Si bien el propósito del control interno es
generar una cultura a través del autocontrol, es aún improbable que éste se
asuma con la responsabilidad y arraigo que se requiere, fácil de observar ante
tantas y tantas manifestaciones corruptas e irregulares que se observan en administraciones públicas como privadas.
De tal suerte, que hasta tanto no se fortalezca
los principio que son claros y básicos
como base y esencia del control interno, se requiere de generar medidas de
contingencia que permita preservar los recursos de las organizaciones.
Para garantizar el cumplimiento de estos
principios en términos de calidad, cantidad
y oportunidad en la operaciones de compra y otras actividades
administrativas, es necesario adoptar
mecanismos de control y seguimiento a través de la figura de la interventoría o supervisión, mediante el
examen sobre las exigencias legales, financieras (en lo contable,
Presupuestal y tesorería), misional y técnicas.
“La Interventoría es la
labor que cumple una persona natural o jurídica, para controlar, exigir y
verificar la ejecución y cumplimiento del objeto, condiciones y términos de la
invitación y las especificaciones de sus labores relevantes, especialmente
sobre la contratación, convenio, concertaciones celebradas por las entidades
públicas y privadas, dentro de los parámetros de costo, tiempo, calidad y
legalidad, conforme a la normatividad vigente”.
De esa circunstancia nace el hecho, que para
garantizar el cumplimiento del objeto contractual en términos de eficiencia,
eficacia y economía se requiere ejercer un control permanente sobre el proceso a través de un interventor o supervisor especializado para
cada contrato, que ejerza el control previo, perceptivo y posterior a todo el
proceso, pero sin despojar de la responsabilidad que se le endilga al dueño del
mismo.
Para que éste encargo sea efectivo,
el perfil del interventor o supervisor debe corresponder a un profesional con
experiencia en el objeto contratado y en temas administrativos y financieros,
con criterios claros y soportados y con amplio sentido de independencia, es
decir, para cumplir con los propósitos de su misión, un interventor debe
cumplir funciones técnicas, funciones administrativas y funciones contables.
Las funciones técnicas son las que se refieren al objeto del contrato; Las
funciones administrativas son las acciones que debe adelantar el interventor
para garantizar el cumplimiento de las
cláusulas del contrato que controla y de
la normatividad referente a los contratos; las funciones contables son las
relativas al manejo de cuentas del contrato.
Por todo esto creo en la necesidad
de propiciar la creación de una Unidad de Interventoría en las organizaciones,
especialmente donde exista alto volumen de presupuestos ejecutados a través de
ésta figura de la contratación, dado el proceso de modernización en la que ésta
incursa las organizaciones contribuye a buscar la armonía en un proceso de
manera planificada, a blindar a la organización permanentemente a través de un
grupo calificado, especializado y organizado, como Unidad de apoyo y control.
Dicha Unidad deberá contar además del recurso humano capacitado y especializado en los
tipos de actividades que se celebren, con un manual formalizado mediante aprobación
por parte de la junta directiva, o de socios, que contenga los procedimientos
detallados que debe seguir la organización para realizar labores de interventoría de
contratos de consultoría, suministros, servicios y obra pública, como referente
de criterios y estandarización de los procesos.
De la misma manera llevara un archivo de todos y cada uno de
los contratos, informes y actas propias de las intervenciones ; además de un compendió de normas relacionadas
con el objeto de la Unidad, categorizada como el NORMOGRAMA de la Unidad.
OBJETIVOS
DE LA INTERVENTORIA :
-
Asegurar
el cumplimiento de las obligaciones contractuales logrando que se desarrollen
los objetos de los contratos dentro de los presupuestos de tiempo e inversión
previstos originalmente.
-
Verificar
que para el contrato se hayan cumplido en su totalidad los requisitos de
perfeccionamiento y legalización antes de la iniciar la ejecución del mismo.
-
Suscribir
el acta de iniciación de los contratos, para formalizar el inicio de las
labores.
-
Vigilar
el cumplimiento de los plazos contractuales, la vigencia del contrato y de los
amparos de la garantía única.
-
Hacer
seguimiento al cumplimiento de las obligaciones a cargo del contratista, para
suscribir el acta de cumplimiento de las obligaciones.
-
Presentar
por escrito al contratista las observaciones o las recomendaciones que estime
oportunas para el mejor cumplimiento del servicio.
-
Servir
de enlace entre el contratista y la organización
-
Supervisar
la ejecución de los recursos entregados por la organización al contratista para su desarrollo del
contrato.
-
Avisar
oportunamente a las áreas correspondientes, sobre cualquier retraso,
incumplimiento parcial o total de obligaciones durante la ejecución del
contrato, para que se adopten las medidas oportunas.
-
Elaborar
el proyecto de la liquidación definitiva
a la terminación del contrato dentro de los plazos establecidos.
RESPONSABILIDADES
DEL INTERVENTOR
El interventor responderá civil y penalmente, tanto por el
cumplimiento de las obligaciones
derivadas del contrato de interventoría , como por los hechos u
omisiones que le fueren imputables y que causen
daño o perjuicio, derivados de la celebración y ejecución del contrato
respecto del cual haya ejercido o ejerza las funciones de Interventoría.
FUNCIONES DEL INTERVENTOR
· técnicas:
-
Conocer los
pliegos de condiciones, bases del concurso o términos de referencia, y el
contrato motivo de la interventoría, así como las normas internas y externas de
la entidad sobre contratación e interventoría de contratos.
-
Informarse,
previamente a la iniciación de los trabajos, sobre los estudios, informes y
circunstancias relativas al contrato motivo de la interventoría, o que dieron
origen al mismo.
-
Solicitar al
contratista, la presentación de un informe de iniciación en donde se presente
en forma detallada, el programa de trabajo para la realización del contrato.
-
Comprobar que el
contratista cuenta con los recursos humanos, técnicos y financieros requeridos,
de acuerdo con los términos del contrato, antes de la iniciación del mismo, y
la correcta utilización de tales recursos, durante la fase de ejecución del
contrato.
-
Verificar que
los informes, estudios, conceptos y resultados del contrato, se adapten a las
normas, estándares y especificaciones que forman parte del contrato, así como a
los parámetros de calidad establecidos para la profesión o especialidad a la
que pertenezca el proyecto.
-
Evaluar el
avance y resultados del contrato, en comparación con el cronograma y plan
previstos, y exigir que se tomen las medidas correctivas necesarias en caso de
que se prevean atrasos en el programa.
- Someter
a consideración del Comité Técnico, a través del director o Jefe el área respectiva
los siguientes temas, adjuntando los documentos soporte requeridos, así como su
evaluación, concepto y recomendaciones por escrito: Modificaciones al alcance
del contrato. Solicitudes de adición en plazo y/o valor al contrato.
Reclamaciones presentadas por el contratista
-
Tomar las
medidas necesarias en caso de que se presenten incumplimientos del contratista.
-
Consignar en el
acta de terminación del contrato, el estado del estudio o proyecto a la fecha
de tal acta, y requerir al contratista
para que realice las correcciones necesarias en caso de precisarse.
-
Evaluar los
informes administrativos y técnicos presentados por el contratista como soporte
de sus respectivas cuentas de cobro, y aprobar o rechazar tales informes.
-
Programar y
realizar las reuniones de interventoría
previstas con el contratista, y redactar las actas de dichas reuniones.
-
Atender los
requerimientos de las entidades de fiscalización y control disciplinario, y de la rama jurisdiccional.
Administrativas:
-
Ejecutar un
control administrativo sobre el contratista, con amplio espíritu de
colaboración y apoyo, sin inferir en sus procedimientos privados, y sin llegar
a extremar su intervención a tal punto que sea contraproducente para el
desarrollo normal de los trabajos.
-
Presentar informes
sobre aspectos específicos, ya sean técnicos, financieros o administrativos,
cuando las condiciones del contrato lo ameriten, o su superior jerárquico lo
exija.
-
Atender las
reclamaciones del contratista, dando respuesta directa si es del caso, o
trasladando a las instancias correspondientes aquellas que no pueda resolver
directamente.
-
Informar a su
superior jerárquico sobre el desarrollo del contrato, mediante la presentación
de informes periódicos y de un informe final de interventoría.
- Suscribir
con el contratista las siguientes actas:
Acta de iniciación del contrato. Actas de reuniones de interventoría, Actas de
suspensión del contrato, cuando se presenten las causales correspondientes
previstas en el contrato respectivo, Actas de reanudación del contrato Actas de
adición o modificación del contrato, Acta de terminación del contrato. Acta de
liquidación del contrato.
-
Controlar la
inversión del anticipo entregado al contratista.
-
Estudiar y
responder las consultas o reclamaciones presentadas por el contratista, con la
diligencia requerida, evitando que se aplique el silencio administrativo
positivo contemplado en las disposiciones legales.
-Exigir
al contratista tomar las medidas para solucionar problemas específicos
referentes al contrato, entre ellos los siguientes: Retrasos en el cronograma
de ejecución del contrato. Incumplimiento del objeto y/o alcance del contrato.
Calidad insatisfactoria de los productos entregados.
-
Solicitar la
aplicación de las sanciones previstas en
el contrato, cuando ellas sean requeridas y justificadas. La aplicación de
sanciones requiere siempre de un análisis y documentación cuidadosos, y de la
asesoría Jurídica de la organización.
-
Establecer un
archivo sistematizado con toda la información técnica utilizada y producida
durante la ejecución del contrato. Este archivo será entregado al Centro
de Documentación al finalizar el
contrato.
-
Estudiar las
necesidades de adiciones o modificaciones al contrato, y en caso de que sea
pertinente, tramitar dichas adiciones o modificaciones
dentro de la Organización.
-
Controlar la
vigencia de las pólizas que respalden el contrato, y requerir al contratista
para la ampliación de las mismas que estén próximas a vencerse.
-
Asegurarse de
que en los presupuestos de los años siguientes, se prevean las partidas
requeridas para la financiación del contrato.
Contables:
-
Aprobar o
rechazar las órdenes de pago presentadas por el contratista, y darles trámite
dentro de la organización en caso de
aprobarlas.
-
Mantener al día
la contabilidad del contrato en términos de recursos invertidos, recursos por
invertir, y comparación con el presupuesto del contrato.
-
Vigilar el
mantenimiento de la ecuación contractual, y en caso de que se altere, proponer
y
-
tramitar las
medidas requeridas para su restablecimiento.
Blog: marcontrol.blogspot.com
0 comentarios:
Publicar un comentario