Por: Marcbon/007.
“El padre de la administración moderna”, como se le denomino a Peter Drucker, tenía como filosofía que el sentido común y la sencillez son los ingredientes más importantes para construir organizaciones exitosas.
Las cinco preguntas en cuestión, apuntaban a identificar aspectos relacionados con la Misión; los clientes que se requieren; lo que valora ese cliente; los resultados y la manera de planear apara obtenerlos, que en resumen sirven para saber “qué estás haciendo, por qué y qué debes hacer para mejorar el desempeño de una organización.
De la lectura de su libro se desprende que para obtener resultados exitosos se requiere una alineación completa entre la misión, los clientes, lo que le interesa recibir al cliente, los resultados de la gestión, y el plan que no es otro que las acciones que se necesitan para cumplir con el circulo estratégico, el cual debe estar siendo continuamente evaluado.
Considera Druker en relación con la Misión, que parece increíble que muchas organizaciones, operan sin contestarse esa pregunta tan básica y fundamental, por lo que su planeación, programación, actividades y presupuestos, como sus resultados no cumplen objetivos, ocasionando fracasos y desperdicio de recursos, principalmente en el sector público, pero también en el social y, en menor medida, el empresarial.
Entendamos entonces que “La Misión es el propósito general o razón de ser de la empresa u organización que enuncia a qué clientes sirve, qué necesidades satisface, qué tipos de productos ofrece y en general, cuáles son los límites de sus actividades; por tanto, es aquello que todos los que componen la empresa u organización se sienten impelidos a realizar en el presente y futuro para hacer realidad la visión del empresario o de los ejecutivos, y por ello, la misión es el marco de referencia que orienta las acciones, enlaza lo deseado con lo posible, condiciona las actividades presentes y futuras, proporciona unidad, sentido de dirección y guía en la toma de decisiones estratégicas”
Estas consideraciones fundamentan mi propuesta de entender que en materia de control, el elemento primordial a tener en cuenta son los propósitos de la empresa, que en todo su ámbito se desempeñara en términos de eficiencia, eficacia y economía principalmente.
De la misma manera, es de entenderse que el autocontrol como fundamento de todos los que hacen parte de la organización, deben conocer, entender, y concebir la misión como el marco obligado de todas sus actuaciones, desde lo operativo, financiero, contable, técnico, normativo, etc…, acciones que al no tenerse en cuenta, sin duda proporcionara un desequilibrio del sistema de control interno implementado y desvío de los objetivos propuestos.
Ahora, y frente a la labor de auditoría es por demás lógico, que cualquier transacción, operación, gestión, o actividad que vaya en contraposición de la misión de la entidad, no solo generara efectos nocivos para la organización, si no será motivo de atención y examen por parte del organismo o ente de control, donde su principal labor se concentrara en el cumplimiento por parte del ente auditado en razón a sus propósitos, productos, servicios, actividades, acciones y decisiones tomadas, so pena de obtención de hallazgos que materializados pueden incurrir en sanciones ejemplarizantes para quienes tiene la responsabilidad de su administración.
Veamos lo que significa los elementos de control frente a la misión de la organización:
Planeación: Los planes y programas deben apuntar a desarrollar y ejecutar los fines previstos en la constitución de la organización, de su gestión depende gran parte del cumplimiento de sus objetivos y razón de ser.
Presupuesto: Recursos consecuentes con la necesidad de financiar las operaciones propias de la organización, sin derroche y malversación.
Talento Humano: Obedece a una selección de perfiles idóneos propios de la actividad básica de la organización.
Esquema organizacional: Relevancia e importancia en el fortalecimiento de las áreas productivas de la organización, que por sí solas soporten la naturaleza de la organización.
Administración del riesgo: Mecanismos de preservación y mitigaciones a través de formas de control, especialmente sobre aquellos procesos eminentemente misionales.
Sistemas y medios de información y comunicación: Suficientes y pertinentes, que proporcione agilidad de servicios a sus clientes o usuarios, con el respectivo reporte automático y oportuno de registros y datos.
Procesos y procedimientos: Claros y segregados en responsables y formalizados en manuales y/o protocolos operativos y normativos.
Autoevaluación y evaluación: Talento humano vigilantes a denunciar actividades que contravienen los propósitos de la organización, aunado a evaluaciones independientes, cuya función primordial es detectar operaciones que no obedecen a funciones y actividades básicas de la organización y que están plenamente descritas en la Misión de la entidad.
Esto nos lleva a concluir, que en la medida que los diferentes actores internos y externos estén atentos a cumplir los derroteros fijados con rigor en la MISIÓN, la probabilidad de éxito de las organizaciones será mucho mayor y el control interno habrá sido entendido como la estructura que lo soporta.
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Marco Bonilla M
Consultor y Asesor en los procesos de Auditoría con enfoque integral, Auditoría interna de Calidad, ISO 9001 de 2008 y NTCGP 1000:2009, con más de 20 años de experiencia. Conferencista nacional, consultor internacional en procesos de Control Interno orientados al mejoramiento de las organizaciones. Colaborador de Auditool.
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