“La segregación de funciones está orientada a evitar que una misma
persona tenga accesos a dos o más responsabilidades dentro del sistema, de tal
forma que pueda realizar acciones o transacciones que lleven a la consumación
de un fraude.
Aunque
el principal motivo que lleva a implementar un adecuado esquema de segregación
de funciones es el cumplimiento con regulaciones, las compañías deben
aprovechar este tema para mejorar su control interno y minimizar así los
riesgos de fraude”. Por Mario Velázquez Follow @bsecuremagazine.
Como hacerlo?, tenemos la creencia que entre menos
deleguemos, mas control podemos ejercer y muchos más recursos podemos ahorrar,
pero esa falsa pretensión hace que con el tiempo lo barato salga caro ante el
manejo ineficiente e irregular como se administra especialmente las empresas
familiares o limitadas, al tener
concentrando en pocos el control de la empresa.
Veamos como el segregar funciones no solo disminuye de
manera considerable los trámites y procedimientos engorrosos en la compañía, si
no que a la vez posibilita blindar a la entidad a través de algo que el modelo
enfatiza como es el AUTOCONTROL.
La segregación de funciones implica:
- En primer lugar que la empresa disponga de un manual de procesos y procedimientos, así como un manual de funciones, donde todos y cada uno de los que hacen parte de la organización se le asigne y reconozca los diferentes roles que juegan dentro de la misma.
- Que el recurso humano incorporado a la organización cuente con el perfil necesario para acometer con responsabilidad y calidad las labores a él encomendada.
- Que todos y cada uno de los empleados de la organización distinga en donde parte sus funciones y responsabilidades y donde comienzan las de sus compañeros de grupo, área o proceso.
- Todos los integrantes de la organización deben conocer el árbol de decisión de su empresa además del nivel jerárquico.
- Es claro que ninguna persona debe ser capaz de registrar, autorizar y conciliar una transacción y además la misma debe pasar por cuatro etapas claves como aprobación, ejecución, registro y custodia y a través de departamentos o unidades independientes.
- Para poder identificar la distribución de funciones dentro de los procesos y procedimientos, se requiere diagramar las actividades del proceso e identificar los tipos y calidades de los controles para reducir aquellos que son inoperantes; generan mayores trámites y no aportan valor en términos de calidad y oportunidad.
- Una vez se tenga identificadas las funciones de todos y cada uno de quienes intervienen en los procesos, así mismo será más fácil endilgar responsabilidades por la comisión de errores o pérdida del control.
A mi juicio, donde más debe existir segregación de
funciones es:
Tesorería. Por ser el
área más sensible, en razón al manejo de recursos monetarios y de valores,
relacionado con los recaudos y desembolsos de la compañía.
Cartera, dada su
implicación de aprobación, gestión y cobro de cuentas a terceros.
Inventarios
para la venta, Especialmente en las empresas de producción y
distribución, ya que de su control y custodia depende uno de los activos más
valiosos de la empresa.
Activos fijos, De su adecuado manejo dependerá el buen respaldo
y patrimonio de la Compañía.
Nomina. La
selección, incorporación, y pago del
personal, garantiza contar con recurso humano adecuado, además identifica plenamente el o los responsables
de emitir las novedades.
Contabilidad.
Posibilita
mantener información fiable y actualizada, y preservar la memoria institucional
importante para la toma de decisiones acertadas.
Los sistemas
de información automatizados. Hace que la información fluya con más rapidez, evita
la comisión de errores y proporciona mayor control en la medida que esté
segregada las funciones entre los operadores, los validadores, los consultores
y quienes tienen la autorización de modificar dicha información.
Así las cosas, es una acertada política de la organización comprender las
responsabilidades; definir responsabilidades apropiadas; evaluar los recursos
del personal para determinar las mejores prácticas; y apalancar la tecnología
para apoyar una adecuada segregación de funciones a través de herramientas de
monitoreo de acceso al sistema, flujos de trabajos automatizados entre otros.
Hasta pronto,
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