SIETE (7) MÁXIMAS DE CONTROL MEDIANTE LA SEGREGACION DE FUNCIONES.

“La segregación de funciones no implica más controles, si no controles efectivos”

Una acertada política  de la organización comprender las responsabilidades; definir responsabilidades apropiadas; evaluar los recursos del personal para determinar las mejores prácticas; y apalancar la tecnología para apoyar una adecuada segregación de funciones a través de herramientas de monitoreo de acceso al sistema, flujos de trabajos automatizados entre otros.

La segregación de funciones implica:

1.    La empresa debe disponer de manual o protocolos de procesos y procedimientos, así como un manual de funciones, donde todos y cada uno de los que hacen parte de la organización se le asigne y reconozca los diferentes roles que juegan dentro de la misma;

2.    El talento humano incorporado a la organización debe contar con el perfil necesario para acometer con responsabilidad y calidad las labores a él encomendada;

3.    Todos y cada uno de los empleados de la organización, deben tener claro donde parte sus funciones y responsabilidades y donde comienzan las de sus compañeros de grupo, área o proceso;

4.    Los integrantes de la organización deben conocer el árbol de decisión de su empresa además del nivel jerárquico;

5.    Ninguna persona debe ser capaz de registrar, autorizar y conciliar una transacción y  además la misma debe pasar por cuatro etapas claves como aprobación, ejecución,  registro y custodia y a través de departamentos o unidades independientes;

6.    Para poder identificar la distribución de funciones dentro de los procesos y procedimientos, se requiere diagramar las actividades del proceso e identificar los tipos y calidades de los controles para reducir aquellos que son inoperantes;

7.    Una vez  se tenga identificadas las funciones de todos y cada uno de quienes intervienen en los procesos, será más fácil endilgar responsabilidades por la comisión de errores o pérdida  del control.

A mi juicio, donde más debe existir segregación de funciones es:

Tesorería. Por ser el área más sensible, en razón al manejo de recursos monetarios y de valores, relacionado con los recaudos y desembolsos de la compañía.

Cartera, dada su implicación de aprobación, gestión y cobro de cuentas a terceros.

Inventarios para la venta, Especialmente en las empresas de producción y distribución, ya que de su control y custodia depende uno de los activos más valiosos de la empresa.

Activos fijos,  De su adecuado manejo dependerá el buen respaldo y patrimonio de la Compañía.

Nomina. La selección,  incorporación, y pago del personal, garantiza contar con recurso humano adecuado, además  identifica plenamente el o los responsables de emitir las novedades.

Contabilidad. Posibilita mantener información fiable y actualizada, y preservar la memoria institucional importante para la toma de decisiones acertadas.

Los sistemas de información automatizados. Hace que la información fluya con más rapidez, evita la comisión de errores y proporciona mayor control en la medida que esté segregada las funciones entre los operadores, los validadores, los consultores y quienes tienen la autorización de modificar dicha información.

Este y otros artículos, lo encuentras en mi libro “Formación de líderes en Auditoría y Control Interno, buenas practicas”.

Gracias 

Marc

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TRECE (13) RECOMENDACIONES QUE PERMITIRA A LA AUDITORIA POSICIONARSE EN EL CONTEXTO DE LAS ORGANIZACIONES.

Esta como otras reflexiones, las encontrará en mi libro  “Formación de Líderes en Auditoría y Control interno, Buenas prácticas. Gracias

Marco.

El ser humano por esencia y naturaleza es reacio y apático al control. En el interior supone la existencia de desconfianza, intromisión en su vida personal y cierto temor a la detección de sus errores.

Adicionalmente, la Auditoria a través del tiempo ha sido una mala experiencia para sus receptores, dado que su actuación era entendida de forma policiva, represiva, autoritaria y desmedida para demostrar poder por quienes la ejercían; ese paradigma no ha sido del todo erradicado y su resultado muchas veces infructuoso, carente de mejoramiento, es más aún rechazado por los altos costos económicos que su ejercicio representa.

Como formas de encontrar los medios para posesionar las auditorias en el contexto organizacional, a continuación me permito hacer unas sugerencias, que sin ser postulados, son acciones que en su momento empleé como auditor en muchas entidades y empresas del estado, inclusive privadas; lo cual, nos ayudará a repensar como hacer entender a las organizaciones la importancia, credibilidad y utilidad que representa contar con la figura de la auditoria.

Las auditorias deben partir del entendimiento en la aplicabilidad de las normas que rigen el proceso auditor, están son: Independencia mental, cuidado profesional, entrenamiento, planeación y supervisión, obtención de evidencias, presentación y comunicación de resultados; sin este piso o base es imposible que la auditoria logre sus objetivos de posicionarse.

Así las cosas, reflexionemos sobre las maneras de introducir a la realidad estas sugerencias:

1.            Reunión con las altas directivas de la organización para socializar la tarea de la auditoria, haciéndoles entender el propósito y el conocimiento que sobre ella tiene el grupo auditor; cuyo resultado permitirá blindar a la administración sobre malos manejos y proporcionar mayor confianza sobre su labor y responsabilidad.

2.            Presentación del grupo, para informarles sobre las calidades de cada uno de sus integrantes y el alcance de su trabajo.

3.            Reunión con cada una de las áreas operativas en relación con el alcance de la auditoria, generalidades de su manejo operativo e información a su cargo.

4.            La auditoría debe hacer ver a la organización que su labor está rigurosamente planeada.

5.            Demostrar que el grupo auditor tiene pleno conocimiento del objeto a evaluar, ya sea la empresa, entidad en su conjunto, área, proceso…
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6.            La Auditoria debe dar muestra en todo momento de compromiso, puntualidad, respeto y buenas maneras; recordando que mientras dura la auditoria se trabaja con la información y recursos de la entidad, para la empresa..

7.            Como propósito de la auditoria, es fundamental el fomento de la cultura del autocontrol en todos los que hacen parte de la organización, cada vez que se hable con las áreas o se socialicen resultados.

8.            La información que se solicite, así como la intervención de los auditores, debe estar bien concebida; cuidando de no pedir la misma información por diferentes vías y desgastar a las áreas con reuniones repetitivas sobre temas iguales.

9. La auditoría debe dejar la sensación de presencia en la organización, no por su autoridad desmedida si no por la minuciosidad y compromiso de su labor y materialidad de sus hallazgos.

10. La auditoría se hace con la organización y no a espaldas de la administración. Los hallazgos como los resultados de la auditoria deben ser socializados, discutidos y concertados con la organización, especialmente generando compromisos de mejoramiento.

11. Sus resultados deben presentarse oficialmente con la oportunidad requerida y con la calidad esperada de una auditoria competente y especializada.

12. El costo económico de la auditoria se justifica con las recomendaciones del trabajo de auditoría, cuya adopción proporcionará contención del riesgo de actividades operativas, como mejoramiento de procesos en términos de tiempo y recursos.

13. Los informes de auditoría deben contener no solo el listado de debilidades como resultado de la auditoria, si no de manera relevante los aspectos de gestión positiva de la organización. Lo anterior, permite generar un concepto más equilibrado sobre el actuar de la administración y proporciona un grado de confianza a sus responsables por el reconocimiento que se hace de su labor.

Cita: “La auditoría se posesiona en la medida que genere valor agregado a la organización”

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