“En el ámbito de la psicología, la “sinergia” es la unión de diferentes conocimientos y habilidades para cumplir un objetivo de manera eficiente y eficaz”
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viernes, 17 de abril de 2020
viernes, 3 de abril de 2020
20 CRITERIOS BÁSICOS PARA PLANEAR LA AUDITORIA
Las normas de auditoría de general aceptación, así como las normas internacionales, establecen “que el auditor debe planear la auditoría de modo que el trabajo se desempeñe de una manera eficiente y sea efectiva".
jueves, 26 de marzo de 2020
Condiciones de un informe de auditoría de alto impacto
Por: Marco Bonilla
“Es la expresión de una opinión profesional, en el que se materializa el resultado del ejercicio de auditoría y contiene, además del dictamen, la evaluación del control interno, el cumplimiento de las normas y procedimientos, y otros aspectos relacionados con la gestión y el período examinado”.
Por lo que su presentación debe obedecer a:
- Emitir una opinión real y consistente sobre la razonabilidad y veracidad de lo evaluado.
- Revelar información consistente con las prácticas contables y de auditoría reconocidas internacionalmente.
- Incluir evidencias soportadas, relevantes y materiales.
- Concebir de manera precisa el HALLAZGO, es decir la detección física y soportada de lo observado en el proceso de auditoría.
- Establecer la CAUSA, la fuente de la debilidad o problemática susceptible de mejorar.
- Reflejar el EFECTO, en términos de impacto o materialidad.
- Precisar la RECOMENDACIÓN, como insumo o valor agregado de la auditoría para el mejoramiento continuo.
- Declarar que la auditoría proporciona una base razonable para su opinión.
- Incluir un párrafo sobre la calidad del sistema de control interno y sus elementos.
- Comunicar resultados precisos, sin desviaciones significativas en razón a la naturaleza de la organización y a los objetivos de la auditoría.
- Reflejar resultados concisos, de manera sucinta, donde lo comunicado sea realmente importante y material.
- Condiciones de objetividad, producto de hechos reales y no estar sujeto a varias interpretaciones.
- Hechos soportados, teniendo como referente las pruebas, documentación e información que valide lo afirmado.
- Cumplir con los objetivos que originaron el ejercicio.
- Conocer y dar a conocer los resultados de manera oportuna a los interesados.
viernes, 20 de marzo de 2020
PRESENTACION DE ESTADOS FINANCIEROS, PUNTO DE PARTIDA DE LA AUDITORIA.
Los estados financieros son el punto de partida y final del proceso de auditoría; por lo que entenderlos y tener claridad de su contenido, garantiza resultados objetivos a los interesados.
viernes, 13 de marzo de 2020
miércoles, 4 de diciembre de 2019
TRECE (13) RECOMENDACIONES QUE PERMITIRA A LA AUDITORIA POSICIONARSE EN EL CONTEXTO DE LAS ORGANIZACIONES.
Esta como otras reflexiones,
las encontrará en mi libro “Formación de Líderes en Auditoría y Control interno, Buenas prácticas. Gracias
Marco.
El ser humano por esencia y
naturaleza es reacio y apático al control. En el interior supone la existencia
de desconfianza, intromisión en su vida personal y cierto temor a la detección
de sus errores.
Adicionalmente, la Auditoria
a través del tiempo ha sido una mala experiencia para sus receptores, dado que
su actuación era entendida de forma policiva, represiva, autoritaria y
desmedida para demostrar poder por quienes la ejercían; ese paradigma no ha
sido del todo erradicado y su resultado muchas veces infructuoso, carente de
mejoramiento, es más aún rechazado por los altos costos económicos que su
ejercicio representa.
Como formas de encontrar los
medios para posesionar las auditorias en el contexto organizacional, a
continuación me permito hacer unas sugerencias, que sin ser postulados, son
acciones que en su momento empleé como auditor en muchas entidades y empresas
del estado, inclusive privadas; lo cual, nos ayudará a repensar como hacer
entender a las organizaciones la importancia, credibilidad y utilidad que
representa contar con la figura de la auditoria.
Las auditorias deben partir
del entendimiento en la aplicabilidad de las normas que rigen el proceso
auditor, están son: Independencia mental, cuidado profesional, entrenamiento,
planeación y supervisión, obtención de evidencias, presentación y comunicación
de resultados; sin este piso o base es imposible que la auditoria logre sus
objetivos de posicionarse.
Así las cosas, reflexionemos
sobre las maneras de introducir a la realidad estas sugerencias:
1.
Reunión con las altas directivas de la
organización para socializar la tarea de la auditoria, haciéndoles entender el
propósito y el conocimiento que sobre ella tiene el grupo auditor; cuyo
resultado permitirá blindar a la administración sobre malos manejos y
proporcionar mayor confianza sobre su labor y responsabilidad.
2.
Presentación del grupo, para informarles
sobre las calidades de cada uno de sus integrantes y el alcance de su trabajo.
3.
Reunión con cada una de las áreas operativas
en relación con el alcance de la auditoria, generalidades de su manejo
operativo e información a su cargo.
4.
La auditoría debe hacer ver a la organización
que su labor está rigurosamente planeada.
5.
Demostrar que el grupo auditor tiene pleno
conocimiento del objeto a evaluar, ya sea la empresa, entidad en su conjunto,
área, proceso…
.
.
6.
La Auditoria debe dar muestra en todo momento
de compromiso, puntualidad, respeto y buenas maneras; recordando que mientras
dura la auditoria se trabaja con la información y recursos de la entidad, para
la empresa..
7.
Como propósito de la auditoria, es
fundamental el fomento de la cultura del autocontrol en todos los que hacen
parte de la organización, cada vez que se hable con las áreas o se socialicen
resultados.
8.
La información que se solicite, así como la
intervención de los auditores, debe estar bien concebida; cuidando de no pedir
la misma información por diferentes vías y desgastar a las áreas con reuniones
repetitivas sobre temas iguales.
9. La auditoría debe dejar
la sensación de presencia en la organización, no por su autoridad desmedida si
no por la minuciosidad y compromiso de su labor y materialidad de sus
hallazgos.
10. La auditoría se hace con
la organización y no a espaldas de la administración. Los hallazgos como los
resultados de la auditoria deben ser socializados, discutidos y concertados con
la organización, especialmente generando compromisos de mejoramiento.
11. Sus resultados deben
presentarse oficialmente con la oportunidad requerida y con la calidad esperada
de una auditoria competente y especializada.
12. El costo económico de la
auditoria se justifica con las recomendaciones del trabajo de auditoría, cuya
adopción proporcionará contención del riesgo de actividades operativas, como
mejoramiento de procesos en términos de tiempo y recursos.
13. Los informes de
auditoría deben contener no solo el listado de debilidades como resultado de la
auditoria, si no de manera relevante los aspectos de gestión positiva de la
organización. Lo anterior, permite generar un concepto más equilibrado sobre el
actuar de la administración y proporciona un grado de confianza a sus
responsables por el reconocimiento que se hace de su labor.
Cita:
“La auditoría se posesiona
en la medida que genere valor agregado a la organización”
jueves, 1 de agosto de 2019
10 puntos clave de los informes de auditoría
Por: Marco Bonilla.
- Un informe de auditoría es el resultado de un examen técnico, concienzudo, profesional, estudiado y desarrollado sobre información ajena, pero con conocimientos propios del quehacer profesional que, de acuerdo con lo informado, conlleve a decisiones administrativas, financieras, legales y, en ocasiones, hasta penales.
- Para llegar a dictaminar sobre la razonabilidad de los estados financieros y opinar sobre la gestión, la aplicabilidad de las normas, la calidad del control interno requiere de una alta capacidad profesional y, sobre todo, de un conocimiento integral de la organización.
- No es fácil escribir en auditoría y mucho menos cuando los destinatarios son directivos con alto nivel de conocimientos, dueños de los procesos y expertos en la misión de la empresa, a quienes en muchas ocasiones hay que concientizar acerca de los errores y las desviaciones que su dirigida presenta; también, sobre la causa / efecto que se genera de los hallazgos.
- El informe ejecutivo de auditoría, con resultados contundentes expresados en hallazgos materiales, refleja la experiencia del grupo auditor y concibe especial atención de los gerentes o representantes legales, quienes consideran este examen como un mecanismo retro-alimentador de mejoramiento en la organización y que proporciona confianza sobre su labor y responsabilidad.
- El informe de auditoría es el que manifiesta a la organización y a sus representantes, de manera concisa pero soportada, el estado de arte de la organización en su conjunto, área, proceso o actividad en relación con el alcance y el objetivo de lo evaluado.
- Es claro que la calidad del informe no es producto de aplicar la última etapa del proceso auditor (comunicación de resultados), por el contrario, es la consecuencia de un proceso integrador mediante una acertada planeación ejecutada de manera laboriosa, profunda y objetiva por los integrantes del equipo, quienes son especializados, entrenados y conocedores de los temas y los procesos.
- El gerente o representante legal, en virtud de sus ocupaciones, nunca leerá un informe de más de tres páginas, sin embargo, se pueden anexar informes detallados dirigidos a las áreas responsables.
- En los informes de auditoría no se puede endilgar responsabilidades ni actuar como juez, sugiriendo sanciones.
- Discutir (validar) el borrador del informe con las áreas responsables antes de producir el informe final evita sorpresas.
- Todos los hallazgos descritos en los informes de auditoría deben estar debidamente soportados en los papeles de trabajo.
Hasta Pronto,
IMPORTANTE: Ya está disponible la versión digital del libro Formación de Líderes de Auditoría y Control Interno. Mayor información AQUÍ
Marcbon/007
E-MAIL: marco.bonilla@marcontrol.co
martes, 30 de julio de 2019
25 pasos para la gestión de un programa de auditoría
Las normas de auditoría de general aceptación, así como las Normas internacionales establecen “que el auditor debe planear la auditoría de modo que el trabajo se desempeñe de una manera eficiente y sea efectiva. Planear una auditoría implica establecer la estrategia general de auditoría para el trabajo y desarrollar un plan de auditoría, para reducir el riesgo a un nivel aceptablemente bajo. La planeación involucra al socio del trabajo y a otros miembros clave del equipo para ganar de su experiencia y clara percepción y para enriquecer la efectividad y eficiencia del proceso de planeación (NIA 300)”
En relación con lo anterior, a continuación, sugiero algunos criterios a considerar al momento de planear la auditoría, que sin duda contribuirá a minimizar el riesgo al emitir una opinión y preservar la idoneidad profesional del grupo auditor.
Planeación
- Elaborar un programa de auditoría
- Iniciar la auditoría
- Definir objetivos, alcances y criterios
- Definir los recursos
- Revisar el procedimiento
- Designar un auditor líder
- Determinar la viabilidad de la auditoría
- Conformar el equipo d auditor de trabajo
- Revisar la documentación pertinente
- Preparar la auditoría de campo
- Preparar la documentación (Plan de auditoría, lista de verificación y solicitud de acciones correctivas)
- Asignar trabajo al equipo auditor
Ejecución
- Realizar auditoría de campo
- Efectuar reunión de apertura
- Definir canales de comunicación
- Recolectar y verificar la información
- Generar hallazgos de auditoría
- Preparar las conclusiones de auditoría
- Realizar la reunión de cierre
Informe
- Preparar, aprobar y distribuir el informe
- Terminar la auditoría
- Seguimiento y revisión
- Identificación de acciones preventivas, correctivas y plan de mejoramiento.
Seguimiento
- Realizar actividades complementarias
- Realizar mejoras al plan de auditoría
Hasta Pronto,
IMPORTANTE: Ya está disponible la versión digital del libro Formación de Líderes de Auditoría y Control Interno. Mayor información AQUÍ
Marcbon/007
E-MAIL: marco.bonilla@marcontrol.co
Doce (12) Tips de mejores prácticas en el ejercicio de la auditoría.
Por: Marco Bonilla. Colaborador de Auditool
- Identificar con claridad la Misión de la organización
- Rodear al equipo de auditoria con los mejores perfiles profesionales, consecuentes con la naturaleza y misión de la empresa en cuestión.
- Visualizar la estructura organizacional, precisando las áreas misionales, áreas de apoyo y los competentes y responsables de cada una de ellas.
- Revisar las normas, políticas, estrategias y objetivos sustanciales.
- Observar como punto de partida el avance de los planes de mejoramiento.
- Elaborar el acta o memorando de planeación de la auditoría. Alimentado con los diferentes papeles de trabajo a utilizar.
- Reunión de presentación con el cuerpo directivo y ejecutivo de la organización.
- Reuniones de conocimiento con las áreas misionales y de apoyo, objeto de evaluación.
- Levantar y evaluar cuestionarios de control interno para priorizar las pruebas sustantivas.
- Realizar pruebas presenciales, empleando las diferentes técnicas de auditoria que satisfagan y sustentes el trabajo de campo.
- Recomendable la interacción con la administración, al solicitar explicación sobre los hallazgos detectados, con el fin blindar los informes finales de contradicciones o malos entendidos.
- La presentación del informe de auditoría deber ser:
Sustentado: Presentación de los resultados a la administración en forma oral; Preciso: Sin desviaciones significativas en razón a la naturaleza de la organización y a los objetivos de la Auditoria; Conciso: De manera sucinta, donde lo comunicado sea realmente importante y material; Objetivo: Producto de hechos reales y no estar sujeto a varias interpretaciones; Soportado: Teniendo como referente las pruebas, documentación e información que valide lo afirmado.
Hasta Pronto,
IMPORTANTE: Ya está disponible la versión digital del libro Formación de Líderes de Auditoría y Control Interno. Mayor información AQUÍ
Marcbon/007
E-MAIL: marco.bonilla@marcontrol.co
martes, 14 de mayo de 2019
La auditoría y el medio ambiente. “Se denomina medio ambiente, porque ya acabamos con la otra mitad”
“No podíamos comenzar
este artículo sin destacar la importancia que el medio ambiente tiene para
todos y cada uno de nosotros. Aunque este término se suele interpretar o
utilizar para hacer referencia al entorno natural del planeta, en realidad
todos los espacios que nos rodean son el medio ambiente, a pesar de que hayan
sido transformados con el paso del tiempo.
El medio ambiente es
el soporte de la vida en
cualquiera de sus formas, de ahí la importancia que tiene para nosotros, pero
¿somos conscientes de lo que dependemos de él? En vista de los resultados que
estamos viendo se aprecia que no: deforestaciones masivas, emisión de gases a
la atmósfera, contaminación con aguas residuales…En el transcurso de los años,
se ha deteriorado bastante y estamos empezando a sufrir las consecuencias de
prestarle tan poca atención con lo que denominan ‘cambio climático’.
Las auditorías
ambientales surgen para controlar el desgaste y el abuso que el tejido
empresarial de los distintos países ejerce sobre el medio natural, intentando
paliar, reducir el daño que generan con sus actividades productivas y lograr la
mayor eficiencia energética posible”. (Norma ISO 1401)
En la práctica de una auditoria, además de conocimiento
y experiencia que el grupo debe tener sobre el proceso formal, requiere que uno
o más miembros del equipo tengan competencia relevante para éste tipo de
auditoría, esto es, que el equipo de auditoría debe poseer la calificación
(experiencia) necesaria así como el conocimiento de los aspectos ambientales de
la organización, instalación o sitio bajo consideración.
A manera de introducción se citan
objetivos principales de las auditorías ambientales:
• Diagnosticar
la situación ambiental de una empresa,
• Evaluar
el cumplimiento de las disposiciones legales relativas al ambiente,
• Definir
las responsabilidades de cumplimiento de los individuos y de las empresas,
• Investigar
hechos durante la adquisición o desmatelamientos de instalaciones,
• Hacer
un seguimiento e informar acerca de los costos asociados al cumplimiento ambiental,
• Incrementar
la concientización del personal sobre las responsabilidades ambientales,
• Llevar
registros, cuentas ambientales.
• Informar
a terceros las actividades de la empresa en materia de protección del ambiente.
• Riesgos
que puedan resultar de su situación actual y su responsabilidad legal.
• Destacar
los puntos fuertes de la política ambiental empresarial que pueden ser comunicados
públicamente, y mejorar los puntos débiles de la misma,
• Identificar
un conjunto de soluciones técnicas y económicamente viables que permitan
alcanzar el cumplimiento de la normativa vigente,
• Mejorar
el conocimiento de los procesos (materias primas, reactivos, productos, subproductos,
costos de producción),
• Caracterizar
los efluentes, emisiones y residuos que se generan (tipo, cantidad, composición,
fuente generadora y causa de la generación),
• Establecer
criterios de prioridad en el tratamiento y corrección de los defectos detectados,
• Identificación
y análisis de los impactos ambientales que la actividad produce en el entorno,
• Definir
o mejorar el plan de higiene y seguridad industrial,
• Evaluación
económico-financiera de la inversión necesaria para ejecutar las alternativas y
medidas diseñadas,
• Aumentar
la rentabilidad económico-financiera de la empresa,
• Aportar
la información necesaria para el diseño de un Plan de Comunicación, interno y
externo, que satisfaga los requerimientos institucionales y sociales.
A continuación se anexa un cuestionario
tomado de la Norma ISO 14.000;
Adaptado por Mariano Seoánez Calvo y
colaboradores -INIA- Madrid.
CUESTIONARIO
MODELO PARA LA AUDITORÍA AMBIENTAL
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Cuestionario
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Si
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No
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Observación/ anotación
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1.
¿Posee la empresa
un sistema o plan de gestión ambiental escrito y actualizado
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2.
¿Posee un plan de
emergencia escrito y actualizado en caso de accidentes graves?
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3.
¿Posee un plan escrito y actualizado de
mantenimiento de la planta?
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4.
¿Posee un sistema
de higiene y seguridad en el trabajo escrito y actualizado?
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5.
¿Posee un sistema
de información y capacitación de personal acerca del manejo de máquinas y manipulación y eliminación de
materias o sustancias utilizadas en planta?
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6.
¿Se guardan
copias de todos los informes, autorizaciones, permisos, etc. de nivel
municipal y provincial?
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7.
¿Posee la empresa
gestores y transportistas externos contratados?
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8.
¿Cuenta la
empresa con plantas de tratamiento, sistemas de depuración y sistemas de
eliminación de residuos sólidos, líquidos y gaseosos?
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9.
¿Posee la empresa
documentación escrita respecto del funcionamiento de las plantas de
tratamiento, sistemas de depuración y sistemas de eliminación de residuos
sólidos, líquidos y gaseosos?
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10.
¿Se realiza la
calibración periódica de los sistemas de medición y control de las plantas de
fabricación, almacenamiento y tratamiento?
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11.
¿Se realiza un
almacenamiento selectivo de materias primas y productos en función de su
composición, propiedades, manipulación y riego
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12.
¿Posee la empresa
una base de datos registral y actualizada que permita evaluar y contrastar
resultados? S
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13.
¿Se mantiene
registro y copia de las compras y acopio de materias primas y de los
proveedores?
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14.
¿Conoce el
personal la composición, propiedades, riesgos, requisitos de manipulación, etc.
de cada materia prima
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15.
¿Se emplean en
la planta sustancias consideradas tóxicas o peligrosas
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16.
¿Cuenta la
empresa con todas las autorizaciones y requisitos para abastecerse de la
materia prima y del resto de las sustancias que utiliza?
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17.
¿Cuenta la
empresa con información documentada para un correcta gestión de las materias
primas?
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18.
¿Se realiza un almacenamiento selectivo de los
residuos generados en función de su composición, propiedades, manipulación,
riesgo y vida activa?
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19.
¿Toma el personal
las medidas necesarias para la manipulación de los residuos?
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20.
¿Cuenta la
empresa con información documentadas para una correcta gestión de los
residuos (almacenamiento, tratamiento, eliminación, transporte, disposición
final?
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21.
¿Cuenta la
empresa con documentación escrita sobre los métodos de análisis de residuos y
los límites permitidos de vertido?
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22.
¿Cuenta la
empresa con envases adecuados para el almacenamiento de residuos de forma de
evitar fugas, derrames y accidentes?
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23.
¿Cuenta la
empresa con un registro actualizado de las operaciones de salida y entrada de
residuos (transporte, destino, procedencia, tipo de tratamiento o
eliminación, disposición final, etc.)?
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24.
¿La empresa se
encarga de gestionar, tratar y disponer los residuos por cuenta propia?
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25.
¿Se producen en
planta residuos tóxicos y peligrosos?
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26.
¿Se aplica algún método
de caracterización de residuos tóxicos y peligrosos (composición química,
propiedades físico-químicas, volumen, peso)?
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27.
¿Se conoce la
cantidad anual de residuos generados por cada tipo?
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28.
¿Cumple la
empresa con normas técnicas de almacenamiento, envasado y etiquetado de
residuos tóxicos y peligrosos?
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29.
¿Está registrada
la empresa como generadora de residuos tóxicos y peligrosos?
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30.
¿Conoce el
personal las características de los residuos y el riesgo asociado a su
manipulación?
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31.
¿Los sitios de
almacenamiento de residuos tóxicos y peligrosos están separados y señalizados
correctamente?
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32.
¿Existe un circuito
señalizado para la salida de residuos tóxicos y peligrosos?
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33.
¿Existe un
sistema de control y mantenimiento de dichas vías de salida?
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34.
¿Cuenta la
empresa con un plan de emergencia en caso de fugas, derrames o averías en
dichas vías de salida?
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35.
¿Conoce la
empresa la composición y opacidad de las emisiones gaseosas?
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36.
¿Cuenta la
empresa con información documentada para una correcta gestión de estas
emisiones?
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37.
¿Cuenta la
empresa con sistemas de tratamiento o depuración previa a la emisión al aire?
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38.
¿Cuenta la
empresa con documentación escrita sobre los métodos de análisis de efluentes
gaseosos y los límites permitidos de emisión?
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39.
¿Se conoce la
cantidad anual de gas, vapores y residuos emitidos por la planta?
40.
¿Existe en la
empresa información escrita y conocimiento sobre las propiedades y efectos
sobre el ambiente de cada producto que se emite al aire?
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41.
¿Se conoce la
cantidad anual de gas, vapores y residuos emitidos por la planta?
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42.
¿Conoce la
empresa la composición de todos los efluentes líquidos que se producen en
planta?
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43.
¿Cuentas la
empresa con información documentada para una correcta gestión de estos
efluentes?
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44.
¿Cuenta la
empresa con sistemas de tratamiento de efluentes antes de su vertido
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45.
¿Cuenta la
empresa con sistemas de tratamiento de efluentes antes de su vertido
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46.
¿Cuenta la
empresa con sistemas de tratamiento de efluentes antes de su vertido
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47.
¿Cuenta la
empresa con sistemas de tratamiento de efluentes antes de su vertido
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48.
¿Posee la empresa un departamento o sección encargada
de los aspectos ambientales?
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49.
¿Posee la empresa
registro de todos los parámetros que afectan la gestión ambiental, tipo,
característica y volumen de residuos almacenamiento, tratamientos,
disposición final, planes de emergencia, etc.)?
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50.
¿Posee la empresa un plan de auditorías ambientales?
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51.
¿Posee la empresa
un programa de formación y capacitación de personal en técnicas y métodos
ambientales?
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Hasta pronto….
Blog: marcontrol.blogspot.com
