Por: Marco Bonilla
Se puede afirmar que la opinión presentada en un informe de auditoría, es el resultado de
un examen técnico, concienzudo, profesional, estudiado y desarrollado sobre información
ajena pero con conocimientos propios del quehacer profesional, que de acuerdo con lo
informado, conlleve a decisiones administrativas, financieras, legales y en ocasiones hasta
penales. Es el informe de auditoría, el que manifiesta a la organización y a sus
representantes de manera concisa pero soportada, el estado de arte de la entidad en su
conjunto, área, proceso o actividad en relación con el alcance y el objetivo de lo evaluado.
Es claro, que la calidad del informe no es producto de aplicar la última etapa del proceso
auditor (comunicación de resultados); por el contrario, es la consecuencia de un proceso
integrador mediante una acertada planeación ejecutada de manera laboriosa, profunda y
objetiva por los integrantes del equipo; quienes son especializados, entrenados y
conocedores de los temas y los procesos. Por tanto, mediante técnicas y normas de
auditoría, éstos recogen las evidencias suficientes que permiten hacer un juicio sobre lo
evaluado, para así incorporar el informe final, no antes de incansables discusiones en
relación a lo que se va a plantear de manera responsable en dicho informe.
}Para llegar a dictaminar sobre la razonabilidad de los estados financieros y opinar sobre la
gestión, la aplicabilidad de las normas, la calidad del control interno; requiere de una alta
capacidad profesional y sobre todo, de un conocimiento integral de la organización.
No es fácil escribir en auditoria y mucho menos cuando los destinatarios son directivos
con alto nivel de conocimientos, dueños de los procesos y expertos en la misión de la
entidad, a quienes en muchas ocasiones, hay que concientizar acerca de los errores y las
desviaciones que su entidad presenta; también, sobre la causa / efecto que se genera de
los hallazgos.
El informe ejecutivo de auditoría, con resultados contundentes expresados en hallazgos
materiales; refleja la experiencia del grupo auditor y concibe especial atención de los
gerentes o representantes legales, quienes consideran éste examen como un mecanismo
retro-alimentador de mejoramiento en la organización, que proporciona confianza sobre
su labor y responsabilidad.
Hay que tener en cuenta que ante la ligereza del actuar y producir resultados, se plasman
juicios peyorativos, no propios del actuar profesional, que hacen proyectar hacía el
auditor una mala imagen de la empresa; generando así, falta de confianza y en alguno de
los casos un proceso judicial por injuria o calumnia, por la ligereza de escribir sin aplicar
una norma de auditoría desde el cuidado profesional.
Pero ese cuidado, no se limita solamente a los informes de auditoría; sino también, a la
correspondencia enviada a la organización, cuya presentación dependerá de su
destinatario, siempre de manera respetuosa pero concebida en relación con la
envestidura del respectivo cargo.
Por lo anterior, recuerde:
1. El gerente o representante legal en virtud de sus ocupaciones, nunca leerá
un informe de más de tres páginas.
2. Sea cuidadoso, diligente y asertivo al expresar sus puntos de vista, pero
aún más al escribirlos.
3. En los informes ejecutivos, cuide de no señalar nombres o áreas
responsables, limítese a identificar el problema, cuenta, requisito o norma.
4. Los puntos que se presentan en el informe deben quedar organizados de
mayor a menor importancia.
5. Buena ortografía y buena redacción en las cartas y correos que enviemos,
eso dice mucho de un profesional.
6. Los informes detallados hacen parte de los anexos del informe ejecutivo,
deben ser dirigidos al responsable del proceso para su conocimiento y
mejoramiento.
7. En los informes de auditoría, no se puede endilgar responsabilidades ni
actuar como juez, sugiriendo sanciones.
8. Discutir (validar) el borrador del informe con las áreas responsables, antes
de producir el informe final. Evite llevarse sorpresas.
9. El informe es el valor agregado de la auditoría, su conformidad por parte de
la entidad posiciona y reconoce la calidad de la auditoria.
10. Todos los informes de auditoría deben ir numerados y fechados
consecutivamente, con logo de la firma, organismo o área de control y
radicados oportunamente en el área de destino.
11. Los informes deben ser firmados o refrendados únicamente por el Jefe o
líder de la comisión o equipo, quien como responsable de la supervisión del
trabajo, revisará la calidad de los contenidos, tanto de correspondencia
enviada como de los informes parciales y finales.
12. Revise en varias oportunidades el contenido del informe, realice los ajustes
y solicite que otra u otras personas del grupo lo lea y manifiesten sus
impresiones sobre el mismo.
13. Todos los hallazgos descritos en los informes deben estar debidamente
soportados en papeles de trabajo de la auditoria.
14. Guardar en archivo y back-up los proyectos y el informe definitivo.
15. La correspondencia, en ocasiones se constituye en prueba sobre la omisión
o negligencia de la administración de entregar cierta información.
“Un simple escrito, refleja la calidad, conocimiento y experiencia de su editor
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