EL ABCé DE LA AUDITORIA

“La auditoría, se define como un proceso sistemático y  profesional que consiste en obtener y evaluar objetivamente evidencias sobre las afirmaciones relativas a los actos o eventos de carácter económico – administrativo, con el fin de determinar el grado de correspondencia entre esas afirmaciones y los criterios establecidos, para luego comunicar los resultados a las personas interesadas. Se practica por profesionales calificados e independientes, de conformidad con normas y procedimientos técnicos”.  

Proceso que debe ser abordado con la suficiente claridad y calidad, sin improvisaciones, donde la planeación obedezca a realizar actividades consecuentes con el tiempo requerido y con la asignación de responsables idóneos, conocedores y especializados sobre los temas asignados.

La auditoría debe dar como resultado confianza a los administradores pero a su vez debe proporcionar hallazgos materiales asociados a planes de mejoramiento y a la contención del riesgo especialmente.

A continuación señalare  los principales aspectos a considerar en el proceso de auditor, como una guía sin que sea necesariamente todos los elementos a tener en cuenta:

A. Conformación un equipo interdisciplinario, con énfasis en profesionales que conozcan la misión de la entidad.
B. Asignación de un líder que sea el hilo conductor entre las partes, administración / auditoria.
C. Conocimiento integral de la organización por todos y cada uno de los miembros del equipo en sus ámbitos financieros, jurídicos, normativos, misionales, operativos, informáticos y administrativos.
D. Presentación del equipo ante las directivas de la organización y áreas objeto de auditoría.
E. Solicitud oficial de información clave.
F. Organización logística del equipo auditor en la organización.
G. Elaboración del Plan General de Auditoria. actividades, tiempo, responsables, indicadores
H. Reunión del equipo con áreas responsables de la auditoria, para conocer de primer plano las competencias y funciones de cada uno.
I. Distribución del trabajo en el equipo, solicitud de información inherente a cada área y soportes relacionados.
J. Realización de pruebas de campo y registro en papeles de trabajo.
K. Elaboración y discusión del borrador del informe
L. Diseño del informe final.
M. Plan de mejoramiento como compromiso de los hallazgos a corregir.

De la misma manera, tenga en cuenta que el grupo que se conforme requiere tener experiencia, conocimiento y claridad sobre los siguientes temas:

a)      Escritura y/o Ley de creación. Naturaleza de la entidad.

b)      Socios y duración de la empresa

c)      Misión, Visión, objetivos, valores corporativos, cultura y clima organizacional,

d)    Actividades: administrativas, técnicas, comerciales, financieras, de recursos humanos y personal, atención al cliente y marketing.  

e)      Estructura organizacional (Organigrama)

f)       Normatividad que le aplica:

     -Políticas institucionales.

     - Reglamento Interno.

     -Manual de Funciones.

     -Manuales de procedimientos: contable, cartera, inventarios, tesorería. ..

     -Régimen de personal.

     -Régimen de contratación.

    -Régimen tributario.    

 g)      Indicadores: 

·      Planta de personal,

·      No. de afiliados.

·      No. de seccionales, regionales, sucursales, etc, 

·      No. de equipos de cómputo.

·      Vr. activos.

·      V. pasivos.

·      Utilidad o pérdida últimos años.

·      V. Patrimonio.

·      V. Presupuesto anual.

·      Número de inmuebles.

·      Cuáles son los Procesos misionales.

·      Cuáles son los procesos de apoyo.

·      Fuente de ingresos.

·      Utilización del gasto o inversión.

h)   Estados Financieros comparativos certificados  contador público, revisor Fiscal y Representante legal.

·         Notas Explicativas a los estados Financieros.

·         Estados presupuestales, con informe de gestión.

·         Declaraciones de renta. 

·         Planes y Programas de la entidad con indicadores e informe de gestión. 

·         Programas Sistematizados, aplicativos, bases de datos.

·         Informes del Revisor Fiscal y/o Contralorías.

·         Dictamen.

·         Evaluación del sistema de Control Interno Contable y del Control Interno Institucional.

·         Planes de mejoramiento, con compromisos metas e indicadores.

·         Información sobre el entorno de la organización, competencia, mejoras practicas,  a nivel comercial, de servicios y  financiero.  

Hasta Pronto.