“La segregación de funciones no implica más controles, si no controles
efectivos”
Una acertada política de la
organización comprender las responsabilidades; definir responsabilidades
apropiadas; evaluar los recursos del personal para determinar las mejores
prácticas; y apalancar la tecnología para apoyar una adecuada segregación de
funciones a través de herramientas de monitoreo de acceso al sistema, flujos de
trabajos automatizados entre otros.
La
segregación de funciones implica:
1.
La empresa
debe disponer de manual o protocolos de procesos y procedimientos, así como un
manual de funciones, donde todos y cada uno de los que hacen parte de la organización
se le asigne y reconozca los diferentes roles que juegan dentro de la misma;
2.
El talento humano
incorporado a la organización debe contar con el perfil necesario para acometer
con responsabilidad y calidad las labores a él encomendada;
3.
Todos y cada
uno de los empleados de la organización, deben tener claro donde parte sus
funciones y responsabilidades y donde comienzan las de sus compañeros de grupo,
área o proceso;
4.
Los
integrantes de la organización deben conocer el árbol de decisión de su empresa
además del nivel jerárquico;
5.
Ninguna persona debe ser capaz de
registrar, autorizar y conciliar una transacción y además la misma debe pasar por cuatro etapas
claves como aprobación, ejecución, registro y custodia y a través de departamentos
o unidades independientes;
6.
Para poder
identificar la distribución de funciones dentro de los procesos y
procedimientos, se requiere diagramar las actividades del proceso e identificar
los tipos y calidades de los controles para reducir aquellos que son inoperantes;
7.
Una vez se tenga identificadas las funciones de todos
y cada uno de quienes intervienen en los procesos, será más fácil endilgar
responsabilidades por la comisión de errores o pérdida del control.
A mi juicio, donde más debe existir segregación de funciones es:
Tesorería. Por ser el área más sensible, en razón al manejo de recursos monetarios y
de valores, relacionado con los recaudos y desembolsos de la compañía.
Cartera, dada su implicación de
aprobación, gestión y cobro de cuentas a terceros.
Inventarios para la venta, Especialmente en las empresas de producción y distribución, ya que de su
control y custodia depende uno de los activos más valiosos de la empresa.
Activos fijos, De su adecuado manejo dependerá el
buen respaldo y patrimonio de la Compañía.
Nomina. La selección, incorporación, y pago del personal, garantiza
contar con recurso humano adecuado, además
identifica plenamente el o los responsables de emitir las novedades.
Contabilidad. Posibilita mantener información fiable y actualizada, y preservar la
memoria institucional importante para la toma de decisiones acertadas.
Los sistemas de información automatizados. Hace que la información fluya con más rapidez, evita la comisión de
errores y proporciona mayor control en la medida que esté segregada las
funciones entre los operadores, los validadores, los consultores y quienes
tienen la autorización de modificar dicha información.
Este y otros artículos, lo encuentras en mi libro “Formación de líderes en
Auditoría y Control Interno, buenas practicas”.
Gracias
Marc
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