la organización.
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Deficiente manejo
de la cartera.
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-Inobservancia de
la cartera por edades
-Inexistencia de
manuales de procesos y procedimientos.
- Débil
cumplimiento de requisitos mínimos.
– Garantías
insuficientes.
-Inadecuada
gestión de cobro persuasivo y jurídico.
- Inadecuada
clasificación de la cartera por edades.
– Débil defensa de
los intereses de la entidad.
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-Sub y/o sobre
estimación de provisiones que afectan
las utilidades del ejercicio.
-Activos improductivos.
-Desconocimiento
normativo.
-Afectación en los
flujos de caja de tesorería.
-Debilitamiento
patrimonial.
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Contratación sin
las debidas formalidades
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-Sin selección
objetiva.
- Sin los
presupuestos suficientes.
- Sin pólizas y garantías.
– Sin estudios de pre - factibilidad y
factibilidad adecuados.
- Sin observancia
de las inhabilidades e incompatibilidades previstas por la ley.
- Inexistencia de
manuales de procesos y procedimientos.
– Sin la adopción
de mapas de riesgos.
–Sin interventoras
- Sin
documentación necesaria.
- Anticipos sin
legalizar.
-Ausencia de
valores éticos y morales,
-Débiles procesos de
capacitación y socialización.
-Sin la
legalización oportuna.
-Excesiva
ampliación de los presupuestos en tiempo y valor.
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-Detrimento
patrimonial.
- ineficiencia e
ineficacia del gasto e inversión pública.
Delitos contra la
administración pública.
- Desequilibrio en
la organización pública.
- Corrupción
administrativa. Favores burocráticos.
Empobrecimiento económico y social.
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Incremento de los
bienes recibidos en pago
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Inadecuada gestión
de cobro de la cartera.
- Limitación de la
capacidad de pago del deudor.
-Liquidación galopante de empresas.
–Falta de
políticas acertada de cobranzas.
-Normatividad
absurda.
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Desequilibrio financiero
de las empresas.
-Asunción de
activos improductivos
- Mayores gastos
en vigilancia. servicios públicos, mantenimiento, bodegaje etc,
-Pérdida económica para quien recibe.
-Liberación de
responsabilidades de quien entrega.
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Pasivos Laborales
sin los rigores normativos
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-Sistemas de
información manuales
- Ausencia de
manuales de funciones y requisitos mínimos.
-Incumplimiento en
el pago de aportes a la seguridad social.
-Inadecuada
causación de prestaciones económicas.
-Inoportunidad en
el traslado de cesantías.
-Limitados
programas de capacitación.
-Inoportunidad en
la elaboración de novedades de nómina.
-Estilo de
dirección cerrado con procesos de selección sin meritócracia.
- Plantas
paralelas.
-Estructuras
organizacionales piramidales.
- Débiles cálculos
actuariales de pensiones de jubilación.
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-Carencia de
compromiso organizacional.
- Poca cobertura y respaldo en salud y
pensiones.
– Subestimación de cuentas para prestaciones
económicas.
-Desgaste
administrativo.
-Débil resultados
en términos de calidad y de servicio.
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Hasta pronto.
