“La Interventoría es la labor que cumple una
persona natural o jurídica, para controlar, exigir y verificar la ejecución y
cumplimiento del objeto, condiciones y términos de la invitación y las
especificaciones del contrato, convenio, concertaciones celebradas por las entidades
públicas dentro de los parámetros de costo, tiempo, calidad y legalidad,
conforme a la normatividad vigente”.
Para garantizar el cumplimiento de estos principios en términos de calidad,
cantidad y oportunidad en la CONTRATACION, es necesario adoptar mecanismos de
control y seguimiento a través de la figura de la interventoría o supervisión
que aseguren y garanticen a la entidad como a sus responsables el cumplimiento
del objeto ontractual, mediante el examen sobre las exigencias legales,
financieras (en lo contable, Presupuestal y tesorería), misional y técnico.
De esa circunstancia nace el hecho, que para garantizar el cumplimiento del
objeto contractual en términos de eficiencia, eficacia y economía se requiere
ejercer un control permanente sobre el proceso contractual a través de un
interventor o upervisor para cada contrato, que ejerza el control previo,
perceptivo y posterior a todo el proceso, pero sin despojar de la
responsabilidad que se le endilga al dueño del proceso.
La experiencia me ha demostrado que la figura del interventor/ supervisor no
cumple con las exigencias y rigor que requiere la responsabilidad atribuida, y
por el contrario es cubierta por funcionarios carentes de experiencia,
independencia y buen juicio y en otros casos atiborrados por cargas de trabajo
diversas, que distraen y minimizan la atención sobre la ejecución de los
contratos que garanticen el cumplimiento de los objetivos pactados.
Para que éste encargo sea efectivo, el perfil del interventor o supervisor debe
corresponder a un profesional con experiencia en el objeto contratado y en
temas administrativos y financieros, con criterios claros y soportados y con
amplio sentido de independencia, es decir, para cumplir con los propósitos de
su misión, un interventor debe cumplir funciones técnicas, funciones
administrativas y funciones contables.
Unidad especializada. Por todo esto creo
en la necesidad de propiciar la creación de una Unidad de Interventoría en las
organizaciones por el alto volumen de su presupuesto ejecutado a través de la figura de
la contratación, que contribuya a buscar la armonía en un proceso de manera
planificada, a blindar a la organización permanentemente a través de un grupo
calificado, especializado y organizado, como Unidad de apoyo y control.
Dicha Unidad deberá contar con un manual formalizado mediante acto
administrativo, que contenga los procedimientos detallados que debe seguir la
entidad para realizar labores de interventoría de contratos de consultoría,
suministros, servicios y obra pública, para cumplir con la normatividad vigente
en lo referente a control de contratos.
Con sistemas y medios de información computarizada que ejerza control
interno de la actividad contractual y sus responsables.
De la misma manera llevara un archivo de todos y cada uno de los expedientes
contentivos de los contratos, informes y actas propias de las intervenciones de
la contratación y por supuesto de la interventoria. Además del compendió de
normas relacionadas con el objeto de la Unidad, categorizada como el NORMOGRAMA
de la Unidad.
Objetivos de la
Interventoria.
- Asegurar el cumplimiento de las obligaciones contractuales logrando que
se desarrollen los objetos de los contratos dentro de los presupuestos de
tiempo e inversión previstos originalmente.
- Verificar que para el contrato se hayan cumplido en su totalidad los
requisitos de perfeccionamiento y legalización antes de la iniciar la ejecución
del mismo.
- Suscribir el acta de iniciación de los contratos, para formalizar el inicio
de las labores.
- Vigilar el cumplimiento de los plazos contractuales, la vigencia del contrato
y de los amparos de la garantía única.
- Hacer seguimiento al cumplimiento de las obligaciones a cargo del
contratista, para suscribir el acta de cumplimiento de las obligaciones.
- Presentar por escrito al contratista las observaciones o las recomendaciones
que estime oportunas para el mejor cumplimiento del servicio.
- Servir de enlace entre el contratista y la Entidad.
- Supervisar la ejecución de los recursos entregados por la entidad al
contratista para el desarrollo del contrato.
- Avisar oportunamente a las áreas correspondientes, sobre cualquier retraso,
incumplimiento parcial o total de obligaciones durante la ejecución del
contrato, para que se adopten las medidas oportunas.
- Elaborar el proyecto de la liquidación definitiva a la terminación del
contrato dentro de los plazos establecidos.
Responsabilidades del Interventor.
El interventor responderá civil y penalmente, tanto por el cumplimiento de las
obligaciones derivadas del contrato de interventoría , como por los hechos u
omisiones que le fueren imputables y que causen daño o perjuicio, derivados de
la celebración y ejecución del contrato respecto del cual haya ejercido o
ejerza las funciones de Interventoría.
Para efectos penales, el interventor, cuando es contratado, se considera un
particular que cumple funciones públicas en todo lo concerniente a la
celebración, ejecución y liquidación de los contratos que celebre con la
Entidad, y por lo tanto, estará sujeto a la responsabilidad que en esta materia
señala la ley para los servidores públicos.
Además de las anteriores responsabilidades, deberá tener en cuenta las
señaladas por las disposiciones legales vigentes y las que se adicionen para el
buen desarrollo de la Interventoría, o las que le sean asignadas por el jefe
inmediato en caso de ser funcionario de la entidad.
Funciones del Interventor.
Técnicas Las funciones técnicas son las que se refieren
al objeto del contrato:
-Conocer los pliegos de condiciones,
bases del concurso o términos de referencia, y el contrato motivo de la
interventoría, así como las normas internas y externas de la entidad sobre
contratación e interventoría de contratos.
-Informarse, previamente a la iniciación de los trabajos, sobre los estudios,
informes y circunstancias relativas al contrato motivo de la interventoría, o
que dieron origen al mismo.
-Solicitar al contratista, la presentación de un informe de iniciación en donde
se presente en forma detallada, el programa de trabajo para la realización del
contrato.
-Comprobar que el contratista cuenta con los recursos humanos, técnicos y
financieros requeridos, de acuerdo con los términos del contrato, antes de la
iniciación del mismo, y la correcta utilización de tales recursos, durante la
fase de ejecución del contrato.
-Verificar que los informes, estudios, conceptos y resultados del contrato, se
adapten a las normas, estándares y especificaciones que forman parte del
contrato, así como a los parámetros de calidad establecidos para la profesión o
especialidad a la que pertenezca el proyecto.
-Evaluar el avance y resultados del contrato, en comparación con el cronograma
y plan previstos, y exigir que se tomen las medidas correctivas necesarias en
caso de que se prevean atrasos en el programa.
-Someter a consideración del Comité Técnico, a través del director o Jefe el
área respectiva los siguientes temas, adjuntando los documentos soporte
requeridos, así como su evaluación, concepto y recomendaciones por escrito:
Modificaciones al alcance del contrato. Solicitudes de adición en plazo y/o
valor al contrato.
-Tomar las medidas necesarias en caso de que se presenten incumplimientos del
contratista.
-Consignar en el acta de terminación del contrato, el estado del estudio o
proyecto a la fecha de tal acta, y requerir al contratista para que realice las
correcciones necesarias en caso de precisarse.
-Evaluar los informes administrativos y técnicos presentados por el contratista
como soporte de sus respectivas cuentas de cobro, y aprobar o rechazar tales
informes.
-Programar y realizar las reuniones de interventoría previstas con el
contratista, y redactar las actas de dichas reuniones.
-Atender los requerimientos de las entidades de fiscalización y control
disciplinario, y de la rama jurisdiccional.
Administrativas Las funciones
administrativas son las acciones que debe adelantar el interventor para
garantizar el cumplimiento de las cláusulas del contrato que controla y de la
normatividad referente a los contratos:
-Ejecutar un control administrativo sobre el contratista, con amplio espíritu
de colaboración y apoyo, sin inferir en sus procedimientos privados, y sin
llegar a extremar su intervención a tal punto que sea contraproducente para el
desarrollo normal de los trabajos.
-Presentar informes sobre aspectos específicos, ya sean técnicos, financieros o
administrativos, cuando las condiciones del contrato lo ameriten, o su superior
jerárquico lo exija.
-Atender las reclamaciones del contratista, dando respuesta directa si es del
caso, o trasladando a las instancias correspondientes aquellas que no pueda
resolver directamente.
-Informar a su superior jerárquico sobre el desarrollo del contrato, mediante
la presentación de informes periódicos y de un informe final de interventoría.
-Suscribir con el contratista las siguientes actas: Acta de iniciación del
contrato. Actas de reuniones de interventoría, Actas de suspensión del
contrato, cuando se presenten las causales correspondientes previstas en el
contrato respectivo, Actas de reanudación del contrato Actas de adición o
modificación del contrato, Acta de terminación del contrato. Acta de
liquidación del contrato.
-Controlar la inversión del anticipo entregado al contratista.
-Estudiar y responder las consultas o reclamaciones presentadas por el
contratista, con la diligencia requerida, evitando que se aplique el silencio
administrativo positivo contemplado en las disposiciones legales.
-Exigir al contratista tomar las medidas para solucionar problemas específicos
referentes al contrato, entre ellos los siguientes: Retrasos en el cronograma
de ejecución del contrato. --Incumplimiento del objeto y/o alcance del
contrato. Calidad insatisfactoria de los productos entregados.
-Solicitar la aplicación de las sanciones previstas en el contrato, cuando
ellas sean requeridas y justificadas. La aplicación de sanciones requiere
siempre de un análisis y documentación cuidadosos, y de la asesoría
Subdirección Jurídica de la entidad.
-Establecer un archivo sistematizado con toda la información técnica utilizada
y producida durante la ejecución del contrato. Este archivo será entregado al
Centro de Documentación al finalizar el contrato.
-Estudiar las necesidades de adiciones o modificaciones al contrato, y en caso
de que sea pertinente, tramitar dichas adiciones o modificaciones dentro de la
entidad.
Controlar la vigencia de las pólizas que respalden el contrato, y requerir al
contratista para la ampliación de las mismas que estén próximas a vencerse.
-Tramitar la expedición de los certificados de disponibilidad y reserva
presupuestal del contrato, y asegurarse de que en los presupuestos de los años
siguientes, se prevean las partidas requeridas para la financiación del
contrato.
Contables: las funciones contables son las relativas al manejo de
cuentas del contrato:
-Aprobar o rechazar las órdenes de pago presentadas por el contratista, y
darles trámite dentro de la entidad en caso de aprobarlas.
-Mantener al día la contabilidad del contrato en términos de recursos
invertidos, recursos por invertir, y comparación con el presupuesto del
contrato.
-Vigilar el mantenimiento de la ecuación contractual, y en caso de que se
altere, proponer y tramitar las medidas requeridas para su restablecimiento.
Reflexión: “La interventoría es una figura que proporciona la manera de
ejercer, control previo, perceptivo y posterior y responsabilidades
compartidas”.
