CURSO - Aproveche..........

Del 2 al 7 de septiembre de 2013  
"Curso de Formación de líderes en auditoria desde las normas internacionales NIAS", ( 30 horas presenciales.) 
Vr. inversión $ 600.000
Bogotá, Colombia.

Cupo Limitado. Información: 3123831078

CURSO EN AUDITORIA DESDE LAS NORMAS INTERNACIONALES DE AUDITORIA Y ASEGURAMIENTO

Dirigido: Estudiantes y profesionales que laboren en Auditoría Interna, Auditoría Externa, Revisoría Fiscal o que aspiren a ser auditores en Entidades del Estado y Sector Privado.  

 Nota: El valor de la inversión, la ciudad y las fechas se acordaran mutuamente con los interesados.

CUPO LIMITADO

Bogotá, Colombia

Inscripciones: marco.bonilla@auditool.org.

Entregables: 

• Certificado de participación o asistencia al curso de "Formación de líderes en Auditoria y control interno. - NIAS ". 
• inscripción al portal de www.auditool.org. por un año de todos y cada uno de los participantes.
• Material del curso, 
• Metodologías en  PGA. papeles de trabajo, mapas de riesgo, programas o guias de auditoria. 
• Cuestionarios para evaluar el control interno, contable e institucional. 

Blog:  marcontrol.blogspot.com

Patrocina auditool.org

Mayor Información:

Marco Hernando Bonilla M.

Auditor Especializado en Auditoría y Control Interno

Celular- 3123831078-      Fijo  6949719

Bogotá Colombia.

PROGRAMA.

(Formación de líderes en auditoría y control interno)

Sesión 1. (12 horas)

Introducción. 

• Metodología, objetivos, vivencias, conceptos, normatividad, NAGAS.
• Proceso Auditor. – Planeación, Ejecución, informe, papeles de trabajo, programas de auditoria, PGA etc.   

• Control interno, MECI, COSO.

-ORGANIZACIÓN DE LAS OFICINAS DE CONTROL INTERNO EN LO LOGÍSTICO.

-ELABORACION DEL PLAN GENERAL DE AUDITORIA (PGA)

-NORMOGRAMA (Normatividad y aplicabilidad)

-RESPONSABILIDADES Y ROLES DE LA OFICINA DE CONTROL INTERNO.

-DIAGNÓSTICO- ESTADO DE ARTE DEL CONTROL INTERNO – IMPLEMENTACION MECI.

-SOCIALIZACION SOBRE CONTROL INTERNO. Cultura del autocontrol.

-EVALUACIÓN A PROCESOS MISIONALES Y DE APOYO. (herramientas y cuestionarios)

-VALORACIÓN DEL RIESGO. (Elaboración mapas de riesgo)

-PRESENTACION INFORMES, PLANES DE MEJORAMIENTO, MEMORANDOS, ETC.  A LA ALTA     DIRECCIÓN

Sesiòn 2 (4 horas)

Auditoría Financiera Histórica: Principios generales y responsabilidades

NIA 200

•        Objetivos generales del auditor independiente y la conducción de una auditoría de acuerdo con Normas Internacionales

•        Acuerdo de los términos de los trabajos de auditoría (NIA 210)

•        Control de calidad para una auditoría de EEFF(NIA 220)

•        Documentación de auditoría (NIA230)

•        Responsabilidades del auditor en relación con el fraude de una auditoría de EEFF (NIA 240)

•        Consideraciones de leyes y regulaciones en una auditoría de EEFF-(NIA 250)

•        Comunicaciones de asuntos de auditoría con los encargados del Gobierno Corporativo

Evaluación del riesgo.

• Planeación de una auditoría de EEFF-(NIA 300) 
• Identificación y evaluación de los riesgos de error material mediante el entendimiento de la entidad y su entorno.(NIA 315) 
• Materialidad en la planeación y ejecución de una auditoría (NIA 320) 
• Respuesta del auditor a los riesgos evaluados (NIA 330) 
• Consideraciones de auditoría relativas a una entidad que utiliza una organización de servicios 
• (NIA 412) 
• Evaluación de errores materiales identificados durante la auditoria 

Sesiòn 3 (4 horas)

Evidencia de Auditoría (NIA 500)

• Evidencia de auditoría 
• Consideraciones específicas para partidas seleccionadas (NIA 501) 
• Confirmaciones externas (NIA 515) 
• Trabajos iniciales de auditoría, saldos iniciales (NIA 510) 
• Procedimientos analíticos (NIA 520) 
• Muestreo de auditoría (NIA 530) 
• Auditoría de estimaciones contables, incluyendo estimaciones contables del valor razonable, y revelaciones relacionadas. (NIA 540- 545) 
• Partes relacionadas (NIA 550) 
• Hechos posteriores (NIA560) 
• Negocio en marcha (NIA 570) 
• Declaraciones escritas (NIA 580) 

Sesiòn 4 (4 horas)

 Utilización del trabajo de terceros

• Consideraciones especiales - Auditorías de estados financieros del grupo (incluyendo el trabajo de auditores de componentes) (NIA 600) 
• Uso del trabajo de auditores internos (NIA 610)
• Utilización del trabajo de un experto ( NIA 620) 

Dictamen de Auditoría 

• Formado una opinión e informando sobre EEFF (NIA 700) 
• Modificaciones a la opinión en el dictamen del auditor independiente (NIA 701) 
• Párrafos de énfasis y párrafos de otros asuntos en el dictamen del auditor independiente 
• Información comparativa - cifras correspondientes y EEFF comparativos (NIA 710) 
• Responsabilidades del auditor en relación con otra información en documentos que contienen EEFF auditados. ( NIA 720) 

Sesión 5 (4 horas)

Áreas Específicas (NIA 800)

• Consideraciones especiales - Auditorías de EEFF preparados de acuerdo con marcos de referencia de propósito especial. 
• Consideraciones especiales - Auditorías de EEFF individuales y elementos específicos, cuentas o partidas de un EEFF. 
• Trabajos para dictaminar sobre EEFF 

Clausura del curso.(2 horas)

• Auto-evaluación y retroalimentación final.  
• clausura. 

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Próximamente..........

 "ARRULLO"

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EL AUDITOR EXPERTO NO NACE, SE HACE.

 

Una de los componentes que los auditores con mayor interés deben observar y como manera de posicionarse en el contexto y ambiente de las diferentes administraciones, son aquellos procesos, procedimientos y actividades, que al no considerarse generan un manto de duda sobre la capacidad y calidad de la auditoria en cuestión, cosa que en el desarrollo de la misma se refleja en, limitada colaboración en la entrega de información, desconfianza y poca credibilidad en los resultados con el consiguiente choque con la administración.

En este ejercicio y como un postulado y punto de partida, el auditor debe tener un conocimiento integral de la organización y definitivamente clara la Misión que ésta persigue.

Como una manera de observar el “cuidado profesional”  que requiere el auditor y que le permitirá actuar como experto con resultados contundentes, a continuación relaciono el cuestionamiento previo a hacerse para que su labor responda a un rigor de planeación y no a un accionar de improvisación e incertidumbre:  

• ¿Qué reglas personales y de comportamiento debe considerar antes de realizar una auditoria? Recuerde "ademas de ser, debe parecer"
• ¿Cómo presentarse el grupo de auditoría ante la entidad?
• ¿Quién o quienes son los funcionarios o personal calve dentro de la organización?
• ¿Como lograr que la alta dirección le dé  importancia a la auditoria?
• ¿Como propiciar que la auditoria recopile información clave y critica de la organización?
• ¿Que información debe solicitar en el primer oficio dirigido a la organización, específicamente al representante legal?
• ¿Quién o quienes deben participar en la reunión de instalación de la auditoria? ¿Y cual la más practica para propiciar la mejor impresión y el mayor interés  de los auditados?
• ¿Que requerir como espacio físico y elementos para actuar dentro de la organización?
• ¿Como manejar el tema del tiempo, uso de fotocopiadoras, traslados y vistas, en caso de ser necesario a otros lugares de la organización?
• ¿Que información es estrictamente necesaria fotocopiar como evidencia y especialmente qué información se debe revisar y observar tanto en los lugares propios de la administración y cuales en la oficina de la auditoria, dado su cuidado y confidencialidad?
• ¿De que manera se relaciona el consecutivo de la correspondencia enviada?
• ¿Como se organiza el archivo permanente y corriente de la auditoria como papeles de trabajo?
• ¿Como se elabora el memorando de planeación de la auditoria?
• ¿Como se construye el plan de auditoría (cronograma)?
• ¿Como se asigna tareas al grupo auditor?
• ¿Quien dirige el grupo auditor?
• ¿Quien firma la correspondencia enviada por la auditoria a la administración y como se controla?
• ¿Quien acude a las reuniones o mesas de trabajo ante la entidad? 
• ¿Como se construyen los programas de auditoría y cuestionarios de control interno, quien los revisa y lo que es más importante como se actualizan?
• ¿Como se elaboran, diligencian y se amarran los papeles de trabajo, (marcas y referencias.)?
• ¿Cómo se evalúa el control interno:
• ¿Organizacional?
• ¿Por procesos?
• ¿Por áreas? 
• ¿Como se obtienen las muestras de auditoría?
• ¿Como se hace un arqueo de caja?,
• ¿Conciliación de saldos?
• ¿Confirmación de saldo?,
• ¿Prueba documental?,
• ¿Revisión de nómina?,
• ¿Prueba analítica?
• ¿Revisión y pruebas a los inventarios?
• ¿Revisión a la contratación?
• ¿Revisión al presupuesto?
• ¿Revisión de la contabilidad y demás procesos?
• ¿Quien y como se supervisa?
• ¿Como se aprovecha la auditoria de sistemas y demás expertos en la auditoria?
• ¿Como se prepara un informe, como se valida? ¿Como se oficializa?

Estas son unas pocas pero importantes preguntas a hacerse, que frente a las respuestas,  se tendrá la sensación y certeza de poder acometer la auditoria con tranquilidad y sobre todo con la responsabilidad que demanda esta clase de actuaciones; y de esta manera  ganando espacios que posibiliten contar con una unidad de auditoria, programada, conocedora y sobre todo cuidadosa en el actuar.

Adicionalmente relaciono algunas competencias a observar en auditoria, como complemento y referente del auditor experto que requerimos:

Competencia personal. Apoyándose en los saberes previos, para que a través de ellos estar en capacidad de comprender la realidad social que lo rodea, como el de anticiparse a los hechos y dar las soluciones planteadas en un momento determinado. Por ello debe analizar y visualizar las consecuencias de las actuaciones presentes con el ánimo que pueda tomar una decisión acertada en las diferentes situaciones y que le corresponda intervenir.

Competencia disciplinar. Como objeto de la auditoria mediante el examen de los estados financieros básicos, o procesos misionales,  a través de los soportes dejados técnicamente en los papeles de trabajo, así mismo el proceso y las herramientas que se emplean por el auditor y logra emitir una opinión respecto de los hallazgos y evidencias encontradas frente al control interno que se implementa en las empresas, con ello logra plasmar en el informe de auditoría la opinión que finalmente sirve de base al usuario de la información contable para tomar decisiones. De igual manera integra al ejercicio la relevancia de las Normas Internacionales de Auditoria.

Competencias Comunicativas. Es de suma importancia que el profesional en auditoria tenga la capacidad de entendimiento a fin de que pueda comprender el lenguaje que concierne a la disciplina, llevándolo al campo de las relaciones de la sociedad, y que pueda por lo tanto actuar con idoneidad, lo que le posibilitará ocupar un espacio destacado en su labor como auditor y como profesional.

Competencias Axiológicas. Se forma en los respectivos valores frente a la dignidad humana, la solidaridad y el sentido de pertenencia, como también el de conciencia social que le  desarrolla el conocimiento de la auditoría, es por ello que el auditor frente a sus actuaciones es un ejemplo a replicar.

Competencias laborales. Se pretende fortalecer el conocimiento profesional en el campo interdisciplinario, para que actúen con preparación y así poder afrontar los retos que se les presenten en el ejercicio de su labor; de hay nace la importancia del trabajo en equipo, posibilitando y aprovechando la experticia de cada uno de los que intervienen en él.

Reflexión: “Al tratar con sinceridad de percibir los puntos fuertes de los demás, florecen los mejores logros”.

Recuerde:"LA CALIDAD NO SE IMPROVISA".

Hasta Pronto.

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ESTAMOS DE CUMPLEAÑOS.

El Blog Marcontrol.audit, cumple un año de creado; con cerca de 25.000 visitas y un compendio de 100 notas inéditas; producto de la experiencia como auditor y socializador de su autor, Marco Hernando Bonilla M.   

Felicitaciones.

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LA D.O.F.A. herramienta analítica de Auditoria para no dejarnos sorprender.

“DOFA (en inglés SWOT) es la sigla usada para referirse a una herramienta analítica que le permitirá trabajar con toda la información que posea sobre su negocio, útil para examinar sus Debilidades, Oportunidades, Fortalezas y Amenazas. 

La importancia de la matriz DOFA radica en que nos hace un diagnóstico real de la empresa o negocio, nos dice cómo estamos, cómo vamos, lo que nos brinda el principal elemento requerido para tomar decisiones, que no es otro que la conciencia de la realidad, pues cuando conocemos nuestra realidad, casi siempre sabemos qué hacer.

Este tipo de análisis representa un esfuerzo para examinar la interacción entre las características particulares de su negocio y el entorno en el cual éste compite”. 

Aunque la matriz DOFA tiene diferentes aplicaciones, al final cada una de ellas, se constituye en un referente primario a tener en cuenta a la hora de planear y ejecutar la auditoria, ya que sus elementos de Amenazas y Debilidades, uno externo y el otro interno, proporcionan el punto de partida de hallazgos críticos, susceptible de evaluar por parte de la auditoria, que una vez contrastado con los otros dos elementos, Oportunidades y Fortalezas generan el equilibrio adecuado para sugerir acciones preventivas y de mejoramiento.

Para entender el análisis a partir de la DOFA, es necesario hacer un riguroso estudio de la empresa, comenzando desde su creación y naturaleza prevista de manera objetiva en la Misión de la entidad, para que a partir de ésta, lograr avisar si los demás componentes de la empresa son afines desde lo normativo, organizacional, financiero-contable, presupuestal, planes y programas y control, frente a la misión; que una vez interiorizados, socializados y discutidos proporcionan el camino a seguir con grandes bondades en el resultado final, propio de un diagnostico real y concienzudo, prenda de garantía en el desarrollo de la auditoria.

Si conocemos las debilidades, es claro que podemos sugerir políticas, enmendar procesos y procedimientos, y lo que es más importante en auditoria avisar sobre los posibles riesgos críticos y por supuesto implementar controles que disminuyan el impacto negativo que estos eventos puedan causar al interior de las organizaciones.

Las oportunidades por el contrario nos proporcionan lineamientos para encauzar los recursos con los que la organización cuenta en talento humano, infraestructura, fondos, bienes, etc… en torno a una mejor gestión y resultados traducidos en éxito y aprovechamientos. Es obligación de la empresa y un propósito de la Auditoria identificar estas clases de oportunidades que sin duda la posesionan como una verdadera unidad asesora.

Sin duda una cualidad de la auditoria como de la empresa es reconocer las fortalezas, dada cuenta que estas nos proporcionan el camino para mitigar las debilidades y aprovechar las oportunidades, y de ésta forma asegurar con mayor competencia los objetivos, y especialización clara de la misión de la entidad, posibilitando la visión que pretende alcanzar. La auditoria debe tener en cuenta estas fortalezas para que en sus informes y recomendaciones permitan explotarlas haciendo menos notorias las posibles debilidades que la organización en su interior posea.

Por último tenemos la identificación de las amenazas, propósito fundamental de cualquier tipo de auditoria, como quiera que estas por si solo generan un riesgo enorme, que en muchos casos por ser de carácter externo es mas difícil de prever y controlar, como es la competencia, los cambios normativos, el mercado, lasTICs, la globalización, los tratados de libre comercio, la especulación del sistema financiero, etc, por lo que es necesario estar atentos para reaccionar con la oportunidad requerida y lo que es mas importante con políticas y estrategias preparadas sin sorpresas y efectividad.

La matriz D.O.F.A. permite a la auditoria, no solo construir una planeación efectiva de su actuar, si no que a lo largo de su actuación posibilita sugerir correctivos de manera segura y apropiada, que finalmente se convierten en la organización en decisiones de todo tipo en pro de sus objetivos. 

A mi criterio las temáticas a tener en cuenta en este análisis son:

• El establecimiento de la Misión con un alto contenido de cultura y una claro propósito de que todo lo que se desarrolle en la organización este en función del cumplimiento de ella. 
• Perfiles del talento humano acordes con las actividades básicas tanto de apoyo como misionales, con alto compromiso ético y moral. 
• Objetivos, planes y programas en razón a una planeación estratégica y a un presupuesto consecuente en recursos físicos, humanos y monetarios.
• Procesos y procedimientos transparentes y formalmente adoptados.
• Adopción de matrices de riegos como manera de prever desviaciones. 
• Información contable, financiera, administrativa y presupuestal legitima y en concordancia con normas y disposiciones vigentes.
• Cuidado y trato a los clientes, usuarios, afiliados, cotizantes etc, como razón primaria de la Misión de la entidad.
• Estructura organizacional suficiente, donde la jerarquización, responsabilidad, y decisión este precisamente asignada.
• Identificación plena de la normatividad y reglamentación vigente, con permanente socialización a los interesados.  
• Seguimiento a los compromisos adquiridos en los planes de mejoramiento como principio y fin del analisís efectuado.
• Revisión del entorno como una forma de contener y avisar los posibles riesgos y prevenirlos.

“La auditoria se posesiona en la medida que genere valor agregado a la organización”

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Como nace un paradigma.

Hermosa reflexión que nos lleva a entender,  que el mundo evoluciona y que cada día hay que innovar para buscar la calidad y el mejoramiento continuo.

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¿LA AUDITORIA, PROTOCOLO O REALIDAD?

“Auditoria: Acción consistente en auditar, es decir, estudiar y analizar toda la documentación relativa a una empresa, institución u organismo para determinar si la información que ofrece la misma se corresponde con la situación real de su patrimonio, y para determinar si sus sistemas de gestión y producción son los correctos para el funcionamiento de la misma y la consecución de sus objetivos. Las auditorias se llevan a cabo por empresas independientes (auditoras), y son una herramienta muy útil para saber que una entidad funciona correctamente, por ejemplo, al presentar resultados ante la administración tributaria o para suministrar información a los posibles accionistas, y en los organismos e instituciones públicos, para garantizar la correcta aplicación de los fondos.

Algunas auditorias están regladas por Ley, y las empresas e instituciones han de someterse a ellas obligatoriamente cada cierto tiempo. Pero los órganos de dirección de una empresa también pueden encargar a una auditora que estudie los planes, objetivos, sistemas de control, de producción, etc. De la organización a fin de identificar y corregir posibles ineficiencias o errores que se estén cometiendo (auditoria interna).”

Sin embargo y por lo que se observa desde los simples estados financieros y sus notas, los presupuestos o desde la gestión y sus resultados de ciertas empresas públicas y privadas, sin entrar ha realizar  pruebas contundentes, visos grandes de irregularidades, debilidades o por decir otro término inconsistencias; que al contrastarlas con los informe de los organismos de control o frente al  dictamen de la revisoría fiscal, no aparecen  reflejadas, denunciadas o por lo menos como incertidumbres, por lo que el interrogante que normalmente nos hacemos es, si  la auditoria se ha convertido en un formato o protocolo obligado en las estructuras fruto de la obligatoriedad de su existencia dada por la norma, diferente al deber ser, como unidad que proporciona garantías y credibilidad de la gestión administrativa  a sus clientes,  socios, usuarios y comunidad.

Esta dura reflexión de alguna manera dilucida, el porqué del alto volumen de corrupción y fraude que afronta las empresas públicas y privadas, donde las auditorias son las llamadas a denunciar sin reservas, tapujos o dobleces,  con independencia y transparencia los resultados producto de un trabajo profesional.

Veamos a manera de ejemplo algunos casos que son evidentes y que usualmente no son observados por las auditorias:

• Grandes fondos en cuentas bancarias sin generar actividades productivas que contra-resten los efectos inflacionarios de la economía (rentabilidad).
• Partidas conciliatorias de vieja data sin depurar.
• Ausencia de arqueos de cajas menores y tesorería.
• Depósitos oficiales en entidades financieras privadas por periodos excesivamente largos.
• Inversiones en títulos valores  crecientes y permanentes, cuando la misión u objetivo de la entidad es de crédito en vivienda o educación  como función social.
• Inversiones temporales en empresas con alto riesgo.
• Manejo de fondos, inversiones y bienes sin las pólizas de garantías necesarias.
• Cartera con gran porcentaje de créditos vencidos, sin adecuadas gestiones de cobro y seguimientos del proceso judicial, con limitada defensa de los intereses.
• Existencia de anticipos sin legalizar con vigencias superiores a un año.
• Alto stop de inventarios vencidos, sin provisiones y acciones de recuperación.
• Ausencia de inventarios físicos periódicos, que aseguren la existencia, custodia, mantenimiento y registro.
• Registro permanente de construcciones en curso, sin reclasificar y ajustar al gasto por depreciación.
• Altos volúmenes de bienes en propiedad planta y equipo subutilizados, obsoletos y sin adecuado mantenimiento y que no corresponden a la actividad básica de la empresa.
• Parque automotor sin justificación y operación misional.
• Compra reiterada de elementos y suministros sin la concepción de un plan de compras anualizado.
• Avalúos de inmuebles sin estudios técnicos por autoridades reconocidas.
• Inoportunidad en el pago de aportes parafiscales, impuestos y otros.
• Acumulación de pago de vacaciones, que vislumbra falta de rotación y programación obligada.
• Cálculos actuariales no muy reales en la estimación de la provisión y amortización del pasivo pensional.
• Inobservancia al proceso contractual.
• Fraccionamiento de contratos.
• Pólizas de cumplimiento y garantías sin la cobertura necesarias que respalden los contratos.
• Contratos sin liquidar.
• Plantas paralelas de personal.
• Presupuestos comprometidos pero con limitada  ejecución, acrecentando los costos de la inversión final.
• Gastos desbordados, no propiamente relacionados con la misión.
• Inadecuada gestión en el recaudo de ingresos imputados.
• Debilidades en los sistemas de información, clave en el control de las operaciones propias.
• Entre otras…….

Una manera de constatar mis apreciaciones sobre el tema, bastaría con revisar la formulación de las notas explicativas parte integral de los estados financieros de las empresas, que sin duda proporcionarían dada su presentación a nivel de detalle, mayor información sobre cuentas y operaciones de la organización y que la auditoria debería observar con mayor rigor.

Sencillamente creo que es un tema a reflexionar, donde la corrupción, el fraude, la falta de compromiso, la ilegalidad, el desdén como se administran las empresas, especialmente públicas siguen con paso firme y creciente el uso de éstas prácticas, sometiendo a los pueblos y sus gentes a la privación de sus necesidades básicas y que como efecto origina otros de índole social, claros de evidenciar. o no?

Desde la auditoria es mucho lo que se puede atenuar de este flagelo, simplemente con el cumplimiento de lo que significa "auditar".

Hasta pronto.      

Blog: marcontrol.blogspot.com

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LA AUDITORIA INTERNA NO FUE PENSADA PARA APAGAR INCENDIOS EN LAS ORGANIZACIONES.

Es frecuente recibir solicitudes y consultas de los profesionales de auditoria interna, donde argumentan cómo los representantes legales en relación con su autoridad que les asiste, endilgan funciones, actividades, compromisos e investigaciones, de tipo administrativo a la Unidad de Auditoria.

Lo anterior, no sólo desvirtúa la esencia de lo que significa el autocontrol, si no que desprende la concepción moderna de actuación de éstas oficinas, fundamentadas en la asesoría y evaluación;  por lo que no es jurídicamente viable que se le adscriban funciones de tipo administrativo; sin dejar de considerar  el malestar y contraposición que se genera entre auditor y auditado por esta clase de divergencia.

El concepto de control interno moderno se aparta de la concepción legal y constitucional, convirtiéndose en un genuino instrumento de la labor gerencial, lo que obviamente releva la responsabilidad administrativa en cabeza del representante legal y sus funcionarios o empleados delegados.

En relación con la Auditoria Interna, el  modelo lo concibe como una función eminentemente asesora y evaluadora, sin componente operativo diferente al que requiere para hacerse un juicio sobre los temas objeto de evaluación, por lo que debe ocuparse de aquellos asuntos sobre la cual esta idóneamente preparada.

Las oficinas de control interno o auditoria interna no se crearon para ejercer el control, si no para velar que el mismo se realiza por quienes tienen la responsabilidad de hacerlo; de tal suerte que el control es una actividad natural de sus responsables dentro del desarrollo de su labor administrativa.

De otra parte, y para que el modelo no revista intencionalidad  de retroceso, a las Auditorias Internas no les esta permitido participar en los procesos administrativos, salvo que sea el de evaluar o asesorar a la administración a través de recomendaciones respetuosas no vinculantes; caso contrario nos estaríamos devolviendo a la coadministración por parte de las auditorias ejercida en décadas anteriores con resultados desalentadores,  y por ende a la disolución de las responsabilidades propias de los dueños de los procesos.

La atención a las quejas y reclamos de los clientes y usuarios de la organización, es uno de esos casos, donde la administración traslada la investigación y en ocasiones la responsabilidad de solucionar la problemática planteada al grupo auditor, siendo consiente que la queja o reclamo provine de un proceso cuya responsabilidad tiene un doliente, el cual debe asumir, corregir y darle solución no solo a la queja si no a la causa que genero la insatisfacción del cliente, como una manera de propiciar el mejoramiento continuo y cercenar desde la raíz el problema en cuestión.

Es también muy común observar, como las disposiciones, reglamentos, normatividad, etc… endilga funciones y actuaciones a las unidades de auditoria interna, las cuales no pueden ser eficientemente atendidas, en razón a la poca capacidad física y de talento humano con que cuenta estas unidades, convirtiendo  entonces la presencia de la Auditoria en figura decorativa en los esquemas organizacionales, ante los limitados recursos y respaldo que la alta dirección les ofrece, y por consiguiente falta de credibilidad frente a la competencia de los profesionales asignados a ese cargo tan relevante.

Esta falta de respaldo es más evidente cuando el nivel de capacitación y socialización que ostentan no es suficiente frente a sus competencias,  donde a mi criterio deben conocer más o igual que el mismo representante legal, para que se conviertan en verdaderos asesores y respaldo en la consecución de los objetivos y metas de la organización.

Hay una labor que las Auditorias Internas pueden hacer de manera ocasional en la medida de su programación, y es el acompañamiento a ciertas actuaciones que la administración realiza, se trata de: toma de inventarios, licitaciones, audiencias públicas, comités, mesas de dinero, baja de bienes, entrega de obras, empalmes entre administraciones, implementación de procesos etc… con un atenuante y es que el auditor no puede avalar el proceso a través de firmas, autorizaciones, confirmaciones; por lo que su participación se limita  simplemente a actuar como observador.

De tal suerte, que para que las actuaciones de la auditoria interna no se configure como un apaga - incendios, sus actividades y funciones en lo posible deben estar concebidas en un Plan General de Auditoria, aprobado por la alta dirección, el cual deslegitimiza tal accionar que se reclama y que paradójicamente es sobre el cual debe combatir con mayor propósito la organización como responsable del control interno y la auditoria en su labor de asesoría.

En razón a lo anterior

• Considerar la auditoria como el mayor aliado de la organización.
• Revestirlo de personal idóneo y capacitado suficiente, para que con su asesoría la administración se sienta segura de sus actuaciones.
• Darle importancia a sus recomendaciones que seguramente lograra obtener el mejoramiento organizacional que se persigue.
• Considerar la Auditoria como unidad independiente, que si bien tiene una dependencia administrativa, ejerce funciones propias de evaluación y asesoría.
• Recordar que la auditoria no ejerce el control de la organización, pero sí verifica que se ejerza por los responsables de hacerlo, dueños de los procesos.
• El valor agregado que las auditorias producen, está materializado en informes producto de sus actuaciones.
• Demandar de las unidades de auditoria interna capacitación y socialización sobre la cultura del autocontrol a cada uno de los miembros de la organización, tanto directivos como administrativos.
• No endilgarles funciones operativas, diferentes a su actuación propia de asesoria y evaluación y en concordancia con su PGA.

Reflexión: “Las improvisación en todas sus formas, es sinónimo de debilidad en el sistema de control interno de las organizaciones”

Hasta pronto, 

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"LA MEJOR FORMA DE AUDITAR".

En cualquier actividad profesional, lo que mas preocupa y nos genera ansiedad, es como llevar y aplicar los conocimientos a la práctica, para que los resultados nos permitan posicionarnos y especialmente dar respuesta desde nuestra labor de manera contundente al cliente en términos de calidad y oportunidad.

En el campo de la Auditoría y el control, he anotado unas bondades que nos proporcionan el camino a seguir, como la planeación, los programas de auditoría, los papeles de trabajo, el cuidado en la elaboración de informes, la comunicación permanente con los responsables de los procesos, en fin una serie de actuaciones, que de por sí son agregados importantes a la hora de hacer Auditoría, pero que no son suficientes si no vemos con claridad el contexto sobre el cual debemos actuar.

Espero, a través de este escrito unir cabos que nos muestren la esencia y la importancia de lo que debemos conocer a fin de contar con la suficiente información relevante e importante.

Uno de los postulados en el ejercicio de la auditoria es “no podemos auditar lo que no conocemos”, es por eso que lo más importante en auditoría es conocer la organización, para lo cual voy a sugerir unos ítems a tener en cuenta, como quiera que ellos representan la información básica a considerar:

La Misión. Referente primario a conocer y entender al momento de programar una auditoría, sea a la organización en su conjunto, un proceso, un área; si la entendemos y la mantenemos presente en cada momento del proceso auditor, con seguridad iremos por buen camino y los propósitos como los resultados serán coherentes y afines.

Es de entender que el auto control como fundamento de todos los que hacen parte de la organización debe concebir la Misión como el marco obligado de todas sus actuaciones, desde lo operativo, financiero, contable, técnico, normativo, etc…, acciones que al no tenerse en cuenta, sin duda proporcionara un desequilibrio del  sistema de control interno implementado y desvío de los objetivos propuestos.

Es claro que la normatividad, los estados financieros, los presupuestos, los planes y programas, las inversiones, el perfil del recurso humano, las bases de datos, etc… deben reflejar en sus contenidos el propósito de la Misión de la entidad; Por ello de su diseño, construcción y adopción de manera cuidadosa y precisa dependerán que de su simple mención proporcione con claridad los lineamientos y cometidos de una organización en su conjunto.

La normatividad.   Nos lleva en principio a conocer la naturaleza del ente auditado, su creación, sus objetivos, sus características, para que a partir de ella, revisemos cuales son aquellas normas o regulaciones dada su importancia se aplican desde lo laboral, contractual, presupuestal, financiero- contable, administrativo, seguridad social; en un modelo de administración burocrática,  donde los lineamientos se basan en escritos traducidos a normas, este ítem representa particular importancia como quiera que regula de manera obligatoria el actuar de las organizaciones.

  

Esquema organizacional (organigrama). Refleja de manera categórica el árbol de decisiones de las empresas, en donde sin duda la auditoria como inicio del proceso se ubica en el mapa de la organización, estableciendo de manera precisa el tipo de direccionamiento, coordinación y control que la empresa maneja y donde seguramente observara con mayor precisión las áreas misionales como referente de su actuación.

Los Estados Financieros. Por todos entendidos como la “foto de la empresa”, como resultado de su dinámica contable, es la responsable del registro de los hechos y operaciones de tipo económico, financiero, administrativo y jurídico, en donde converge la gestión de la entidad y sus resultados de manera numérica, constituyéndose en un elemento esencial en la práctica de la auditoria, como referente de análisis y planeación y como indicador de evaluación y opinión sobre lo actuado.

En la práctica contable y como norma obligatoria en la presentación de estados financieros al cierre de cada ejercicio, éstos deben ir acompañados de notas explicativas, las cuales relacionan y discriminan de manera detallada no solo las políticas y actuaciones sino también las cuentas y eventos operacionales de cada una de ellas. 

     

De ahí que las notas explicativas a los estados financieros (NOTAS)  es la mayor aproximación que se puede tener para conocer la organización a través de los estados financieros, que al fin y al cabo son el reflejo de los hechos económicos de la entidad en su conjunto.

Las NOTAS  por ser parte integral de los estados financieros, son revelaciones primarias que de no considerarse, requeriría al grupo auditor extenuantes sesiones con la administración para entender y conocer las actividades realizadas, y lo que es más relevante, no poder precisar las limitaciones que ciertas cuentas,  procesos y actividades registra la entidad objeto de auditoría.     

La importancia de revisar las NOTAS radica en agilizar el tiempo que dispone el grupo auditor para el desarrollo de la respectiva auditoría y proporcionar los lineamientos para direccionar las etapas de planeación y ejecución hacía los procesos críticos y relevantes de la organización.

El presupuesto y los planes y programas . Como plan financiero e instrumento de gestión, proporciona a la auditoria el entendimiento en la consecusión de los ingresos y la aplicación de los gastos e inversiones de manera programada, y ante el evento de rezagos e improvisaciones generan alertas y referentes de evaluación por parte del organismo evaluador.

El presupuesto como forma de financiamiento es la herramienta a través de la cual la empresa programa las compras y ejecuta los gastos y de su acertada programación proporciona el equilibrio operativo de la organización.

El entorno. El auditor que ejerza su práctica de auditoria sin considerer el ambiente externo en que se desarrolla la actividad básica del ente auditado, puede llevarse sorpresas y no prever las amenazas o riegos a considerar en su juicio final.   

Informes. Es importante solicitar los informes de auditorías anteriores y estudiar los informes de gestión y financieros producidos por la organización a fin de establecer el grado de cumplimiento y ejecución, que sin duda proporcionaran una información integral que genere contraste sobre las debilidades,  oportunidades, fortalezas y amenazas de la organización y permita presentar después de múltiples pruebas, sin equívocos un resultado de auditoría más justo e integral.

Aunque existen otros items, estos a mi criterio son los mas relevantes asociado a las siguientes consideraciones:

• Sin duda, lo que el auditor debe estar permanente evaluando, son las actuaciones de la organización en pos de cumplir con la misión institucional.
• Que los planes de acción estén dirigidos a coadyuvar los intereses y objetivos a corto y mediano plazo de la organización, asociado a una presupuestación que permita financiar sin incertidumbre las tareas, metas e indicadores propuestos.
• Informes de gestión que clarifiquen de manera transparente el actuar de la administración y las diferentes áreas misionales y de apoyo.
• Notas explicativas de los estados financieros, que reseñe con detalle las políticas y eventos relevantes que impactan sobre los estados financieros.
• Informes de control, a fin de contrastarlos contra la gestión de la administración.
• Planes de mejoramiento, que indiquen los compromisos, pero también las acciones generadas para obtener mayor calidad.
• Comportamiento del entorno a fin de generar comparación frente a la competencia y oportunidades y amenazas a prever.  

Gracias, 

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Analogía con mis recuerdos

Gracias padre por tus enseñanzas (QEPD)....

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