Una de las
premisas que un Auditor debe contemplar en su función del control, no es otra, que
el conocimiento integral de la organización, desde la naturaleza y misión de la
entidad, pasando por los procesos, la normatividad que le aplica, y la
importancia que reviste para la organización los estados financieros,
presupuestos y demás instrumentos que avisan de la gestión y estado del arte de
la organización.
Un Gerente
debe como función principal más que
ejecutar, controlar lo que sus dependientes hacen o dejan de hacer; de
tal suerte que debe conocer, como el Auditor, la organización de manera
integral.
La diferencia
estriba es que mientras el Gerente gestiona el quehacer de la organización, el
Auditor repasa lo hecho por la administración para avisar de aquellas
situaciones que por descuido, error, u omisión sus ejecutores pasaron o
inadvirtieron, como una manera de generar el equilibrio ideal de la
organización en procura del cumplimiento de sus misión y metas contempladas.
El Gerente
como el Auditor debe ser pares, toda vez que su interés no va más allá que el de propiciar el mejor manejo de los
recursos de la empresa en términos de eficiencia y eficacia, y dentro de un
entorno de progreso y responsabilidad frente a las funciones asignadas y los
deberes establecidos.
En tal
sentido, es utópico pensar una desconexión entre el Gerente y el Auditor, como
quiera que sus propósitos no sean otros que sugerir, implementar y aplicar
mecanismos que conduzcan a lograr una organización donde sus resultados se
reviertan en términos de calidad y excelentes servicios para sus
clientes o usuarios.
El proceso
que surte un Gerente desde su representación frente a la organización, es
idéntico en lo que respecta al Auditor, donde asegura su gestión, partiendo de
la planeación como cultura sine cuanom; norma que permite blindar el camino y
guía de su actuación; estructurado y acompañado de talento humano calificado y
capacitado; dentro de regulaciones y protocolos formalmente establecidos.
El Gerente
como el Auditor, basa sus principios en la responsabilidad que le asiste sobre
sus actuaciones y cómo a través de sus resultados proporcionan confianza a los
diferentes interesados en la organización, como los inversionistas, los socios,
los clientes, los organismos gubernamentales, el sistema financiero, los
usuarios internos y externos, los proveedores, etc.
El poder de
dirección de un Gerente se potencializa en la medida que conozca la
operatividad de la empresa, cosa que conoce muy bien el Auditor, esto le
proporciona confianza en el control que debe ejercer en áreas, procesos y actividades
relevantes, denominado de Aseguramiento, mitigando de ésta forma el riesgo
desmesurado de recursos, traducidos en resultados no esperados.
Conozca su
organización, desde:
1.Escritura y/o Ley de creación. Naturaleza de la entidad.
2. Registro de la Cámara de Comercio.
3. Socios y
duración de la empresa
4. Misión, Visión,
objetivos, valores corporativos, cultura y clima organizacional, Actividades:
administrativas, técnicas, comerciales, financieras, de recursos humanos y
personal, atención al cliente y marketing.
5. Estructura
organizacional (Organigrama)
6 Normatividad que le aplica:
-Políticas institucionales.
- Reglamento Interno.
-Manual de Funciones.
-Manuales de procedimientos:
contable, cartera, inventarios, tesorería…..
-Régimen de personal.
-Régimen de contratación.
-Régimen tributario.
-Manuales
técnicos
-Manuales
sobre sistemas de información.
7. Indicadores:
•Planta de personal,
•No. de afiliados.
•No. de seccionales, regionales, sucursales, etc,
•No. de equipos de cómputo.
•Vr. activos.
•V. pasivos.
•Utilidad o pérdida últimos años.
•V. Patrimonio.
•V. Presupuesto anual.
•Número de inmuebles.
•Cuáles son los Procesos misionales.
•Cuáles son los procesos de apoyo.
•Fuente de ingresos.
•Utilización del gasto o inversión.
8. Estados Financieros comparativos
certificados contador público, revisor
Fiscal y Representante legal.
-Notas Explicativas a los estados Financieros.
-Informe financiero.
9. Estados
presupuestales, con informe de gestión.
10-
Declaraciones de renta.
11. Planes y
Programas de la entidad con indicadores e informe de gestión.
12.Programas
Sistematizados, aplicativos, bases de datos.
13.Informes
del Revisor Fiscal y/o Contralorías.
-Dictamen.
-Evaluación del sistema de Control Interno
Contable y del Control Interno Institucional.
14 Planes de
mejoramiento, con compromisos metas e indicadores.
15. Información
sobre el entorno de la organización, competencia, mejoras practicas, a nivel comercial, de servicios y financiero.
Recuerde: quien conoce, controla
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