viernes, 31 de mayo de 2013
lunes, 27 de mayo de 2013
El “ABECÉ" de la auditoria es el control interno.
Mientras
la auditoria es un proceso profesional, mediante el cual la organización espera
resultados para establecer una etapa de
mejoramiento, el control interno no es otra cosa que un sistema en donde deben
interactuar todos sus componentes, que permita su desarrollo y mejoramiento en
la medida que estos sean ideales y
cuenten con condiciones de calidad.
La auditoria, la
realiza profesionales independientes de
la actividad administrativa y operativa de la organización, mientras que el
control interno es asumido directamente por su representante legal y todos y
cada uno de los que hacen parte de la organización en la medida de sus responsabilidades,
roles y funciones, como un rigor de autocontrol.
El proceso adoptado en
auditoria, debe concebir necesariamente la revisión del control interno de la
organización, mientras que el control interno se realiza en la etapa de
autoevaluación como proceso intrínseco, base y estructura de su filosofía de
funcionamiento.
Mientras que las auditorías
externas, están llamadas en ocasiones a dictaminar sobre la razonabilidad de
los estados financieros, las oficinas de control interno, uno de los
componentes del sistema, fundamentan su
actuación en la manera de identificación, clasificación e informes contables y financieros,
al igual que su manejo y calidad del área responsables de su consolidación.
Puede entonces afirmarse que las auditorias requieren como
materia de evaluación y calificación el control interno de la organización,
diferentes a que esta última requiera de la auditoria para operar. Paradójicamente
también las auditorias requieren de
revisar y afinar su control interno propio que como el control interno de las
organizaciones aseguren el cumplimiento
de sus objetivos con calidad.
El resultado exitoso de las
auditorias se da en la medida que control interno sea evaluado en todos sus componentes y elementos, pues su cobertura proporciona y garantiza a la
organización y sus administradores el cumplimiento de sus objetivos y metas.
Veamos entonces
algunos eventos objeto de revisión por
parte de la auditoría y en relación con diferentes componentes y elementos de
control interno, entre otros:
1. Manuales de procesos y procedimientos.
2. Estilo de dirección
3. Códigos de ética y buen gobierno.
4.
Perfiles del talento humano.
5. Mapas de riesgos de los procesos misionales y de apoyo.
6. Archivos de documentación, expedientes, títulos, escrituras, etc.
7. Normograma y su aplicación.
8. Seguridad en el manejo de los bienes y recursos.
9. Segregación de funciones.
10. Inventarios físicos de manera periódica.
11. Procesos de inducción y capacitación.
12. Sistemas de comunicación con los usuarios y clientes.
13. Trámites en la atención de: usuarios/clientes/afiliados.
14. Quejas y reclamos (Urna de
Cristal).
15. Puntos de atención al usuario/cliente/afiliado.
16. Planeación. metas e indicadores.
17. Programas de bienestar social.
18. Interventoria.
19. Plan de compras.
20. Inversiones temporales.
21. Manejo del efectivo.
22. Utilización de los servicios públicos.
23. Plantas paralelas de personal.
24. Tercerización de funciones propias de la entidad.
25. Defensa de los intereses de la entidad.
26. Entrega de información oficial.
27. Uso parque automotor.
28. Selección y prestaciones económicas de la planta de personal.
29. Generación de novedades de nómina.
30. Contratos y proveedores
31. Utilización de la propiedad, planta y equipo.
32. Manejo del portafolio de inversiones.
33. Cartera de préstamos.
34. Arqueos de cajas menores y tesorería.
35. Cartera por edades y provisiones.
36. Avalúos de inmuebles
37. Políticas en el manejo de inversiones, provisiones, depreciaciones,
valorizaciones.
38. Conciliación y confirmación con áreas fuente y/o usuario.
39. Calendario de entrega de información a contabilidad para su
consolidación.
40. Perfiles de los profesionales del área contable.
41. Aportes parafiscales, impuestos y otros.
42. Registros contables de manera selectiva.
43. Cultura contable en toda la organización.
44. Notas explicativas con información básica y suficiente.
45. Defensa de los intereses de la entidad ante los despachos judiciales por
parte de los abogados externos.
46. Procesos judiciales.
47. Sistema de información automatizado de los procesos jurídicos.
48. Archivo de expedientes.
49. Supervisión y seguimiento sobre los abogados y los procesos.
50. Causación de las contingencias por cuenta de los procesos.
51. Equipos de computó.
52.
Sistema
de información.
53.
Información
en línea.
54.
Manejo
del medio ambiente.
55.
Registro
de la información desde el área fuente a través de reprocesos y medios
magnéticos.
56.
Manejo
de datos maestros
57.
Software
y seguridad de equipos.
58.
Back
up. de información clave.
59.
Mantenimiento
de equipos (Antivirus).
60.
Utilización
de los equipos.
61.
Claves
de acceso sobre archivos reservados de la organización.
62.
Manuales
de procesos y fuentes de información.
63.
Recapitulación
de normas y disposiciones.
64.
Procesos
meritocráticos.
65.
Entorno
de los bienes y servicios ofrecidos.
66.
Globalización.
Efectos
Hasta pronto....
Hasta pronto....
viernes, 17 de mayo de 2013
TREINTA (30) REGLAS PARA UNA AUDITORIA INTERNA MODERNA.
“Muchas
empresas han dejado de existir como producto de sus falencias en el control
interno, y en la falta de una auditoría interna que evalúe eficazmente la
misma. La falta de buenos controles internos normativos y aplicados, no sólo
han dado lugar a estafas o defraudaciones, sino también a graves errores en
materia de decisiones políticas, financieras, operativas, normativas, etc…
susceptibles de observancia y asesoría por parte de las auditorías internas”.
Una manera de fortalecer y mantener una
Auditoría Interna con calidad, es observar entre otras las siguientes características básicas en su construcción:
- Debe estar ubicada a un alto nivel jerárquico de la organización.
- El auditor Interno como el grupo de profesionales debe ser competente en funciones propias de la organización, con perfiles adecuados, entrenamiento técnico e idoneidad profesional.
- Su estructura organizacional debe ajustarse de manera equitativa y proporcional a la propia de la entidad y sus procesos.
- Debe contar con un equipo multidisciplinario para el desarrollo de su función asesora de toda la entidad.
- Debe contar con profesionales calificados que conozcan todo el proceso de la organización para poder prestar una asesoría oportuna y eficiente en cada proceso.
- Los integrantes de la Oficina deben mantener una permanente capacitación y socialización en los temas y ámbitos en materia de control interno y áreas de la organización.
- Como guía y fuente de consulta sobre sus actividades y roles, la auditoría interna debe concebir como propio un manual de funciones, procesos y procedimientos.
- Anualmente debe construir un Plan General de Auditoria, en el cual exprese las actividades, tiempos según calendario, productos a obtener, indicadores, frecuencia y funcionario responsable de su ejecución.
- La Auditoría Interna debe construir y mantener implementado un normo-grama socializado y actualizado sobre las disposiciones inherentes a la oficina y sistema de control interno.
- La auditoria interna desempeña una función especialmente asesora a la alta Dirección de la organización.
- La Auditoria no ejerce funciòn investigativa, no es juez y mucho menos es la responsable de atender las quejas y reclamos de sus clientes o usuarios.
- Los informes como resultado de la labor de auditoria Interna, deben ser concisos, precisos, soportados y objetivos.
- Hay que recordar, que “los informes de los funcionarios de control interno tendrán valor probatorio en los procesos disciplinarios, administrativos, judiciales y fiscales cuando las autoridades pertinentes así lo soliciten”
- Debe mantener plena independencia de sus acciones y responsabilidades, así como contar con una logística apropiada que facilite su desempeño funcional.
- Debe contar con un archivo organizado de normas, correspondencia, papeles de trabajo e informes producto de su labor profesional.
- Debe construir e implementar su propio mapa de riesgos en relación con los diferentes procesos de su competencia y adoptar mecanismos permanentes para valorar los mapas de riesgo de los procesos de la organización.
- Debe mantener permanente comunicación con las áreas de la administración, en especial con la alta Dirección.
- El auditor debe participar en los diferentes comités alusivos a temas de control interno de la organización.
- Anualmente o cuando los organismo inherentes así los establezcan, deberá realizar una evaluación al sistema de control interno de la organización.
- De manera permanente ejercerá evaluación y seguimientos a cada uno de las actividades, procesos y áreas de acuerdo con su propia planeación.
- Como soporte sobre la evaluación a las áreas, procesos y actividades y áreas, la Auditoría Interna elaborará y mantendrá papeles de trabajo.
- Realizar permanente seguimiento a los hallazgos y recomendaciones como resultado de sus tareas evaluativas consignadas en los planes de mejoramiento.
- La Auditoria Interna podrá acompañar a la administración en comités, baja de inventarios, remates, audiencias públicas y demás actos de la administración, sin perjuicio de las responsabilidades de los dueños de los procesos.
- En los Comité de Control Interno se desempeña como secretario técnico con voz pero sin voto.
- La Auditoria Interna no está facultada para emitir dictamen u opinión sobre Estados Financieros de la Organización, sin embargo debe velar por el cumplimiento de metas e indicadores del plan indicativo.
- Debe suscribir el respectivo informe de gestión a la organización y autoridades competentes.
- No obstante hacer parte de la estructura de la organización, su mayor facultad es tener independencia funcional.
- En todas sus actuaciones de evaluación y supervisión, mantendrá vigilante que la entidad cumpla los principios de eficiencia, eficacia, economía y en relación con el entorno misional.
- Permanente fomento sobre la cultura del autocontrol, a toda la organización.
- Instancia de asesoramiento y colaboración con los organismos de control externos.
Cordial saludo
lunes, 13 de mayo de 2013
LA URNA DE CRISTAL, herramienta esencial para mejorar el control interno de las organizaciones. .
“La
Urna de Cristal es un modelo de participación ciudadana, de vanguardia en
América Latina y el mundo, que busca acceder al conocimiento, experiencia e
innovación de toda la comunidad para que
entre todos propongamos soluciones a los problemas que tenemos como nación”.
Basta
con observar filas incesantes o congestión de clientes / usuarios al frente de
una entidad de servicios pública o privada, para advertir que ésta presenta
debilidades en su control interno, tales como: Trámites complejos; limitados
puntos de atención; fallas y errores en la facturación; recurso humano
insuficiente; proceso de información manual; falta de compromiso de sus
empleados; incipiente sistemas de información automatizada; rotación permanente
de personal; indebida comunicación, etc.
Lo
anterior supone la falta de controles o de procedimientos idóneos
que a la postre genera desgaste administrativo y pérdida de imagen para la
organización. Por lo tanto, la entidad requiere la adopción de un sistema como
el denominado “Urna de Cristal”, como respuesta al usuario, el cual se convierta en motor de mejoramiento
institucional y forma de evitar todo
tipo de problemáticas, incluso la deserción como cliente o usuario.
Es acá,
donde la entidad como mecanismo de autoevaluación y autocontrol y como punto de
partida de solución en primera instancia, debe ejercer un ejercicio
permanente de monitoreo a la “Urna de Cristal”, para establecer los tipos y
motivos de inconformidad de los clientes o usuarios; y en segunda instancia, revisar en que etapa o actividad del proceso
se genero la debilidad que se reclama con el objeto de tomar los correctivos,
ajustes y controles necesarios, y evitar que ese tipo de error u omisión se
vuelva a presentar en el futuro. De tal suerte, que la Urna de Cristal,
proporciona
una
vía importante para mejorar la calidad del servicio hacía sus usuarios.
La Urna de Cristal, debe ser implementada
a través de un sistema de información estadística que además de direccionar de
manera inmediata la solución y mejoramientos de los proceso, proporcione información
clave sobre las debilidades que la entidad presenta, para que una vez
clasificada y evaluada en razón a su causa y efecto, se involucren en el plan
de mejoramiento de la organización a través de actividades, controles, metas e
indicadores.
La Urna de Crista, debe ser propósito de evaluación y seguimiento permanente por parte de
los organismos de control, inclusive de la auditoría interna, como medio justo para valorar los riesgos operativos y
estratégicos que se pueden derivar de la insatisfacción del usuario.
Los diferentes
modelo tanto de control interno, gestión de calidad y desarrollo
administrativo, proporcionan los
lineamientos necesarios para mejorar los procesos en función de la Urna
de Cristal, en procura de un mejor servicio
que los cautive.
Son muchas las características y condiciones que hace al
cliente satisfecho y la busca de ellas debe ser una actividad permanente de la
organización, Recordemos:
ü El usuario / cliente es la razón y origen de las
organizaciones, por lo que se constituye en el capital más valioso a conservar y cuidar”.
ü El cliente proporciona además de ingresos potenciales
de la organización, la posibilidad que usted conserve su empleo.
ü El cliente espera la mejor atención en términos de
trato y calidad del servicio.
ü El trámite que efectúa el cliente en su entidad, no es
el único, por lo que el aprovechamiento del tiempo es vital para él.
ü El cliente como nosotros, por cuestiones laborales
dispone de poco tiempo para cumplir con los compromisos y obligaciones.
ü Los empleados que atienden público son la cara amable
o imagen de la organización.
ü El usuario de servicios públicos es el control social
del estado.
ü El cliente busca además confianza del servicio o
producto que requiere.
ü El cliente por referencia se vincula a la entidad en
busca de un servicio, no lo defraudemos.
ü El cliente / usuario es la mejor o peor propaganda
para la organización.
ü El cliente / usuario busca comodidad en el proceso de
atención.
Reflexión.
“Las quejas, reclamos y peticiones a las organizaciones son la
declaración de la no satisfacción de las expectativas de los usuarios. El
reclamo implica un elemento adicional y es la necesidad del usuario de expresar
que además de estar inconforme de acuerdo a sus expectativas, la organización
le adeuda algún elemento o servicios”
Hasta pronto.
viernes, 3 de mayo de 2013
LA MISIÓN DE LA ENTIDAD, REFERENTE DE CONTROL PERMANENTE.
"La misión es el propósito general o razón de ser
de la empresa u organización que enuncia a qué clientes sirve, qué necesidades
satisface, qué tipos de productos ofrece y en general, cuáles son los límites
de sus actividades; por tanto, es aquello que todos los que componen la empresa
u organización se sienten impelidos a realizar en el presente y futuro para
hacer realidad la visión del empresario o de los ejecutivos, y por ello, la misión es el marco de referencia que orienta
las acciones, enlaza lo deseado con lo posible, condiciona las actividades
presentes y futuras, proporciona unidad, sentido de dirección y guía en la toma
de decisiones estratégicas”
Estas consideraciones fundamentan mi propuesta de
entender que en materia de control, el
elemento primordial a tener en cuenta son los propósitos de la empresa, que en todo su ámbito se desempeñara en
términos de eficiencia, eficacia y economía principalmente.
De la misma manera, es de entenderse que el
autocontrol como fundamento de todos los que hacen parte de la organización,
deben conocer, entender, y concebir la misión como el marco obligado de todas
sus actuaciones, desde lo operativo, financiero, contable, técnico, normativo,
etc…, acciones que al no tenerse en cuenta, sin duda proporcionara un desequilibrio
del sistema de control interno
implementado y desvío de los objetivos propuestos.
Ahora, y frente a la labor de auditoria es por
demás lógico, que cualquier transacción, operación, gestión, o actividad que
vaya en contraposición de la misión de la entidad, no solo generara efectos
nocivos para la organización, si no será motivo de atención y examen por parte
del organismo o ente de control, donde su principal labor se concentrara en el
cumplimiento por parte del ente auditado en razón a sus propósitos, productos,
servicios, actividades, acciones y decisiones tomadas, so pena de obtención de
hallazgos que materializados pueden incurrir en sanciones ejemplarizantes para
quienes tiene la responsabilidad de su administración.
Veamos lo que significa los elementos de control
frente a la misión de la organización:
Planeación: Los planes y programas deben apuntar a
desarrollar y ejecutar los fines previstos en la constitución de la organización,
de su gestión depende gran parte del cumplimiento de sus objetivos y razón de
ser.
Presupuesto: Recursos consecuentes con la necesidad de
financiar las operaciones propias de la organización, sin derroche y
malversación.
Talento Humano: Obedece a una selección
de perfiles idóneos propios de la actividad básica de la organización.
Esquema organizacional:
Relevancia e importancia en el fortalecimiento de las áreas productivas de la
organización, que por sí solas soporten la naturaleza de la organización.
Administración del riesgo: Mecanismos
de preservación y mitigaciones a través de formas de control, especialmente
sobre aquellos procesos eminentemente misionales.
Sistemas y medios de información y comunicación:
Suficientes y pertinentes, que proporcione agilidad de servicios a sus clientes
o usuarios, con el respectivo reporte automático y oportuno de registros y
datos.
Procesos y procedimientos: Claros
y segregados en responsables y formalizados en manuales y/o protocolos
operativosy normativos.
Auto-evaluación y evaluación: Talento
humano vigilantes a denunciar actividades que contravienen los propósitos de la
organización, aunado a evaluaciones independientes, cuya función primordial es
detectar operaciones que no obedecen a funciones y actividades básicas de la
organización y que están plenamente descritas en la Misión de la entidad.
Esto nos lleva a concluir, que en la medida que
los diferentes actores internos y externos estén atentos a cumplir los
derroteros fijados con rigor en la MISIÓN, la probabilidad de éxito de las
organizaciones será mucho mayor y el control interno habrá sido entendido como
la estructura que lo soporta.
Hasta pronto.
Blog. marcontrol.blogspot.com
