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viernes, 21 de septiembre de 2018
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lunes, 17 de septiembre de 2018
“Responsables del control”. La mejor manera de abordarlo.
Es claro, que las auditorias no fueron diseñadas para ejercer el control, si no para velar que sea realizado por quienes tienen la responsabilidad de ejercerlo en razón a sus competencia y en relación con sus funciones. Así mismo el control no es una oficina o dependencia; son todos los elementos que hacen parte de la organización donde cada uno de ellos desempeña un componente de control y son los dueños de los procesos quienes garantizan su autocontrol, autogestión y auto regulación.
No es difícil descubrir, que a pesar de la múltiple y reiterada vigilancia ejercida por los diferentes tipos de auditoria, aún perdura y es más crítica la situación de las empresas públicas y privadas,
permanentemente avocadas a procesos de liquidación y/o fusión por cuenta de debilidades criticas de índole administrativo, financiero y misional; por lo que se deduce, que no es quien ejerce el proceso evaluador el que garantiza los resultados, si no la manera de materializar los controles, para que ellos por si solo sean los garantes de su absorción y cumplimiento.
La importancia de poseer o implementar un sistema de control interno eficiente y eficaz al interior de las estructuras organizacionales, se ha establecido como un esquema obligatorio en la última década; debido a la trascendencia que implica medir la eficiencia y la productividad en el momento de implementarlos y ejecutarlos, puesto que la connotación de control se centra en las actividades básicas que realizan las empresas; de ello se desprende su posicionamiento o mantenimiento en el mercado.
Veamos entonces en términos prácticos cuáles son esos controles y en esencia porque los mismos garantizan el que hacer de las organizaciones:
Las normas - En la medida que la administración realice sus actuaciones conforme a la Ley y regulaciones, no incurrirán en desviaciones y sanciones que generan su omisión;
La misión – la observancia de la naturaleza de la organización posibilita que todas las actuaciones estén dirigidas a cumplir sus propósitos;
La planeación - permite controlar y demarcar las actuaciones de la organización para el cumplimiento de sus objetivos; de una acertada planeación dependerá su seguimiento y cumplimiento de metas e indicadores;
El perfil del talento humano comprometido y ético - posibilita que una vez seleccionado y dirigido a las áreas y procesos de su competencia, se asegure la calidad de los resultados;
Los sistemas de información – Las bases de datos de los clientes, así como la certeza razonable de su contabilidad, presupuesto y demás productos financieros y administrativos automatizados, permite proyectar futuras actuaciones y tomar las mejores decisiones para la organización;
Los manuales. – Medio para formalizar y documentar los procesos y procedimientos de la organización, como una manera de estandarizan con cierta precisión las operación y responsabilidad de quienes manejan el quehacer organizacional;
Los archivos - Memoria institucional, que propicia las bases y soportes de actuaciones pasadas para utilizarlas como experiencia en los proyectos futuros;
La alta Dirección – De su estilo a través de políticas y estrategias dependerá el desempeño de la organización en su conjunto, lo que aunado a la administración del riesgo, implica la adopción de controles preventivos que posibilita la mitigación de eventos irregulares y poco convenientes para la organización.
La responsabilidad del sistema de control interno de la organización recaerá sobre el representante legal, no obstante la aplicación de métodos, procesos y procedimientos al igual que la eficiencia, eficacia de las operaciones será de todos los que hacen parte de la organización en la medida de sus competencias y funciones;
Quejas y reclamos – manera de advertir y corregir el inconformismo de los clientes frente a ciertos procesos que requieren atención;
Comunicación - Fuente de direccionamiento sobre instrucciones y operaciones, que en la medida de ser bien entendida y ejecutada se logra los objetivos que se persigue;
Revisor Fiscal- Su responsabilidad llega hasta el momento en que descubra y reporte las irregularidades a los organismos competentes; el revisor fiscal no debe tener responsabilidad ninguna porque sus funciones no van más allá de identificar fallas y sugerir correctivos, mas no el de tomar decisiones. Si las irregularidades no son informadas a quien corresponda, el revisor fiscal seguirá siendo responsable por las irregularidades presentadas y las consecuencias en que estas puedan derivar. Para exonerase de las responsabilidades por los actos irregulares por el detectados, además de informarlos, debe conservar la prueba de que ha reportado.
Lo que el revisor fiscal no debe hacerse el desentendido ante las irregularidades detectadas, y menos firmar un balance, declaración o certificación a sabiendas que está sustentado en información incorrecta o fraudulenta.
En el caso de irregularidades presentadas en tiempos en los que el revisor fiscal no trabajaba para la sociedad, es obligación del revisor hacer un diagnóstico de la empresa para identificar las consecuencias de esas irregularidades, además de identificar si se siguen o no presentando.
La responsabilidad de las irregularidades presentadas en tiempos anteriores, naturalmente no lo son del nuevo revisor fiscal, sino del que lo era en el momento de la ocurrencia de los hechos irregulares, circunstancia que no exonera de la obligación al nuevo revisor fiscal de hacer una evaluación de la situación actual de la sociedad.
Auditoria interna - La responsabilidad más importante del auditor interno, es la de revisar constantemente el sistema de control y estar seguro que es adecuado. Como oficina asesora debe de comunicar a la alta dirección las falencias o desviaciones que se presenten, así como al comité de auditoría para que se adopten los correctivos necesarios.
La oficina de Control Interno o auditoria interna como parte integral del sistema controlara, verificara y evaluará en forma independiente el funcionamiento del sistema de control interno con el fin de proponer recomendaciones.
Auditoria externa- Una responsabilidad muy importante de un auditor es denunciar el fraude que vea o que sospeche. El dictamen u opinión independiente tiene trascendencia a los terceros, pues da plena validez a la información generada por el sistema ya que se produce bajo la figura de la Fe Pública, que obliga a los mismos a tener plena credibilidad en la información examinada.
Comité de auditoría – Tiene como principal función recomendar el nombramiento o separación del auditor interno, así como revisar y aprobar el plan de auditoria que se espera desarrollar. Adelantara una labor permanente de observación sobre la labor de la auditoria y frente a los informes financieros y de gestión.
Discutir las políticas con relación a la evaluación y la administración de riesgo, y de más situaciones que generen impacto en el normal desarrollo de la organización. Su mayor responsabilidad obedece a informar permanentemente a la Junta Directiva sobre la calidad del control interno existente.
Plan de mejoramiento: Control que posibilita asumir las recomendaciones de las auditorias y establecer compromisos en función de tareas, metas e indicadores, con el propósito de lograr el mejoramiento continuo.
El resultado exitoso de las auditorias se da en la medida que control interno sea evaluado en todos sus componentes y elementos, pues su cobertura proporciona y garantiza a la organización y sus administradores el cumplimiento de sus objetivos y metas.
La Auditoría como Proceso y el Control Interno como Sistema, sin duda son los mecanismos que nos llevaran a obtener de las organizaciones públicas y privadas un grado de certeza sobre lo adecuado o inadecuado como sus administradores y directivos imprimen decisiones financieras, operativas y legales; haciendo de éste ejercicio un valor agregado importante en busca del mejoramiento de las instituciones y mayor confianza a los socios, inversores y clientes sobre la calidad de empresa que les interesa; que como se dijo son controles inmersos en los propósitos y estructura de la misma organización.
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Marco Bonilla M
Consultor y Asesor en los procesos de Auditoría con enfoque integral, Auditoría interna de Calidad, ISO 9001 de 2008 y NTCGP 1000:2009, con más de 20 años de experiencia. Conferencista nacional, consultor internacional en procesos de Control Interno orientados al mejoramiento de las organizaciones. Colaborador de Auditool.
Bogotá D.C., Colombia
domingo, 16 de septiembre de 2018
LA EVIDENCIA DE AUDITORIA, ejercicio de comprobación
Por: Marco Bonilla
Esta norma de auditoria de general
aceptación, es sin duda una de las más importantes relacionadas con el proceso
auditor y relativa a trabajo de campo, como quiera que proporciona los
elementos necesarios para que el ejercicio de Auditoria sea confiable, consistente,
material, productivo y generador de valor agregado a la organización objeto de
auditoría, traducido en acciones de mejoramiento y garantía para la empresa y
la comunidad.
Es importante recordar que el
resultado de un proceso auditor, conlleva a asumir una serie de
responsabilidades que por si solo posiciona o debilita la imagen de la
organización frente a los resultados obtenidos, y son la calidad y suficiencia
de la evidencia la que soporta el actuar
igualmente responsable del grupo auditor.
Para que ésta información sea valiosa, se requiere que la evidencia sea competente, es decir con calidad en relación a su
relevancia y confiabilidad y suficiente en términos de
cantidad, al tener en cuenta los
factores como: posibilidad de información errónea, importancia y costo de la
evidencia.
Una evidencia se considera competente
y suficiente si cumple las características siguientes:
Relevante.- Cuando ayuda al auditor a
llegar a una conclusión respecto a los objetivos específicos de auditoría.
Autentica.- Cuando es verdadera en todas sus características.
Verificable- Es el requisito de la
evidencia que permite que dos o más auditores lleguen por separado a las mismas
conclusiones, en iguales circunstancias.
Neutral.- Es requisito que esté
libre de prejuicios. Si el asunto bajo estudio es neutral, no debe haber sido
diseñado para apoyar intereses especiales.
La obtención de evidencia suficiente y
competente en la auditoría es afectada por factores como:
Riesgo inherente. Cuanto mayor sea el
nivel de riesgo inherente mayor será la cantidad de evidencia necesaria.
Riesgos de control; El control interno
y su grado de implementación proporciona la tranquilidad o desconfianza,
susceptible de análisis y comprobación.
El auditor debe obtener evidencia
mediante la aplicación de pruebas y procedimientos:
Pruebas
de control.- Se realizan con el objeto
de obtener evidencia sobre la idoneidad del sistema de control interno y
contabilidad.
Pruebas
sustantivas.- Consiste
en examinar las transacciones y la información producida por la entidad bajo
examen, aplicando los procedimientos y técnicas de auditoría, con el objeto de
validar las afirmaciones y para detectar las distorsiones materiales contenidas
en los estados financieros.
TÉCNICAS DE AUDITORÍA.
Son los métodos prácticos de investigación
y prueba que el Auditor utiliza para satisfacerse sobre la legitimidad de la
información, haciendo las
comprobaciones necesarias para
hacerse un juicio profesional, sobre un asunto.
A. Inspecciones.- Comprende
la inspección documental y examen físico.
Documental.- Consiste
en examinar registros, documentos o activos
tangibles. Proporciona evidencia en la auditoría y confiabilidad de su
naturaleza y fuente de las operaciones.
Examen físico.- Es
la técnica de la auditoría mediante el cual el auditor verifica la existencia
de los activos tangibles para obtener evidencia en la auditoría con respecto a
su inclusión en el activo, pero no necesariamente a su propiedad o valor.
B. Observación.-
Consiste en presenciar un proceso o procedimientos que están siendo
realizados por otros; por ejemplo, la observación del auditor del conteo de
inventarios por personal de la entidad o el desarrollo de procedimientos de
control.
C. Indagación mediante entrevista.-
Consiste en buscar la información adecuada, dentro o fuera de
la organización del cliente. Las indagaciones pueden ser por escrito y en forma
oral, y debe documentarse.
D. Confirmación.- Es corroborar la
información obtenida en los registros contables, por ejemplo circularizando a
bancos comerciales, cuentas por cobrar de clientes, entre otros, etc. para
confirmar los saldos vigentes que aparecen en los estados financieros.
E. Cálculo.-
Consiste en comprobar directamente la exactitud aritmética de
los documentos de origen y de los registros contables, o desarrollar cálculos
independientes comprobatorios.
F. Procedimientos analíticos.- Consisten en utilizar
los índices y tendencias significativas para determinar la liquidez, posición
financiera, capacidad de endeudamiento, rentabilidad y gestión empresarial; así
como, las fluctuaciones y relaciones inconsistentes en los componentes del
balance general y estado de resultados. A través de esta información se lleva a
cabo una adecuada planificación y desarrollo de la auditoría.
G. Comprobación.-
El auditor dedica la mayor parte de la auditoría a los
asuntos donde es mayor la posibilidad de error o información equivocada. Un
método para determinar estas áreas es la comparación.
Sin
duda la “EVIDENCIA”, se constituye en la garantía de lo actuado, por lo que se deberá recoger como papeles de
trabajo de auditoría como justificación y soporte del trabajo efectuado.
Son muchas y variadas las maneras de
analizar las evidencias, por lo que aquí tratare de relacionar los casos y sus
propósitos que permitirá al auditor aplicar en razón a la naturaleza del objeto
evaluado la herramienta, técnica o demás estrategias por así decirlo mas
fiable, segura y contundente que concluya en la expresión con justeza del
juicio realizado.
Hay que considerar que una técnica
no excluye el que el auditor deba o pueda realizar o aplicar otras técnicas,
toda vez el propósito de la auditoría es logra el convencimiento que lo actuado
le proporcione un informe con
recomendaciones, objetivas y especialmente soportadas y donde precisamente las
técnicas y pruebas realizadas permitirán no solo validar si no también amparar con certeza razonable sus
resultados.
Veamos entonces:
TÉCNICA
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CONCEPTO
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PROPÓSITO.
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Conocimiento de la empresa.
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“No se puede evaluar lo que no se
conoce”, de tal suerte que las características generales de la empresa define
de alguna manera las principales técnicas a realizar.
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Los estados financieros
comparativos, la misión de la entidad, sus procesos misionales, los
presupuestos, los planes y programas, posibilitan priorizar y definir las
técnicas a aplicar, en función de los procesos, riesgos, informes, etc…
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Análisis de saldos.
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La parte cuantitativa en razón al
impacto, es sin duda un referente a tener en cuenta como una manera de
materializar y seleccionar las cuentas relevantes e importantes a auditar.
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Consiste básicamente en establecer
la dinámica que de acuerdo con la naturaleza de la cuenta se presenta, a
efecto de establecer su adecuado registro, operación y autorización.
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Análisis de movimientos.
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Los diferentes movimientos de
cuentas y acumulación de saldos, contrastado con el dinamismo de la
organización de sus procesos dan cuenta de los rubros y actividades que en el
análisis merecen mayor atención.
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Identificar el grado de
importancia y claridad como la entidad u organización captura y reporta. Sin
duda le permitirá la toma decisiones relevantes e importantes.
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Inspección.
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El objeto fundamental de la
auditoria es precisamente contrastar la información con los soportes y
existencias; de modo que la técnica de inspección además de hacer un
reconocimiento físico, conlleva a una verificación documental, formalmente
establecida.
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Cerciorarse de la autenticidad de
lo reflejado en los estados financieros o como productos de actividades
comerciales e industriales de acuerdo con el objeto de la organización.
Aunque se debe irse mas allá, posibilitando establecer su uso, conservación,
mantenimiento, etc.
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Confirmación.
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Permite obtener de un tercero de
manera escrita la valides de la información objeto de análisis.
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Asegurase que la información
exógena sea valida y corresponda operaciones legalmente establecidas.
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Investigación o entrevistas.
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Obtención de información, datos y
comentarios de los funcionarios y empleados de la propia empresa.
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Además de obtener el auditor
conocimientos y formarse un juicio, posibilita percibir el ambiente de
control de la organización,
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Declaraciones.
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Manifestación escrita con la firma
de los interesados sobre un hecho que trasciende lo legal, y que se presume
posibilita hechos irregulares.
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Formalizar los resultados
derivados de investigaciones, que impactan de manera notable la información y
actividad propia de la organización.
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Observación
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Presencia física de la auditoria,
para establecer de qué manera se realizan ciertas operaciones.
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Constatar la existencia de
actividades de autocontrol en la celebración de ciertas operaciones propias
de ciertos procesos.
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Calculo
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Verificación matemática de algunas
operaciones, y que consiste básicamente en computar con bases predeterminadas
la correcta utilización de esta herramienta.
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Validar la información que
requiere de procesos automáticos que por lo general impactan de manera
notable en los estados de resultados de las organizaciones o en los intereses
pecuniarios de los clientes o usuarios.
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Procedimientos
analíticos.
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Consisten
en utilizar los índices y tendencias significativas para determinar la
liquidez, posición financiera, capacidad de endeudamiento, rentabilidad y
gestión empresarial; así como, las fluctuaciones y relaciones inconsistentes
en los componentes del balance general y estado de resultados
|
A través de esta información se
lleva a cabo una adecuada planificación y desarrollo de la auditoría.
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Hechos posteriores
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Son aquellos que se presentan con
posterioridad a la fecha del balance, pero antes de la emisión de los estados
financieros y del informe del auditor o Revisor Fiscal, que tienen efecto
importante sobre los estados financieros y permiten obtener evidencia
comprobatoria de las partidas analizadas, pudiendo según el caso, requerir de
ajustes o revelación de los mismos.
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Permiten avisar sobre la necesidad
de corregir, clasificar o ajustar dichos eventos, que al no hacerlos
afectarían de manera drástica los resultados financieros y operacionales de
la organización,
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Computación
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Las Técnicas de auditoria con
ayuda del computador que el auditor usa como parte de los procedimientos para procesar datos contenidos en los
sistemas de una entidad, donde el auditor empleara pruebas ya sean de control
o procedimientos sustantivos u otro tipo de datos.
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El mayor propósito de ésta técnica
es hacer más ágil y seguro el manejo de la información, especialmente en la
obtención de otras técnicas como el muestreo, cálculos, análisis de saldos,
etc…
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Muestreo
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Se usa la técnica de muestreo ante la
imposibilidad de efectuar un examen a la totalidad de los datos. Por tanto
esta técnica consiste en la utilización de una parte de los datos (muestra)
de una cantidad de datos mayor (población o universo).
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Recoger en lo posible el mayor
volumen de información clave, la cual una vez analizada nos proporcione la
suficiente certeza en los resultados obtenidos.
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Finalmente yo rescataría una técnica
que sin lugar a dudas proporciona el éxito de las diferentes auditorias donde
se incursione, y tiene que ver con realizar una técnica integral, que como lo
exprese anteriormente entre mayor sean las pruebas racionales y materiales que
se hagan a través de las técnicas descritas u otras que seguramente existen,
posibilitara obtener y disminuir el margen de error y de igual forma aportar
proactivamente en el mejoramiento de las organizaciones de manera objetiva y
veraz.
Hasta pronto.
LIBROS ESCRITOS POR MARCO BONILLA:
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Bogotá D.C., Colombia
