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Formación de lideres en Auditoría

Curso de 40 horas dirigido a estudiantes y profesionales que laboren en Auditoría Interna, Auditoría Externa, Revisoría Fiscal o que aspiren a ser auditores en Entidades del Estado y Sector Privado.

La planeación, punto de partida para el éxito del proceso auditor

La planeación consiste en fijar el curso concreto de acción que ha de seguirse, estableciendo los principios que habrán de orientarlo, la secuencia de operaciones para realizarlo, y la determinación de tiempos y números necesarios para su realización".

Bienvenidos a mi Blog

Mi blog, recoge de manera sucinta algunas reflexiones a considerar en el proceso de auditoría y control interno, fruto de la experiencia como auditor externo e interno, en un número importante de entidades. Esta iniciativa establecerá las acciones y eventos que el especializado en auditoria debería considerar, para contra restar los efectos nocivos que prácticas de la administración pública desarticulan e impiden el cumplimiento de los objetivos misionales de las entidades, con cuantiosas pérdidas en recursos y mala atención a sus usuarios, que a la postre como en el pasado propiciaron su liquidación.

viernes, 31 de agosto de 2012

De lo que nos hemos perdido por causa de la corrupción en Colombia

Basta con observar el desarrollo que en pocas décadas han podido cristalizar países como Alemania, China, Japón, quienes con su actitud respetuosa y una cultura emprendedora tanto de sus empresas como de sus gobiernos, han logrado posicionarse como modelos en desarrollo y calidad de vida, a pesar de las devastadoras pugnas internas como externas en el pasado.

Leia en estos días apartes de un hijo de inmigrantes Japoneses en México, CARLOS KASUGA OSAKA, sobre los aspectos más importantes de la cultura empresarial japonesa, presentada en la primera convención nacional de emprendedores universitarios:

“Japón es un país del tamaño de Chihuahua y Aguascalientes juntas, pero tiene 124 millones de habitantes, tiene los 10 bancos mas grandes del mundo, tiene el índice educativo y de longevidad mas alto del mundo, tiene el índice de criminalidad mas bajo del mundo y su producto nacional es igual a lo que producen Francia, Inglaterra y Alemania juntos”.

En otra parte de su intervención, menciona: “ Existen cuatro pasos para ser un empresario de excelencia. Estos pasos son: el bien ser, el bien hacer, el bien estar y el bien tener.

1. El bien ser:

Honesto, puntual y disciplinado. Por ejemplo: aquí están cerca de 600 personas. Si el conferencista llega 10 minutos tarde, estamos perdiendo 6,000 minutos en esta nación. Por eso no se puede jugar con el tiempo y menos con el tiempo de las demás personas
El principio fundamental del respeto: si no es tuyo debe ser de alguien. Si esta pluma te la encontraste en un escritorio debe ser de alguien, entonces devuélvela. Si te encuentras con un reloj o un anillo y no es tuyo, debe ser de alguien, si te encuentras una cartera tirada en la calle y no es tuya, debe ser de alguien y si te encuentras en una fiesta una mujer muy linda, y no es tuya debe ser de alguien. Y si todos respetáramos todas estas cosas, viviríamos mejor.

2. El bien hacer:

Haz las cosas bien. Si vas a nadar hazlo bien, y si vas a estudiar hazlo bien y si vas a hacer el amor hoy en la noche, hazlo bien entregándote totalmente a ello.

3. El "bien estar

Las gentes que son un- bien ser- y dan a la familia y a su escuela mas de lo que recibieron, llegarán a este paso, y quienes siguen estos tres pasos en este orden, tarde o temprano llegaran a lograr:

4. El bien tener.”

Esta sencilla pero profunda reflexión, nos indica que países como Colombia requiere revisar profundamente desde el núcleo familiar y las aulas su formación educativa basada en el respeto, donde la honradez, la puntualidad y la disciplina, sean los baluartes de sus actuaciones, propiciando un cambio cultural profundo alrededor de éstos valores, que contra resten los efectos nocivos de actuaciones pasadas.

¿Que seria del Estado Colombiano?, ¿de sus empresas?, ¿de sus sectores?, ¿de su población?, ¿de su economía?, si se hubiese generado acciones de competitividad a través de unos Ferrocarriles Nacionales modernos; de una Caja Agraria y un INDERENA forjadora de recursos hacía el agro; de un IDEMA eficiente regulador del mercado y los precios; de un Seguros Social atendiendo con prontitud y calidad el tema de la Seguridad Social; de un Ministerio de Obras contundente en el desarrollo de la Infraestructura Vial; de entidades dedicadas a la explotación de recursos naturales como ECOPETROL, CARBOCOL, generadoras del tema de las Regalías hacía la educación, la salud y la protección de los recursos naturales y del medio ambiente; de unos Puertos marítimos y fluviales con flotillas modernas para exportar con agilidad sus productos en una economía globalizada como la de hoy; con un ICT en procura de mejor la calidad de vida de sus habitantes a través de vivienda digna, entre otras.

Hoy, muchas de estas empresas liquidadas o transformadas como consecuencia de su deficiente manejo, después de malgastar o malversar el patrimonio público y dejar unos efectos nocivos fácil de evidenciar, como el de los cultivos ilícitos, los desplazamientos, la indigencia, el terrorismo, en fin, la descomposición del tejido social.

Pero como el pasado es pasado, lo dicho debe servir como memoria para no cometer los mismos errores y por el contrario corregirlos a través de la generación de una nueva cultura,.donde todos seamos participes de la transformación de nuestro país en busca de una mejor calidad de vida y responsable de nuestras acciones.

Para reflexionar: -
“…tal vez estemos en un gran incendio, en una gran crisis política, social, económica y moral; pero yo les pido a ustedes que todos los días dejemos caer una o dos gotitas de sudor y de trabajo. ¡Si así lo hacen!, Su nación se los agradecerá y Dios los bendecirá”. (Carlos kasuga Osaka)

Hasta pronto,


GASTO PUBLICO, treinta (30) maneras de mitigarlo.

“El gasto público es la cantidad de recursos financieros, materiales y humanos que el sector público representado por el gobierno emplea para el cumplimiento de sus funciones, entre las que se encuentran de manera primordial la de satisfacer los servicios públicos de la sociedad. Así mismo el gasto público es un instrumento importante de la política económica de cualquier país pues por medio de este, el gobierno influye en los niveles de consumo, inversión, empleo, etc. Así, el gasto público es considerado la devolución a la sociedad de algunos recursos económicos que el gobierno captó vía ingresos públicos, por medio de su sistema tributario principalmente” (Alberto Ibarra Mares- Introducción – Finanzas públicas.)


“De cada 100 pesos del Presupuesto General de la Nación -2012, fijado en 165,27 billones de pesos, 54,4 pesos irán a gastos de funcionamiento del Estado, 23,4 pesos se destinarán al pago de la deuda y 22,2 financiarán la inversión”.

El mayor problema que afronta las entidades públicas, es la prevalecía de bienes y servicios que no prestan ninguna utilidad o valor agregado a la organización y por el contrario la distrae y genera mayores costos, como los que enunciare más adelante.
Es en esta situación, donde el servidor público haciendo uso de la práctica del autocontrol y como responsable de los bienes asignados a su cargo, debe reportar al área competente de bienes y servicios de la entidad la correspondiente novedad de reintegro para que se descargue de su inventario individual aquellos que no aportan valor agregado al desarrollo de sus funciones.
Veamos entonces que hacer para tan delicada tarea:

1. Interiorizar en la administración pública en todos los niveles la cultura de la austeridad, a través de prácticas de socialización y capacitación continua y normativas formales.
2. Revisión juiciosa y responsable de los inventarios de bienes en poder de la administración pública, para establecer su utilidad o en su defecto proceder a su enajenación, donación o baja.
3. Generación de campañas de ahorro de los servicios públicos de la administración pública, (luz, teléfono, celular, agua, gas,), con indicadores de ahorro supervisados.
4. Reducción importante del parque automotor, asignado de manera responsable a funcionarios que por su investidura lo requieren; lo cual origine reducción importante en gastos de mantenimiento, parqueo, vigilancia, impuestos, seguros, combustibles, lubricantes, etc.
5. Asunción de políticas sobre adquisiciones, transferencias, ventas y baja de bienes, de propiedad, depreciación, valorización y contabilización.
6. Formalización y adopción de un manual como instrumento de guía y control, elemento socializador e instructor del quehacer contable, operativo y administrativo de la administración, sobre los recursos de la organización.
7. Revisión minuciosa, soportada y participativa sobre el del plan de compras anual.
8. Revisión de inversiones para evitar operaciones en entidades con alto riesgo.
9. Revisión de los montos de fondos en disponible que no generan ninguna rentabilidad.
10. Revisión de la memoria institucional al momento de estimar proyectos y estudios.
11. Eliminación de plantas paralelas de personal.
12. Tercerización de funciones propias de la entidad a través de contratos, pero suprimiendo cargos de planta.
13. Control oportuno en el vencimiento de inventarios (Medicamentos, productos perecederos).
14. Cuidado en el manejo de condiciones labores a fin de impedir sanciones.
15. Diligente defensa de los intereses de la entidad por parte de los abogados externos.
16. Oportunidad en la entrega de información oficial y obligatoria, que imposibilite la comisión de sanciones
17. Revisión rigurosa en el cumplimiento de los términos del proceso contractual, que disminuya el riesgo en su ejecución y materialización del objeto contratado.
18. Ejercicio permanente de control a través de arqueos, inventarios, conciliaciones, confirmaciones de los bienes y fondos de la organización.
19. Exigencia de garantías suficientes sobre las deudas y/o cuentas por cobrar de la organización.
20. Gestión de cobro oportuno.
21. Adquisición racional de equipos informáticos y su utilización moderada en actividades inherentes a la organización.
22. Disminución sustancial en la utilización del papel y fotocopias, contribuyendo además a mitigar la degradación ambiental, a través de medios informáticos.
23. Actualización y modernización de equipos para evitar altos costos de mantenimiento y mayor consumo por obsoletos.
24. Disminución absoluta de agasajos, fiestas, despedidas que provengan de la utilización de recursos públicos.
25. Racionalizar la comisión de horas extras.
26. Evitar la utilización desmedida de publicaciones sobre el deber ser de la organización.
27. Uso racional de pasajes aéreos y viáticos por comisiones o eventos que no generen un valor agregado importante a la organización.
28. Reducción sustancial de inmuebles en arrendamientos, en especial cuando la organización cuenta con bienes propios subutilizados.
29. Consideración permanente de la relación costo/beneficio como principio de economía a tener en cuenta en la administración pública.
30. Direccionar proyectos y tareas que contribuyan a la preservación y conservación del medio ambiente.


Recuerde: “La eficiencia y eficacia como se utilicen los recursos públicos, posibilita el aprovechamiento de recursos escasos”

La hacienda pública, un sistema esencial a controlar.

La Hacienda pública según el hacendista Gerhard Colm, es una disciplina que “estudia la forma en que se logran los objetivos del sector público a través de los medios de ingresos y gastos públicos, dirección de la administración de la deuda y las transacciones correspondientes. De forma específica estudia la manera en que se toman las decisiones por el sector público y la forma en que son realizadas y controladas. Su ámbito de análisis se asienta sobre las numerosas ciencias tradicionales”

Paradójicamente resulta que en ocasiones revisamos el árbol, pero el contexto de su función o resultado o sea el bosque queda maltrecho y no se logran los objetivos que se persiguen, la pregunta es donde esta realmente el control o donde estamos fallando.

La gestión pública en torno a la Hacienda pública y sus resultados, es vista por nuestros administradores de manera dispersa y no como un sistema donde cada uno de sus elementos juegan un papel predominante, estoy refiriéndome a la administración y organización del estado, a la política fiscal, administrativa y financiera, a los presupuestos, a los planes, al control fiscal, y a otras variables como el sistema financiero, o lo que es mas importante al recaudo y su inversión y/o gasto en los objetivos programados. A éste respecto menciona Juan Camilo Restrepo en su texto sobre Hacienda Pública, “la Hacienda Pública es una disciplina autónoma pero profundamente vinculada a otras ciencias y artes, Pretender estudiar la Hacienda Pública en el mundo contemporáneo de manera aislada de otras áreas como la economía, la política, la administración o el derecho público constituiría una inmensa equivocación. ………la forma como se invierten los recursos que maneja deba ser forzosamente un estudio multidisciplinario”

El Presupuesto General de la Nación, para la vigencia del 2011 esta fijado en cerca de $147 billones de pesos, recursos que se esperan obtener de los recaudos tributarios y deuda externa, para ser ejecutados o invertidos en los planes, programas y proyectos o, como gastos del sector público, todas estas variables sujetas a un control efectivo por los llamados organismos de control y administradores.

Cuando los objetivos no se cumplen, entonces las preguntas a tener en cuenta son: ¿Problemas en la formulación de la política?, inadecuada estructura administrativa?, corrupción?, evasión?, inadecuada priorización del gasto?, desmesurada burocracia?, débil proceso de contratación administrativa?, o rezago del patrimonio público que hace que la base para emprender acciones de mejoramiento estén distantes para cumplir los fines del Estado tendientes a mejorar la calidad de vida de la población.

Todos estos aspectos susceptibles de ser controlados a través de auditorias integrales, autocontrol, compromiso, manejo gerencial, etc, deben ser tratados paralelamente a fin de propiciar el menor error en los resultados propuestos, pero lo mas importante de ello es conocer de su existencia, por lo que se requiere de un conociendo amplio de la administración pública y de las herramientas que la misma emplea para cumplir con los objetivos propuestos.

Para hacer un examen sobre la Hacienda Pública, se requiere revisar su aspecto Piramidal:

 Estructura y organización de la Administración Pública.
 Sector descentralizado por servicios, incluido el sistema financiero.
 Descentralización fiscal, administrativa y política.
 Régimen Presupuestal Colombiano.
 Plan Nacional de Desarrollo
 Control Fiscal.

Así mismo conviene recordar que: El actual Plan Nacional de Desarrollo se denomina “Prosperidad para Todos”, del cual se espera obtener un crecimiento del 6.2%; reducción de la pobreza del 45.5% al 39.5%, es decir favorecer a cerca de $2.5 millones de colombianos; reducción del desempleo a un 9.8%.

El plan quinquenal 2010-2014- se estima en $486 Billones, donde el aporte del sector privado se tasa en $172.3 billones.

La Deuda externa se registra en cerca de US $50 mil millones, ($100 billones aprox.), donde US$38 mil millones corresponde al Sector público y US$12 mil millones al sector Privado.

Que el ingreso nacional de nuestro Producto Interno Bruto a 2009, se registro en $413.7 Billones, donde la industria aportó el 30.3%, la agricultura el 13.96 y por servicios el 55.8%.

Estos pocos y muchos más, son los indicadores actualizados a tener en cuenta, cuando se pretende evaluar o controlar el manejo de la Hacienda Pública.

Reflexión. “La Hacienda Nacional no es de quien os gobierna. Todos los depositarios de vuestros intereses deben demostraros el uso que han hecho de ellos” (Simón Bolívar, 2 de enero de 1814)

martes, 14 de agosto de 2012

La planeación, punto de partida para el éxito del proceso auditor


La planeación consiste en fijar el curso concreto de acción que ha de seguirse, estableciendo los principios que habrán de orientarlo, la secuencia de operaciones para realizarlo, y la determinación de tiempos y números necesarios para su realización".  A. Reyes Ponce“                                                              
"La planeación consiste en determinar los objetivos y formular políticas, procedimientos y métodos para lograrlos" L. J. Kazmier

Las normas de auditoría de general aceptación, así como las Normas internacionales establecen “que el auditor debe planear la auditoría de modo que el trabajo se desempeñe de una manera eficiente y sea efectiva;  Planear una auditoría implica establecer la estrategia general de auditoría para el trabajo y desarrollar un plan de auditoría, para reducir el riesgo a un nivel aceptablemente bajo. La planeación involucra al socio del trabajo y a otros miembros clave del equipo para ganar de su experiencia y clara  percepción y para enriquecer la efectividad y eficiencia del proceso de planeación”. (Nia.300)

En relación con lo anterior  a continuación sugiero algunos criterios a considerar al momento de planear la auditoria, que sin duda contribuirá a minimizar el riesgo al emitir una opinión y preservar la idoneidad profesional del grupo auditor.

1.     1-Conformación de un grupo multidisciplinario de profesionales entrenados y capacitados en auditoria.
2.     2- Asignación de un supervisor, cuya función fundamental sea velar por el cumplimiento de la programación de la auditoria en sus fases de planeación,  ejecución e informe, con perfil de alta calidad en Auditoria.
3.     3- Documentar el proceso auditor a través de un memorando de planeación.
4.      4-Definir el tipo de auditoría: financiera, de gestión, cumplimiento, control interno, área, proceso, etc.
5.    5-Conocimiento integral  de la entidad y su entorno, en lo normativo, administrativo, financiero/contable y legal. 
6.     6-Establecimiento de situaciones críticas y prioritarias como punto de partida de su desarrollo.
7.   7-Asignación adecuada del trabajo al grupo auditor por perfiles, actividades y  tiempos, generando una herramienta denominada cronograma de trabajo.  
8.      8-Definir el alcance en términos de: tipo de auditoría que se realiza, fecha de corte, filiales, seccionales, recurso humano y logística necesaria, cubrimiento de la auditoria por áreas y /o cuentas, en lo financiero, administrativo, legal, normativo, etc.   
9.       9- Considerar los antecedentes de la entidad a través de informes de auditoría anteriores, denuncias, quejas, etc.
10.   10-Justificar la necesidad de su realización. Motivo por el cual se requiere realizar dicho evento, en ocasiones por rigores de ley.
11.   11- Establecer los objetivos, tales, como:
o   Emitir opinión; 
o   Determinar la razonabilidad de los estados financieros;
o   Evaluar el sistema de control interno;
o   Formular recomendaciones; 
o   Evaluar los objetivos de las metas trazadas; 
o   Evaluar la contabilidad y el presupuesto para determinar si muestran confiabilidad;
o   Comprobar el funcionamiento de la Administración;
o   Determinar las irregularidades en el manejo de los recursos humanos;
o   Evaluar la gestión empresarial;
o   El cumplimiento de las medidas de austeridad;
o   Efectuar seguimiento a las recomendaciones dadas en informes anteriores.

12-.   Tener presente las actividades principales:

- A. Revisión de la documentación;
- B. Preparación de la auditoria/   Planeación;
- C. Ejecución de auditoría/Trabajo de campo;
- D. Informe de la auditoria /     Comunicación de resultados;
- E. Mejoramiento – Seguimiento.

13.   Propiciar reuniones con la alta dirección y las diferentes áreas objeto de auditoría, para contar con información básica y de primera mano.

14.   14- Alistamiento de los papeles de trabajo, con mayor énfasis  los programas de auditoría y cuestionarios de control interno, como guías que traza el actuar del auditor lejos de improvisaciones y riesgos innecesarios.

15.   15- Alistamiento de archivos permanentes y corrientes en la auditoria, y proyecto de oficios de presentación del grupo ante la entidad y solicitud de información general básica.   

16.  16- Definición clara de método de muestreo, marcas, y referencias.

17.  17- Relación del apoyo logístico para el grupo auditor en la organización, tales como: Oficina independiente, mesas de trabajo, computador, teléfono, archivador, servicio de fotocopiado, carnet (identificación interna). 
18.   18- Reglas de juego internas sobre el actuar del grupo de auditoría ante la entidad. Entre ellas, quien aborda el liderazgo del grupo.

19.   19-Preparación mental del grupo sobre la responsabilidad que implica esta labor en lo personal, profesional e institucional.  

2        20- Disposición y compromiso del grupo auditor con la firma de auditoría  y ante la institución o empresa que audita.

Recuerde: Sin planeación no hay control.