“AUDITORIA AMBIENTAL”, herramienta para preservar el medio ambiente.

Reflexión: “Se llama medio ambiente, porque ya acabamos con la otra mitad”

“La Environmental Protection Agency (EPA) adopta la siguiente definición: “Revisión objetiva, periódica, documentada y sistemática, llevada a cabo por entidades homologadas sobre instalaciones y prácticas relacionadas con estándares medioambientales”.

Autores como M.T. Estevan  la definen como “Proceso de evaluación sistemática, objetiva, independiente y periódica del sistema de protección ambiental de la empresa en una determinada instalación o actividad, que permite mejorar las actuaciones en materia de medio ambiente, de las actividades industriales, agrícolas y ganaderas, de la construcción y los servicios, y 0que facilita el suministro de información relevante al público”.

Para el Banco Mundial, una auditoría ambiental es “Un examen o revisión metódica de la información ambiental de una organización, una instalación, o un sitio, para verificar si ellos se ajustan, y en qué medida, con criterios de auditoría especificados”.

La Norma ISO 14.001 establece en una de sus partes de la serie de normas voluntarias, … a orientar a una estandarización y unificación de criterios a nivel mundial para crear Sistemas de Gestión Ambiental y para la realización de Auditorías ambientales en una empresa o institución.

La gestión ambiental abarca una gama completa de materias que incluyen la protección del entorno y de los recursos, la producción limpia, y aspectos relacionados a implicancias estratégicas y competitivas de mercados cada vez más exigentes.

El programa de auditoría de la organización, incluyendo cualquier cronograma, debe basarse en la importancia ambiental de la actividad en cuestión y en los resultados de auditorías previas. Para considerarse completos, los procedimientos de auditoría deben abarcar el alcance, la frecuencia y las metodologías de las auditorías, así como también las responsabilidades y requisitos para conducir las auditorías e informar los resultados.

La auditoría ambiental fue adoptada por las empresas de Estados Unidos como una herramienta de gestión utilizada para identificar los impactos ambientales derivados de su actividad, y con el propósito de: minimizar los impactos y reducir los costos por daños; aplicar medidas preventivas y correctivas, y evitar quejas y sanciones. Así muchas empresas ejecutaron auditorías ambientales de manera voluntaria para presentarlas ante la autoridad de aplicación (Environmental Protection Agency,EPA) con motivo de las inspecciones periódicas, y de esta forma mejorar su imagen, demostrando autodisciplina ambiental. En la Unión Europea, aparecieron las auditorías ambientales en 1984, siendo Holanda quién las incorporó como instrumentos de gestión ambiental.

En la práctica de una auditoria, además de conocimiento y experiencia que el grupo debe tener sobre el proceso formal, requiere que uno o más miembros del equipo tengan competencia relevante para éste tipo de auditoría, esto es, que el equipo de auditoría debe poseer la calificación (experiencia) necesaria así como el conocimiento de los aspectos ambientales de la organización, instalación o sitio bajo consideración.

A manera de introducción se citan objetivos principales de las auditorías ambientales:

• diagnosticar la situación ambiental de una empresa,
• evaluar el cumplimiento de las disposiciones legales relativas al ambiente,
• definir las responsabilidades de cumplimiento de los individuos y de las empresas,
• investigar hechos durante la adquisición o desmatelamientos de instalaciones,
• hacer un seguimiento e informar acerca de los costos asociados al cumplimiento ambiental,
• incrementar la concientización del personal sobre las responsabilidades ambientales,
• llevar registros, cuentas ambientales.
• informar a terceros las actividades de la empresa en materia de protección del ambiente.
• Riesgos que puedan resultar de su situación actual y su responsabilidad legal.
• Destacar los puntos fuertes de la política ambiental empresarial que pueden ser comunicados públicamente, y mejorar los puntos débiles de la misma,
• Identificar un conjunto de soluciones técnicas y económicamente viables que permitan alcanzar el cumplimiento de la normativa vigente,
• Mejorar el conocimiento de los procesos (materias primas, reactivos, productos, subproductos, costos de producción),
• Caracterizar los efluentes, emisiones y residuos que se generan (tipo, cantidad, composición, fuente generadora y causa de la generación),
• Establecer criterios de prioridad en el tratamiento y corrección de los defectos detectados,
• Identificación y análisis de los impactos ambientales que la actividad produce en el entorno,
• Definir o mejorar el plan de higiene y seguridad industrial,
• Evaluación económico-financiera de la inversión necesaria para ejecutar las alternativas y medidas diseñadas,
• Aumentar la rentabilidad económico-financiera de la empresa,
• Aportar la información necesaria para el diseño de un Plan de Comunicación, interno y externo, que satisfaga los requerimientos institucionales y sociales. 

A continuación se anexa un cuestionario tomado de la Norma ISO 14.000; Adaptado por Mariano Seoánez Calvo y colaboradores -INIA- Madrid.

CUESTIONARIO MODELO PARA LA AUDITORÍA AMBIENTAL

Información General

1­ ¿Posee la empresa un sistema o plan de gestión ambiental escrito y actualizado?  SI_______ NO_______

2­ ¿Posee un plan de emergencia escrito y actualizado en caso de accidentes graves? SI_______ NO_______

3­ ¿Posee un plan escrito y actualizado de mantenimiento de la planta? SI_______ NO_______

4­ ¿Posee un sistema de higiene y seguridad en el trabajo escrito y actualizado? SI_______ NO_______

5­ ¿Posee un sistema de información y capacitación de personal acerca del manejo de  máquinas y manipulación y eliminación de materias o sustancias utilizadas en planta? SI_______ NO_______

6­ ¿Se guardan copias de todos los informes, autorizaciones, permisos, etc. de nivel municipal y provincial? SI_______ NO_______

7­ ¿Posee la empresa gestores y transportistas externos contratados? SI_______ NO_______

8­ ¿Cuenta la empresa con plantas de tratamiento, sistemas de depuración y sistemas de eliminación de residuos sólidos, líquidos y gaseosos? SI_______ NO_______

9­ ¿Posee la empresa documentación escrita respecto del funcionamiento de las plantas de tratamiento, sistemas de depuración y sistemas de eliminación de residuos sólidos, líquidos y gaseosos? SI___ NO_______

10 ­ ¿Se realiza la calibración periódica de los sistemas de medición y control de las plantas de fabricación, almacenamiento y tratamiento? SI___  NO_______

11­ ¿Posee la empresa una base de datos registral y actualizada que permita evaluar y contrastar resultados? SI______ NO______

Materias Primas y Almacenamientos

12­Consumo de materias primas. Inventario

Materias primas _______________________

Energía _____________________________

Agua _______________________________

Combustibles _________________________

13 ­¿Se realiza un almacenamiento selectivo de materias primas y productos en función de su composición, propiedades, manipulación y riego? SI_______ NO_______

14­¿Se mantiene registro y copia de las compras y acopio de materias primas y de los proveedores? SI_______ NO_______

15­¿Conoce el personal la composición, propiedades, riesgos, requisitos de manipulación,etc. de cada materia prima? SI_______ NO_______

16­¿Se emplean en la planta sustancias consideradas tóxicas o peligrosas?

SI_______ NO_______

17­¿Cuenta la empresa con todas las autorizaciones y requisitos para abastecerse de la materia prima y del resto de las sustancias que utiliza?

SI_______ NO_______

18­¿Cuenta la empresa con información documentada para un correcta gestión de las materias primas? SI_______ NO_______

Residuos Sólidos

19­Productos fabricados ____________________

 Residuos generados _____________________ Cantidad ____________

 20­¿Se realiza un almacenamiento selectivo de los residuos generados en función de su composición, propiedades, manipulación, riesgo y vida activa?

SI_______ NO_______

21­¿Toma el personal las medidas necesarias para la manipulación de los residuos? SI_______ NO_______

22­¿Cuenta la empresa con información documentadas para una correcta gestión de los residuos (almacenamiento, tratamiento, eliminación, transporte, disposición final? SI_______ NO_______

23­¿Cuenta la empresa con documentación escrita sobre los métodos de análisis de residuos y los límites permitidos de vertido? SI____ NO_____

24­¿Cuenta la empresa con envases adecuados para el almacenamiento de residuos de forma de evitar fugas, derrames y accidentes? SI____NO_______

25­¿Cuenta la empresa con un registro actualizado de las operaciones de salida y entrada de residuos (transporte, destino, procedencia, tipo de tratamiento o eliminación, disposición final, etc.)? SI_______ NO_______

26­¿La empresa se encarga de gestionar, tratar y disponer los residuos por cuenta propia? SI_______ NO_______

Residuos tóxicos y peligrosos

27­¿Se producen en planta residuos tóxicos y peligrosos? SI_______ NO_______

28­¿Se aplica algún método de caracterización de residuos tóxicos y peligrosos

(composición química, propiedades físico-químicas, volumen, peso)? SI_______ NO_______

29­¿Se conoce la cantidad anual de residuos generados por cada tipo? SI_______ NO_______

30­¿Cumple la empresa con normas técnicas de almacenamiento, envasado y etiquetado de residuos tóxicos y peligrosos? SI_______ NO_______

31­¿Está registrada la empresa como generadora de residuos tóxicos y peligrosos? SI_______ NO_______

32­¿Conoce el personal las características de los residuos y el riesgo asociado a su manipulación? SI_______ NO_______

33­¿Los sitios de almacenamiento de residuos tóxicos y peligrosos están separados y señalizados correctamente? SI_______ NO_______

34­¿Existe un circuito señalizado para la salida de residuos tóxicos y peligrosos? SI_______ NO_______

35­¿Existe un sistema de control y mantenimiento de dichas vías de salida? SI_______ NO_______

36­¿Cuenta la empresa con un plan de emergencia en caso de fugas, derrames o averías en dichas vías de salida? SI_______ NO_______

Emisiones

37­¿Conoce la empresa la composición y opacidad de las emisiones gaseosas?  SI_______ NO_______

38­Productos emitidos_____________________ Cantidad _________

39­¿Cuenta la empresa con información documentada para una correcta gestión de estas emisiones? SI_______ NO_______

40­¿Cuenta la empresa con sistemas de tratamiento o depuración previo a la emisión al aire? SI_______ NO_______

41­¿Cuenta la empresa con documentación escrita sobre los métodos de análisis de efluentes gaseosos y los límites permitidos de emisión? SI_______ NO_______

42­¿Se conoce la cantidad anual de gas, vapores y residuos emitidos por la planta? SI_______ NO_______

43­¿Existe en la empresa información escrita y conocimiento sobre las propiedades y efectos sobre el ambiente de cada producto que se emite al aire? SI_______ NO_______

Efluentes y Vertidos

44­¿Conoce la empresa la composición de todos los efluentes líquidos que se producen en planta? SI_______ NO_______

45­Efluentes líquidos ____________________ Cantidad __________

46­Productos que contienen los efluentes líquidos

Tipo _______________________ Cantidad ___________

47­¿Cuentas la empresa con información documentada para una correcta gestión de estos efluentes? SI_______ NO_______

48­¿Cuenta la empresa con sistemas de tratamiento de efluentes antes de su vertido? SI_______ No______

49­¿Qué tipo de tratamiento se aplican a estos efluentes?

________________________________________________________________________

50­¿En que tipo de cuerpo receptor se producen los vertidos? SI___NO_______

51­¿Se conocen todas las características físico-químicas y biológicas de los efluentes líquidos? SI_______ NO_______

52­¿Cuenta la empresa con documentación escrita sobre los métodos de análisis de efluentes líquidos y los límites permitidos de vuelco? SI_______ NO_______

53­¿Existe en la empresa información escrita y conocimiento sobre las propiedades y efectos sobre el ambiente de los efluentes líquidos vertidos? SI_______ NO_______

Gestión Ambiental

54­¿Posee la empresa un departamento o sección encargada de los aspectos

ambientales? SI_______ NO_______

55­¿Posee la empresa registro de todos los parámetros que afectan la gestión ambiental,tipo, característica y volumen de residuos almacenamiento, tratamientos, disposición final, planes de emergencia, etc.)? SI_______ NO_______

56­¿Posee la empresa un plan de auditorías ambientales? SI____NO_______

57­¿Se aplica periódicamente el plan de auditorías ambientales? SI_______ NO_______

58­¿Posee la empresa registro de todos los informes de auditorías previas? SI_______ NO_______

59­¿Posee la empresa un plan escrito y actualizado de minimización de residuos (sólidos, líquidos o gaseosos? SI_______ NO_______

60­¿Posee la empresa un programa de formación y capacitación de personal en técnicas y métodos ambientales? SI_______ NO_______

Hasta pronto….

Blog: marcontrol.blogspot.com

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LEY SOX – Lineamientos de control a considerar en eventos de corrupción, defraudación e irregularidades.

 “El SOX, abreviatura para Sarbanes Oxley Act es una ley americana que ha sido emitida en el 2002 en los Estados Unidos, para dar una respuesta firme a los repetidos escándalos financieros que se había producido los años inmediatamente anteriores. El nombre de la ley se deriva de los apellidos de sus dos principales patrocinadores, el diputado Michael G Oxley y el senador Paul S. Sarbanes.

 La confianza de los inversores en la información financiera emitida por las empresas estaban muy mermada, con efectos negativos sobre la eficiencia los mercados de capitales. Asustados por las repercusiones económicas que el prolongarse esta situación hubiese podido causar, las autoridades americanas decidieron la mejor solución para revolver la confianza a los inversores endureciendo los controles impuestos a las empresas. De hecho, veremos que el SOX endurece bastante los controles que deben existir en una empresa para la formulación de sus cuentas anuales y otros informes financieros que tenga que emitir.

Esta ley, es una respuesta por parte del gobierno estadounidense a los escándalos financieros ocurridos durante los años 2001 y principios del 2002 en su territorio; muchas de las grandes empresas americanas eran organizaciones que gozaban de plena confianza pública y sus títulos

Valores se encontraban bien posesionados en el sistema financiero norteamericano.

Tal vez, el caso Enron, es el caso más publicitado y de mayor impacto en el público, puesto que esta compañía, considerada por la prestigiosa revista Fortune a mediados del 2001, como el séptimo grupo empresarial de mayor valor en EE.UU, escondió durante varios períodos fiscales deudas superiores a U$ 600 millones.

Los objetivos principales de la ley son monitorear la industria de la contabilidad, sancionar a los ejecutivos que cometan fraudes corporativos e incrementar el presupuesto para auditores e investigadores de los Securities and Exchange Commision (SEC). Su gran alcance, como ya se mencionó anteriormente, está diseñado para restaurar la confianza en los informes financieros corporativos, plantear grandes cambios en la gestión de las empresas públicas, aunque también pretenden abrir nuevas oportunidades.

Así pues, la ley Sarbanes Oxley se centra en todo lo relacionado con la creación de procedimientos, documentándolos, controlándolos y comunicándolos, como también requiere que las empresas mejoren su contabilidad utilizando políticas y procedimientos financieros documentados, además de una generación de informes financieros más rápida.

En relación con el control interno la Ley recomienda:

• Asesoramiento del diseño y la eficacia del funcionamiento de los controles internos relacionados con el mantenimiento de los balances financieros relevantes.
• Comprensión de la importancia de las transacciones anotadas, autorizadas, procesadas, y contabilizadas.
• Documentar suficiente información sobre el flujo de transacciones para identificar posibles errores o fraudes que hayan podido ocurrir.
• Evaluar la credibilidad de los controles de la compañía, de acuerdo con el “COSO” (Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission), organización encargada de identificar fraudes financieros.
• Evaluar los controles diseñados para prevenir o detectar fraudes, incluidos los controles a la dirección.
• Evaluar el control del proceso del informe financiero al final de ejercicio.
• Evaluar el control sobre la veracidad de los asientos contables.”  (tomado del Boletín 17 Consultorio Contable  U. Eafit).

 Traigo a colación la referida Ley, que si bien tiene su referente en  entidades del sector  bursátil  de gran escala, muchos de los acápites citados proporcionan lineamientos a tener en cuenta para reglamentar y aplicar las mejores prácticas en el ejercicio de la auditoria y la administración que posibiliten ejercer una mayor control y recuperar la confianza  ante la oleada de corrupción, ineficiencia e irregularidades como se manejan las entidades públicas y privadas en nuestras naciones.

Para el caso de las auditorías externas,  se relacionan algunos condicionamientos en los servicios a tener en cuenta y algunos de ellos  no podrán ser prestados simultáneamente ante las entidades vigiladas:

• Llevar la contabilidad o elaborar estados financieros de la compañía registrada.
• Diseño e implementación de sistemas de información contable y sistemas de información financiera.
• Servicios que impliquen la realización de avalúos o servicios actuariales.
• Consultoría de control interno.
• Servicios de administración y recursos humanos.
• Servicios de asesoría financiera.
• Consultoría jurídica no ligada a los servicios de auditoría.
• Todos los servicios que presten las firmas de auditoría deberán ser aprobados por el Comité de auditoría.
• Las firmas de auditoría externa deberán ser contratadas por el Comité de auditoría, esta como organismo independiente de la entidad
• Rotación periódica de los equipos de auditoría, como fomento al nivel de independencia entre la entidad y el ente auditor.
• Endurecimiento en las penalidades a las firmas auditoras que no cumplan sus funciones propias del proceso auditor.
• Permanente comunicación entre los Comités de auditoría y las auditorías externas e internas para que su labor y en relación con sus competencias tengan mayor alcance de control sobre las organizaciones
•  Permanente comunicación con los diferentes niveles de la organización, especialmente con el nivel directivo a fin de ejercer una retroalimentación permanente, a través de informes periódico.

Si bien la Ley ejerce lineamientos expresos sobre la actuación de las auditorias, de la misma manera estipula lineamientos y responsabilidades a sus administradores, como fundamento de autocontrol, tales como:

• Establecer y mantener controles y procedimientos, que aseguren que la información relevante, incluida la de las subsidiarias que conforman la compañía, son comunicadas.
• Evaluar dentro de los primeros tres meses previos al r registro de la compañía los controles y procedimientos de exposición.
• Presentar las conclusiones de la efectividad de los controles y procedimientos de exposición a la fecha de la evaluación
• El requerimiento de que los que forman el comité de auditores, recae la responsabilidad confirmar la independencia.
• Prohibición de préstamos personales a directores y ejecutivos.
• Transparencia de la información de acciones y opciones, de la compañía en cuestión, que puedan tener los directivos, ejecutivos y empleados claves de la compañía y consorcios, en el caso de que posean más de un 10% de acciones de la compañía. Asimismo estos datos deben estar reflejados en los informes de las compañías.
• Endurecimiento de la responsabilidad civil así como las penas, ante el incumplimiento de la Ley. Se alargan las penas de prisión, así como las multas a los altos ejecutivos que incumplen y/o permiten el incumplimiento de las exigencias en lo referente al informe financiero.

La nota que en esta ocasión considero, no es otra cosa que el afán que genera enterarse de los resultados preocupantes y des motivantes  sobre la gestión de las entidades públicas obtenidos en el informe para el 2012 de un organismo como es Transparencia Internacional, que define la corrupción como "el abuso de posiciones de poder o de confianza para el beneficio particular en detrimento del interés colectivo, realizado a través de ofrecer o solicitar, entregar o recibir bienes o dinero en especie, en servicios o beneficios, a cambio de acciones, decisiones u omisiones…..

Además de lo anterior, hay algunas condiciones estructurales del Estado colombiano, del sistema y del ejercicio político, que se constituyen en caldo de cultivo para la corrupción. Entre ellas, la concentración creciente del poder en el ejecutivo y las debilidades del sistema de pesos y contrapesos; el clientelismo; la impunidad; la falta de transparencia en la financiación de la política; la 'cultura del atajo' y el 'todo vale'; una débil cultura de rendición de cuentas; el incumplimiento por parte de muchas entidades públicas del derecho de acceso a la información; fallas en el diseño de la institucionalidad estatal, e incumplimiento de la normatividad vigente.

Si nos trasladamos al ámbito empresarial, la situación no es menos preocupante. De acuerdo con el Foro Económico Mundial 2009 - 2010, el primer factor que dificulta la realización de negocios con empresas privadas en Colombia es la corrupción, por encima de motivos como los impuestos, la ineficiencia de la burocracia estatal o el crimen y la violencia”

De ahí que nace el interés de posibilitar lineamientos en materia de auditoría y control interno que posibilite desvertebrar éste flagelo,  que no solo afecta las finanzas de las entidades públicas y privadas, si no que afecta y empobrece cada día más la calidad de vida de quienes hacemos parte del colectivo.

Hasta pronto,

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SENCILLA EXPLICACIÓN GRÁFICA No puede ser más precisa ni perfecta..

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!OJO! Cuidemos nuestro medio ambiente

Te invito a observar este vídeo, para que no nos suceda igual.

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El “ABECÉ" de la auditoria es el control interno.

Mientras la auditoria es un proceso profesional, mediante el cual la organización espera resultados para establecer una etapa  de mejoramiento, el control interno no es otra cosa que un sistema en donde deben interactuar todos sus componentes, que permita su desarrollo y mejoramiento en la medida que estos sean ideales  y cuenten con condiciones de calidad.

La auditoria, la realiza  profesionales independientes de la actividad administrativa y operativa de la organización, mientras que el control interno es asumido directamente por su representante legal y todos y cada uno de los que hacen parte de la organización en la medida de sus responsabilidades, roles y funciones, como un rigor de autocontrol.

El proceso adoptado en auditoria, debe concebir necesariamente la revisión del control interno de la organización, mientras que el control interno se realiza en la etapa de autoevaluación como proceso intrínseco, base y estructura de su filosofía de funcionamiento.

Mientras que las auditorías externas, están llamadas en ocasiones a dictaminar sobre la razonabilidad de los estados financieros, las oficinas de control interno, uno de los componentes del sistema,  fundamentan su actuación  en la manera de identificación,  clasificación e informes contables y financieros, al igual que su manejo y calidad del área responsables de su consolidación.

Puede entonces  afirmarse que las auditorias requieren como materia de evaluación y calificación el control interno de la organización, diferentes a que esta última requiera de la auditoria para operar. Paradójicamente  también las auditorias requieren de revisar y afinar su control interno propio que como el control interno de las organizaciones  aseguren el cumplimiento de sus objetivos con calidad.

El resultado exitoso de las auditorias se da en la medida que control interno sea evaluado  en todos sus componentes y elementos, pues  su cobertura proporciona y garantiza a la organización y sus administradores el cumplimiento de sus objetivos y metas.

Veamos entonces algunos eventos objeto de revisión por parte de la auditoría y en relación con diferentes componentes y elementos de control interno, entre otros:

1.    Manuales de procesos y procedimientos.

2.    Estilo de dirección 

3.    Códigos de ética y buen gobierno.

4.    Perfiles del talento humano.

5.    Mapas de riesgos de los procesos misionales y de apoyo.

6.    Archivos de documentación, expedientes, títulos, escrituras, etc.

7.    Normograma y su aplicación.

8.    Seguridad en el manejo de los bienes y recursos.

9.    Segregación de funciones.

10. Inventarios físicos de manera periódica.

11. Procesos de inducción y capacitación.

12. Sistemas de comunicación con los usuarios y clientes.

13. Trámites en la atención de: usuarios/clientes/afiliados.

14. Quejas y reclamos  (Urna de Cristal).

15. Puntos de atención al usuario/cliente/afiliado. 

16. Planeación. metas e indicadores.

17. Programas de bienestar social.

18. Interventoria.

19. Plan de compras.

20. Inversiones temporales.

21. Manejo del efectivo.

22. Utilización de los servicios públicos.

23. Plantas paralelas de personal.

24. Tercerización de funciones propias de la entidad.

25. Defensa de los intereses de la entidad.

26. Entrega de información oficial.

27. Uso parque automotor.

28. Selección y prestaciones económicas de la planta de personal.

29. Generación de novedades de nómina.

30. Contratos y proveedores

31. Utilización de la propiedad, planta y equipo.   

32. Manejo del portafolio de inversiones.

33. Cartera de préstamos.

34. Arqueos de cajas menores y tesorería.

35. Cartera por edades y provisiones.

36. Avalúos de inmuebles

37. Políticas en el manejo de inversiones, provisiones, depreciaciones, valorizaciones.

38. Conciliación y confirmación con áreas fuente y/o usuario.

39. Calendario de entrega de información a contabilidad para su consolidación.

40. Perfiles de los profesionales del área contable.

41. Aportes parafiscales, impuestos y otros. 

42. Registros contables de manera selectiva.

43. Cultura contable en toda la organización.

44. Notas explicativas con información básica y suficiente.

45. Defensa de los intereses de la entidad ante los despachos judiciales por parte de los abogados externos.

46. Procesos judiciales.

47. Sistema de información automatizado de los procesos jurídicos.

48. Archivo de expedientes.

49. Supervisión y seguimiento sobre los abogados y los procesos.

50. Causación de las contingencias por cuenta de los procesos.

51. Equipos de computó.

52. Sistema de información.

53. Información en línea.

54. Manejo del medio ambiente.

55. Registro de la información desde el área fuente a través de reprocesos y medios magnéticos.

56. Manejo de datos maestros

57. Software y seguridad de equipos.

58. Back up. de información clave.

59. Mantenimiento de equipos (Antivirus).

60. Utilización de los equipos.

61. Claves de acceso sobre archivos reservados de la organización.

62. Manuales de procesos y fuentes de información.

63. Recapitulación de normas y disposiciones.

64. Procesos meritocráticos.

65. Entorno de los bienes y servicios ofrecidos.

66. Globalización. Efectos 

Hasta pronto....

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TREINTA (30) REGLAS PARA UNA AUDITORIA INTERNA MODERNA.

“Muchas empresas han dejado de existir como producto de sus falencias en el control interno, y en la falta de una auditoría interna que evalúe eficazmente la misma. La falta de buenos controles internos normativos y aplicados, no sólo han dado lugar a estafas o defraudaciones, sino también a graves errores en materia de decisiones políticas, financieras, operativas, normativas, etc… susceptibles de observancia y asesoría por parte de las auditorías internas”.

Una manera de fortalecer y mantener una Auditoría Interna con calidad, es observar entre otras las siguientes  características básicas en su construcción:

1. Debe estar ubicada a un alto nivel jerárquico de la organización.
2. El auditor Interno como el grupo de profesionales debe ser competente en funciones propias de la organización, con perfiles adecuados, entrenamiento técnico e idoneidad profesional.
3. Su estructura organizacional debe ajustarse de manera equitativa y proporcional a la propia de la entidad y sus procesos.
4. Debe contar con un equipo multidisciplinario para el desarrollo de su función asesora de toda la entidad.
5. Debe contar con profesionales calificados que conozcan todo el proceso de la organización para poder prestar una asesoría oportuna y eficiente en cada proceso.
6. Los integrantes de la Oficina deben mantener una permanente capacitación y socialización en los temas y ámbitos en materia de control interno y áreas de la organización.  
7. Como guía y fuente de consulta sobre sus actividades y roles, la auditoría interna debe concebir como propio un manual de funciones, procesos y procedimientos.
8. Anualmente  debe construir un Plan General de Auditoria, en el cual exprese las actividades, tiempos según calendario,  productos a obtener, indicadores,  frecuencia y funcionario responsable de su ejecución.
9. La Auditoría Interna debe construir y mantener implementado un normo-grama socializado y actualizado sobre las disposiciones inherentes a la oficina y sistema de control interno.
10. La auditoria interna desempeña una función especialmente asesora a la alta Dirección de la organización.
11. La Auditoria no ejerce funciòn investigativa, no es juez y mucho menos es la responsable de atender las quejas y reclamos de sus clientes o usuarios.
12. Los informes como resultado de la labor de auditoria Interna, deben ser concisos, precisos, soportados y objetivos.
13. Hay que recordar, que “los informes de los funcionarios de control interno tendrán valor probatorio en los procesos disciplinarios, administrativos, judiciales y fiscales cuando las autoridades pertinentes así lo soliciten”  
14. Debe mantener plena independencia de sus acciones y responsabilidades, así como contar con una logística apropiada que facilite su desempeño funcional.   
15. Debe contar con un archivo organizado de normas, correspondencia, papeles de trabajo  e informes producto de su labor profesional.
16. Debe construir e implementar su propio mapa de riesgos en relación con los diferentes procesos de su competencia y adoptar mecanismos permanentes para valorar los mapas de riesgo de los procesos de la organización.
17. Debe mantener permanente comunicación con las áreas de la administración, en especial con la alta Dirección.
18. El auditor debe participar en los diferentes comités alusivos a temas de control interno de la organización.
19. Anualmente o cuando los organismo inherentes así los establezcan, deberá realizar una evaluación al sistema de control interno de la organización.
20. De manera permanente ejercerá evaluación y seguimientos a cada uno de las actividades, procesos y áreas de acuerdo con su propia planeación.
21. Como soporte sobre la evaluación a las áreas,  procesos y actividades y áreas, la Auditoría Interna elaborará y mantendrá papeles de trabajo.
22. Realizar permanente seguimiento a los hallazgos y recomendaciones como resultado de sus tareas evaluativas consignadas en los planes de mejoramiento. 
23. La Auditoria Interna podrá acompañar a la administración en comités, baja de inventarios, remates, audiencias públicas y demás actos de la administración, sin perjuicio de las responsabilidades de los dueños de los procesos.
24. En los Comité de Control Interno se desempeña como secretario técnico con voz pero sin voto.
25. La Auditoria Interna no está facultada para emitir dictamen u opinión sobre Estados Financieros de la Organización, sin embargo debe velar por el cumplimiento de metas e indicadores del plan indicativo.
26. Debe suscribir el respectivo informe de gestión a la organización y autoridades competentes.
27. No obstante hacer parte de la estructura de la organización, su mayor facultad es tener independencia funcional.
28. En todas sus actuaciones de evaluación y supervisión, mantendrá vigilante que la entidad cumpla los principios de eficiencia, eficacia, economía y en relación con el entorno misional.
29. Permanente fomento sobre la cultura del autocontrol, a toda la organización.
30. Instancia de asesoramiento y colaboración con los organismos de control externos.

 

Cordial saludo

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