Características de los programas de auditoría, principio y fin del proceso auditoria.

•          Son guías detalladas sobre los procedimientos y pruebas a realizar.

• ·  Es un procedimiento metodológico que permite ordenar, controlar y desarrollar con juicio y responsabilidad el proceso auditor.

·         Son elaboradas por el auditor responsable de su aplicación.

·         Sirven como medio de control para la adecuada ejecución y supervisión de la auditoria.

·         Se requiere de un amplio conocimiento de la empresa, área, proceso, cuenta o actividad, para su diseño.

·         Se construyen  con anticipación en la etapa de planeación de la auditoria.

·         Hacen parte integral de los papeles de trabajo.

·         A través de marcas y referencias se indica la ubicación y pruebas realizadas. 

·         Su contenido debe ser flexible y sencillo.

·         Se  debe tener en cuenta normas y técnicas de auditoria, experiencias de anteriores auditorias y experiencias de terceros.

·         Su contenido debe ser relevante y guarde correspondencia con hechos ciertos y de calidad.

·         Induce al auditor a realizar diferentes pruebas, basadas en técnicas y muestreos preestablecidos.

·         Las pruebas que se pretender realizar deben ser suficientes.

·         No son estáticos y por el contrario deben ser actualizados permanentemente en razón al cambio de los procesos, la normatividad, y las estructuras.

·         Llamados también descripción de los procedimientos pasó a paso del quehacer auditor.

·         Deben ir acompañados de cuestionarios de control interno,

A manera de ejemplo a continuación represento dos guías contentivas de la cuenta del efectivo, una relacionada con el cuestionario de control interno y la otra con los procesos y procedimientos  a realizar a la cuenta: 

EFECTIVO

CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO 

CUESTIONARIO	SI	NO	N.A	OBSERVACIONES
1- Existen manuales de procedimientos ?
2- Los manuales de procedimientos son evaluados y actualizados periódicamente.
3- Las funciones de los responsables del manejo de efectivo son independientes de las del grupo?
4- La apertura de las cuentas bancarias y firmas responsables son debidamente autorizadas?
5- Los encargados del manejo de cajas menores son independientes al tesorero?
6- Existen mecanismos que garanticen: -       Los procedimientos existentes para desembolso? -       Un adecuado control de las operaciones?-       Un correcto registro de las transacciones ?
7- Los fondos recaudados a través de caja general se consignan a más tardar al día siguiente del recaudo ?
8- En la misma forma como se recibieron  (efectivo o cheque)?
9- Las cuentas bancarias son conciliadas oportunamente por funcionarios diferentes al responsable del manejo?
10- Al solicitar el reembolso de fondos para Caja Menor se presentan los comprobantes de los gastos con el fin de que sean inspeccionados por quien autoriza el reembolso?
11- Al solicitar el reembolso de fondos para Caja Menor se verifica que los comprobantes y facturas sean originales?
12- Los comprobantes que soportan los desembolsos son anulados ?
13- Se cancelan y legalizan a final de año las Cajas Menores?
14- Los recibos oficiales de Caja están debidamente prenumerados?
15- Existen restricciones para el acceso a los registros y libros de contabilidad?
16- Está restringido el acceso a las dependencias de personas distintas a quienes tienen la responsabilidad de la custodia y manejo del efectivo.?
17- Se practican arqueos sorpresivos ?
18- Las personas autorizadas para firmar órdenes de pago tienen funciones relacionadas con la elaboración de los documentos y comprobantes de ingresos o registros contables ?
19- Las funciones de los responsables del manejo de efectivo son independientes de la preparación y manejo de libros ?
20- Es adecuada la segregación de funciones en el proceso de ingresos/egresos.
21- Se elaboran conciliaciones bancarias mensualmente?
22-  Se elaboran diariamente boletines de Tesorería?
23- Los libros auxiliares de caja y banco se encuentran al día en sus registros?
24- Se anulan los cheques sin cobrar con antigüedad mayor a seis meses?25- Se registra en libros esta operación, con el fin de disponer de los recursos ?

PROCEDIMIENTO DE AUDITORIA 

PROCEDIMIENTO.	REF. P/t	Firma auditor.
1. El auditor con su equipo de trabajo discutirá los objetivos del programa y los pasos contenidos en él, asegurándose que los mismos han sido comprendidos correctamente.
2.     Prepare planilla sumaria que descomponga el efectivo por cada uno de los conceptos que lo integran, y compárelos con los saldos del periodo anterior.
3. De acuerdo al punto anterior, prepare subcédulas que incluyan los saldos de las cuentas que conforman este grupo y crúcelos con los libros auxiliares.
4. Verifique y analice las notas a los Estados Contables.
5. Analice, cruce y verifique la información del Estado de Balance General y del Estado de Actividad Financiera, Económica y Social con los demás Estados Contables básicos.
6. Para un período seleccionado, revise la secuencia numérica y cronológica de los recibos oficiales de Caja, compruebe que esté completa, sin enmendaduras y deje constancia de cualquier irregularidad.
7. Tome selectivamente movimientos diarios de Tesorería:
8. Compruebe las operaciones que dan origen a los ingresos y egresos, estableciendo  que se anexen los documentos soporte que les corresponden de acuerdo a las normas administrativas.
9. Verifique las operaciones aritméticas y los soportes que dan origen.
10. Sume los recibos de caja y crúcelos contra el comprobante de consignación y  auxiliares.
11. Determine que el efectivo recaudado haya sido consignado en su totalidad exactamente en el estado que se recibió, en las primeras horas del día siguiente a la recepción.
Tome selectivamente movimientos de bancos y:
12. Confronte las partidas registradas en los libros de bancos contra los recibos de consignación.
13. Verifique las consignaciones reportadas en el boletín de tesorería y crúcelas contra el extracto bancario.
14. Confronte las consignaciones registradas por en el extracto y las del ente público y concilie.
15. Investigue selectivamente las notas débito y crédito.
16.  Verifique que todo egreso de fondos se efectúe mediante giro de cheques individuales con base en comprobantes debidamente legalizados.
17.  En la revisión de pagos por concepto de comisiones bancarias, intereses por empréstitos financieros y servicios, verifique que los pagos o notas débito se encuentren de conformidad a las cláusulas contractuales.
18.  Para el análisis de los pagos por cualquier concepto, verifique: que en el comprobante respectivo se registre el número de  la cuenta corriente y del cheque, el nombre del banco y  valor neto girado.
19.  Tome una muestra de las conciliaciones bancarias practicadas por el ente público y:
20. Prepare sub-cédula para bancos e indique para cada uno lo siguiente:
21. Saldo según libros( totalice y coteje contra el Estado de Balance General)
22. Las partidas conciliatorias débito.
23. Las partidas conciliatorias crédito.
24. Saldo según extracto.
25. Compare los saldos contra el mayor, auxiliares y extracto bancario.
26. Investigue todas las partidas conciliatorias de importancia.
27. Examine todas las notas débito y crédito y compruebe que dichos cargos o abonos    sean imputados correctamente en la cuenta corriente respectiva o estén en la conciliación.
28. Compare contra el libro de Bancos aquellos cheques( número y valor según extracto) de alguna consideración que hayan sido girados con fecha posterior al cierre.
29. Investigue los comprobantes y soportes de los cheques pendiente de pago de alguna consideración que no han sido cobrados a la fecha del cierre
30. Analice los cheques devueltos que figuren en conciliación al final de la vigencia e investigue sus causas.
ARQUEOS
31. Practique arqueo de dineros y títulos valores en Caja General y Cajas menores en la fecha que crea conveniente.
32. Cruce el resultado del arqueo contra las cifras reflejadas en libros o registros correspondientes e investigue las diferencias.
33. Verifique que todos los documentos y comprobantes que se encuentren en caja a la fecha del arqueo, estén debidamente aprobados.

 A  continuación enumero procesos, procedimientos o actividades susceptibles de programas de auditoria, los cuales a su vez deben contemplar las dependencias responsables de su operación, registro, autorización, coordinación y custodia.

·         Efectivo,

·         Inversiones temporales.

·         Deudores Varios, cuentas por cobrar o cartera.

·         Inventarios para la venta.

·         Propiedad, planta y equipo.

·         Obligaciones financieras.

·         Cuentas por pagar.

·         Acreedores varios.

·         Pasivos laborales.

·         Contratación.

·         Presupuesto.

·         Sistemas.

·         Medio ambiente.

·         Quejas y reclamos.

·         Otras. (dependiendo su materialidad)

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Marco Bonilla M

Consultor y Asesor en los procesos de Auditoría con enfoque integral, Auditoría interna de Calidad, ISO 9001 de 2008 y NTCGP 1000:2009, con más de 20 años de experiencia. Conferencista nacional, consultor internacional en procesos de Control Interno orientados al mejoramiento de las organizaciones. Colaborador de Auditool.

Bogotá D.C., Colombia

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