Roles y alcances del equipo de auditoría según su perfil y profesión.

La diversidad de temas, la variedad de objetivos en la tipología de las organizaciones,  la necesidad de evaluarlas integralmente, requieren la conformación de equipos de auditoria con profesionales experimentados, idóneos y competentes, especialistas en temas de carácter técnico, financiero/contable, administrativo, jurídico y sistemas entre otros , que contribuyan en buscar la armonía de la Auditoria de manera planificada a través de un grupo interdisciplinario calificado, especializado y organizado en procura de obtener resultados objetivos, coherentes, concisos y soportados.
A mi juicio, considerando el tamaño de la empresa o entidad y por supuesto el alcance y los recursos presupuestados para ésta labor de Auditoria, el equipo de trabajo estaría conformado por los siguientes perfiles, con las correspondientes competencias y tareas de auditoría, de evaluar, revisar, cotejar, entre otras:

Contador Público,

 Revisión  sobre el manejo del portafolio de inversiones en el mercado de valores.
 Examen de la Cartera de préstamos y sus garantías.
 Arqueos de cajas menores y tesorería.
 Estimación de la Cartera clasificada por edades para estimar provisiones.
 Avalúos de inmuebles con estudios técnicos por autoridades reconocidas. .
 Adecuadas políticas evaluativas de las inversiones, provisiones, depreciaciones, valorizaciones. Conciliación y confirmación con áreas fuente y/o usuario.
 Rigor en el calendario de entrega de información a contabilidad para su consolidación.
 Automatización de la información de Contabilidad. Margen de error.
 Utilización efectiva de los contadores de la organización en labores propias.
 Oportunidad en el pago de aportes parafiscales, impuestos y otros.
 Utilización de la contabilidad de causación.
 Adecuada contabilización de las ventas. (Causación.)
 Adecuada contabilización de los diferidos
 Cultura contable en toda la organización.
 Conciliación entre las áreas fuentes y contabilidad
 Revisión partidas antiguas sin depurar.
 Observancia de saldos contrarios a la naturaleza de la cuenta.
 Registros  soportados.
 Notas explicativas con información básica y suficiente.
 Dictamen de la opinión
 Evaluación del control interno contable.




Economista. 

 Revisión a la Planeación formal, con metas e indicadores coherentes, productos de estudios con compromiso.
 Manejo de fondos, inversiones y bienes con  las pólizas de garantías necesarias
 Plan de compras anualizado.
 Análisis del riego en inversiones temporales en empresas.
 Montos de fondos en disponible y el flujo de caja.
 Manejo y utilización de los servicios públicos. Políticas de austeridad.
 Conocimiento de la memoria institucional al momento de estimar proyectos y estudios.
 Evaluación de la gestión.
 Revisión de proyectos.
 Revisión de los presupuestos.
 Análisis financiero.

Ingeniero Industrial y/o Administrador de empresas.

 Revisión de Manuales de procesos y procedimientos actualizados.
 Estilo de dirección.
 Códigos de ética y buen gobierno.
 Perfiles del talento humano frente a las funciones y labores.
 Mapas de riesgos de los procesos misionales y de apoyo.
 Adecuada segregación de funciones.
 Procesos de inducción y capacitación
 Sistemas de comunicación eficientes que posibilitan la oportuna atención a los requerimientos de los clientes/usuarios/afiliados.
 Atención de: usuarios/clientes/afiliados.
 Puntos de atención al usuario/cliente/afiliado.
 Programas de bienestar social.
 Recursos físicos en buen estado y adecuado mantenimiento.
 Asignación de interventores con experiencia y perfiles adecuados.
 Planta de personal suficiente y competente.
 Oportuno control en el vencimiento de inventarios (medicamentos, productos perecederos).
 Uso adecuado del parque automotor.
 Controles automatizados en la generación de novedades de nómina.
 Viabilidad financiera de los contratos.
 Utilización adecuada de la propiedad, planta y equipo.
 Recapitulación de normas y disposiciones.
 Estabilidad en los cuadros directivos, como el direccionamiento de objetivos y estrategias.
 Procesos meritocráticos.
 Competencia en razón a la calidad de los servicios
 Cambio tecnológico permanente.
 Globalización.
 Reestructuraciones, fusiones y liquidaciones.
 Corrupción.
 Incidencia e impacto por fenómenos naturales.
 Posicionamiento en el mercado.
 Organismos de control competentes y sus informes.
 Trámites externos, normativos etc.
 Cambio de cultura de control- basado en el autocontrol

Auditor de Sistemas.

 Revisión de  Procesos automatizados, y licenciados.
 Gestión integrada y coordinada de los procesos administrativos y financieros.
 Actualización y aprovechamiento de los equipos de computación.
 Sistemas de información, confiable y actualizado.
 Oportunidad en las decisiones
 Ciclos de procesos automatizados.
 Existencia de Información en línea.
 Trámites internos.
 Adecuado Manejo ambiental.
 Registro de la información desde el área fuente a través de reprocesos y medios magnéticos.
 Centralización en el manejo de datos maestros.
 Posibilidad del control de los procesos en línea y en tiempo real.
 Software actualizados y equipos modernos
 Adecuada custodia y seguridad de equipos.
 Existencia de Back up. de información clave.
 Apropiado mantenimiento de equipos (Antivirus).
 Utilización de los equipos en labores propias del objeto de la organización.
 Existencia de claves de acceso sobre archivos reservados de la organización.
 Existencia de manuales de procesos y fuentes de información.

Abogado.

 Revisión a la Defensa de los intereses de la entidad ante los despachos judiciales por parte de los abogados externos.
 Adecuada cobertura de los abogados por procesos.
 Automatizado de los procesos jurídicos  a favor y a cargo.
 Adecuado archivo de expedientes.
 Interventoría y seguimiento sobre los abogados y los procesos.
 Comunicación y retroalimentación entre la oficina jurídica y la entidad para erradicar las causas de los procesos judiciales. 
 Criterios definidos para la causación de las contingencias por cuenta de los procesos.
 Observancia al proceso contractual.
 Contratos con los requerimientos legales.
 Pólizas de cumplimiento y garantías con la cobertura necesarias que respalden los contratos.
 Contratos  por liquidar.
 Conocimiento normativo por parte de la organización.
 Gestión de cobro.


Profesional de acuerdo con la Misión de la Empresa: Profesional de la Salud, agrónomo, ambientalista, ingenieros (civil, ambiental, sistemas), arquitecto, actuario, etc…

 Seguimiento a los presupuestos asignados.
 Cumplimiento de metas, objetivos e indicadores estimados.
 Evaluación y seguimientos a los contratos de obras o de servicios prestados.
 Proyectos e inversiones realizadas.
 Revisión de la contabilidad y demás información relativa a los proyectos como clientes, beneficiarios, recursos, como actividad inherentes.

Siendo un equipo interdisciplinario, donde cada uno tiene competencias propias y definidas; es necesario que todos y cada uno de los integrantes del equipo, conozcan las generalidades de la organización en cuestión y que por supuesto cuente con un claro expertício de lo que significa la auditoría  y la responsabilidad que les asiste de producir resultados en procura del mejoramiento de la organización y el posicionamiento que la firma de auditoría obtendrá de los resultados de una auditoría con calidad; fundamentalmente asociados y compenetrados entre todos para asistir el proceso endilgado de manera integral y profesional.

LIBROS ESCRITOS POR MARCO BONILLA:

FORMACIÓN DE LÍDERES EN AUDITORIA Y CONTROL INTERNO. Buenas prácticas.

El ABC de la Hacienda Pública, referente constitucional y legal

Para adquirir cualquiera de estos libros puede contactarse con Johana Cosme al correo johana.cosme@auditool.org. Cel: 57 316 3250099.

Venta en Bogotá en la Avenida Jiménez No. 4 - 76 Galería Típicos.

Marco Hernando Bonilla Martínez

Consultor y Asesor en los procesos de Auditoría con enfoque integral, Auditoría interna de Calidad, ISO 9001 de 2008 y NTCGP 1000:2009, con más de 20 años de experiencia. Conferencista nacional, consultor internacional en procesos de Control Interno orientados al mejoramiento de las organizaciones. Colaborador de Auditool.

Bogotá D.C., Colombia

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LOS INGRESOS, referente importante a la hora de hacer auditoría y control.

“En sentido económico, los ingresos son los caudales que entran en poder de una persona o de una organización, consecuencia de las cantidades que recibe por la venta de sus productos o servicios.

Para el Estado los ingresos se conocen como ingresos públicos y se generan a partir del cobro de impuestos, la venta o alquiler de propiedades, la emisión de bonos y las utilidades de las empresas públicas, entre otras actividades. Estos ingresos permiten el desarrollo del gasto público”.

Los ingresos fuente y soporte de la actividad económica y social, son en muchos casos ignorados en los procesos de auditoría, sujetándose ésta como una constante, a propiciar pruebas de auditoría sobre las erogaciones, pagos, desembolsos, contratos y demás salidas de recursos en la organización, sin considerar que los INGRESOS proporcionan el camino para asegurar los propósitos de las organizaciones.

 Hay que recordar que en las organizaciones los gastos, costos, producción e  inversión dependen del nivel de recaudo que se obtenga del presupuesto de ingresos estimados, y  que,  ante el evento de un déficit o desequilibrio entre lo programado y lo realmente recaudado, origina que los planes, proyectos y gastos de la organización no se cumplan, propiciando inadecuada gestión de sus administradores y estancamiento y en  ocasiones retrocesos en términos económicos y sociales, con el agravante de tener que acudir a resolver el tema a través de la deuda.

 Se denuncia con bastante frecuencia en los informes de auditoría, el incumplimiento y las desviaciones que sobre los recursos se efectúan en materia del GASTO  O INVERSIÓN, pero poco sobre las debilidades que existen en el recaudo y la generación de los ingresos, que como se dijo son fundamentales para la realización de los objetivos, planes y programas y financiamiento de los entes auditados. En relación con lo anterior podemos formularnos los siguientes interrogantes:

•   ¿Qué  grado de evasión y/o elusión existe en el recaudo de impuestos y que efectos tienen en relación con los compromisos y planes en el evento de su ejecución? Ingresos  básicos para el desarrollo de la administración pública y de la economía en general.

•  ¿El IVA recaudado a través de las entidades auto-retenedoras se declaran  y consignan oportunamente? Y como su omisión afecta gravemente las inversiones territoriales que sobre estos recursos se distribuyen.

• ¿Qué grado de evasión y/o elusión existe en el ingreso por aportes de salud, que no solo generan resultados deficitarios si no que complican las compensaciones con el FOSYGA y el sistema de salud en todo su contexto?

• Qué decir de  los ingresos por pensiones, donde las cotizaciones apenas si alcanzan para cubrir a medias las nominas de los pensiones actuales.

• ¿Será que existe rigor en la contabilización y recaudo de los ingresos provenientes de las Regalías por la producción y extracción de los recursos naturales no renovables en boca de mina o de pozo, (Petróleo y minería)?, sustento de muchas inversiones y programas estatales

• ¿Existen controles y procesos encaminados a establecer el robo o fuga de energía, agua, telefonía y calculo apropiado de las provisiones y contingencias?  Irregularidad que le cuesta a las organizaciones no recibir elevados ingresos y que desajustan su presupuesto, con efectos importante en su programación anual.

• ¿Cuál es la connotación y control que se deriva en nuestro medio en el ingreso de recursos no propiamente de transacciones y operaciones lícitas, como es el lavado de dinero producto de actividades del contrabando y narcotráfico? 

• ¿Los ingresos recibidos por las entidades financieras son utilizados para responder al objeto misional de su creación, o se colocan en portafolios de inversiones sin resolver las necesidades apremiantes en temas de educación, vivienda y otras actividades fundamentales?

• ¿Cuál es el grado de efectividad en la defensa de los intereses de las organizaciones públicas ante proceso jurídicos para la recuperación de cartera?

• ¿Es comprensible que la DIAN, las entidades de seguridad social, CGR y otras entidades que cuentan con procesos coactivos se llenen de bienes recibidos en pago como contraprestación a los ingresos dejados de recaudar y que son para el servicio del estado?

• ¿Las transferencias de recursos a los sectores sub-nacionales se hacen de acuerdo con la ley y en relación con la programación presupuestal correspondiente?

• ¿Se aplican pruebas de auditoría de sistemas a los depósitos de cuenta corriente, ahorros e inversiones financieras a fin de constatar la calidad y confiabilidad de sus registros, controles y garantías, lo mismo que a los rendimientos si los hubiera?

• ¿Se realiza control y seguimiento a toda la normatividad relacionada con los ingresos para establecer el cumplimiento riguroso de esta clase de operaciones?

• ¿Se invierten los ingresos en inversiones seguras y autorizadas por la ley y en entidades financieras respaldadas y bien calificadas por el sistema financiero? 

Son muchos los interrogantes, pruebas y actuaciones que las auditorias pueden realizar en esta materia, que  generen confianza en la estructura de financiación de las empresas públicas y privadas, en orden a cumplir sus objetivos y metas.

Hasta pronto.

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El ABC de la Hacienda Pública, referente constitucional y legal

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LA URNA DE CRISTAL, elemento de control para evitar el Riesgo Reputacional.

“La Urna de Cristal es un modelo de participación ciudadana, de vanguardia en América Latina y el mundo, que busca acceder al conocimiento, experiencia e innovación de toda la comunidad  para que entre todos propongamos soluciones a los problemas que tenemos como nación”.

Basta con observar filas incesantes o congestión de clientes / usuarios al frente de una entidad de servicios pública o privada, para advertir que ésta presenta debilidades en su control interno, tales como: Trámites complejos; limitados puntos de atención; fallas y errores en la facturación; recurso humano insuficiente; proceso de información manual; falta de compromiso de sus empleados; incipiente sistemas de información automatizada; rotación permanente de personal; indebida comunicación,  etc.

Lo anterior supone la falta de controles o de procedimientos idóneos que a la postre genera desgaste administrativo y pérdida de imagen para la organización. Por lo tanto, las empresas requieren la adopción de un sistema como el denominado “Urna de Cristal”, como respuesta al usuario, el cual se convierta en motor de mejoramiento institucional y forma de evitar  todo tipo de problemáticas, incluso la deserción como cliente o usuario.

Es acá, donde la empresa  como mecanismo de autoevaluación y autocontrol y como punto de partida de solución en primera instancia, debe ejercer un ejercicio permanente de monitoreo a la “Urna de Cristal”, para establecer los tipos y motivos de inconformidad de los clientes o usuarios; y en segunda instancia,  revisar en que etapa o actividad del proceso se genero la debilidad que se reclama con el objeto de tomar los correctivos, ajustes y controles necesarios, y evitar que ese tipo de error u omisión se vuelva a presentar en el futuro. De tal suerte, que la Urna de Cristal, proporciona una vía importante para mejorar la calidad del servicio hacía sus usuarios. 

La Urna de Cristal, debe ser implementada a través de un sistema de información estadística que además de direccionar de manera inmediata la solución y mejoramientos de los proceso, proporcione información clave sobre las debilidades que la entidad presenta, para que una vez clasificada y evaluada en razón a su causa y efecto, se involucren en el plan de mejoramiento de la organización a través de actividades, controles, metas e indicadores.

La Urna de Crista, debe ser propósito de evaluación y seguimiento permanente por parte de los organismos de control, inclusive de la auditoría interna, como medio justo para valorar los riesgos operativos y estratégicos que se pueden derivar de la insatisfacción del usuario.

Los diferentes modelo tanto de control interno, gestión de calidad y desarrollo administrativo,  proporcionan los lineamientos necesarios para mejorar los procesos  en función de la Urna de Cristal, en procura de un mejor servicio que los cautive.   

Son muchas  las características y condiciones que hace al cliente satisfecho y la busca de ellas debe ser una actividad permanente de la organización, Recordemos:

ü  El usuario / cliente es la razón y origen de las organizaciones, por lo que se constituye en el capital más valioso a conservar y cuidar”.

ü  El cliente proporciona además de ingresos potenciales de la organización, la posibilidad que usted conserve su empleo.

ü  El cliente espera la mejor atención en términos de trato y calidad del servicio.

ü  El trámite que efectúa el cliente en su empresa, no es el único, por lo que el aprovechamiento del tiempo es vital para él.

ü  El cliente como nosotros, por cuestiones laborales dispone de poco tiempo para cumplir con los compromisos y obligaciones.

ü  Los empleados que atienden público son la cara amable o imagen de la organización.

ü  El usuario de servicios públicos es el control social del estado.

ü  El cliente busca además confianza del servicio o producto que requiere.

ü  El cliente por referencia se vincula a la entidad en busca de un servicio, no lo defraudemos.

ü  El cliente / usuario es la mejor o peor propaganda para la organización.

ü  El cliente / usuario busca comodidad en el proceso de atención.

Reflexión.

“Las quejas y reclamos a las organizaciones son la declaración de la no satisfacción de las expectativas de los usuarios. El reclamo implica un elemento adicional y es la necesidad del usuario de expresar que además de estar inconforme de acuerdo a sus expectativas, la organización le adeuda algún elemento o servicios”

Hasta pronto.

Blog: marconbtrol.blogspot.com

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Consultor y Asesor en los procesos de Auditoría con enfoque integral, Auditoría interna de Calidad, ISO 9001 de 2008 y NTCGP 1000:2009, con más de 20 años de experiencia. Conferencista nacional, consultor internacional en procesos de Control Interno orientados al mejoramiento de las organizaciones. Colaborador de Auditool.

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VEINTE (20) CRITERIOS BASICOS DE LA AUDITORIA INTERNA COMO OJO VISOR DE LAS ORGANIZACIONES.

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(Lic. Ederlys Hernández Meléndez) Definición:  “Auditoría interna es una actividad que tiene por objetivo fundamental examinar y evaluar la adecuada y eficaz aplicación de los sistemas de control interno, velando por la preservación de la integridad del patrimonio de una entidad y la eficiencia de su gestión económica, proponiendo a la dirección las acciones correctivas pertinentes”.
Dada cuenta de lo anterior,  la función principal de la Auditoría Interna va en el sentido de ejercer una actividad asesora como ojo visor de la organización, los procesos, los controles, y a diferencia de las demás clases de auditorías,  a la permanente capacitación y socialización sobre el fomento de la cultura del autocontrol.
El objetivo de la auditoría interna es asistir a los miembros de la organización, descargándoles de sus responsabilidades de forma efectiva. Con este fin les proporciona análisis, valoraciones, recomendaciones, consejos e información concerniente a las actividades revisadas. Incluye la promoción del control efectivo a un costo razonable”.
Sin duda, un componente importante dentro del sistema de control interno es el que desempeña la auditoría interna, el cual, no obstante depender administrativa y nominativamente de la organización, deben funcionar con sentido de independencia, a fin de contribuir al fortalecimiento de los controles y sus resultados.

Con esto en mente, a continuación sugiero tener en cuenta los siguientes criterios, que sin duda contribuirán a ubicar y posicionar las oficinas de Auditoría Interna (Control Interno) dentro del contexto del sistema, como una dependencia de control de controles y que,  en la medida que se le dé el rol que le corresponde, garantizará la implementación de un adecuado sistema de control interno organizacional:   

 
1. La auditoría interna debe estar ubicadas a un alto nivel jerárquico de la organización.
2. El auditor Interno como el grupo de profesionales deben ser competentes en funciones propias de la organización, con perfiles adecuados, entrenamiento técnico e idoneidad profesional.
3. La estructura de la oficina de auditoría Interna debe ajustarse de manera equitativa y proporcional a la propia de la entidad y sus procesos; además, debe contar con un equipo multidisciplinario para el desarrollo de sus funciones asesora de toda la entidad. Debe contar con profesionales calificados que conozcan todo el proceso de la organización para poder prestar una asesoría oportuna y eficiente en cada proceso.
4. Los integrantes de la Oficina de Auditoría Interna debe mantener una permanente capacitación y socialización en los temas y ámbitos en materia de control interno y áreas de la organización. 
5. Como guía y fuente de consulta sobre sus actividades y roles, la auditoría interna debe concebir como propio un manual de funciones, procesos y procedimientos.
6. Anualmente la Auditoría Interna debe construir un Plan General de Auditoria, en el cual exprese las actividades, tiempos según calendario,  productos a obtener y frecuencia y funcionario responsable de su ejecución.
7. La Auditoría Interna debe construir y mantener implementado un normograma socializado y actualizado sobre las disposiciones inherentes a la oficina y sistema de control interno.
8. La auditoría interna desempeña una función asesora de la alta Dirección de la organización.
9. Los informes como resultado de la labor de auditoría Interna, deben ser concisos, precisos, soportados y objetivos. Hay que recordar, que “los informes de los funcionarios de control interno tendrán valor probatorio en los procesos disciplinarios, administrativos, judiciales y fiscales cuando las autoridades pertinentes así lo soliciten” 
10. La oficina de Auditoría interna debe mantener plena independencia de sus acciones y responsabilidades, así como contar con una logística apropiada que facilite su desempeño funcional. 
11. La oficina de Auditoría Interna debe contar con un archivo organizado de normas, correspondencia e informes producto de su labor profesional.
12. La Auditoría Interna debe construir e implementar su propio mapa de riesgos en relación de los diferentes procesos de su competencia y adoptar mecanismos permanentes para valorar los mapas de riesgo de los procesos de la organización.
13. La Auditoría Interna debe mantener permanente comunicación con las áreas de la administración, en especial con la alta Dirección.
14. El auditor debe participar en los diferentes comités alusivos a temas de control interno de la organización.
15. La Auditoría Interna anualmente o cuando los organismo inherentes así los establezcan deberá realizar una evaluación al sistema de control interno de la organización, y de manera permanente a cada uno de las actividades, procesos y áreas de acuerdo con su propia planeación.
16. Como soporte sobre la evaluación a las áreas,  procesos y actividades y áreas, la Auditoría Interna elaborará y mantendrá papeles de trabajo.
17. La auditoría Interna realizará permanente seguimientos a los hallazgos y recomendaciones como resultado de sus tareas evaluativas consignadas en los planes de mejoramiento.
18. La Auditorias Interna podrán acompañar a la administración en comités, baja de inventarios, remates, audiencias públicas y demás actos de la administración, sin perjuicio de las responsabilidades de los dueños de los procesos. En el Comité de Control Interno se desempeña como secretario técnico con voz pero sin voto.
19. La Auditoría Interna no esta facultada para emitir dictamen u opinión sobre Estados Financieros de la Organización, sin embargo deben velar por el cumplimiento de metas e indicadores del plan indicativo.
20. La Auditoría Interna al final del periodo debe suscribir el respectivo informe de gestión a la organización y autoridades competentes.

FORMACIÓN DE LÍDERES EN AUDITORIA Y CONTROL INTERNO. Buenas prácticas.

El ABC de la Hacienda Pública, referente constitucional y legal

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"TODO SOBRE LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA", IDEAL PARA PREPARARSE Y PRESENTARSE A LAS CONVOCATORIAS PÚBLICAS Y PROCESOS MERITOCRATICOS

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EL ABC DE LA HACIENDA PÚBLICA, referente constitucional y legal.

CONSTITUCIÓN POLÍTICA. Artículo 41. En todas las instituciones de educación, oficiales o privadas, serán obligatorios el estudio de la Constitución y la Instrucción Cívica. Así mismo se fomentarán prácticas democráticas para el aprendizaje de los principios y valores de la participación ciudadana. El Estado divulgará la Constitución.

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EL CONTROL INTERNO DE LA AUDITORIA, seis (6) ejemplos a considerar.

Si alguien requiere de contar con un adecuado sistema de control interno, son las mismas firmas y grupos de auditorías internas y externas. Este propósito asegura la comisión de las metas y objetivos de la auditoría,  y sin lugar a equivocaciones proporciona el ejemplo a seguir en la organización como un  referente de respeto, autoridad, consideración y replica.

Veamos cuales son los ejemplos que la auditoria debe reflejar ante la administración al contar con un adecuado control interno.

1. Rigurosa puntualidad y compromiso frente a:

- Metas, indicadores y objetivos en su proceso de planeación, ejecución e informe.
- Horarios y agendas establecidas al interior de la auditoria y en relación con la programación con la administración.
- Grupos de trabajo capacitados con excelentes condiciones de trabajo en equipo, para encarar eficientemente relaciones interpersonales con el grupo de auditoría y la organización auditada.
- Personal seleccionado mediante un proceso meritocrático, con especial entrenamiento en el manejo de procesos operativos, administrativos, legales, financieros contables y de gestión a través de perfiles interdisciplinarios.
- Estructura organizacional con recursos físicos y humanos necesarios lejos de ostentaciones y excesos por fuera de lo previsto.

2. Planificación sistemática y ordenada de acuerdo con las actividades, tiempos, responsables y fundamentado en un análisis objetivo sobre actividades criticas y prioritarias de la organización, mediante:

- Manuales propios de sus procesos y actuaciones.
- Alistamiento de guías, cuestionarios, programas de auditoría y papeles de trabajo como herramientas para no improvisar.
- Detección de riesgos propios en relación con sus funciones y roles.
- Compilación de normas y disposiciones propias y de la organización.
- Asignación de tareas entre auditores y en relación con su función auditora de manera cuidadosa e inteligente para no generar desgaste a la administración a través de solicitudes repetitivas.

3. Gestión y resultados propositivos a través de evaluaciones materiales y fundamentadas, revertida de calidad y aportes valiosos a la organización, a través de:

- Examen sobre la calidad de los controles existentes.
- La confrontación de los riesgos y sus resultados.
- La verificación en cumplimiento de las normas y disposiciones legales en materia de contratación, talento humano, presupuesto, plan de compras, inventarios, estados financieros, etc…
- La evaluación y el seguimiento de los procesos misionales y de apoyo en términos de eficiencia y eficacia, mediante la aplicación de diferentes tipos de auditoría como la financiera, de gestión, de resultados, de control interno en general de auditoría integral.
- Comunicación de resultados de las tareas desarrolladas de manera diligente a través de informes orales y escritos,

4. Autoevaluación constante a través de supervisor con conocimiento, habilidad y liderazgo que le permita establecer objetivos claros que elevan el estatus para ellos mismos y sus auditorías, donde la disciplina va mas encaminada a dar una retroalimentación honesta de manera objetiva, que a destruir la confianza y autoestima.

La fuerza de carácter del supervisor, demuestra que  es imparcial, honesto, confiable y con un temperamento uniforme, el cual es un modelo a seguir para los empleados, y que tienen la importante cualidad de respetar la autoridad confiada a ellos y usarla con discreción.

5. Este modelo de control, en la medida que sea reforzado con la adopción de planes de mejoramiento,  los cuales conciben el final y el inicio de los ciclos de auditoría en busca de obtener los mejores resultados de las organizaciones, de tal suerte que es, en su estructuración y la adopción de compromisos  donde se gesta el camino para buscar y corregir las debilidades y de éste modo fortalecer el actuar de las organizaciones.

6. Los Comités de auditoría, como hilo conductor entre la alta dirección organizacional y las auditorías, materializan las recomendaciones como resultado de la tarea cuidadosa y sería, propia de una unidad auditora prenda de garantía y artífice de un examen objetivo en procura del mejoramiento de la organización.

Estas y otras apreciaciones posibilitan, que la auditoria se posesione en las organizaciones y que en razón a los resultados, la administración mire con otros ojos, con mayor respeto, autoridad y confianza el modelo organizacional aplicado por las auditorias, como ejemplo a tener en cuenta en ellas mismas.

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COMPARTO LOS ESCRITOS DE CINTIA ALEJANDRA A LOS 9 AÑOS........LA ADORO.

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PARTICIPO DE UN NUEVO LOGRO ACADEMICO.

A MIS ESTIMADOS LECTORES, QUIERO PARTICIPAR MI LOGRO COMO MAGISTER EN EDUCACIÓN.

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LA D.O.F.A. herramienta analítica de Auditoria para no dejarnos sorprender.

“El análisis, DOFA también conocido como análisis FODA o DAFO, es una herramienta de estudio de la situación de una empresa, institución, proyecto o persona, analizando sus características internas y su situación externa en una matriz cuadrada”

“DOFA (en inglés SWOT) es la sigla usada para referirse a una herramienta analítica que le permitirá trabajar con toda la información que posea sobre su negocio, útil para examinar sus Debilidades, Oportunidades, Fortalezas y Amenazas. 

La importancia de la matriz DOFA radica en que nos permite realizar  un diagnóstico real de la empresa o negocio, estado del arte, que nos brinda el principal elemento requerido para tomar decisiones, que no es otro, que la conciencia de la realidad, pues cuando conocemos nuestra realidad, casi siempre sabemos qué hacer.

Este tipo de análisis representa un esfuerzo para examinar la interacción entre las características particulares de su negocio y el entorno en el cual éste compite”. 

La matriz, es por lo general aplicada a la totalidad del negocio, pero puede ser abordada a un área, proceso, proyecto en concreto, pues lo que se trata es la formulación de eventos que tomados y cruzados en su conjunto corrijan o adviertan factores positivos y negativos, aprovechándose de ellos para  recomendar acciones de mejoramiento apuntados a cumplir con los objetivos y metas.

Aunque la matriz DOFA tiene diferentes aplicaciones al final cada una de ellas, se constituye en un referente primario a tener en cuenta a la hora de planear y ejecutar para nuestro caso, la auditoria, ya que sus elementos de Amenazas y Debilidades, uno externo y el otro interno, proporcionan el punto de partida de hallazgos críticos, susceptible de evaluar por parte de la auditoria, que una vez contrastado con los otros dos elementos, Oportunidades y Fortalezas generan el equilibrio adecuado para sugerir acciones preventivas y de mejoramiento.

Para entender el análisis a partir de la DOFA, es necesario hacer un riguroso estudio de la empresa, comenzando desde su creación y naturaleza prevista de manera objetiva en la Misión de la entidad, para que a partir de ésta, lograr avisar si los demás componentes de la empresa son afines desde lo normativo, organizacional, financiero-contable, presupuestal, planes y programas y control, frente a la misión; que una vez interiorizados, socializados y discutidos proporcionan el camino a seguir con grandes bondades en el resultado final, propio de un diagnostico real y concienzudo, prenda de garantía en el desarrollo de la auditoria.

Si conocemos las debilidades, es claro que podemos sugerir políticas, enmendar procesos y procedimientos, y lo que es más importante en auditoria avisar sobre los posibles riesgos críticos y por supuesto implementar controles que disminuyan el impacto negativo que estos eventos puedan causar al interior de las organizaciones.

Las oportunidades por el contrario nos proporcionan lineamientos para encauzar los recursos con los que la organización cuenta en talento humano, infraestructura, fondos, bienes, etc… en torno a una mejor gestión y resultados traducidos en éxito y aprovechamientos. Es obligación de la empresa y un propósito de la Auditoria identificar estas clases de oportunidades que sin duda la posesionan como una verdadera unidad asesora.

Sin duda una cualidad de la auditoria como de la empresa es reconocer las fortalezas, dada cuenta que estas nos proporcionan el camino para mitigar las debilidades y aprovechar las oportunidades, y de ésta forma asegurar con mayor competencia los objetivos, y especialización clara de la misión de la empresa, posibilitando la visión que pretende alcanzar. La auditoría debe tener en cuenta estas fortalezas para que en sus informes y recomendaciones permitan explotarlas haciendo menos notorias las posibles debilidades que la organización en su interior posea. 

Por último tenemos la identificación de las amenazas, propósito fundamental de cualquier tipo de auditoria, como quiera que estas por si solo generan un riesgo enorme, que en muchos casos por ser de carácter externo es más difícil de prever y controlar, como es la competencia, los cambios normativos, el mercado, las TICs, la globalización, los tratados de libre comercio, la especulación del sistema financiero, etc, por lo que es necesario estar atentos para reaccionar con la oportunidad requerida y lo que es mas importante con políticas y estrategias preparadas sin sorpresas y efectividad.

La matriz D.O.F.A. permite a la auditoría, no solo construir una planeación efectiva de su actuar, si no que a lo largo de su actuación posibilita sugerir correctivos de manera segura y apropiada, que finalmente se convierten en para la organización en decisiones de todo tipo en pro de sus objetivos y como un valor agregado de la asesoría que las auditorías deben proporcionar, entre otras:

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• El establecimiento de la Misión con un alto contenido de cultura y un claro propósito de que todo lo que se desarrolle en la organización este en función del cumplimiento de ella. 

• Perfiles del talento humano acordes con las actividades básicas tanto de apoyo como misionales, con alto compromiso ético y moral. 

• Objetivos, planes y programas en razón a una planeación estratégica y a un presupuesto consecuente en recursos físicos, humanos y monetarios.

• Procesos y procedimientos transparentes y formalmente adoptados.

• Adopción de matrices de riegos como manera de prever desviaciones. 

• Información contable, financiera, administrativa y presupuestal legítima y en concordancia con normas y disposiciones vigentes.

• Cuidado y trato a los clientes, usuarios, afiliados, cotizantes etc, como razón primaria de la Misión de la entidad.

• Estructura organizacional suficiente, donde la jerarquización, responsabilidad, y decisión este precisamente asignada.

• Identificación plena de la normatividad y reglamentación vigente, con permanente socialización a los interesados.  

• Seguimiento a los compromisos adquiridos en los planes de mejoramiento como principio y fin del análisis efectuado.

• Revisión del entorno como una forma de contener y avisar los posibles riesgos y prevenirlos.

Reflexión. “La auditoría se posesiona en la medida que genere valor agregado a la organización”

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Marco Hernando Bonilla Martínez

Consultor y Asesor en los procesos de Auditoría con enfoque integral, Auditoría interna de Calidad, ISO 9001 de 2008 y NTCGP 1000:2009, con más de 20 años de experiencia. Conferencista nacional, consultor internacional en procesos de Control Interno orientados al mejoramiento de las organizaciones. Colaborador de Auditool.

Bogotá D.C., Colombia

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