LOS INGRESOS, referente importante a la hora de hacer auditoría y control.

“En sentido económico, los ingresos son los caudales que entran en poder de una persona o de una organización, consecuencia de las cantidades que recibe por la venta de sus productos o servicios.

Para el Estado los ingresos se conocen como ingresos públicos y se generan a partir del cobro de impuestos, la venta o alquiler de propiedades, la emisión de bonos y las utilidades de las empresas públicas, entre otras actividades. Estos ingresos permiten el desarrollo del gasto público”.

Los ingresos fuente y soporte de la actividad económica y social, son en muchos casos ignorados en los procesos de auditoría, sujetándose ésta como una constante, a propiciar pruebas de auditoría sobre las erogaciones, pagos, desembolsos, contratos y demás salidas de recursos en la organización, sin considerar que los INGRESOS proporcionan el camino para asegurar los propósitos de las organizaciones.

 Hay que recordar que en las organizaciones los gastos, costos, producción e  inversión dependen del nivel de recaudo que se obtenga del presupuesto de ingresos estimados, y  que,  ante el evento de un déficit o desequilibrio entre lo programado y lo realmente recaudado, origina que los planes, proyectos y gastos de la organización no se cumplan, propiciando inadecuada gestión de sus administradores y estancamiento y en  ocasiones retrocesos en términos económicos y sociales, con el agravante de tener que acudir a resolver el tema a través de la deuda.

 Se denuncia con bastante frecuencia en los informes de auditoría, el incumplimiento y las desviaciones que sobre los recursos se efectúan en materia del GASTO  O INVERSIÓN, pero poco sobre las debilidades que existen en el recaudo y la generación de los ingresos, que como se dijo son fundamentales para la realización de los objetivos, planes y programas y financiamiento de los entes auditados. En relación con lo anterior podemos formularnos los siguientes interrogantes:

•   ¿Qué  grado de evasión y/o elusión existe en el recaudo de impuestos y que efectos tienen en relación con los compromisos y planes en el evento de su ejecución? Ingresos  básicos para el desarrollo de la administración pública y de la economía en general.

•  ¿El IVA recaudado a través de las entidades auto-retenedoras se declaran  y consignan oportunamente? Y como su omisión afecta gravemente las inversiones territoriales que sobre estos recursos se distribuyen.

• ¿Qué grado de evasión y/o elusión existe en el ingreso por aportes de salud, que no solo generan resultados deficitarios si no que complican las compensaciones con el FOSYGA y el sistema de salud en todo su contexto?

• Qué decir de  los ingresos por pensiones, donde las cotizaciones apenas si alcanzan para cubrir a medias las nominas de los pensiones actuales.

• ¿Será que existe rigor en la contabilización y recaudo de los ingresos provenientes de las Regalías por la producción y extracción de los recursos naturales no renovables en boca de mina o de pozo, (Petróleo y minería)?, sustento de muchas inversiones y programas estatales

• ¿Existen controles y procesos encaminados a establecer el robo o fuga de energía, agua, telefonía y calculo apropiado de las provisiones y contingencias?  Irregularidad que le cuesta a las organizaciones no recibir elevados ingresos y que desajustan su presupuesto, con efectos importante en su programación anual.

• ¿Cuál es la connotación y control que se deriva en nuestro medio en el ingreso de recursos no propiamente de transacciones y operaciones lícitas, como es el lavado de dinero producto de actividades del contrabando y narcotráfico? 

• ¿Los ingresos recibidos por las entidades financieras son utilizados para responder al objeto misional de su creación, o se colocan en portafolios de inversiones sin resolver las necesidades apremiantes en temas de educación, vivienda y otras actividades fundamentales?

• ¿Cuál es el grado de efectividad en la defensa de los intereses de las organizaciones públicas ante proceso jurídicos para la recuperación de cartera?

• ¿Es comprensible que la DIAN, las entidades de seguridad social, CGR y otras entidades que cuentan con procesos coactivos se llenen de bienes recibidos en pago como contraprestación a los ingresos dejados de recaudar y que son para el servicio del estado?

• ¿Las transferencias de recursos a los sectores sub-nacionales se hacen de acuerdo con la ley y en relación con la programación presupuestal correspondiente?

• ¿Se aplican pruebas de auditoría de sistemas a los depósitos de cuenta corriente, ahorros e inversiones financieras a fin de constatar la calidad y confiabilidad de sus registros, controles y garantías, lo mismo que a los rendimientos si los hubiera?

• ¿Se realiza control y seguimiento a toda la normatividad relacionada con los ingresos para establecer el cumplimiento riguroso de esta clase de operaciones?

• ¿Se invierten los ingresos en inversiones seguras y autorizadas por la ley y en entidades financieras respaldadas y bien calificadas por el sistema financiero? 

Son muchos los interrogantes, pruebas y actuaciones que las auditorias pueden realizar en esta materia, que  generen confianza en la estructura de financiación de las empresas públicas y privadas, en orden a cumplir sus objetivos y metas.

Hasta pronto.

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El ABC de la Hacienda Pública, referente constitucional y legal

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Marco Hernando Bonilla Martínez

Consultor y Asesor en los procesos de Auditoría con enfoque integral, Auditoría interna de Calidad, ISO 9001 de 2008 y NTCGP 1000:2009, con más de 20 años de experiencia. Conferencista nacional, consultor internacional en procesos de Control Interno orientados al mejoramiento de las organizaciones. Colaborador de Auditool.

Bogotá D.C., Colombia

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LOS 33 TIPS DEL COMITÉ DE AUDITORIA

El presente documento cita algunas recomendaciones a tener en cuenta, especialmente por los problemas financieros ocurridos en nuestros tiempos, por lo que el ambiente de control de las empresas ha cambiado de manera significativa; lo cual ha llevado a las empresas  a considerar el empoderamiento de los llamados “Comités de Auditoria”

En tal sentido, y como una manera de contribuir en la conformación de este tipo Comités, quienes tienen no solo la capacidad si no también la responsabilidad de actuar como mínimo en lo siguiente, y con independencia ante la administración auditada:

1. Contar con su propio reglamento.
2. Funciones de supervisión, informe, asesoramiento y propuesta de mejoramiento.
3. Conformado como mínimo, por tres miembros de la Junta de socios, o sus delegados.
4. La mayoría de los miembros del Comité deberán ser independientes.
5. Todos los miembros deberán comprender la información financiera y aportar otros conocimientos y experiencia relevantes para la Sociedad.
6. Por lo menos uno de los miembros deberá ser especialista en finanzas.
7. Designará un Presidente de entre sus miembros.
8. Se reunirá por lo menos cuatro veces al año y con mayor frecuencia si las Circunstancias así lo exigieran.
9. Los auditores externos o internos podrán solicitar una reunión en caso de ser necesario.
10. Los miembros del Comité deberán permanecer en su cargo hasta tanto se designe a su reemplazante.
11. Los auditores internos y los representantes de los auditores externos deberán asistir a las reuniones cuando se les solicite.
12. El Presidente del Comité asistirá a las Asambleas Anuales de la Sociedad y deberá estar preparado para responder las preguntas de los accionistas sobre las actividades del Comité.
13. Se reunirá como mínimo dos veces al año sólo con la presencia de los auditores internos y externos.
14. Tiene plena autoridad para investigar todos los temas de su competencia.
15. No podrá sub-delegar ninguno de los poderes ni atribuciones que le fueran delegados.
16. En el cumplimiento de sus responsabilidades, el Comité de Auditoría tendrá acceso irrestricto a la Dirección, libros y registros de la Empresa así como el derecho de recibir la información que necesite.
17. Tiene la responsabilidad de opinar respecto de la propuesta ante la a Junta Directiva para la designación de los auditores externos.
18. El Comité de Auditoría es directamente responsable de la supervisión de los auditores externos.
19. El Comité de Auditoría tiene la responsabilidad de supervisar, pero no es responsable ni garantiza la calidad de los estados financieros de la entidad.
20. El Comité deberá supervisar el funcionamiento de los sistemas de control interno y del sistema administrativo-contable aplicable.
21. Opinar respecto de la propuesta de la Junta Directiva para la designación de los Auditores externos a contratar por la empresa y velar por su independencia.
22. Revisar los planes de los auditores externos y evaluar su desempeño y emitir una opinión al respecto en ocasión de la presentación y publicación de los Estados contables anuales.
23. Supervisar la aplicación de las políticas en materia de información sobre la Gestión de riesgos de empresa.
24. Está autorizado a obtener asesoramiento profesional.
25. Para su funcionamiento, contará con un presupuesto anual que le apruebe la asamblea de accionistas de la Empresa
26. Discutir las políticas con relación a la evaluación y la administración de riesgo
27. Realizar revisiones de los litigios en curso
28. Establecer políticas y revisar los gastos generados por los ejecutivos y pagos sensibles
29. Revisar las transacciones entre la empresa y los miembros de la gerencia
30. Revisar los planes de beneficios a empleados y directores
31. Establecer políticas claras para la contratación de empleados o empleados antiguos del auditor independiente
32. Reportar regularmente a la Junta Directiva
33. Promover un ambiente ético afín a los valores y misión institucional, así como observar que se cumpla con dichos enunciados

 “El Comité de Auditoría es un órgano del gobierno corporativo que lleva a cabo sus funciones basado en la información que le es suministrada por diferentes instancias”   

Hasta pronto.

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LA D.O.F.A. herramienta analítica de Auditoria para no dejarnos sorprender.

“DOFA (en inglés SWOT) es la sigla usada para referirse a una herramienta analítica que le permitirá trabajar con toda la información que posea sobre su negocio, útil para examinar sus Debilidades, Oportunidades, Fortalezas y Amenazas. 

La importancia de la matriz DOFA radica en que nos hace un diagnóstico real de la empresa o negocio, nos dice cómo estamos, cómo vamos, lo que nos brinda el principal elemento requerido para tomar decisiones, que no es otro que la conciencia de la realidad, pues cuando conocemos nuestra realidad, casi siempre sabemos qué hacer.

Este tipo de análisis representa un esfuerzo para examinar la interacción entre las características particulares de su negocio y el entorno en el cual éste compite”. 

Aunque la matriz DOFA tiene diferentes aplicaciones, al final cada una de ellas, se constituye en un referente primario a tener en cuenta a la hora de planear y ejecutar la auditoria, ya que sus elementos de Amenazas y Debilidades, uno externo y el otro interno, proporcionan el punto de partida de hallazgos críticos, susceptible de evaluar por parte de la auditoria, que una vez contrastado con los otros dos elementos, Oportunidades y Fortalezas generan el equilibrio adecuado para sugerir acciones preventivas y de mejoramiento.

Para entender el análisis a partir de la DOFA, es necesario hacer un riguroso estudio de la empresa, comenzando desde su creación y naturaleza prevista de manera objetiva en la Misión de la entidad, para que a partir de ésta, lograr avisar si los demás componentes de la empresa son afines desde lo normativo, organizacional, financiero-contable, presupuestal, planes y programas y control, frente a la misión; que una vez interiorizados, socializados y discutidos proporcionan el camino a seguir con grandes bondades en el resultado final, propio de un diagnostico real y concienzudo, prenda de garantía en el desarrollo de la auditoria.

Si conocemos las debilidades, es claro que podemos sugerir políticas, enmendar procesos y procedimientos, y lo que es más importante en auditoria avisar sobre los posibles riesgos críticos y por supuesto implementar controles que disminuyan el impacto negativo que estos eventos puedan causar al interior de las organizaciones.

Las oportunidades por el contrario nos proporcionan lineamientos para encauzar los recursos con los que la organización cuenta en talento humano, infraestructura, fondos, bienes, etc… en torno a una mejor gestión y resultados traducidos en éxito y aprovechamientos. Es obligación de la empresa y un propósito de la Auditoria identificar estas clases de oportunidades que sin duda la posesionan como una verdadera unidad asesora.

Sin duda una cualidad de la auditoria como de la empresa es reconocer las fortalezas, dada cuenta que estas nos proporcionan el camino para mitigar las debilidades y aprovechar las oportunidades, y de ésta forma asegurar con mayor competencia los objetivos, y especialización clara de la misión de la entidad, posibilitando la visión que pretende alcanzar. La auditoria debe tener en cuenta estas fortalezas para que en sus informes y recomendaciones permitan explotarlas haciendo menos notorias las posibles debilidades que la organización en su interior posea.

Por último tenemos la identificación de las amenazas, propósito fundamental de cualquier tipo de auditoria, como quiera que estas por si solo generan un riesgo enorme, que en muchos casos por ser de carácter externo es mas difícil de prever y controlar, como es la competencia, los cambios normativos, el mercado, lasTICs, la globalización, los tratados de libre comercio, la especulación del sistema financiero, etc, por lo que es necesario estar atentos para reaccionar con la oportunidad requerida y lo que es mas importante con políticas y estrategias preparadas sin sorpresas y efectividad.

La matriz D.O.F.A. permite a la auditoria, no solo construir una planeación efectiva de su actuar, si no que a lo largo de su actuación posibilita sugerir correctivos de manera segura y apropiada, que finalmente se convierten en la organización en decisiones de todo tipo en pro de sus objetivos. 

A mi criterio las temáticas a tener en cuenta en este análisis son:

• El establecimiento de la Misión con un alto contenido de cultura y una claro propósito de que todo lo que se desarrolle en la organización este en función del cumplimiento de ella. 
• Perfiles del talento humano acordes con las actividades básicas tanto de apoyo como misionales, con alto compromiso ético y moral. 
• Objetivos, planes y programas en razón a una planeación estratégica y a un presupuesto consecuente en recursos físicos, humanos y monetarios.
• Procesos y procedimientos transparentes y formalmente adoptados.
• Adopción de matrices de riegos como manera de prever desviaciones. 
• Información contable, financiera, administrativa y presupuestal legitima y en concordancia con normas y disposiciones vigentes.
• Cuidado y trato a los clientes, usuarios, afiliados, cotizantes etc, como razón primaria de la Misión de la entidad.
• Estructura organizacional suficiente, donde la jerarquización, responsabilidad, y decisión este precisamente asignada.
• Identificación plena de la normatividad y reglamentación vigente, con permanente socialización a los interesados.  
• Seguimiento a los compromisos adquiridos en los planes de mejoramiento como principio y fin del analisís efectuado.
• Revisión del entorno como una forma de contener y avisar los posibles riesgos y prevenirlos.

“La auditoria se posesiona en la medida que genere valor agregado a la organización”

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