LA D.O.F.A. herramienta analítica de Auditoria para no dejarnos
sorprender.
Por: Marco Bonilla– Economista /Especialista en Auditoria y Control
Interno – Magister en Educación.
“DOFA (en inglés SWOT) es la sigla usada para referirse a una
herramienta analítica que le permitirá trabajar con toda la
información que posea sobre su negocio, útil para examinar sus
Debilidades, Oportunidades, Fortalezas y Amenazas.
la importancia de la matriz DOFA radica en que nos hace un diagnóstico real de
la empresa o negocio, nos dice cómo estamos, cómo vamos, lo que nos brinda
el principal elemento requerido para tomar decisiones, que no es otro que la
conciencia de la realidad, pues cuando conocemos nuestra realidad, casi
siempre sabemos qué hacer.
Este tipo de análisis representa un esfuerzo para examinar la interacción entre
las características particulares de su negocio y el entorno en el cual éste
compite”.
Aunque la matriz DOFA tiene diferentes aplicaciones, al final cada una de ellas,
se constituye en un referente primario a tener en cuenta a la hora de planear y
ejecutar la auditoria, ya que sus elementos de Amenazas y Debilidades, uno
externo y el otro interno, proporcionan el punto de partida de hallazgos
críticos, susceptible de evaluar por parte de la auditoria, que una vez
contrastado con los otros dos elementos, Oportunidades y Fortalezas generan
el equilibrio adecuado para sugerir acciones preventivas y de mejoramiento.
Para entender el análisis a partir de la DOFA, es necesario hacer un riguroso
estudio de la empresa, comenzando desde su creación y naturaleza prevista de
manera objetiva en la Misión de la entidad, para que a partir de ésta, lograr
avisar si los demás componentes de la empresa son afines desde lo normativo,
organizacional, financiero-contable, presupuestal, planes y programas y
control, frente a la misión; que una vez interiorizados, socializados y discutidos
proporcionan el camino a seguir con grandes bondades en el resultado final,
propio de un diagnostico real y concienzudo, prenda de garantía en el
desarrollo de la auditoria.
Si conocemos las debilidades, es claro que podemos sugerir políticas,
enmendar procesos y procedimientos, y lo que es más importante en auditoria
avisar sobre los posibles riesgos críticos y por supuesto implementar controles
que disminuyan el impacto negativo que estos eventos puedan causar al
interior de las organizaciones.
Las oportunidades por el contrario nos proporcionan lineamientos para
encauzar los recursos con los que la organización cuenta en talento humano,
infraestructura, fondos, bienes, etc… en torno a una mejor gestión y resultados
traducidos en éxito y aprovechamientos. Es obligación de la empresa y un
propósito de la Auditoria identificar estas clases de oportunidades que sin duda
la posesionan como una verdadera unidad asesora.
Sin duda una cualidad de la auditoria como de la empresa es reconocer las
fortalezas, dada cuenta que estas nos proporcionan el camino para mitigar las
debilidades y aprovechar las oportunidades, y de ésta forma asegurar con
mayor competencia los objetivos, y especialización clara de la misión de la
entidad, posibilitando la visión que pretende alcanzar. La auditoria debe tener
en cuenta estas fortalezas para que en sus informes y recomendaciones
permitan explotarlas haciendo menos notorias las posibles debilidades que la
organización en su interior posea.
Por último tenemos la identificación de las amenazas, propósito fundamental
de cualquier tipo de auditoria, como quiera que estas por si solo generan un
riesgo enorme, que en muchos casos por ser de carácter externo es mas difícil
de prever y controlar, como es la competencia, los cambios normativos, el
mercado, lasTICs, la globalización, los tratados de libre comercio, la
especulación del sistema financiero, etc, por lo que es necesario estar atentos
para reaccionar con la oportunidad requerida y lo que es mas importante con
políticas y estrategias preparadas sin sorpresas y efectividad.
La matriz D.O.F.A. permite a la auditoria, no solo construir una planeación
efectiva de su actuar, si no que a lo largo de su actuación posibilita sugerir
correctivos de manera segura y apropiada, que finalmente se convierten en la
organización en decisiones de todo tipo en pro de sus objetivos.
El establecimiento de la Misión con un alto contenido de cultura y una
claro propósito de que todo lo que se desarrolle en la organización este
en función del cumplimiento de ella.
Perfiles del talento humano acordes con las actividades básicas tanto de
apoyo como misionales, con alto compromiso ético y moral.
Objetivos, planes y programas en razón a una planeación estratégica y a
un presupuesto consecuente en recursos físicos, humanos y monetarios.
Procesos y procedimientos transparentes y formalmente adoptados.
Adopción de matrices de riegos como manera de prever desviaciones.
Información contable, financiera, administrativa y presupuestal legitima
y en concordancia con normas y disposiciones vigentes.
Cuidado y trato a los clientes, usuarios, afiliados, cotizantes etc, como
razón primaria de la Misión de la entidad.
Estructura organizacional suficiente, donde la jerarquización,
responsabilidad, y decisión este precisamente asignada.
Identificación plena de la normatividad y reglamentación vigente, con
permanente socialización a los interesados.
Seguimiento a los compromisos adquiridos en los planes de
mejoramiento como principio y fin del análisis efectuado.
Revisión del entorno como una forma de contener y avisar los posibles
riesgos y prevenirlos.
“La auditoria se posesiona en la medida que genere valor agregado a la
organización”
Blog: marcontrol.blogspot.com
