Asesoría y Consultoría

Control Interno

Cursos

Un espacio para el aprendizaje de mejores prácticas y la adquisición de herramientas.

Formación de lideres en Auditoría

Curso de 40 horas dirigido a estudiantes y profesionales que laboren en Auditoría Interna, Auditoría Externa, Revisoría Fiscal o que aspiren a ser auditores en Entidades del Estado y Sector Privado.

La planeación, punto de partida para el éxito del proceso auditor

La planeación consiste en fijar el curso concreto de acción que ha de seguirse, estableciendo los principios que habrán de orientarlo, la secuencia de operaciones para realizarlo, y la determinación de tiempos y números necesarios para su realización".

Bienvenidos a mi Blog

Mi blog, recoge de manera sucinta algunas reflexiones a considerar en el proceso de auditoría y control interno, fruto de la experiencia como auditor externo e interno, en un número importante de entidades. Esta iniciativa establecerá las acciones y eventos que el especializado en auditoria debería considerar, para contra restar los efectos nocivos que prácticas de la administración pública desarticulan e impiden el cumplimiento de los objetivos misionales de las entidades, con cuantiosas pérdidas en recursos y mala atención a sus usuarios, que a la postre como en el pasado propiciaron su liquidación.

viernes, 30 de noviembre de 2012

Un obsequio para mis lectores- VIDEO- Mi hija Martha Liliana Bonilla -en Arpa Clasica- Gracias a la Vida.

Nació en Bogotá en 1985 e inicio su formación musical a los nueve años con el arpa llanera. Realizó sus estudios de arpa clásica con María Grozdanova y posteriormente con Bibiana Ordoñez, en el departamento de música de la Universidad Nacional de Colombia.
Martha Liliana recibió su título profesional de la Universidad Nacional de Colombia en el 2008 y dos años mas tarde, recibió su titulo de Maestría en Interpretación HES-SO bajo la cátedra de Chantal Mathieu, en Conservatorio Superior de Musica de Lausanne Suiza.



Ha sido invitada por agrupaciones como la Orquesta de la Opera de Berna (Suiza), Orquesta Sinfónica de Castilla y Leon(España),Orquesta Sinfónica de Colombia, Orquesta Filarmonica del Valle. Como solista, ha realizado conciertos con la Orquesta Sinfonica de la U. Nacional de Colombia, Orquesta Filarmonica de Bogotá y orquesta Praeclassica de Ginebra Suiza.
Se ha presentado en numerosos escenarios dentro y fuera de Colombia como la sala de Conciertos de la Biblioteca Luis Angel Arango, Sala de conciertos -Banco de la Republica- Manizales, Teatro Jorge Eliecer Gaitan, Auditorio Teresa Cuervo- Museo Nacional, Grande Salle HEM Lausanne Suiza, entre otros.
Motivada por el continuo aprendizaje e intercambio musical y cultural, ha participado en diferentes festivales, entre ellos el IX Congreso Mundial de Arpa 2005 (Irlanda), el VI encuentro Latinoamericano de arpa 2006 (Brasil), FOSJA 2007 (Puerto Rico), YOA 2008 (Brasil, Uruguay, Argentina), Festival de Avesnois 2009 ( Francia), Campos de Jordao 2011 (Brasil), III Concurso Latinoamericano de Arpa Femusc (Brasil), SOAP 2012 ( Canadá).
Martha Liliana continúa su movimiento musical en Colombia donde mantiene sus proyectos de música de cámara y como solista, al igual que su gran interes pedagógico. Actualmente se desempeña como arpista de la Orquesta Filarmónica de Bogotá y profesora de la cátedra de Arpa de la Pontificia universidad Javeriana.



miércoles, 28 de noviembre de 2012

“FORMACION DE LIDERES EN AUDITORIA Y CONTROL INTERNO"



PROGRAMACIÓN FIN DE AÑO:
Entre 3 Y 7 DE DICIEMBRE DE 2012
Auditorio: Supercargo Internacional Services
40 horas - Bogotá, Colombia.

Dirigido: Estudiantes y profesionales que laboren en Auditoría Interna, Auditoría Externa, Revisoría Fiscal o que aspiren a ser auditores en Entidades del Estado y Sector Privado.  

Valor de la Inversión: $700.000,- Forma presencial.  40 horas.
CUPO LIMITADO
Bogotá, Colombia

Inscripciones: marco.bonilla@auditool.org,  se recibe tarjetas de crédito. 

Entregables: 
  • Certificado de participación o asistencia en el curso de "Formación de líderes en Auditoria y control interno.". 
  • inscripción en el portal de www.auditool.org. por un año de todos y cada uno de los participantes.
  • Material del curso, 
  • Metodologías en  PGA. papeles de trabajo, mapas de riesgo, programas o guias de auditoria. 
  • Cuestionarios para evaluar el control interno, contable e institucional

Patrocina auditool.org

Marco Hernando Bonilla M.
Auditor Especializado en Auditoría y Control Interno
3123831078-6949719
Calle 23 No.9-31 Of. 700
Bogotá Colombia.
GUIA TEMÁTICA DEL CURSO
Sesiones
Tema.
1
INTRODUCCIÓN, CONCEPTOS Y EXPERIENCIAS EN AUDITORIA
2
NAGAS- NORMAS DE AUDITORIA GENERALMENTE ACEPTADAS A NIVEL NACIONAL E INTERNACIONAL- NAGAS- NIAS.
3
SOCIALIZACION SOBRE CONTROL INTERNO.
Cambio de paradigma- El sistema y sus elementos –Auditoria Interna.
Taller. Encuestas para la evaluación del control Interno Contable, y el control interno institucional.
4
PROCESO AUDITOR. (PLANEACIÓN, Conocimiento de la entidad, Normograma TALLER- CONSTRUCCIÓN DEL PLAN GENERAL DE AUDITORIA/MEMORANDO DE PLANEACION, CRONOGRAMA DE TRABAJO / PROGRAMAS DE AUDITORIA (GUIAS)
5
PROCESO AUDITOR. EJECUCIÓN, presentación ante la entidad, Conocimiento de las areas físicas, reunión con áreas de trabajo, oficios de presentación a la entidad- solicitud de información.
6
PROCESO AUDITOR.  EJECUCIÓN, Pruebas de auditoría, confirmaciones, circularización, arqueos de caja, prueba de nomina, prueba documental (Hojas de vida, activos fijos, cuentas por cobrar y por pagar), procedimientos análiticos, cálculos matemáticos, entrevistas etc.    
7
AUDITORIA DE SISTEMAS 
8
ADMINISTRACION DEL RIESGO .
9
PROCESO AUDITOR.  INFORME, Clases de informes, tipología, redacción de estilos.
10
RETROALIMENTACION GENERAL, ENTREGA DE CERTIFICADOY DOCUMENTACIÓN.

lunes, 26 de noviembre de 2012

Veinte (20) TIPs de Auditoria


 “La auditoría, se define como un proceso sistemático y  profesional que consiste en obtener y evaluar objetivamente evidencias sobre las afirmaciones relativas a los actos o eventos de carácter económico – administrativo, con el fin de determinar el grado de correspondencia entre esas afirmaciones y los criterios establecidos, para luego comunicar los resultados a las personas interesadas. Se practica por profesionales calificados e independientes, de conformidad con normas y procedimientos técnicos”.  


1.     Antes de  auditar hay que CONOCER la entidad en todos sus componentes. El improvisar desdibuja y genera desconfianza e improvisación.

2.     Ojo con las INHABILIDADADES E INCOMPATIBILIDADES.

3.     La auditoria debe mantener INDEPENDENCIA MENTAL.

4.     El contar con un GRUPO INTERDISCIPLINARIO proporciona mayor calidad sobre el trabajo obtenido.

5.     La PUNTUALIDAD Y EL COMPROMISO permanente de la auditoria, posiciona y genera respeto del ente auditado.

6.     La PLANEACION punto de partida y garantía para obtener resultados.

7.     La auditoría debe mantener y obtener PAPELES DE TRABAJO  técnicamente elaborados y debidamente referenciados.

8.     Como practica permanente, la auditoria debe realizar MESAS DE TRABAJO con el auditado para clarificar los hallazgos obtenidos.

9.     Las pruebas de auditoría deben ser SUFICIENTES Y COMPETENTES  con el fin de obtener hallazgos relevantes propios de un grupo de profesional que audita.

10.  Las PRUEBAS DE CONTROL fortalecen el proceso de auditoría.

11.  Como una manera de no improvisar frente a la organización, el auditor debe diseñar o implementar PROGRAMAS DE AUDITORIA Y CUESTIONARIOS DE CONTROL INTERNO.

12.  Se requiere del concurso de un SUPERVISOR que monitoree el avance de la auditoria y proporcione lineamentos para su complementación.

13.  Los INFORMES de auditoría deben ser precisos, concisos, objetivos y soportados.

14.  Buena REDACCION Y ORTOGRAFIA, dice  mucho de la auditoria.

15.  COMUNICAR OPORTUNAMENTE los hallazgos obtenidos es el deber de una Auditoria efectiva.

16.   Los INFORMES se deben preparar de manera técnica, con todos los requerimientos  y requisitos de buenas practicas. .

17.  El ARCHIVO de los papeles de trabajo y correspondencia así como el normograma, deben ser custodiados y consultados permanentemente por la auditoría.

18.  Las REUNIONES Y CONSULTAS con la administración, deben estar revestidas de respeto y cuidado, con ánimo proactivo y con afán de mejoramiento.

19.  Los informes si bien deben contener sin tapujos los hallazgos negativos, también deben considerar los LOGROS RELEVANTES de la administración.

20.    El LIDER DEL GRUPO se constituye en el hilo conductor entre la administración y el grupo auditor.   


Hasta pronto

Blog. Marcontrol.blospot.com





domingo, 25 de noviembre de 2012

Veinte (20) TIPs sobre control interno


“El  Control Interno se entiende como el proceso que ejecuta la administración con el fin de evaluar operaciones especificas con seguridad razonable en tres principales categorías: Efectividad y eficiencia operacional, confiabilidad de la información financiera y cumplimiento de políticas, leyes y normas”. (Modelo Coso)
  1. El control interno no es una oficina, una persona o un manual, es un SISTEMA.
  2. El sistema de control interno es un COMPROMISO DE TODOS de los que hacen parte de la organización.
  3. El AUTOCONTROL, LA AUTOGESTION Y LA AUTOREGULACION, son principios rectores del control interno.
  4. La estructura organizacional debe estar en función de las AREAS MIISIONALES, por cuanto son ellas las que generan los ingresos.
  5. Valores como la PUNTUALIDAD, COMPROMISO Y RESPETO es la exigencia primordial del talento humano a considerar.
  6. El TALENTO HUMANO con perfiles adecuados, comprometidos en lo ético y moral, enaltecen y aseguran la calidad del control interno, por lo que debe concebirse mediante procesos meritocráticos, en razón al perfil profesional,  técnico y asistencial.
  7. LA PLANEACION Es el principal referente de la gestión y marco de actividades de control en una organización.
  8. El PRESUPUESTO es un instrumento de gestión financiera que permite controlar la apropiación y ejecución de los ingresos, gastos e inversión de la organización  y blinda la financiación de lo planeado.
  9. LOS PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS son la guía o camino que direccionan a la organización al cumplimiento de sus objetivos y metas.
  10. Los  MANUALES de funciones, proceso y procedimientos son herramientas de consulta y estandarización de las operaciones; de obligatoria aplicación y fuente de capacitación  y control del quehacer de los funcionarios y empleados.
  11. Un control interno apropiado propicia que la INFORMACION sea  confiable y oportuna.
  12. El Control interno evita el teléfono roto en  las COMUNICACIONES.
  13. El control interno demanda la permanente revisión de las QUEJAS Y RECLAMOS de sus clientes a  efecto de corregir las desviaciones que sobre las operaciones o actividades se generan, como una manera de corregir el rumbo.
  14. El sistema de control interno es dinámico, por lo que requiere de continua EVALUACION Y SEGUIMIENTO, complementado con planes de mejoramiento.
  15. La revisión y supresión de TRAMITES hace que el control interno sea más eficiente y su accionar mucho más expedito.
  16. ADMINISTRAR EN FUNCION DEL RIESGO, como una práctica de control interno, evita que las organizaciones se lleven sorpresas en el futuro.
  17. EL USUARIO es la razón de ser de cualquier organización, y por ello debe ocupar el primer puesto en importancia dentro de un adecuado control interno”.
  18. Las oficinas de control interno o auditoría interna son OFICINAS ASESORAS de la organización en materia de control.
  19. En ningún caso LAS OFICINAS DE CONTROL INTERNO O DE AUDITORIA INTERNA debe participar refrendando o autorizando actuaciones administrativas propias de la organización.
  20. Los INFORMES de las oficinas de control interno o auditoría interna son documentos probatorios en caso de acciones penales, legales o administrativas.


“Esto siempre  se ha hecho así”

martes, 13 de noviembre de 2012

Capacitación - Centrales Eléctricas de Norte de Santander- CENS

Un Agradecimiento sincero al grupo de auditoria Interna de la CENS , por la atención y compromiso que presto al curso sobre "Formación de Líderes en Auditoria", celebrado en la ciudad de Cúcuta, quienes a lo largo de su desarrollo, en dos sesiones de 40 horas presenciales y 80 horas de trabajo independiente, demostraron  e interiorizaron la importancia de trabajar en equipo, no obstante la interdisciplinariedad del grupo. A todos ellos muchos éxitos en su gestión.

viernes, 9 de noviembre de 2012

Unidad de Interventorias y supervisión/Control interno independiente y permanente a la contratación estatal.


INTERVENTORIA- “Es la labor que cumple una persona natural o jurídica, para controlar, exigir y verificar la ejecución y cumplimiento del objeto, condiciones y términos de la invitación y las especificaciones del contrato, convenio, concertaciones celebradas por las entidades públicas dentro de los parámetros de costo, tiempo, calidad y legalidad, conforme a La normatividad vigente”.

Aunque la interventoría tiene su costo, son mucho más las pérdidas y la inequidad como se maneja el proceso de contratación frente a los resultados.

Hoy más que nunca, y ante la oleada de corrupción y desatino frente al manejo de los presupuestos que se confunden y se pierden a través del proceso de contratación estatal. se requiere en las organizaciones con elevados presupuestos a ejecutar, la creación urgente de “UNIDADES ESPECIALIZADAS DE INTERVENTORIA” dependientes del más alto nivel jerárquico, (Junta Directiva), las cuales se creen y se organicen como un sistema de control interno certificado por su calidad, que garantice la armonía del  los proceso de contratación en razón a las siguientes condiciones:

  • Unidad organizada y suficiente de manera independiente, donde se asignen los interventores de acuerdo con su especialidad y capacidad profesional;
  • Acciones concebidas de manera planificada;
  • Compuesta por talento Humano calificado, especializado y organizado, con compromiso ético y moral a toda prueba, entrenado y capacitado, seleccionado mediante riguroso proceso meritocratico.
  • Manual formalizado mediante acto administrativo, que contenga procedimientos detallados a seguir para contratos de consultoría, suministros, servicios y obras públicas;
  • Normograma del proceso como punto de referencia y consulta;
  • Sistemas de información automatizada para el control de informes y cuentas del contrato.
  • Punto de información sobre denuncias, quejas y reclamos, como manera de fortalecer el control social.
  • Archivo de todos y cada uno de los contratos, informes, actas y soportes propios de las intervenciones a través de expedientes.
  • Mapas de riesgos del proceso los cuales deberán revisarse periódicamente.
  • Evaluación independiente a la Unidad para configurar planes de mejoramiento que coadyuven a fortalecerla.

 PERFIL DEL INTERVENTOR
  • Profesional especializado en el tema objeto de contratación.
  •  Reconocida experiencia en la metodología y normas aplicables en el proceso interventor con especial entrenamiento en el manejo de procesos operativos, técnicos, administrativos, legales, financieros contables y de gestión.
  •  Visión global del negocio objeto de auditoría, con tacto para fijarse tareas en lo material, relevante e importante.
  •  Conocimiento en normas legales del tema objeto de interventoria o supervisión.
  •  Concebir la planeación como una cultura para lograr los resultados y poder ejercer la interventoria y/o supervisión con calidad.
  • Capacidad de manejar excelentes condiciones de trabajo en equipo para encarar eficientemente relaciones interpersonales y comunicación con el grupo de contratistas y la organización contratante.
  • Poseer habilidades y capacidad técnica, para realizar su labor.
  • Ser analítico, creativo, buen observador y sensato al momento de generar juicios.
  • Poseer espíritu de instructor y docente como una manera de propiciar el mejoramiento y el logro de la calidad del contrato asignado.
  • Con sus resultados y actuaciones lograr el reconocimiento y respeto del contratista y la entidad contratante.
  • Capacitarse en forma continua, en temas inherentes a la interventoría  y  lo relacionado con las organizaciones, competencias y procesos.   
  • Tener la capacidad de comprender la realidad social que lo rodea, como el de anticiparse a los hechos y dar las soluciones planteadas en un momento determinado.
  • Capacidad de análisis y visualización sobre las consecuencias de las actuaciones presentes, con el ánimo de tomar una decisión acertada sobre las diferentes situaciones y que le corresponda intervenir.
  • Poseer valores frente a la dignidad humana, la solidaridad y el sentido de pertenencia, como también el de conciencia social que desarrolla el conocimiento de la interventoria y sus resultados.
  • Independencia de criterios frente al contratista, reconociendo e informando oportunamente las inhabilidades e incompatibilidades que se presente.
  • Capacidad de afrontar los retos que se le presente en el ejercicio de su función de auditor.
  • Contar con la suficiente capacidad y destreza para comunicarse de manera oral y escrita como fundamento, rigor y clave de todas sus actuaciones.

 OBJETIVOS DE LA INTERVENTORIA:
  •  Asegurar el cumplimiento de las obligaciones contractuales logrando que se desarrollen los objetos de los contratos dentro de los presupuestos de tiempo e inversión previstos originalmente.
  • Verificar que para el contrato se hayan cumplido en su totalidad los requisitos de perfeccionamiento y legalización antes de la iniciar la ejecución del mismo.
  • Suscribir el acta de iniciación de los contratos, para formalizar el inicio de las labores.
  • Revisar la aplicación adecuada del anticipo al objeto contractual-
  • Vigilar el cumplimiento de los plazos contractuales, la vigencia del contrato y de los amparos de la garantía única. 
  • Hacer seguimiento al cumplimiento de las obligaciones a cargo del contratista, para suscribir el acta de cumplimiento de las obligaciones.
  • Presentar por escrito al contratista las observaciones o las recomendaciones que estime oportunas para el mejor cumplimiento del servicio. 
  • Servir de enlace entre el contratista y la Entidad y Supervisar la ejecución de los recursos entregados por la entidad al contratista para el desarrollo del contrato.
  • Avisar oportunamente a las áreas correspondientes, sobre cualquier retraso, incumplimiento parcial o total de obligaciones durante la ejecución del contrato, para que se adopten las medidas oportunas.
  • Elaborar el proyecto de la liquidación  definitiva a la terminación del contrato dentro de los plazos establecidos.

 RESPONSABILIDAD DEL INTERVENTOR

  • El interventor responderá civil y penalmente, tanto por el cumplimiento de las obligaciones  derivadas del contrato de interventoría , como por los hechos u omisiones  que le fueren imputables  y que causen  daño o perjuicio, derivados de la celebración y ejecución del contrato respecto del cual haya ejercido o ejerza las funciones de Interventoría.
  • Para efectos penales, el interventor, cuando es contratado, se considera un particular que cumple funciones públicas en todo lo concerniente a la celebración, ejecución y liquidación de los contratos que celebre con la Entidad, y por lo tanto, estará sujeto a la responsabilidad que en esta materia señala la ley para los servidores públicos.
  • Además de las anteriores responsabilidades, deberá tener en cuenta las señaladas  por las disposiciones legales vigentes y las que se adicionen  para el buen desarrollo de la Interventoría, o las que le sean asignadas por el jefe inmediato en caso de ser funcionario de la entidad.

 FUNCIONES DEL INTERVENTOR.

Técnicas: Las que se refieren al objeto del contrato;

Administrativas: Las acciones que debe adelantar el interventor para garantizar  el cumplimiento de las cláusulas  del contrato que controla y de la normatividad referente a los contratos.

Contables/financieras: Las relativas al manejo de cuentas del contrato.

TÉCNICAS
  •  Conocer los pliegos de condiciones, bases del concurso o términos de referencia, y el contrato motivo de la interventoría, así como las normas internas y externas de la entidad sobre contratación e interventoría de contratos.
  • Informarse, previamente a la iniciación de los trabajos, sobre los estudios, informes y circunstancias relativas al contrato motivo de la interventoría, o que dieron origen al mismo.
  • Solicitar al contratista, la presentación de un informe de iniciación en donde se presente en forma detallada, el programa de trabajo para la realización del contrato.
  • Comprobar que el contratista cuenta con los recursos humanos, técnicos y financieros requeridos, de acuerdo con los términos del contrato, antes de la iniciación del mismo, y la correcta utilización de tales recursos, durante la fase de ejecución del contrato.
  • Verificar que los informes, estudios, conceptos y resultados del contrato, se adapten a las normas, estándares y especificaciones que forman parte del contrato, así como a los parámetros de calidad establecidos para la profesión o especialidad a la que pertenezca el proyecto.
  • Evaluar el avance y resultados del contrato, en comparación con el cronograma y plan previstos, y exigir que se tomen las medidas correctivas necesarias en caso de que se prevean atrasos en el programa.
  • Tomar las medidas necesarias en caso de que se presenten incumplimientos del contratista.
  • Consignar en el acta de terminación del contrato, el estado del estudio o proyecto a la fecha de tal acta, y requerir al contratista  para que realice las correcciones necesarias en caso de precisarse.
  • Evaluar los informes administrativos y técnicos presentados por el contratista como soporte de sus respectivas cuentas de cobro, y aprobar o rechazar tales informes.
  • Programar y realizar las reuniones de interventoría  previstas con el contratista, y redactar las actas de dichas reuniones.
  • Atender los requerimientos de las entidades de fiscalización y control  disciplinario, y de la rama jurisdiccional.

 ADMINISTRATIVAS
  • Ejecutar un control administrativo sobre el contratista, con amplio espíritu de colaboración y apoyo, sin inferir en sus procedimientos privados, y sin llegar a extremar su intervención a tal punto que sea contraproducente para el desarrollo normal de los trabajos.
  • Presentar informes sobre aspectos específicos, ya sean técnicos, financieros o administrativos, cuando las condiciones del contrato lo ameriten, o su superior jerárquico lo exija.
  • Atender las reclamaciones del contratista, dando respuesta directa si es del caso, o trasladando a las instancias correspondientes aquellas que no pueda resolver directamente.
  • Informar a su superior jerárquico sobre el desarrollo del contrato, mediante la presentación de informes periódicos y de un informe final de interventoría.
  • Suscribir con el contratista las siguientes  actas: Acta de iniciación del contrato. Actas de reuniones de interventoría, Actas de suspensión del contrato, cuando se presenten las causales correspondientes previstas en el contrato respectivo, Actas de reanudación del contrato Actas de adición o modificación del contrato, Acta de terminación del contrato. Acta de liquidación del contrato.
  • Controlar la inversión del anticipo entregado al contratista
  • Estudiar y responder las consultas o reclamaciones presentadas por el contratista, con la diligencia requerida, evitando que se aplique el silencio administrativo positivo contemplado en las disposiciones legales.
  • -Exigir al contratista tomar las medidas para solucionar problemas específicos referentes al contrato, entre ellos los siguientes: Retrasos en el cronograma de ejecución del contrato. Incumplimiento del objeto y/o alcance del contrato. Calidad insatisfactoria de los productos entregados.
  • Solicitar la aplicación de las sanciones  previstas en el contrato, cuando ellas sean requeridas y justificadas. La aplicación de sanciones requiere siempre de un análisis y documentación cuidadosos, y de la asesoría Subdirección Jurídica de la entidad.
  • Establecer un archivo sistematizado con toda la información técnica utilizada y producida durante la ejecución del contrato. Este archivo será entregado al Centro de  Documentación al finalizar el contrato.
  • Estudiar las necesidades de adiciones o modificaciones al contrato, y en caso de que sea pertinente, tramitar dichas  adiciones o modificaciones dentro de la entidad.
  • Controlar la vigencia de las pólizas que respalden el contrato, y requerir al contratista para la ampliación de las mismas que estén próximas a vencerse.
  • Tramitar la expedición de los certificados de disponibilidad y reserva presupuestal del contrato, y asegurarse de que en los presupuestos de los años siguientes, se prevean las partidas requeridas para la financiación del contrato.

 CONTABLES/FINANCIERAS.
  • Aprobar o rechazar las órdenes de pago presentadas por el contratista, y darles trámite dentro de la entidad en caso de aprobarlas.
  • Mantener al día la contabilidad del contrato en términos de recursos invertidos, recursos por invertir, y comparación con el presupuesto del contrato.
  • Vigilar el mantenimiento de la ecuación contractual, y en caso de que se altere, proponer y
  • Tramitar las medidas requeridas para su restablecimiento.


El Interventor debe contar con una formación integral, pero fundamentalmente consiente de la responsabilidad que implica sus juicios y opiniones frente a las organizaciones y la sociedad.

WWW.marcontrol.blogspot.com

martes, 6 de noviembre de 2012

Decálogo para fortalecer el control interno


Sin duda el control interno se fundamenta en la eficiencia, eficacia, economía, la transparencia, entre otros, como principios fundamentales del actuar de las entidades del estado y sus servidores públicos.

En tal sentido y como una manera de aportar y recomendar acciones de mejoramiento sobre las permanentes debilidades que se presentan en las entidades del Estado, me permito recomendar las siguientes acciones administrativas y de control:
1 Fortalecimiento del talento humano. 
Fomentar la cultura del compromiso y sentido de pertenencia del talento Humano de las organizaciones a través del diseño e implementación del Código de ética y buen gobierno, el cual contenga como mínimo los principios y pautas que deben regir el actuar de una entidad y formar parte de la cultura organizacional de la misma. 
Mas no se trata de formalizar en un documento el actuar institucional, sin no interiorizar y socializar la cultura organizacional en todos los que hace parte de ella sin distinciones y niveles, asociado a una serie de programas de capacitación, bienestar y seguridad social, que genere en el servidor público compromiso y sentido de pertenencia en pro de una mejor calidad de vida para el conglomerado.
2 Planeación.
Los planes y programas como hilo conductor de las actividades y de los resultados, comprometen las estrategias de la organización. Es por esa razón que requiere de una herramienta que al ser conjugada con los presupuestos como financiación de las actividades proporcionan alta probabilidad del cumplimiento de la misión institucional y se constituye en instrumento de autocontrol permanente de la gestión y actuar organizacional y de sus responsables a través de  indicadores.
Al contar la organización con este instrumento de control, proporciona de igual manera los elementos de autocontrol necesarios y fundamentales para evaluar y hacer seguimiento a la gestión de la organización como al desempeño de los responsables de los procesos y las actividades de manera individual.
Los indicadores cuantitativos y/o cualitativos reflejaran las actividades  en relación al tiempo, cuidando de asociar el tipo relacionado con la eficiencia, la eficacia, economía y demás principios coherentes con lo que se pretende obtener.
Una de las herramientas efectivas que nos proporciona la constante medición de los planes y programas de las organizaciones, sin duda la constituye el Cuadro de Mando, el cual proporciona de manera permanente el avance en el desarrollo de las actividades como de las estrategias a través de indicadores, que hace oportuno: corregir, medir, alertar y proponer acciones direccionadas al ajuste  de  actividades que en algunos casos corresponden a planes de choque o alternativos que aseguren el cumplimiento de las metas y por ende los objetivos propuestos.
3 Procesos y Procedimientos 
Los procesos y procedimientos materializan las actividades, controles y responsables y son ellos los que constituyen el modelo de operación del sistema denominado gestión por procesos. Su articulación en la medida que sean previamente identificados permitirá lograr con mayor facilidad y comprensión de las metas propuestas y el cumplimiento de los objetivos institucionales.
Un herramienta que facilita el entendimiento de la operatividad de la organización, el área o de los procesos mismos son los manuales, considerados como documentos integrales que contienen en forma ordenada y sistemáticas las instrucciones e información sobre los procedimientos de cada una de las actividades que se realizan para ejecutar mas adecuadamente el trabajo señalado a través de un sistema de comunicación con las diferentes áreas de manera coherente.
Los manuales como instrumento de control, genera una relación de obligatoriedad  entre el individuo y su entorno, que hace que la subjetividad y malas practicas desaparezcan del que hacer institucional.
4 Información Y Comunicación.
El desarrollo de los sistemas de información en materia de recolección y organización, permite  el fortalecimiento de la gestión institucional, por cuanto facilita el flujo de la información, análisis estadístico, la atención del usuario, la ejecución de procesos,  y la optimización de los recursos  a través de plataformas robustas.
Los presupuestos, las contabilidades, los informes, estadísticas y bases de datos de usuarios, son vitales en las organizaciones, toda vez que a través de ellos se gerencia las organizaciones y son instrumentos por medio de los cuales se generar los actos asociados a la corrupción en términos de fondos, bienes y medios de atención al público.
La comunicación permite mantener un dialogo permanente con la ciudadanía y la población usuaria, a manera de ejemplo las Audiencias públicas,  paginas web, medios informativos. La participación de la comunidad como derecho constitucional


5 Reducción de trámites.
A manera de recomendación, las organizaciones deben como una política institucional, tendiente a la simplificación de trámites como los siguientes:
- Evitar las congestiones y lentitud en la prestación oportuna de servicios a través de medios automatizados de información, diversificación y descentralización de servicios en puntos de atención y en relación con las áreas de influencia de la organización.
- Revisión y verificación de la normatividad  para determinar la legalidad de las actuaciones y en relación con la reducción de los trámites.
- Cambio de la cultura del servidor público a través de capacitaciones y socializaciones que propicien un trato amable al usuario, desde la perspectiva que el usuario es la razón de ser de las entidades públicas y que los funcionarios ejercen labores al servicio de la ciudadanía.
- Propiciar la divulgación y entrega de poder fiscalizador a cargo de la ciudadanía.
- Revisar minuciosamente hacía el interior de la entidad los costos visibles y ocultos que hacen más gravosa la prestación del servicio público.
- Buscar la máxima utilización de tecnología disponible de manera económica.
- Maximizar el número de entidades beneficiarias. Que además de consolidar y ejercer una mayor control sobre sus ingresos, minimiza el desgaste del usuario al atender diferentes fuentes.
- Reducir los pasos innecesarios y en correspondencia con la ley anticorrupción.
6 Administración del Riesgo.
La administración del riesgo, es uno de los elementos mas innovadores a considerar en el control interno, a través del cual las organizaciones del Estado deben propiciar actividades y controles tendientes a la prevención y mitigación que generan los eventos de riesgo de la Corrupción administrativa y donde el talento Humano desempeña un papel relevante en su diseño, construcción e implementación.
El Riesgo: consiste en expresar la afectación de las áreas de impacto desde el ángulo de las diferentes fuentes de riesgo que impiden el logro de los objetivos y metas de la organización.
Contexto: Hace referencia a la organización y su entorno, tanto interno como externo del proceso en aspectos financieros, operativos, competitivos, políticos, normativos, sociales, de clientes culturales, y legales que interactúan entre si, teniendo en cuenta las debilidades y oportunidades como las fortalezas y amenazas.
Identificación del Riesgo: A través de las fuentes de riesgo, causas, efecto e impacto, consecuencia (cuantificables, no cuantificables.), definición del riesgo, descripción del riesgo.
El Análisis del Riesgo: Busca establecer la probabilidad de ocurrencia de los riesgos y el impacto de sus consecuencias, calificándolos y evaluándolos con el fin de obtener información para determinar el nivel de riesgo y las acciones que se van a implementar.
Valoración del riesgo: Es importante contar en ésta etapa con el riesgo inherente o riesgo sin control a partir del cual se identifican los controles, su efectividad y se establece la calificación del riesgo con control.
El Control: Se identifican como las políticas, los procesos, dispositivos, práctica, u otras acciones que actúan para eliminar o minimizar los riesgos adversos o mejorar oportunidades.
Es recomendable que las organizaciones, en cabeza del área de planeación o del área que ejerza funciones de organización y métodos, considere la adquisición de una  herramienta electrónica que monitoree y revise el progreso de los procesos de manera permanente, en razón que pocos riesgos permanecen estáticos, por lo tanto, la efectividad de sus medidas de control necesitan ser monitoreados para asegurar que circunstancias cambiantes no alteren los objetivos.
7 Atención al Usuario.
Propender por lograr un alto índice de satisfacción a través de la atención de las quejas y reclamos y  proyectando una imagen de respaldo, seguridad y confianza a sus usuarios reales y potenciales, como el oír la voz del cliente y conocer de sus necesidades y expectativas en relación con el servicio, es la razón de ser de las organizaciones y por ello ocupa el primer lugar de importancia dentro del contexto del control interno.
Las quejas y reclamos en las organizaciones son la declaración de la no satisfacción de las expectativas de los usuarios. El reclamo implica un elemento adicional y es la necesidad del usuario de expresar que además de estar inconforme de acuerdo a sus expectativas, la organización le adeuda algún elemento o servicios.
Una de las formas de establecer si el sistema de control interno de una organización es débil es observando la magnitud y criticidad de las quejas y reclamos de los usuarios.
Por lo general una queja o reclamo supone la falta de controles o de procedimientos idóneos que a la postre genera desgaste administrativo y pérdida de imagen para la organización. Por lo tanto, la entidad requiere la adopción de un sistema de quejas con calidad para responder al usuario, el cual se convierta en motor de mejoramiento institucional y forma de evitar  problemas normativos en caso de no responder oportunamente la materia objeto de reclamación.
8 Autocontrol, autogestión y autorregulación.
El componente de autoevaluación podría decirse cambia el paradigma del control, como una manifestación  de la responsabilidad que adquiere sus representantes frente al actuar de la organización, al contar con mecanismos para medir no solo el  valor agregado de lo servicios que presta, si no también  medir las condiciones externas e internas que pudieran afectar el cumplimiento de metas y planes de la organización,  tomando como referencia  los indicadores de gestión para su eventual direccionamiento.
Al considerar lo elementos anotados anteriormente a través de herramientas, asociados al compromiso de su talento humano, están dadas las condiciones que permitirán a las organizaciones actuar de manera natural lejos de eventos corruptos.
9 Evaluación Independiente y Auditoria.
Las oficinas de control Interno, ocupan en las estructuras orgánicas, una designación a un alto nivel jerárquico de manera que contribuyan efectivamente a mejorar el control interno en las organizaciones.
Lo anterior supone que los legisladores deberán revisar la normatividad existente para fortalecer los grupos de auditoria, para que las funciones y roles de valoración del riesgo, asesoría y acompañamiento, evaluación y seguimiento, fomento de la cultura del autocontrol y el relacionamiento con organismos externos, se adopten de una manera mas rígida y logre tener una real presencia en la estructura organizacional como en sus operaciones.
10.  Planes de Mejoramiento.
Para cerrar el ciclo, el plan de mejoramiento es el proceso de retroalimentación y mejora, que busca corregir las desviaciones y en ocasiones donde se manifiestan con mayor certeza las acciones corruptas de dan al traste importantes recursos de la administración pública. Es en ésta punto no solo se debe formular una relación de compromisos tendientes a corregir los hallazgos y observaciones de las auditorias y organismos de control, si no también propiciar espacios para lograr la mayor calidad de las organizaciones del estado.