Auditoria práctica a los activos fijos.

 “La inversión más significativa que tienen las empresas se encuentra en la adquisición de activos fijos, ya que sin ellos el funcionamiento de esta sería virtualmente imposible. 

Por esta razón debemos considerar aspectos importantes, como en la adquisición, mantenimiento, reemplazo, control, administración e implicaciones financieras que tiene el activo fijo dentro de la empresa”. 

Si bien en nuestro medio las empresas se miden a través de los activos y pasivos corrientes,  donde la solidez y solvencia son propósito de actuaciones futuras; son los activos fijos los que  representan la verdadera garantía y protección de la empresa, especialmente las propiedades y terrenos, por cuanto están en permanente valorización, incrementando por consiguiente el patrimonio de la organización.

Es la razón por la cual este tipo de activos requiere de auditorias internas y externas que permitan observar que los activos frente a su necesidad, autorización, adquisición, uso, registro  y enajenación cumplan con los rigores normativos y contables, por lo que se hace necesario realizar diferentes pruebas de auditoria dadas las implicaciones que generan en lo contable, financiero, operativo, jurídico-legal  y de gestión en las organizaciones. 

En tal sentido, a continuación relaciono el proceso de auditoria a realizar sobre estos bienes y las áreas responsables.

Como formalización del proceso de auditoria y una vez establecido el grupo o responsable de la evaluación al proceso de activos fijos de la entidad, lo primero que debemos hacer es conocer de manera amplia y precisa el proceso objeto de evaluación a través de reuniones con los responsables del área de activos fijos, revisión normativa, informes de auditorias anteriores, informes de gestión, notas explicativas a los estados financieros, dinámica contable, y especialmente el  manual de proceso y procedimientos, si existe.

Con la anterior información de manera clara, se procede a diseñar el memorando de planeación, el cual permitirá no solo realizar supervisión al trabajo encomendado, si no también propiciar un orden sobre las actividades a realizar; el memorando tendrá especialmente los siguientes acápites: 

Planeación.

Nombre del proceso a evaluar: De manera clara, fundamental como punto de referencia.

Justificación: Establecer la importancia de la evaluación para la auditoria y para la empresa.

Antecedentes: Casos particulares a tener en cuenta según informes.

Objetivos: Encaminados a establecer la calidad del control interno; verificar el cumplimiento de la normatividad, políticas, y directrices dadas en el manual, Verificar el adecuado registro y presentación en los estados contables y financieros.

Alcance: Circunstancias de tiempo, modo y lugar

Cronograma de trabajo: (Diseñar una matriz que decida actividades- Tiempo y responsable del examen.) en sus tres fases de auditoria Planeación- Ejecución - informe, de manera detallada.

                                                              

Cronograma de trabajo.

Empresa:
Proceso:
Enero                             Febrero
Actividades	1-15	16-30	1-15	16-20	20-30	Responsable de la auditoria
Planeación
Ejecución
Informe

Elaboración del cuestionario de control interno: Matriz de preguntas sobre los diferentes elementos a considerar en los activos fijos

ACTIVOS FIJOS

CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO

CUESTIONARIO	SI	NO	N.A	OBSERVACIONES
1- Existen manuales de procedimientos?

Elaboración del programa de auditoria,

ACTIVOS FIJOS

PROCEDIMIENTO DE AUDITORIA

PROCEDIMIENTO	REF. P/t	Firma auditor.
1.        El auditor con su equipo de trabajo discutirá los objetivos del programa y los pasos contenidos en él, asegurándose que los mismos han sido comprendidos correctamente.
2.        Prepare planilla sumaria que descomponga el efectivo por cada uno de los conceptos que lo integran, y compárelos con los saldos del periodo anterior.
3.        De acuerdo al punto anterior, prepare subcédulas que incluyan los saldos de las cuentas que conforman este grupo y crúcelos con los libros auxiliares.
4.        Verifique y analice las notas a los Estados Contables.
.

Ejecución.

Una vez elaborado el plan de trabajo, se solicitara formalmente y por escrito la información básica, especialmente el inventario físico general último de los activos fijos, debidamente clasificado y valorizado. 

Sobre esta información es claro que se aplicaran los cuestionarios y programas diseñados en la etapa de planeación, se elaboraran los papeles de trabajo y se aplicaran las diferentes pruebas de auditoria entre otras:

• Inspección física y documental de los activos fijos;
• Pruebas de registros;
• Cálculos sobre depreciación, avalúos y valorizaciones;
• Conciliaciones y confirmaciones;
• Verificación sobre el adecuado uso,  utilización, mantenimiento, aprovechamiento, cuidado, conservación, manejo ambiental, pago de impuestos, documentos de propiedad etc;
• Entrevistas;
• Muestreos,

De lo anterior en la medida de requerirse se solicitara por escrito con mayor detalle la información, cuidando de devolverla en la misma forma, dada la calidad e importancia que representa los soportes de ésta clase de activos.

Informe.

Del resultado de las pruebas realizadas se diligenciara un informe ejecutivo y otro detallado, dirigido a la alta dirección con copia al responsable del proceso, cuidando de que el mismo cumpla con las condiciones de preciso, conciso, soportado y objetivo.

A manera de concebir un programa de activos fijos que sirva de guía importante en el desarrollo de la auditoría, a continuación relaciono aspectos a tener en cuenta en la auditoria a los activos Fijos:

• La existencia de un manual de funciones, procesos y procedimientos para el área, formalizado y actualizado.
• Personal idóneo y capacitado. 
• Estructura administrativa suficiente.
• Normograma del área.
• Archivo de la documentación.
• Mapas del riesgo del proceso. 
• Sistemas y medios de información y comunicación automatizados. 
• Inventarios con códigos de barras,
• Plan de compras. 
• Comité de inventarios.
• Protocolos sobre el manejo del medio ambiente y seguridad. 
• Seguridad y licenciamiento de equipos y programas de computación.
• Políticas, identificación, registro, clasificación y consolidación contable.
• Manejo de almacenes.
• Seguros y garantías,
• Contratos de mantenimiento de equipos
• Manejo del parque automotor, bitácoras, mantenimiento, uso, soportes documentales, pago de impuestos.
• Entre otras.

Una vez discutido y presentado el informe, el mismo será objeto de un plan de mejoramiento por parte de la administración que en la medida de su implementación fortalezca el área evaluada. 

1.                         Código o clasificación del hallazgo.

2.                  Descripción del hallazgo.

3.                  Causa del hallazgo.

4.                  Efecto del hallazgo.

5.                  Acciones de mejoramiento.

6.                  Propósito de la acción de mejoramiento.

7.                  Descripción de actividades.

8.                  Cantidad de medida de la actividad.

9.                  Fecha inicial de la actividad.

10.               Fecha de finalización de la actividad.

11.               Avance físico de ejecución de las actividades.

12.               Porcentaje de avance de la ejecución de actividades. 

13.               Indicador logrado por las actividades.

14.               Área o responsable de las acciones de mejoramiento.

15.               Observaciones y ajustes.

Plan de mejoramiento

Codigo	Hallazgo	Causa	Efecto	Compromiso	Actividad	Fecha inicial	Fecha final	Avance	Indicador	Responsable	Observaciones

Este plan de mejoramiento debe ser objeto de monitoreo permanente por parte de los responsables como de los organismo de control, que como se dijo soporten el actuar de la organización como medida de respaldo y garantía.

Hasta pronto.

Blog:   marcontrol.blogspot.com

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EL ARPA SE TOMA A BOGOTA-COLOMBIA

Primer encuentro internacional de Arpas, con el auspicio de la Pontificia Universidad Javeriana y con la Dirección de mi hija Martha Liliana Bonilla Z, entre el 7 y 12 de octubre de 2013, admire la participación de maestros nacionales y extranjeros, realizando talleres, cursos y conciertos con jóvenes y niños del todo el país.

Un lindo evento para no olvidar.

Conciertos gratuitos, no olvide llevar a sus hijos.   

Mayor Información.

Consulta la pagina que a continuación copio.

http://encuentrodearpaspuj.com/

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“EL DICTAMEN", resultado de la auditoria que no admite equivocaciones.

“El dictamen es el documento formal que suscribe el Contador Público conforme a las normas de su profesión, relativo a la naturaleza, alcance y resultados del examen realizado sobre los estados financieros del ente. La importancia del dictamen en la práctica profesional es fundamental, ya que usualmente es lo único que el público conoce de su trabajo. [CTCP, 1999]”

Sí existe una etapa importante en el proceso de auditoria que requiere el mayor cuidado profesional, no es otra que la elaboración del dictamen, como quiera que en él se materializa y se consolida de manera precisa y sin equivocaciones el resultado obtenido, después de surtir toda la etapa de programación y ejecución de la auditoria, con innumerables pruebas sustantivas y de control; verificaciones, inspecciones, confirmaciones, análisis, cálculos, etc… complementadas con reuniones y validaciones con la administración.

La Norma Internacional de Auditoría (NIA) -700, trata sobre las responsabilidades del auditor al formarse una opinión sobre los estados financieros. También se refiere a la forma y el contenido del dictamen del auditor emitido como resultado de una auditoría de estados financieros, para lo cual tendrá en cuenta los siguientes requerimientos:

• El auditor se formará una opinión sobre si los estados financieros han sido preparados, en todos los aspectos materiales, de conformidad con el marco de información financiera aplicable;
• Con el fin de formarse dicha opinión, el auditor concluirá si ha obtenido una seguridad razonable sobre si los estados financieros en su conjunto están libres de incorrección material, debida a fraude o error;
• Si se ha obtenido evidencia de auditoría suficiente y adecuada.
• Realización de la auditoría de conformidad con las Normas Internacionales de Auditoría”;
• El informe de auditoría llevará un título que indique con claridad que se trata del informe de un auditor independiente;
• El informe de auditoría irá dirigido al destinatario correspondiente según lo requerido por las circunstancias del encargo;
• El apartado introductorio del informe de auditoría: identificará a la entidad cuyos estados financieros han sido auditados;
• Especificará la fecha o periodo que cubre cada uno de los estados financieros incluidos en los estados financieros;
• Señalar que la entidad es la responsable de la preparación de los estados financieros;
• El informe de auditoría incluirá una sección titulada “Responsabilidad del auditor”.
• En el informe de auditoría se manifestará que la responsabilidad del auditor es expresar una opinión sobre los estados financieros basada en la auditoría;
• En el informe de auditoría se hará constar que la auditoría se llevó a cabo de conformidad con las Normas Internacionales de Auditoría;
• El informe de auditoría también explicará que dichas normas exigen que el auditor cumpla los requerimientos de ética así como que planifique y ejecute la uditoría con el fin de obtener una seguridad razonable sobre si los estados financieros están libres de incorrección material;  
• El informe de auditoría describirá en qué consiste una auditoría indicando que conlleva a la aplicación de procedimientos; valoración del riesgo, control interno, evaluación de la adecuación de las políticas contables y de la razonabilidad de las estimaciones contables realizadas por la dirección;
• El informe de auditoría señalará si el auditor considera que la evidencia de auditoría que ha obtenido proporciona una base suficiente y adecuada para la opinión del auditor;

El informe de auditoría incluirá una sección titulada “Opinión”;

Los tipos de opinión:

• Favorable
• Con salvedades
• Desfavorable- negativa
• Denegada, abstención.

Una opinión favorable, limpia, positiva o sin salvedades, expresa que el auditor ha quedado satisfecho, en todos los aspectos importantes de la auditoria.

La opinión con salvedades es aplicable cuando el auditor concluye que existen una o varias circunstancias en relación con las cuentas anuales tomadas en su conjunto, que pudieran ser significativas y excepto por ellas existe una certeza razonable.

Una opinión desfavorable- negativa, supone manifestarse en el sentido de que las cuentas anuales tomadas en su conjunto no presentan la imagen fiel del patrimonio, de la situación financiera, del resultado de las operaciones o de los cambios en la situación financiera de la entidad auditada, de conformidad con los principios y normas generalmente aceptados.

Una opinión denegada o abstención, se dá cuando el auditor no ha obtenido la evidencia necesaria para formarse una opinión sobre las cuentas anuales tomadas en su conjunto, debe manifestar en su informe que no le es posible expresar una opinión sobre las mismas.

Finalmente y después de la opinión, es prioritario que el auditor de manera clara y categórica reseñe un párrafo de énfasis, señalando situaciones que hayan generado incertidumbre con posible impacto en el futuro, así como emita concepto sobre la calidad del control interno; aseveraciones sobre la certeza en los pagos de aportes a la seguridad social de sus empleados; y que sus programas informáticos están debidamente licenciados, entre otras novedades importantes.

                        

De la calidad y justeza de los resultados se habrá realizado un excelente aporte en procura del mejoramiento de la organización.

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TÉCNICAS DE AUDITORIA.

 “Todo se resume en una sentencia sencilla: existen buenas y malas maneras de hacer las cosas. Usted puede practicar el tiro 8 horas diarias, pero si la técnica es errónea, sólo se convertirá en un individuo que es bueno para tirar mal”. Esta es una de las frases más recordadas y poderosas de Michael Jordan, [...]

“Las técnicas, son los métodos prácticos de investigación y prueba que los profesionales en Auditoria utilizan para lograr satisfacerse y comprobar sobre la información recogida, y así poder dar  una  opinión sobre el objeto evaluado”

Son muchas y variadas las maneras de analizar las evidencias, por lo que aquí tratare de relacionar los casos y sus propósitos que permitirá al auditor aplicar en razón a la naturaleza del objeto evaluado la herramienta, técnica o demás estrategias por así decirlo mas fiable, segura y contundente que concluya en la expresión con justeza del juicio realizado.

Hay que considerar que una técnica no excluye el que el auditor deba o pueda realizar o aplicar otras técnicas, toda vez el propósito de la auditoría es logra el convencimiento que lo actuado le proporcione  un informe con recomendaciones, objetivas y especialmente soportadas y donde precisamente las técnicas y pruebas realizadas permitirán no solo validar si no también  amparar con certeza razonable sus resultados.  

  

Tratare de mostrar a través de una matriz, las diferentes técnicas que permitan hacer más visual y se constituya en herramienta del actuar profesional en Auditoria

TÉCNICA	CONCEPTO	PROPÓSITO.
Conocimiento de la empresa.	“No se puede evaluar lo que no se conoce”, de tal suerte que las características generales de la empresa define de alguna manera las principales técnicas a realizar.	Los estados financieros comparativos, la misión de la entidad, sus procesos misionales, los presupuestos, los planes y programas, posibilitan priorizar y definir las técnicas a aplicar, en función de los procesos, riesgos, informes, etc…
Análisis de saldos.	La parte cuantitativa en razón al impacto, es sin duda un referente a tener en cuenta como una manera de materializar y seleccionar las cuentas relevantes e importantes a auditar.	Consiste básicamente en establecer la dinámica que de acuerdo con la naturaleza de la cuenta se presenta, a efecto de establecer su adecuado registro, operación y autorización.
Análisis de movimientos.	Los diferentes movimientos de cuentas y acumulación de saldos, contrastado con el dinamismo de la organización de sus procesos dan cuenta de los rubros y actividades que en el análisis merecen mayor atención.	Identificar el grado de importancia y claridad como la entidad u organización captura y reporta. Sin duda le permitirá la toma decisiones relevantes e importantes.
Inspección.	El objeto fundamental de la auditoria es precisamente contrastar la información con los soportes y existencias; de modo que la técnica de inspección además de hacer un reconocimiento físico, conlleva a una verificación documental, formalmente establecida.	Cerciorarse de la autenticidad de lo reflejado en los estados financieros o como productos de actividades comerciales e industriales de acuerdo con el objeto de la organización. Aunque se debe irse mas allá, posibilitando establecer su uso, conservación, mantenimiento, etc.
Confirmación.	Permite obtener de un tercero de manera escrita la valides de la información objeto de análisis.	Asegurase que la información exógena sea valida y corresponda operaciones legalmente establecidas.
Investigación o entrevistas.	Obtención de información, datos y comentarios de los funcionarios y empleados de la propia empresa.	Además de obtener el auditor conocimientos y formarse un juicio, posibilita percibir el ambiente de control de la organización,
Declaraciones.	Manifestación escrita con la firma de los interesados sobre un hecho que trasciende lo legal, y que se presume posibilita hechos irregulares.	Formalizar los resultados derivados de investigaciones, que impactan de manera notable la información y actividad propia de la organización.
Observación	Presencia física de la auditoria, para establecer de qué manera se realizan ciertas operaciones.	Constatar la existencia de actividades de autocontrol en la celebración de ciertas operaciones propias de ciertos procesos.
Calculo	Verificación matemática de algunas operaciones, y que consiste básicamente en computar con bases predeterminadas la correcta utilización de esta herramienta.	Validar la información que requiere de procesos automáticos que por lo general impactan de manera notable en los estados de resultados de las organizaciones o en los intereses pecuniarios de los clientes o usuarios.
Procedimientos analíticos.	Consisten en utilizar los índices y tendencias significativas para determinar la liquidez, posición financiera, capacidad de endeudamiento, rentabilidad y gestión empresarial; así como, las fluctuaciones y relaciones inconsistentes en los componentes del balance general y estado de resultados	A través de esta información se lleva a cabo una adecuada planificación y desarrollo de la auditoría.
Hechos posteriores	Son aquellos que se presentan con posterioridad a la fecha del balance, pero antes de la emisión de los estados financieros y del informe del auditor o Revisor Fiscal, que tienen efecto importante sobre los estados financieros y permiten obtener evidencia comprobatoria de las partidas analizadas, pudiendo según el caso, requerir de ajustes o revelación de los mismos.	Permiten avisar sobre la necesidad de corregir, clasificar o ajustar dichos eventos, que al no hacerlos afectarían de manera drástica los resultados financieros y operacionales de la organización,
Computación	Las Técnicas de auditoria con ayuda del computador que el auditor usa como parte de los procedimientos  para procesar datos contenidos en los sistemas de una entidad, donde el auditor empleara pruebas ya sean de control o procedimientos sustantivos u otro tipo de datos.	El mayor propósito de ésta técnica es hacer más ágil y seguro el manejo de la información, especialmente en la obtención de otras técnicas como el muestreo, cálculos, análisis de saldos, etc…
Muestreo	Se usa la técnica de muestreo ante la imposibilidad de efectuar un examen a la totalidad de los datos. Por tanto esta técnica consiste en la utilización de una parte de los datos (muestra) de una cantidad de datos mayor (población o universo).	Recoger en lo posible el mayor volumen de información clave, la cual una vez analizada nos proporcione la suficiente certeza en los resultados obtenidos.

Finalmente yo rescataría una técnica que sin lugar a dudas proporciona el éxito de las diferentes auditorias donde se incursione, y tiene que ver con realizar una técnica integral, que como lo exprese anteriormente entre mayor sean las pruebas racionales y materiales que se hagan a través de las técnicas descritas u otras que seguramente existen, posibilitara obtener y disminuir el margen de error y de igual forma aportar proactivamente en el mejoramiento de las organizaciones de manera objetiva y veraz.

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Papeles de trabajo

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TITULOS MINEROS - OJO, para donde vamos.???????????????????

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“LA INCERTIDUMBRE” El mayor riesgo a considerar en auditoria.

“Incertidumbre: Motivo de salvedad en el informe de auditoría indicativo de la imposible evaluación de forma razonable de la repercusión sobre los estados financieros de un acontecimiento futuro”

A mi modo de ver, esta connotación va en contravención  de lo que significa la evidencia de auditoría la cual “es la información que obtiene el auditor para extraer conclusiones en las cuales sustenta su opinión”

Esta norma de Evidencia de Auditoria de General Aceptación, es sin duda una de las más importantes relacionadas con el proceso auditor y relativa a trabajo de campo, como quiera que proporciona los elementos necesarios para que el ejercicio de Auditoria sea confiable, consistente, material, productivo y generador de valor agregado a la organización objeto de auditoría, traducido en acciones de mejoramiento y garantía para la empresa y la comunidad. 

Es importante recordar que el resultado de un proceso auditor, conlleva a asumir una serie de responsabilidades que por sí solo posiciona o debilita la imagen de la organización frente a los resultados obtenidos, y son la calidad y suficiencia de la  evidencia la que soporta el actuar igualmente responsable del grupo auditor. 

Para que ésta información sea valiosa, se  requiere que la evidencia  sea competente, es decir con calidad en relación a su relevancia y confiabilidad  y suficiente en términos de cantidad,  al tener en cuenta los factores como: posibilidad de información errónea, importancia y costo de la evidencia.

Sin embargo, cuando con el uso de las evidencias suficientes y competentes, no se logra resultados contundentes y confiables, surge la incertidumbre como un hecho que dilata el concepto real de lo que trata la auditoria, quedando en la penumbra el hecho de que existen actuaciones que no fueron o no se pudieron  clarificar, calificar y lo que es más importante establecer el impacto que los mismos hechos con incertidumbre pueden tener en el resultado actual de la Auditoría, como prever los riegos hacia el futuro.

Visto de ésta forma podemos asociar las incertidumbres por temas, que contrastados con su objeto demuestran como los resultados no permiten extraer conclusiones que sustenta la opinión final del auditor, dada cuenta que en ocasiones por la limitaciones de tiempo no se realizan las pruebas requeridas suficientes y competentes ; a la inobservancia en los programas de auditoria; a la gran cantidad de información a analizar, la cual no presenta herramientas, sistemas o aplicativos adecuados; a la carencia de personal idóneo en temas coyunturales; o simplemente al afán de dar resultados no muy justos, propiciando para la Auditoria un debilitamiento de su imagen y de la responsabilidad que le asiste de dar un informe preciso y con calidad. Veamos algunas incertidumbres a considerar:

• Deficiente información, que imposibilita realizar cálculos actuariales de prestaciones económicas y que afectan los registros, provisiones, amortizaciones y recursos patrimoniales de las empresas a corto, mediano y largo plazo.
• Carencia de avalúos técnicos de bienes inmuebles que afectan el superávit patrimonial de las empresas.
• Efecto por procesos judiciales, ante las pretensiones de carácter laboral, administrativo, financiero, contable.
• Inventarios desactualizados, que al cotejarlos no presenta con rigor las depreciaciones o estado de conservación, ocasionando escepticismo sobre la suficiencia de los gastos y su impacto en el estado de resultados.
• Corretaje de inversiones en mercado abierto, que en ocasiones generan la ocurrencia de pérdidas enormes en las organizaciones.
• Impacto de tratados internacionales que hacen no predecible el mercado y los precios.
• Adopción de políticas que en ocasionen obedecen a la asunción de niveles de riesgo poco controlables y ambiciosos.
• Niveles de endeudamiento que traspasan los indicadores y respuesta de los márgenes de solvencia, que hacen que las organizaciones traspasen las fronteras de la viabilidad y generen conatos de quiebra o liquidación.
• Inoportunidad en el pago de aportes parafiscales, impuestos, iva, y demás deudas con terceros, con la posibilidad que la organización éste avocado al pago de sanciones en el futuro.
• Deficiente causación en apropiaciones de nomina, cesantías, vacaciones, primas, etc, que desdibujan el estado de resultado en sus utilidades y pérdidas, mas preocupante cuando se hace reparto de dividendos entre sus socios.
• Competencia desleal.

Por lo general una incertidumbre es  de tipo cuantitativo, y repercute de manera severa en las cifras, cuentas contables y financieras, imposibilitando a la auditoria formarse un juicio justo y real sobre la razonabilidad de los estados financieros.   

Paradójicamente la incertidumbre ocasiona un manto de duda al tomarse como una salvedad, por cuanto una vez contrastado sus resultados en el futuro, en ocasiones son más positivos que  negativos los resultados,  frente a lo expuesto en la auditoria inicial.

De tal suerte que la incertidumbre se debe considera como el riesgo mas crítico a controlar y avisar en auditoria, que hace necesario que en el párrafo de alcance; en él de limitaciones; así como al final del informe ejecutivo y dictamen, se revele sin atenuantes las incertidumbres dejadas de analizar; exigiendo de manera inmediata  a la administración de corregir, actualizar y proveerse de los mecanismos que permita en una próxima Auditoria realizar y resolver sin ambiguedad las pruebas que clarifiquen tales hechos, inclusive como un rigor dentro del plan de mejoramiento, compromiso de la alta gerencia.      

   

Pensamiento: Las personas y las organizaciones tienen dificultad de comprometerse en un futuro cuando existe incertidumbre. Jorge González Moore

Hasta pronto.

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