“DOFA (en inglés SWOT) es la sigla usada para
referirse a una herramienta analítica que le permitirá trabajar con toda la
información que posea sobre su negocio, útil para examinar sus Debilidades,
Oportunidades, Fortalezas y Amenazas.
La importancia de la matriz DOFA radica en que nos hace un diagnóstico
real de la empresa o negocio, nos dice cómo estamos, cómo vamos, lo que nos
brinda el principal elemento requerido para tomar decisiones, que no es otro
que la conciencia de la realidad, pues cuando conocemos nuestra realidad, casi
siempre sabemos qué hacer.
Este tipo de análisis representa un esfuerzo para examinar la
interacción entre las características particulares de su negocio y el entorno
en el cual éste compite”.
Aunque la matriz DOFA tiene diferentes
aplicaciones, al final cada una de ellas, se constituye en un referente
primario a tener en cuenta a la hora de planear y ejecutar la auditoria, ya que
sus elementos de Amenazas y Debilidades, uno externo y el otro interno,
proporcionan el punto de partida de hallazgos críticos, susceptible de evaluar
por parte de la auditoria, que una vez contrastado con los otros dos elementos,
Oportunidades y Fortalezas generan el equilibrio adecuado para sugerir acciones
preventivas y de mejoramiento.
Para entender el análisis a partir de la DOFA, es
necesario hacer un riguroso estudio de la empresa, comenzando desde su creación
y naturaleza prevista de manera objetiva en la Misión de la entidad, para que a
partir de ésta, lograr avisar si los demás componentes de la empresa son afines
desde lo normativo, organizacional, financiero-contable, presupuestal, planes y
programas y control, frente a la misión; que una vez interiorizados,
socializados y discutidos proporcionan el camino a seguir con grandes bondades
en el resultado final, propio de un diagnostico real y concienzudo, prenda de
garantía en el desarrollo de la auditoria.
Si conocemos las debilidades, es claro que podemos sugerir políticas, enmendar
procesos y procedimientos, y lo que es más importante en auditoria avisar sobre
los posibles riesgos críticos y por supuesto implementar controles que
disminuyan el impacto negativo que estos eventos puedan causar al interior de
las organizaciones.
Las oportunidades por el contrario nos proporcionan lineamientos para
encauzar los recursos con los que la organización cuenta en talento humano,
infraestructura, fondos, bienes, etc… en torno a una mejor gestión y resultados
traducidos en éxito y aprovechamientos. Es obligación de la empresa y un
propósito de la Auditoria identificar estas clases de oportunidades que sin
duda la posesionan como una verdadera unidad asesora.
Sin duda una cualidad de la auditoria
como de la empresa es reconocer las fortalezas,
dada cuenta que estas nos proporcionan el camino para mitigar las debilidades y
aprovechar las oportunidades, y de ésta forma asegurar con mayor competencia
los objetivos, y especialización clara de la misión de la entidad,
posibilitando la visión que pretende alcanzar. La auditoria debe tener en
cuenta estas fortalezas para que en sus informes y recomendaciones permitan
explotarlas haciendo menos notorias las posibles debilidades que la
organización en su interior posea.
Por último tenemos la identificación de
las amenazas, propósito fundamental
de cualquier tipo de auditoria, como quiera que estas por si solo generan un
riesgo enorme, que en muchos casos por ser de carácter externo es mas difícil
de prever y controlar, como es la competencia, los cambios normativos, el
mercado, lasTICs, la globalización, los tratados de libre comercio, la
especulación del sistema financiero, etc, por lo que es necesario estar atentos
para reaccionar con la oportunidad requerida y lo que es mas importante con políticas
y estrategias preparadas sin sorpresas y efectividad.
La matriz D.O.F.A. permite a la
auditoria, no solo construir una planeación efectiva de su actuar, si no que a
lo largo de su actuación posibilita sugerir correctivos de manera segura y
apropiada, que finalmente se convierten en la organización en decisiones de
todo tipo en pro de sus objetivos.
A mi criterio las temáticas a tener en cuenta en este análisis son:
- El establecimiento de la Misión con un alto contenido de cultura y una claro propósito de que todo lo que se desarrolle en la organización este en función del cumplimiento de ella.
- Perfiles del talento humano acordes con las actividades básicas tanto de apoyo como misionales, con alto compromiso ético y moral.
- Objetivos, planes y programas en razón a una planeación estratégica y a un presupuesto consecuente en recursos físicos, humanos y monetarios.
- Procesos y procedimientos transparentes y formalmente adoptados.
- Adopción de matrices de riegos como manera de prever desviaciones.
- Información contable, financiera, administrativa y presupuestal legitima y en concordancia con normas y disposiciones vigentes.
- Cuidado y trato a los clientes, usuarios, afiliados, cotizantes etc, como razón primaria de la Misión de la entidad.
- Estructura organizacional suficiente, donde la jerarquización, responsabilidad, y decisión este precisamente asignada.
- Identificación plena de la normatividad y reglamentación vigente, con permanente socialización a los interesados.
- Seguimiento a los compromisos adquiridos en los planes de mejoramiento como principio y fin del analisís efectuado.
- Revisión del entorno como una forma de contener y avisar los posibles riesgos y prevenirlos.
“La auditoria se posesiona en la medida
que genere valor agregado a la organización”
0 comentarios:
Publicar un comentario