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La evaluación independiente que la auditoria realiza como un rigor de sus actuaciones frente a la organización, es tal vez la etapa más importante dentro de sus roles, dado que es a través de este mecanismo, es donde se concibe y se logra establecer las debilidades, oportunidades, fortalezas y amenazas de la administración en su conjunto, áreas, procesos y actividades.
Estos hallazgos traducido en recomendaciones a la
administración propician en caso de ser atendidas, mejoramiento continuo; blindando a las organizaciones en
sus proceso y actividades de errores de todo tipo.
La evaluación independiente, obedece como cualquier
proceso a evaluar de operaciones
especificas con seguridad
razonable en tres principales categorías: Efectividad y eficiencia
operacional, confiabilidad de la información
financiera y cumplimiento de políticas, leyes y
normas.
Para ello la auditoría
interna deberá concebir una acción planificada, para que a través de unos
cuestionarios o encuestas en consideración de todos los elementos del sistema
(Modelo COSO), se apliquen a nivel de entrevistas y cotejación de pruebas según
el objeto y alcance establecido; el cual
una vez calificado, ponderado y evaluado
proporcione los resultados materiales y relevantes como resultado de su
evaluación independiente.
Esta es sin duda la
actuación más relevante en materia de control, dado que el
grupo por ser un área de actuación directa y permanente de la organización
conoce a profundidad y de primera mano, la cultura la organización,
actuaciones, propósitos, ambiente y entorno de su razón de ser de las empresas
objeto de evaluación. Así mismo de su resultado crea el camino para realizar auditorías
con mayor profundidad sobre los temas con falencias en su control interno.
Expresado lo anterior, tenga
en cuenta.
- La encuesta o cuestionario debe incluir en todos los casos los elementos del Sistema (COSO).
- La encuesta debe ser aplicada a los responsables y gestores de las áreas y procesos, con conocimiento de las actuaciones y antigüedad razonable.
- Si la organización presenta desconcentración a través de regionales, seccionales o filiales, el proceso deberá repetirse en algunas de ella, mediante una selección.
- Los encuestadores deben contar con los perfiles y experiencia adecuada en relación con el área proceso y actividad en cuestión.
- En todos los casos y de manera selectiva, el encuestador solicitara y cotejará pruebas sobre la confiabilidad y certeza de la respuesta.
- Al realizar la planificación del alcance de la evaluación, cuide de escoger en principio las áreas y procesos más críticos o misionales de la empresa.
- Las calificaciones obtenidas y confrontadas con la ponderación establecida, permitirá avisar el grado de avance y /o de riesgo que el área, proceso o actividad tiene, y que por supuesto será objeto de comunicación y mejoramiento.
- El éxito y calidad del informe a presentar y comunicar a la administración estriba en la lectura que sobre la calificación y la ponderación se dé a los resultados.
- Una vez calificado y frente a la ponderación establecida, están los elementos necesarios para dar construir y presentar un informe de evaluación independiente de la auditoría interna.
- Los informes de evaluación de auditoría serán referentes de conocimiento y actuación del comité de auditoría respectivo.
Recuerde que el informe de
auditoría es la expresión de una
opinión profesional, en el que se materializa el resultado del ejercicio de auditoría.
La comunicación de
resultados, debe ser: Oral y Escrita
Objetivos del Informe.
ü Dar cumplimiento a los objetivos que originaron el ejercicio.
ü Dar a conocer los resultados.
ü Presentar las observaciones y conclusiones de manera objetiva, así como
las recomendaciones.
Es importante que los
informes de auditoría, conciba de manera precisa el hallazgo, es
decir la detección física y soportada de
lo observado en el proceso; causa, la fuente de la debilidad o problemática
susceptible de mejorar; efecto,
en términos de impacto o materialidad y recomendación,
como insumo o valor agregado como resultado
de la auditoria.
De lo anterior se desprende,
que sí no conocemos el origen o causa del hallazgo, estaremos limitados para
hacer una recomendación coherente y apropiada sobre la actividad, registro,
proceso o área auditada, lo cual imposibilitaría su mejoramiento; lo mismo sucede con el impacto o efecto del hallazgo, como quiera
que la materialidad demanda mayor atención y gestión de los responsables e
imprime mayor entendimiento sobre las consecuencia que se derivan de lo
detectado.
Características de los
informes.
Preciso: Sin
desviaciones significativas en razón a la naturaleza de la organización y a los
objetivos de la Auditoria.
Conciso: De manera
sucinta, donde lo comunicado sea realmente importante y material.
Objetivo: Producto de
hechos reales y no estar sujeto a varias interpretaciones.
Soportado:
Teniendo como referente las pruebas, documentación e información que valide lo
afirmado.
