Por: Marco Bonilla
AMBIENTE DE CONTROL
1. Es fundamental la participación del personal en la identificación de los valores corporativos.
2. Perseverar en la identificación de los valores para fortalecer la cultura organizacional.
3. Emplear los medios de difusión necesarios para promover e interiorizar los principios y valores corporativos.
4. La Alta Dirección debe asumir plena y responsablemente el compromiso con el Sistema de Control Interno de la organización.
5. La Alta Dirección debe involucrar la implementación del Sistema de Control Interno a otros niveles de la organización.
6. El conocimiento mediante la capacitación de la misión, visión, normas, planes, programas y proyectos en todos los niveles de la organización es el referente primario y eventual a adelantar, como fundamento para sensibilizar y fortalecer la cultura de AUTOCONTROL.
7. Se hace indispensable evaluar en qué medida el autocontrol se está reflejando en el ambiente organizacional.
8. El interiorizar el compromiso, responsabilidad y sentido de pertenencia de los empleados en la organización propician intrínsecamente una actuación natural.
9. Propiciar la generación de espacios en la organización para el diálogo, como medio para generar un ambiente organizacional respetuoso, abierto y de confianza, por cuanto los aportes de los funcionarios contribuyen a la toma de decisiones en la organización.
10. La claridad y fluidez de la información en la organización propician comunicación asertiva y decisiones oportunas y responsables.
EVALUACION DEL RIESGO
11. Para valorar los riesgos, implica que la organización los tenga plenamente identificados.
12. Pero más que identificados, se requiere del conocimiento por parte de los funcionarios sobre la existencia de riesgos en el desarrollo de sus tareas.
13. La participación de las dependencias en la formulación de acciones para el manejo de riesgos es una medida necesaria y fundamental.
14. El conocimiento que deben tener los funcionarios sobre los planes para el manejo de los riesgos, es una tarea permanente de la organización, asociada a la implementación de las acciones previstas en el plan de manejo de riesgos.
ACTIVIDADES DE CONTROL.
15. Cerciórese que la estructura organizacional responde a los objetivos, misión y procesos organizacionales.
16. Establecer que la adaptación de la organización sea dinámica en función de los cambios internos y del entorno.
17. Cotejar la oportunidad en la toma de las decisiones en la organización, así como la respuesta oportuna de la organización en la prestación de los servicios o producto.
18. Identifique los principales instrumentos para la planeación organizacional y que exista una relación estratégica entre los objetivos de la organización con los programas, proyectos y planes operativos de cada dependencia.
19. Es importante la activa participación de los funcionarios en la planeación de la organización.
20. La adopción de mecanismos efectivos para el seguimiento de lo planeado, como indicadores, estadísticas…
21. Identificación clara entre los procesos misionales y de apoyo.
22. Que exista mecanismos para la revisión y actualización de los procesos y procedimientos para mejorar la gestión.
23. Establecer e identificar los puntos de control en los procesos.
24. Que exista una clara e inequívoca designación de los responsables en la administración y ejecución de los procesos y procedimientos en la organización.
25. La existencia de información básica y actualizada del equipo humano de la organización.
26. Mecanismos oportunos en la atención a las diferentes situaciones de orden administrativo que requieren los funcionarios de la organización.
27. La formulación y ejecución de planes de bienestar.
28. Adopción y fortalecimiento de las competencias personales e institucionales a través del plan de capacitación.
29. Garantizar la conservación, disponibilidad, consulta y seguridad de la información y que esté acorde con acto resolutorio vigente
30. Conservación de la memoria organizacional que permita ser la base para la adecuada toma de decisiones en la organización.
31. Actualizar y formalizar los manuales de funciones, procesos y procedimientos, y técnicos, como protocolos de actuación de los funcionarios a todo nivel.
32. Cuidar de dar participación a los funcionarios en la elaboración de los manuales de procesos y procedimientos, como manera de percibir los mejores aportes e interiorizarlos oportunamente en la dependencia correspondiente.
33. Guardar coherencia de los diferentes manuales con el quehacer organizacional.
34. El conocimiento y aplicación de los manuales por parte de los funcionarios es básico y obligatorio, razón por la cual las novedades que se sucedan deben ser interiorizadas y socializadas de manera inmediata.
INFORMACION Y COMUNICACIÓN.
35. La capacitación a los funcionarios de la organización sobre tecnologías de la información
36. Implementar la automatización de los procesos de la organización.
37. Que exista coherencia de la información que fluye en la organización con sus propósitos y actividades.
38. Que el desarrollo informático de la organización éste debidamente planeado.
39. Que la organización tenga implementado mecanismos que garantizan la seguridad de la información.
40. Tener certeza sobre la confiabilidad, oportunidad, integridad y precisión de la información como base para la toma de decisiones en la organización.
41. El acceso para consultar la normatividad tanto general como específica de la organización debe ser dinámica y Sistematizada, igualmente socializada a todos los responsables y según sus competencias.
ACTIVIDADES DE SUPERVISIÓN
42. Diseñar instrumentos o herramientas actualizados para la autoevaluación de la organización, los cuales permitirán medir el cumplimiento de la gestión en su conjunto.
43. La participación de los funcionarios en actividades de supervisión conducen al mejoramiento continuo de la gestión organizacional.
44. Para el mejoramiento de la gestión institucional, los aportes, asesoría y acompañamiento de la Revisoría Fiscal, Auditoria interna y Externa serán materia clave paras corregir desviaciones del control interno existente.
45. Dichos aportes de igual manera deben ser considerados para establecer si el desarrollo de programas por parte de la Revisoría Fiscal y los organismos de Vigilancia fomentan la cultura de autocontrol
46. Las recomendaciones de estos organismos de control será siempre de seguimiento y de particular atención.
47. El conocimiento sobre la existencia y funciones del Comité de auditoría, es un referente importante de todos y cada uno de los que hacen parte de la organización.
48. Se requiere conocer la contribución de las propuestas que hace el Comité para el mejoramiento organizacional.
49. La oportunidad de los planes de mejoramiento, la concertación con los responsables de las áreas o los procesos en la definición de los planes de mejoramiento y/o acciones
correctivas es una tarea a realizar después de cada evaluación al sistema de control interno
50. Establecer si los planes de mejoramiento y/o acciones correctivas, consideran las observaciones y recomendaciones de la Oficina de Control Interno y de los entes externos de control.
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