Auditoria práctica a los activos fijos.

 “La inversión más significativa que tienen las empresas se encuentra en la adquisición de activos fijos, ya que sin ellos el funcionamiento de esta sería virtualmente imposible. 

Por esta razón debemos considerar aspectos importantes, como en la adquisición, mantenimiento, reemplazo, control, administración e implicaciones financieras que tiene el activo fijo dentro de la empresa”. 

Si bien en nuestro medio las empresas se miden a través de los activos y pasivos corrientes,  donde la solidez y solvencia son propósito de actuaciones futuras; son los activos fijos los que  representan la verdadera garantía y protección de la empresa, especialmente las propiedades y terrenos, por cuanto están en permanente valorización, incrementando por consiguiente el patrimonio de la organización.

Es la razón por la cual este tipo de activos requiere de auditorias internas y externas que permitan observar que los activos frente a su necesidad, autorización, adquisición, uso, registro  y enajenación cumplan con los rigores normativos y contables, por lo que se hace necesario realizar diferentes pruebas de auditoria dadas las implicaciones que generan en lo contable, financiero, operativo, jurídico-legal  y de gestión en las organizaciones. 

En tal sentido, a continuación relaciono el proceso de auditoria a realizar sobre estos bienes y las áreas responsables.

Como formalización del proceso de auditoria y una vez establecido el grupo o responsable de la evaluación al proceso de activos fijos de la entidad, lo primero que debemos hacer es conocer de manera amplia y precisa el proceso objeto de evaluación a través de reuniones con los responsables del área de activos fijos, revisión normativa, informes de auditorias anteriores, informes de gestión, notas explicativas a los estados financieros, dinámica contable, y especialmente el  manual de proceso y procedimientos, si existe.

Con la anterior información de manera clara, se procede a diseñar el memorando de planeación, el cual permitirá no solo realizar supervisión al trabajo encomendado, si no también propiciar un orden sobre las actividades a realizar; el memorando tendrá especialmente los siguientes acápites: 

Planeación.

Nombre del proceso a evaluar: De manera clara, fundamental como punto de referencia.

Justificación: Establecer la importancia de la evaluación para la auditoria y para la empresa.

Antecedentes: Casos particulares a tener en cuenta según informes.

Objetivos: Encaminados a establecer la calidad del control interno; verificar el cumplimiento de la normatividad, políticas, y directrices dadas en el manual, Verificar el adecuado registro y presentación en los estados contables y financieros.

Alcance: Circunstancias de tiempo, modo y lugar

Cronograma de trabajo: (Diseñar una matriz que decida actividades- Tiempo y responsable del examen.) en sus tres fases de auditoria Planeación- Ejecución - informe, de manera detallada.

                                                              

Cronograma de trabajo.

Empresa:
Proceso:
Enero                             Febrero
Actividades	1-15	16-30	1-15	16-20	20-30	Responsable de la auditoria
Planeación
Ejecución
Informe

Elaboración del cuestionario de control interno: Matriz de preguntas sobre los diferentes elementos a considerar en los activos fijos

ACTIVOS FIJOS

CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO

CUESTIONARIO	SI	NO	N.A	OBSERVACIONES
1- Existen manuales de procedimientos?

Elaboración del programa de auditoria,

ACTIVOS FIJOS

PROCEDIMIENTO DE AUDITORIA

PROCEDIMIENTO	REF. P/t	Firma auditor.
1.        El auditor con su equipo de trabajo discutirá los objetivos del programa y los pasos contenidos en él, asegurándose que los mismos han sido comprendidos correctamente.
2.        Prepare planilla sumaria que descomponga el efectivo por cada uno de los conceptos que lo integran, y compárelos con los saldos del periodo anterior.
3.        De acuerdo al punto anterior, prepare subcédulas que incluyan los saldos de las cuentas que conforman este grupo y crúcelos con los libros auxiliares.
4.        Verifique y analice las notas a los Estados Contables.
.

Ejecución.

Una vez elaborado el plan de trabajo, se solicitara formalmente y por escrito la información básica, especialmente el inventario físico general último de los activos fijos, debidamente clasificado y valorizado. 

Sobre esta información es claro que se aplicaran los cuestionarios y programas diseñados en la etapa de planeación, se elaboraran los papeles de trabajo y se aplicaran las diferentes pruebas de auditoria entre otras:

• Inspección física y documental de los activos fijos;
• Pruebas de registros;
• Cálculos sobre depreciación, avalúos y valorizaciones;
• Conciliaciones y confirmaciones;
• Verificación sobre el adecuado uso,  utilización, mantenimiento, aprovechamiento, cuidado, conservación, manejo ambiental, pago de impuestos, documentos de propiedad etc;
• Entrevistas;
• Muestreos,

De lo anterior en la medida de requerirse se solicitara por escrito con mayor detalle la información, cuidando de devolverla en la misma forma, dada la calidad e importancia que representa los soportes de ésta clase de activos.

Informe.

Del resultado de las pruebas realizadas se diligenciara un informe ejecutivo y otro detallado, dirigido a la alta dirección con copia al responsable del proceso, cuidando de que el mismo cumpla con las condiciones de preciso, conciso, soportado y objetivo.

A manera de concebir un programa de activos fijos que sirva de guía importante en el desarrollo de la auditoría, a continuación relaciono aspectos a tener en cuenta en la auditoria a los activos Fijos:

• La existencia de un manual de funciones, procesos y procedimientos para el área, formalizado y actualizado.
• Personal idóneo y capacitado. 
• Estructura administrativa suficiente.
• Normograma del área.
• Archivo de la documentación.
• Mapas del riesgo del proceso. 
• Sistemas y medios de información y comunicación automatizados. 
• Inventarios con códigos de barras,
• Plan de compras. 
• Comité de inventarios.
• Protocolos sobre el manejo del medio ambiente y seguridad. 
• Seguridad y licenciamiento de equipos y programas de computación.
• Políticas, identificación, registro, clasificación y consolidación contable.
• Manejo de almacenes.
• Seguros y garantías,
• Contratos de mantenimiento de equipos
• Manejo del parque automotor, bitácoras, mantenimiento, uso, soportes documentales, pago de impuestos.
• Entre otras.

Una vez discutido y presentado el informe, el mismo será objeto de un plan de mejoramiento por parte de la administración que en la medida de su implementación fortalezca el área evaluada. 

1.                         Código o clasificación del hallazgo.

2.                  Descripción del hallazgo.

3.                  Causa del hallazgo.

4.                  Efecto del hallazgo.

5.                  Acciones de mejoramiento.

6.                  Propósito de la acción de mejoramiento.

7.                  Descripción de actividades.

8.                  Cantidad de medida de la actividad.

9.                  Fecha inicial de la actividad.

10.               Fecha de finalización de la actividad.

11.               Avance físico de ejecución de las actividades.

12.               Porcentaje de avance de la ejecución de actividades. 

13.               Indicador logrado por las actividades.

14.               Área o responsable de las acciones de mejoramiento.

15.               Observaciones y ajustes.

Plan de mejoramiento

Codigo	Hallazgo	Causa	Efecto	Compromiso	Actividad	Fecha inicial	Fecha final	Avance	Indicador	Responsable	Observaciones

Este plan de mejoramiento debe ser objeto de monitoreo permanente por parte de los responsables como de los organismo de control, que como se dijo soporten el actuar de la organización como medida de respaldo y garantía.

Hasta pronto.

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