Auditoria práctica a los activos fijos.

 “La inversión más significativa que tienen las empresas se encuentra en la adquisición de activos fijos, ya que sin ellos el funcionamiento de esta sería virtualmente imposible. 

Por esta razón debemos considerar aspectos importantes, como en la adquisición, mantenimiento, reemplazo, control, administración e implicaciones financieras que tiene el activo fijo dentro de la empresa”. 

Si bien en nuestro medio las empresas se miden a través de los activos y pasivos corrientes,  donde la solidez y solvencia son propósito de actuaciones futuras; son los activos fijos los que  representan la verdadera garantía y protección de la empresa, especialmente las propiedades y terrenos, por cuanto están en permanente valorización, incrementando por consiguiente el patrimonio de la organización.

Es la razón por la cual este tipo de activos requiere de auditorias internas y externas que permitan observar que los activos frente a su necesidad, autorización, adquisición, uso, registro  y enajenación cumplan con los rigores normativos y contables, por lo que se hace necesario realizar diferentes pruebas de auditoria dadas las implicaciones que generan en lo contable, financiero, operativo, jurídico-legal  y de gestión en las organizaciones. 

En tal sentido, a continuación relaciono el proceso de auditoria a realizar sobre estos bienes y las áreas responsables.

Como formalización del proceso de auditoria y una vez establecido el grupo o responsable de la evaluación al proceso de activos fijos de la entidad, lo primero que debemos hacer es conocer de manera amplia y precisa el proceso objeto de evaluación a través de reuniones con los responsables del área de activos fijos, revisión normativa, informes de auditorias anteriores, informes de gestión, notas explicativas a los estados financieros, dinámica contable, y especialmente el  manual de proceso y procedimientos, si existe.

Con la anterior información de manera clara, se procede a diseñar el memorando de planeación, el cual permitirá no solo realizar supervisión al trabajo encomendado, si no también propiciar un orden sobre las actividades a realizar; el memorando tendrá especialmente los siguientes acápites: 

Planeación.

Nombre del proceso a evaluar: De manera clara, fundamental como punto de referencia.

Justificación: Establecer la importancia de la evaluación para la auditoria y para la empresa.

Antecedentes: Casos particulares a tener en cuenta según informes.

Objetivos: Encaminados a establecer la calidad del control interno; verificar el cumplimiento de la normatividad, políticas, y directrices dadas en el manual, Verificar el adecuado registro y presentación en los estados contables y financieros.

Alcance: Circunstancias de tiempo, modo y lugar

Cronograma de trabajo: (Diseñar una matriz que decida actividades- Tiempo y responsable del examen.) en sus tres fases de auditoria Planeación- Ejecución - informe, de manera detallada.

                                                              

Cronograma de trabajo.

Empresa:
Proceso:
Enero                             Febrero
Actividades	1-15	16-30	1-15	16-20	20-30	Responsable de la auditoria
Planeación
Ejecución
Informe

Elaboración del cuestionario de control interno: Matriz de preguntas sobre los diferentes elementos a considerar en los activos fijos

ACTIVOS FIJOS

CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO

CUESTIONARIO	SI	NO	N.A	OBSERVACIONES
1- Existen manuales de procedimientos?

Elaboración del programa de auditoria,

ACTIVOS FIJOS

PROCEDIMIENTO DE AUDITORIA

PROCEDIMIENTO	REF. P/t	Firma auditor.
1.        El auditor con su equipo de trabajo discutirá los objetivos del programa y los pasos contenidos en él, asegurándose que los mismos han sido comprendidos correctamente.
2.        Prepare planilla sumaria que descomponga el efectivo por cada uno de los conceptos que lo integran, y compárelos con los saldos del periodo anterior.
3.        De acuerdo al punto anterior, prepare subcédulas que incluyan los saldos de las cuentas que conforman este grupo y crúcelos con los libros auxiliares.
4.        Verifique y analice las notas a los Estados Contables.
.

Ejecución.

Una vez elaborado el plan de trabajo, se solicitara formalmente y por escrito la información básica, especialmente el inventario físico general último de los activos fijos, debidamente clasificado y valorizado. 

Sobre esta información es claro que se aplicaran los cuestionarios y programas diseñados en la etapa de planeación, se elaboraran los papeles de trabajo y se aplicaran las diferentes pruebas de auditoria entre otras:

• Inspección física y documental de los activos fijos;
• Pruebas de registros;
• Cálculos sobre depreciación, avalúos y valorizaciones;
• Conciliaciones y confirmaciones;
• Verificación sobre el adecuado uso,  utilización, mantenimiento, aprovechamiento, cuidado, conservación, manejo ambiental, pago de impuestos, documentos de propiedad etc;
• Entrevistas;
• Muestreos,

De lo anterior en la medida de requerirse se solicitara por escrito con mayor detalle la información, cuidando de devolverla en la misma forma, dada la calidad e importancia que representa los soportes de ésta clase de activos.

Informe.

Del resultado de las pruebas realizadas se diligenciara un informe ejecutivo y otro detallado, dirigido a la alta dirección con copia al responsable del proceso, cuidando de que el mismo cumpla con las condiciones de preciso, conciso, soportado y objetivo.

A manera de concebir un programa de activos fijos que sirva de guía importante en el desarrollo de la auditoría, a continuación relaciono aspectos a tener en cuenta en la auditoria a los activos Fijos:

• La existencia de un manual de funciones, procesos y procedimientos para el área, formalizado y actualizado.
• Personal idóneo y capacitado. 
• Estructura administrativa suficiente.
• Normograma del área.
• Archivo de la documentación.
• Mapas del riesgo del proceso. 
• Sistemas y medios de información y comunicación automatizados. 
• Inventarios con códigos de barras,
• Plan de compras. 
• Comité de inventarios.
• Protocolos sobre el manejo del medio ambiente y seguridad. 
• Seguridad y licenciamiento de equipos y programas de computación.
• Políticas, identificación, registro, clasificación y consolidación contable.
• Manejo de almacenes.
• Seguros y garantías,
• Contratos de mantenimiento de equipos
• Manejo del parque automotor, bitácoras, mantenimiento, uso, soportes documentales, pago de impuestos.
• Entre otras.

Una vez discutido y presentado el informe, el mismo será objeto de un plan de mejoramiento por parte de la administración que en la medida de su implementación fortalezca el área evaluada. 

1.                         Código o clasificación del hallazgo.

2.                  Descripción del hallazgo.

3.                  Causa del hallazgo.

4.                  Efecto del hallazgo.

5.                  Acciones de mejoramiento.

6.                  Propósito de la acción de mejoramiento.

7.                  Descripción de actividades.

8.                  Cantidad de medida de la actividad.

9.                  Fecha inicial de la actividad.

10.               Fecha de finalización de la actividad.

11.               Avance físico de ejecución de las actividades.

12.               Porcentaje de avance de la ejecución de actividades. 

13.               Indicador logrado por las actividades.

14.               Área o responsable de las acciones de mejoramiento.

15.               Observaciones y ajustes.

Plan de mejoramiento

Codigo	Hallazgo	Causa	Efecto	Compromiso	Actividad	Fecha inicial	Fecha final	Avance	Indicador	Responsable	Observaciones

Este plan de mejoramiento debe ser objeto de monitoreo permanente por parte de los responsables como de los organismo de control, que como se dijo soporten el actuar de la organización como medida de respaldo y garantía.

Hasta pronto.

Blog:   marcontrol.blogspot.com

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EL ARPA SE TOMA A BOGOTA-COLOMBIA

Primer encuentro internacional de Arpas, con el auspicio de la Pontificia Universidad Javeriana y con la Dirección de mi hija Martha Liliana Bonilla Z, entre el 7 y 12 de octubre de 2013, admire la participación de maestros nacionales y extranjeros, realizando talleres, cursos y conciertos con jóvenes y niños del todo el país.

Un lindo evento para no olvidar.

Conciertos gratuitos, no olvide llevar a sus hijos.   

Mayor Información.

Consulta la pagina que a continuación copio.

http://encuentrodearpaspuj.com/

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“EL DICTAMEN", resultado de la auditoria que no admite equivocaciones.

“El dictamen es el documento formal que suscribe el Contador Público conforme a las normas de su profesión, relativo a la naturaleza, alcance y resultados del examen realizado sobre los estados financieros del ente. La importancia del dictamen en la práctica profesional es fundamental, ya que usualmente es lo único que el público conoce de su trabajo. [CTCP, 1999]”

Sí existe una etapa importante en el proceso de auditoria que requiere el mayor cuidado profesional, no es otra que la elaboración del dictamen, como quiera que en él se materializa y se consolida de manera precisa y sin equivocaciones el resultado obtenido, después de surtir toda la etapa de programación y ejecución de la auditoria, con innumerables pruebas sustantivas y de control; verificaciones, inspecciones, confirmaciones, análisis, cálculos, etc… complementadas con reuniones y validaciones con la administración.

La Norma Internacional de Auditoría (NIA) -700, trata sobre las responsabilidades del auditor al formarse una opinión sobre los estados financieros. También se refiere a la forma y el contenido del dictamen del auditor emitido como resultado de una auditoría de estados financieros, para lo cual tendrá en cuenta los siguientes requerimientos:

• El auditor se formará una opinión sobre si los estados financieros han sido preparados, en todos los aspectos materiales, de conformidad con el marco de información financiera aplicable;
• Con el fin de formarse dicha opinión, el auditor concluirá si ha obtenido una seguridad razonable sobre si los estados financieros en su conjunto están libres de incorrección material, debida a fraude o error;
• Si se ha obtenido evidencia de auditoría suficiente y adecuada.
• Realización de la auditoría de conformidad con las Normas Internacionales de Auditoría”;
• El informe de auditoría llevará un título que indique con claridad que se trata del informe de un auditor independiente;
• El informe de auditoría irá dirigido al destinatario correspondiente según lo requerido por las circunstancias del encargo;
• El apartado introductorio del informe de auditoría: identificará a la entidad cuyos estados financieros han sido auditados;
• Especificará la fecha o periodo que cubre cada uno de los estados financieros incluidos en los estados financieros;
• Señalar que la entidad es la responsable de la preparación de los estados financieros;
• El informe de auditoría incluirá una sección titulada “Responsabilidad del auditor”.
• En el informe de auditoría se manifestará que la responsabilidad del auditor es expresar una opinión sobre los estados financieros basada en la auditoría;
• En el informe de auditoría se hará constar que la auditoría se llevó a cabo de conformidad con las Normas Internacionales de Auditoría;
• El informe de auditoría también explicará que dichas normas exigen que el auditor cumpla los requerimientos de ética así como que planifique y ejecute la uditoría con el fin de obtener una seguridad razonable sobre si los estados financieros están libres de incorrección material;  
• El informe de auditoría describirá en qué consiste una auditoría indicando que conlleva a la aplicación de procedimientos; valoración del riesgo, control interno, evaluación de la adecuación de las políticas contables y de la razonabilidad de las estimaciones contables realizadas por la dirección;
• El informe de auditoría señalará si el auditor considera que la evidencia de auditoría que ha obtenido proporciona una base suficiente y adecuada para la opinión del auditor;

El informe de auditoría incluirá una sección titulada “Opinión”;

Los tipos de opinión:

• Favorable
• Con salvedades
• Desfavorable- negativa
• Denegada, abstención.

Una opinión favorable, limpia, positiva o sin salvedades, expresa que el auditor ha quedado satisfecho, en todos los aspectos importantes de la auditoria.

La opinión con salvedades es aplicable cuando el auditor concluye que existen una o varias circunstancias en relación con las cuentas anuales tomadas en su conjunto, que pudieran ser significativas y excepto por ellas existe una certeza razonable.

Una opinión desfavorable- negativa, supone manifestarse en el sentido de que las cuentas anuales tomadas en su conjunto no presentan la imagen fiel del patrimonio, de la situación financiera, del resultado de las operaciones o de los cambios en la situación financiera de la entidad auditada, de conformidad con los principios y normas generalmente aceptados.

Una opinión denegada o abstención, se dá cuando el auditor no ha obtenido la evidencia necesaria para formarse una opinión sobre las cuentas anuales tomadas en su conjunto, debe manifestar en su informe que no le es posible expresar una opinión sobre las mismas.

Finalmente y después de la opinión, es prioritario que el auditor de manera clara y categórica reseñe un párrafo de énfasis, señalando situaciones que hayan generado incertidumbre con posible impacto en el futuro, así como emita concepto sobre la calidad del control interno; aseveraciones sobre la certeza en los pagos de aportes a la seguridad social de sus empleados; y que sus programas informáticos están debidamente licenciados, entre otras novedades importantes.

                        

De la calidad y justeza de los resultados se habrá realizado un excelente aporte en procura del mejoramiento de la organización.

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