Por: Marco Bonilla
Si animo de menospreciar la labor de las auditorias actuales, pero sí como una forma de caracterizar sus actuaciones, a continuación señalaré los aspectos más importantes a observar, para que los resultados de las diferentes auditorias, generen resultados contundentes en busca del mejoramiento continuo de las organizaciones:
- El auditor debe estar permanente evaluando las actuaciones de la organización en pos de cumplir con la misión organizacional.
Dada que la misión es el propósito general o razón de ser de la empresa u organización que enuncia a qué clientes sirve, qué necesidades satisface, qué tipos de productos ofrece y en general, cuáles son los límites de sus actividades; es por ello, que la “misión es el marco de referencia que orienta las acciones, enlaza lo deseado con lo posible, condiciona las actividades presentes y futuras, proporciona unidad, sentido de dirección y guía en la toma de decisiones estratégicas”.
Estas consideraciones fundamentan mi propuesta de entender que en materia de control, el elemento primordial a tener en cuenta son los propósitos de la empresa, que en todo su ámbito se desempeñara en términos de eficiencia, eficacia y economía principalmente.
De la misma manera, es de entenderse que el autocontrol como fundamento de todos los que hacen parte de la organización, deben conocer, entender, y concebir la misión como el marco obligado de todas sus actuaciones, desde lo operativo, financiero, contable, técnico, normativo, etc…, acciones que al no tenerse en cuenta, sin duda proporcionara un desequilibrio del sistema de control interno implementado y desvío de los objetivos propuestos.
Ahora, y frente a la labor de auditoría es por demás lógico, que cualquier transacción, operación, gestión, o actividad que vaya en contraposición de la misión de la entidad, no solo generara efectos nocivos para la organización, si no será motivo de atención y examen por parte del organismo o ente de control, donde su principal labor se concentrara en el cumplimiento por parte del ente auditado en razón a sus propósitos, productos, servicios, actividades, acciones y decisiones tomadas, so pena de obtención de hallazgos que materializados pueden incurrir en sanciones ejemplarizantes para quienes tiene la responsabilidad de su administración.
- Que los planes de acción, asociado a una presupuestación permita financiar sin incertidumbre las tareas, metas e indicadores propuestos.
Los planes y programas deben apuntar a desarrollar y ejecutar los fines previstos en la constitución de la organización, de su gestión depende gran parte del cumplimiento de sus objetivos y razón de ser; así mismo los Presupuestos, serán recursos consecuentes con la necesidad de financiar las operaciones propias de la organización, sin derroche y malversación.
- Informes de gestión
Clarifica la manera transparente y detallada el actuar de la administración y las diferentes áreas misionales y de apoyo; por lo que su observancia y el seguimiento por parte de la Auditoria de ésta clase de informes, certifica la correcta actuación de la administración o en caso contrario propicia recomendaciones como indicador de acción para futuras actuaciones de la administración.
- Los informes financieros con sus estados y notas explicativas.
Los estados financieros registran los resultados económicos obtenidos por la gestión integral del negocio o servicio que la organización ejecuta, cuya información interesa a varios sectores de la sociedad como son:
Los dueños y/o accionistas; los directivos y funcionarios; a la Administración; Supervisores y organismos de control; a las instituciones de crédito, financieras y compañías de seguros; entidades gubernamentales; a los trabajadores; a los proveedores y acreedores; a los inversionistas; al público en general, entre muchos otros.
Bajo ésta óptica, la auditoría debe traducirse en un examen a los estados financieros de manera integral de sus operaciones y soportes, en lo económico, administrativo, financiero/contable, jurídico, ambiental, .etc, consecuente con la gestión, cumplimiento normativo, control interno y de cara al desarrollo de la misión organizacional, que de tranquilidad y confianza al núcleo social de su interés.
La importancia de revisar las NOTAS radica en agilizar el tiempo de que dispone el grupo auditor para el desarrollo de la respectiva auditoría y proporcionar los lineamientos para direccionar las etapas de planeación y ejecución hacía los procesos críticos y relevantes de la organización.
Sin duda las NOTAS en su parte inicial proporciona evidencias sobre la naturaleza de la entidad, creación, y referentes normativos y jurídicos; sus políticas, sistema y prácticas contables, para entrar a detallar los diferentes rubros que hacen parte de los estados financieros, que ubican a la auditoria sobre el tipo de entidad a evaluar, desde lo contable, administrativo y financiero.
- Sistema de control interno
El control interno no es otra cosa que un sistema en donde deben interactuar todos sus componentes en aras de su desarrollo y mejoramiento, en la medida que estos sean ideales y cuenten con condiciones de calidad.
El resultado exitoso de las auditorias se da en la medida que control interno sea evaluado en todos sus componentes y elementos, pues su cobertura proporciona y garantiza a la organización y sus administradores el cumplimiento de sus objetivos y metas
- Planes de mejoramiento.
Los planes de mejoramiento conciben el final y el inicio de los ciclos en busca de obtener los mejores resultados de las organizaciones, de tal suerte que es, en su estructuración y la adopción de compromisos donde se gesta el camino en busca de corregir las debilidades y fortalecer el actuar de las organizaciones.
Gracias,
LIBROS ESCRITOS POR MARCO BONILLA:
El ABC de la Hacienda Pública, referente constitucional y legal
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Marco Bonilla M
Consultor y Asesor en los procesos de Auditoría con enfoque integral, Auditoría interna de Calidad, ISO 9001 de 2008 y NTCGP 1000:2009, con más de 20 años de experiencia. Conferencista nacional, consultor internacional en procesos de Control Interno orientados al mejoramiento de las organizaciones. Colaborador de Auditool.
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