SIETE (7) MÁXIMAS DE CONTROL MEDIANTE LA SEGREGACION DE FUNCIONES.

“La segregación de funciones no implica más controles, si no controles efectivos”

Una acertada política  de la organización comprender las responsabilidades; definir responsabilidades apropiadas; evaluar los recursos del personal para determinar las mejores prácticas; y apalancar la tecnología para apoyar una adecuada segregación de funciones a través de herramientas de monitoreo de acceso al sistema, flujos de trabajos automatizados entre otros.

La segregación de funciones implica:

1.    La empresa debe disponer de manual o protocolos de procesos y procedimientos, así como un manual de funciones, donde todos y cada uno de los que hacen parte de la organización se le asigne y reconozca los diferentes roles que juegan dentro de la misma;

2.    El talento humano incorporado a la organización debe contar con el perfil necesario para acometer con responsabilidad y calidad las labores a él encomendada;

3.    Todos y cada uno de los empleados de la organización, deben tener claro donde parte sus funciones y responsabilidades y donde comienzan las de sus compañeros de grupo, área o proceso;

4.    Los integrantes de la organización deben conocer el árbol de decisión de su empresa además del nivel jerárquico;

5.    Ninguna persona debe ser capaz de registrar, autorizar y conciliar una transacción y  además la misma debe pasar por cuatro etapas claves como aprobación, ejecución,  registro y custodia y a través de departamentos o unidades independientes;

6.    Para poder identificar la distribución de funciones dentro de los procesos y procedimientos, se requiere diagramar las actividades del proceso e identificar los tipos y calidades de los controles para reducir aquellos que son inoperantes;

7.    Una vez  se tenga identificadas las funciones de todos y cada uno de quienes intervienen en los procesos, será más fácil endilgar responsabilidades por la comisión de errores o pérdida  del control.

A mi juicio, donde más debe existir segregación de funciones es:

Tesorería. Por ser el área más sensible, en razón al manejo de recursos monetarios y de valores, relacionado con los recaudos y desembolsos de la compañía.

Cartera, dada su implicación de aprobación, gestión y cobro de cuentas a terceros.

Inventarios para la venta, Especialmente en las empresas de producción y distribución, ya que de su control y custodia depende uno de los activos más valiosos de la empresa.

Activos fijos,  De su adecuado manejo dependerá el buen respaldo y patrimonio de la Compañía.

Nomina. La selección,  incorporación, y pago del personal, garantiza contar con recurso humano adecuado, además  identifica plenamente el o los responsables de emitir las novedades.

Contabilidad. Posibilita mantener información fiable y actualizada, y preservar la memoria institucional importante para la toma de decisiones acertadas.

Los sistemas de información automatizados. Hace que la información fluya con más rapidez, evita la comisión de errores y proporciona mayor control en la medida que esté segregada las funciones entre los operadores, los validadores, los consultores y quienes tienen la autorización de modificar dicha información.

Este y otros artículos, lo encuentras en mi libro “Formación de líderes en Auditoría y Control Interno, buenas practicas”.

Gracias 

Marc

Read More

TRECE (13) RECOMENDACIONES QUE PERMITIRA A LA AUDITORIA POSICIONARSE EN EL CONTEXTO DE LAS ORGANIZACIONES.

Esta como otras reflexiones, las encontrará en mi libro  “Formación de Líderes en Auditoría y Control interno, Buenas prácticas. Gracias

Marco.

El ser humano por esencia y naturaleza es reacio y apático al control. En el interior supone la existencia de desconfianza, intromisión en su vida personal y cierto temor a la detección de sus errores.

Adicionalmente, la Auditoria a través del tiempo ha sido una mala experiencia para sus receptores, dado que su actuación era entendida de forma policiva, represiva, autoritaria y desmedida para demostrar poder por quienes la ejercían; ese paradigma no ha sido del todo erradicado y su resultado muchas veces infructuoso, carente de mejoramiento, es más aún rechazado por los altos costos económicos que su ejercicio representa.

Como formas de encontrar los medios para posesionar las auditorias en el contexto organizacional, a continuación me permito hacer unas sugerencias, que sin ser postulados, son acciones que en su momento empleé como auditor en muchas entidades y empresas del estado, inclusive privadas; lo cual, nos ayudará a repensar como hacer entender a las organizaciones la importancia, credibilidad y utilidad que representa contar con la figura de la auditoria.

Las auditorias deben partir del entendimiento en la aplicabilidad de las normas que rigen el proceso auditor, están son: Independencia mental, cuidado profesional, entrenamiento, planeación y supervisión, obtención de evidencias, presentación y comunicación de resultados; sin este piso o base es imposible que la auditoria logre sus objetivos de posicionarse.

Así las cosas, reflexionemos sobre las maneras de introducir a la realidad estas sugerencias:

1.            Reunión con las altas directivas de la organización para socializar la tarea de la auditoria, haciéndoles entender el propósito y el conocimiento que sobre ella tiene el grupo auditor; cuyo resultado permitirá blindar a la administración sobre malos manejos y proporcionar mayor confianza sobre su labor y responsabilidad.

2.            Presentación del grupo, para informarles sobre las calidades de cada uno de sus integrantes y el alcance de su trabajo.

3.            Reunión con cada una de las áreas operativas en relación con el alcance de la auditoria, generalidades de su manejo operativo e información a su cargo.

4.            La auditoría debe hacer ver a la organización que su labor está rigurosamente planeada.

5.            Demostrar que el grupo auditor tiene pleno conocimiento del objeto a evaluar, ya sea la empresa, entidad en su conjunto, área, proceso…
.

6.            La Auditoria debe dar muestra en todo momento de compromiso, puntualidad, respeto y buenas maneras; recordando que mientras dura la auditoria se trabaja con la información y recursos de la entidad, para la empresa..

7.            Como propósito de la auditoria, es fundamental el fomento de la cultura del autocontrol en todos los que hacen parte de la organización, cada vez que se hable con las áreas o se socialicen resultados.

8.            La información que se solicite, así como la intervención de los auditores, debe estar bien concebida; cuidando de no pedir la misma información por diferentes vías y desgastar a las áreas con reuniones repetitivas sobre temas iguales.

9. La auditoría debe dejar la sensación de presencia en la organización, no por su autoridad desmedida si no por la minuciosidad y compromiso de su labor y materialidad de sus hallazgos.

10. La auditoría se hace con la organización y no a espaldas de la administración. Los hallazgos como los resultados de la auditoria deben ser socializados, discutidos y concertados con la organización, especialmente generando compromisos de mejoramiento.

11. Sus resultados deben presentarse oficialmente con la oportunidad requerida y con la calidad esperada de una auditoria competente y especializada.

12. El costo económico de la auditoria se justifica con las recomendaciones del trabajo de auditoría, cuya adopción proporcionará contención del riesgo de actividades operativas, como mejoramiento de procesos en términos de tiempo y recursos.

13. Los informes de auditoría deben contener no solo el listado de debilidades como resultado de la auditoria, si no de manera relevante los aspectos de gestión positiva de la organización. Lo anterior, permite generar un concepto más equilibrado sobre el actuar de la administración y proporciona un grado de confianza a sus responsables por el reconocimiento que se hace de su labor.

Cita: “La auditoría se posesiona en la medida que genere valor agregado a la organización”

Read More

EL VERDADERO PODER DEL CAMBIO ESTA EN EL VOTO PROGRAMATICO.

Recojo apartes de mis escritos en el libro del ABC DE LA HACIENDA PUBLICA, referente constitucional y legal, “Es frecuente encontrar en época electoral a políticos habidos de conseguir votos, aprovecharse de las necesidades de los electores, en contra prestación de “una teja o un tamal” que en nada contribuyen a solucionar las necesidades básicas de la población y si por el contrario se pierde la posibilidad de reclamar y exigir del candidato, en caso de ser elegido, la inversión y gasto social de los recursos en los planes y programas que por Ley deben acometer con base y fundamente de su programa de gobierno.

Esta triste realidad ha hecho carrera, hasta tal punto que hoy es una cultura arraigada, que ha ocasionado nefastos resultados no solo en la calidad de vida de quienes hacemos parte de la comunidad si no también desaprovechamiento de recursos, muchos desviados por falta de control por parte de los beneficiarios primarios como es la población y otros por la inoperancia de los administradores en dar buena cuenta en términos de calidad y oportunidad, que solamente puede ser cambiada en la medida que la población entienda y conozca las responsabilidades y competencias de la Administración Pública, plasmadas en la Constitución Política y las Leyes.

Debemos entender entonces que, “la Constitución del 1991, con relación a su predecesora fue la DESCENTRALIZACIÓN DEL PODER POLÍTICO, que entre otros avances, consolidó la elección popular de Alcaldes, en los municipios y distritos y constituyó la elección popular de Gobernadores en los departamentos. A su vez, uno de los avances institucionales más importantes de los Planes de Desarrollo, en este sentido, es que permitieron la consolidación del VOTO PROGRAMÁTICO como principio electoral en el ámbito territorial. Esto es que se obliga a los gobernantes a convertir sus propuestas de campaña o programas de gobierno en Planes de Desarrollo, que son a su vez acuerdos en los municipios y distritos y ordenanzas en los departamentos, y por lo tanto de obligatorio cumplimiento”.

Ante tales circunstancias es claro que la ofrenda del gobernante de turno, no es la TEJA O EL TÁMAL, si no el cumplimiento de las propuestas de su campaña que no son otras que los planes y programas en inversión social, monitoreado, supervisado y controlado precisamente por los propios electores quienes tiene que ver materializado sus anhelos y propósitos al elegir el gobernante indicado.

Pero esta triste realidad es más preocupante ante el desconocimiento o la falta de interés de quienes teniendo la capacidad de entenderlo no lo hacen o no les interesa, como son los administradores públicos y los profesionales de éste país, más preocupados por mejorar individualmente su calidad de vida y no la de su conglomerado.

Sabemos que pagamos toda clase de tributos (Impuestos, tasas y contribuciones) pero desconocemos su destinación y su aplicación; oímos que recibimos cuantiosos recursos por concepto de regalías (mucho menos de lo que yo pensaría deberíamos) por la explotación de recursos no renovables con alto impacto ambiental, y nunca nos preguntamos, ¿si vale la pena? y cual el costo en el futuro; entendemos que a la mayoría de los bienes le gravan el IVA, de los cuales muchos recursos se quedan en quienes lo retienen por el fenómeno de la evasión; tenemos claro las intencionalidades del sistema financiero, pero no mucho el aporte social que el mismo da como contraprestación a la comunidad; podemos considerar los El ABC de la Hacienda Pública, Referente Constitucional y Legal , impuestos a la gasolina, al tabaco, licores, predial, industria y comercio, avisos… lo que no tenemos muy claro es el uso de ellos, frente al retroceso en la calidad de servicios de nuestras vías, salud, educación, medio ambiente, etc.

Otras preguntas a hacernos sobre el manejo de la administración pública, es el perfil del recurso humano de muchos de ellos, en especial a nivel territorial (alcaldes), sin los requisitos mínimos en conocimientos y competencias para ostentar tan alta designación, y quienes no tienen ni idea de lo que es un presupuesto, la importancia de los estados financieros, la manera de elaborar un proyecto para darle viabilidad a la gestión propia del quehacer de la administración para aportar en las necesidades básicas insatisfechas de su población, más preocupados por las ferias y fiestas del municipio y al final con resultados nefastos en desviación de recursos y lo que es más triste, recursos sin utilizar, programas sin desarrollar, ante la incompetencia de éstos administradores, elegidos precisamente por el ofrecimiento de UNA TEJA Y UN TÁMAL en época de elecciones”.

Si conociéramos la pedagogía de la Constitución (artículo 41) no hubiera sido necesario las manifestaciones de éste fin de semana, que no solo agrava los problemas sin solución a corto plazo, si no que genera grandes pérdidas en recursos y bienes públicos por decir una de las muchas consecuencias de estos paros.

Reflexión, “quien no conoce no puede controlar”.

Read More

CASA BETANIA, ESTUVO DE CONCIERTO, "DOS ARPAS UNA CAUSA".

Fundación sol en los Andes- Casa Batania

La vida nos ha dado la oportunidad de llevar una calidad de vida buena, oportunidad de trabajo, estudio y construir todos una bella familia, por supuesto con esfuerzo y dedicación; son bendiciones que no todos hemos recibido; y me estoy refiriendo a un grupo de personas, NIÑOS, que ademas de provenir de territorios marginales de nuestro país, con extrema pobreza, padecen de una enfermedad delicada como es el "cáncer"

Por eso el  CONCIERTO " DOS ARPAS, UNA CAUSA" en beneficio de CASA BETANIA, lugar de paso, donde los niños que llegan allí, tienen la oportunidad de recibir atención, dormida, comida con su acompañante, y toda la manutención necesaria mientras dura su tratamiento, gracias a las bondadosos aportes de sus benefactores. 

FUE UN ÉXITO !!

El CONCIERTO A DOS ARPAS, estuvo a cargo de dos Maestros, que no por jóvenes dejan de ser de talla Internacional, MARTHA LILIANA BONILLA (Arpista Clásica. UN.), arpista de la Orquesta Filarmonica de Bogotá, Magister de Música ( Laussane . Suiza y Munich - alemanía) y WILMER ALEJANDRO LOPEZ , Arpa LLanera, Academia LLano y Joropo,  Universidad Incca.,(giras en Japón, Corea, estados Unidos); Su próximo concierto internacional en Dúo, lo realizaran por invitación al " Congreso mundial de arpa que se realizara en Cardiff, GALES. reino Unido"

Su intervención fue majestuosa; despertaron en cada uno de nosotros, todos los colores en emociones, sensaciones y bendiciones. A ellos por su generosidad y el compartir su talento, MUCHAS GRACIAS.

Fue hermoso ver como los niños participaron y compartieron con sus invitados, (aportantes), al igual con los arpistas, quienes prometieron, en el próximo mes de diciembre venir a darles un taller de Arpa. 

De destacar la generosidad y el calor de los invitados, quienes con sus aplausos se integraron de manera entusiasta al evento; a ellos un aplauso y todas las bendiciones por su generosidad al aceptar la invitación. 

Para la Fundación y la Casa Betania, nuestra promesa que esto es la puerta para realizar actividades de trabajo en equipo en busca de cumplir sus sueños y metas, en procura  de expandir la capacidad de atención logística y recreacional de los niños que tanto necesitan de nuestro apoyo y una mirada benefactora. 

La invitación pues, para que nos aliemos a ésta linda causa; que con seguridad las bendiciones que ofrezcamos se nos devolverán con creces. "Recuerda, esto es un Proyecto de Vida" 

GRACIAS 

Un abrazo, Johana/Marco

Read More

"DOS ARPAS, UNA CAUSA"

Estimado amigos: 

La vida sin lugar a equivocarnos nos ha dado la oportunidad de llevar una calidad de vida buena, oportunidad de trabajo, estudio y  construir todos una bella familia, por supuesto con esfuerzo y dedicación; son bendiciones que no todos hemos recibido; y me estoy refiriendo a un grupo de personas, NIÑOS, que ademas de provenir de territorios marginales de nuestro país, con extrema pobreza,  padecen de una enfermedad delicada como es el "cáncer"

Por eso hoy queremos  invitarlos de manera especial al CONCIERTO  " DOS ARPAS, UNA CAUSA" en beneficio de CASA BETANIA, lugar de paso, donde  los niños que llegan allí, tienen la oportunidad de recibir atención, dormida,  comida con su acompañante, y toda la manutención necesaria mientras dura su tratamiento, gracias a las bondadosos aportes de sus benefactores. ver mi Blog. www.marcontrol.blogspot.com

El CONCIERTO A DOS ARPAS,  estará a cargo de dos Maestros, que no por jóvenes dejan de ser de talla Internacional, MARTHA LILIANA BONILLA (Arpista Clásica. UN.), arpista de la Orquesta Filarmonica de Bogotá,  Magister de Música ( Laussane . Suiza y Munich - alemanía) y Wihlmer Alejandro Lopez , Arpa LLanera Universidad Incca.,(giras en Japón, Corea, estados Unidos); Su próximo concierto internacional en Dúo, lo realizaran por  invitación al  " Congreso mundial de arpa que se realizara en Cardiff, GALES. reino Unido" 

A ellos de antemano agradecimientos por su generosa participación, y a ustedes por hacerse participes de esta linda obra que viene adelantando la FUNDACIÓN EL SOL EN LOS ANDES, a través de la Casa Betanía.

P/d. Hacer llegar copia de la  consignación con su nombre al cel. wassup. 3165534689 para proceder a remitirles su respectiva boleta. 

Un abrazo,

MARCO BONILLA./JOHANA COSME.

(Benefactores)

Read More

CONCIERTO, "DOS ARPAS , UNA CAUSA" Los niños con Cáncer te lo agradecerán"

1. 
   

Favor enviar copia de la consignación al wassup No. 3165534689, con su nombre, para proceder a entregar la Boleta, o comunicarse a los teléfonos de la Fundación.

Bendiciones.

Johana/Marc.

Read More

FUNDACION SOL DE LOS ANDES - a través de su casa betania -SENSIBILIZATE

Sabías tú,  que la FUNDACIÓN  SOL EN LOS ANDES, A través de su Casa Betania, Bogotá,  Hogar de paso, ofrece hospedaje, alimentación y transporte hacia los hospitales, centros médico a niños de muy escasos recursos, y sus acompañantes, mientras dura su tratamiento de CÁNCER y también que los recursos que obtienen, la mayor proporción son consecuencia del reciclaje de TAPAS plásticas

OYE!! PUES LA MEJOR FORMA DE CONTRIBUIR CON ESTA BELLA OBRA, ES PONERNOS EN LA TAREA DE RECOLECTAR MASIVAMENTE ESTAS TAPAS Y HACERLAS LLEGAR A:

Calle 22 No. 43 A  12/18- Barrio Quinta-paredes. 

o escriban a los correos, JohanaBasabe@outlook.com  / marcohbonilla@hotmail.com   Que nosotros las recojemos.

1. DOBLE PROPÓSITO: Contribuimos a  financiar la manutención de los niños.

2. Contribuimos a la Sostenibilidad ambiental.

"No hay nada más gratificante que recostarte en la noche sabiendo que ayudaste a alguien a mejorar, ....cuando vives como liberador de sueño, verás tus propios sueños hacerse realidad".<<<< (Osteen)

Bendiciones, 

Gracias, 

Johana / Marco

Read More

UNA VENTANA A LA ESPERANZA -RECICLAJE

Desde el año de 2012, la Fundación Sol en los Andes sueña con un mundo más limpio para todos, razón por la cual dentro de sus políticas de sostenibilidad ha implementado el programa Eco- Ambiental, con el objetivo de sensibilizar sobre el cuidado del planeta, de éste modo, la actividad del reciclaje provee un porcentaje de los recursos para la alimentación a los niños y acompañantes que se hospedan en la Casa Betania (Un hogar de paso para los niños con cáncer  de otras regiones del país.)

RECICLA - TAPAS

 HAZLO SABER a los correos Johanabasabe@outlook.com   /  marcohbonilla@hotmail.com, o llévalas directamente a la Casa Betania- 

Calle 22 No. 43 A 12/18. Barrio quinta paredes.

Ve donde tu tendero de la esquina y recomiendale que te guarde las tapas para esta mágnifica obra

SALVA EL MUNDO Y AYUDA A LA MANUTENCIÓN DE NUESTROS NIÑOS CON CÁNCER.

Pensamiento:

"Cuando haces por otros lo que ellos mismos no pueden hacer, siempre tendrás el favor de Dios, Lograrás tus sueños, y entonces Dios te llevará cada vez más alto". ( J. Osteen.)

Mil bendiciones, 

Johana/Marco.

Read More

UNA VENTANA A LA ESPERANZA.

" Siempre deberíamos estar a la caza de maneras en que podamos ser amables con los demás. ¿Puedes compartir una sonrisa con alguien o una palabra de ánimo?. ¿Puede ayudar a satisfacer una necesidad? Recuerda como creyente tú eres las manos y los pies de Jesús en esta tierra. Busca maneras de servir a los demás. Siembra una semilla y observa la cosecha de bendición en tu propia vida de vuelta" 

Este bonito pensamiento, rescatado del devocional de Joel Osteen como otros, son los que llevaron a mi amiga JOHANA COSME; a soñarse sembrar una semilla,  y que mejor en aquellas instituciones  sin ánimo de lucro, en este caso un hogar (Casa Betania)  para niños con cáncer como es la FUNDACIÓN SOL EN LOS ANDES, quien desde hace 8 años se convirtió en el hogar para la infancia que viven el drama de esa enfermedad y sus acompañantes que se ocupan del tratamiento de sus hijos.

Pues ese sueño de JOHANA logró hacerlo realidad el pasado 8 de noviembre,  quien con su, humildad, entusiasmo, pasión y emprendimiento me contagio para que contactaramos la Fundación en busca de ofrecerles un rato de esparcimiento a estos gigantes y hermosos niños como a sus bellas y abnegadas madres y voluntarias.

De manera personal y con nuestros escasos recursos, logramos acceder a músicos, recreacionistas, golosinas y regalos que hicieron la felicidad de todos quienes intervenimos;   y como era nuestro propósito, compartir una sonrisa y devolver las bendiciones que Dios a lo largo de nuestras vidas nos ha proporcionado en salud, educación, bien estar.......

Al decir verdad la pasamos de maravilla, pero quienes más quedamos satisfechos fuimos nosotros mismos, con el corazón hinchado de gozo y con un sentimiento de tener presente la bendición y gracia del señor. Dios.

A mis amigos lectores y ustedes a sus amigos, los convocó  a servir de manera desinteresada, con vocación y amor a realizar esta serie de manifestaciones a tantos hermanos necesitados, con la seguridad que estas acciones se le retribuirá en cientos de bendiciones.

Gracias a la Fundación Sol de los Andes (Casa Betania) por su hospitalidad y felicitarlos por la hermosa obra que vienen realizando en pos de los niños necesitados y las bellas instalaciones  de que disponen. Un abrazo.

Johana y Marco

Read More