En auditoria "vale mas un buen término que mil palabras"

 La forma de comunicación oral y/o escrita de manera técnica en auditoría, hace que los resultados sean más efectivos y de mayor calidad,  a la vez que proporciona al profesional los elementos necesarios para ser más contundente en sus raciocinios lejos de contradicciones y palabrerías.

Es claro que toda profesión tiene un lenguaje propio que lo distingue y lo identifica, y la  Contaduría como la Auditoria con mayor razón,  dada cuenta las implicaciones que ocasionan el poder  argumentar resultados con palabras, frases y oraciones que por sí solas conducen de manera rápida a generar un juicio- valor sobre la labor realizada en la organización.

A continuación y a manera de ejemplo relaciono algunos términos utilizados en la auditoria, que reducen sustancialmente el querer decir del auditor y su aplicación:

Término	Significado	Aplicación
Auto Control	Capacidad de controlarse uno mismo	En todo lo relacionado con la evaluación al control interno y al desempeño de los funcionarios y empleados
Auto Gestión	Capacidad Institucional para coordinar las acciones que le permiten cumplir con las competencias y normas que la rigen	Evaluación a la gestión de las entidades, presupuestos, planes, programas, procesos.
Ambiente	Contexto, entorno	Situaciones que generar riesgos, amenazas y /o oportunidades a la organización en su conjunto
Competencia	Idoneidad, pericia o capacidad o aptitud para hacer algo legal.	Se considera en el momento de asumir responsabilidades y roles dentro de una organización.
Descentralización	Transferir a otros parte de la autoridad	En el momento de indilgar responsabilidades por el actuar.
Economía	Austeridad y mesura en los gastos e inversiones para satisfacer necesidades.	Relación costo/beneficio en las operaciones y transacción de la organización.
Efecto ambiental	Consecuencia Positiva o negativa sobre la naturaleza	Por efecto de acciones de una entidad u empresa
Eficacia	Logro de los objetivos previstos en un tiempo y en relación con las metas	Mide los resultados en términos monetarios y de gestión.
Eficiencia	Adecuada utilización de los recursos	Se observa en el manejo de las inversiones presupuestos y contratos que la organización ejecute.
Estrategia	Esquema utilizado para el logro de los objetivos.	Proporciona poder calificar como las políticas de la organización se cumplen.
Impacto	Cambio logrado en la situación objeto del proceso. Equivalente al valor agregado	Término que permite calificar el resultado y sus implicaciones.
Matriz	Conjunto de datos dispuestos en filas y columnas, de modo que cierta posición defina una operación.	Herramienta que posibilita que el auditor construya a través de esta: plan de auditoría, mapa de riesgos, cronograma de auditoría, programas, pruebas etc.
Meta	Resultado que se pretende alcanzar en un plazo determinado (medición en términos de cantidad, calidad y tiempo)	Se utiliza para medir los resultados en función de la gestión.
Mitigar	Moderar, aplacar, disminuir, siempre como una manera de propiciar el menor efecto	Fundamentalmente en la administración del riesgo.
Normas	Regla de obligatorio cumplimiento de cómo se hacen las cosas.	Condición permanente en todos los actuares de la auditoria, El contemplarse proporciona seguridad y lineamientos en el proceso auditor. Objetivo fundamental en auditoría y control interno.
Políticas	Princcipios que sirven de guía para alcanzar los objetivos.	Base fundamental en la consecución de los objetivos del gobierno corporativo
Queja	Expresión de insatisfacción del usuario sobre un bien o servicio.	Por lo general sucede en debilidades en los procesos o funciones propias de la organización.
Relevante	Importante, significativo, notable o sobresaliente	Por lo general se utiliza cuando se obtienen hallazgos que impactan el resultado de la auditoria,
Riesgo	Evento capaz de poner en peligro parcial o totalmente la consecución de los objetivos previstos por la organización.	Depende su rigor en razón a la probabilidad u ocurrencia de eventos.

   

De la misma manera, es importante que los informes de auditoría, conciban en forma precisa el hallazgo, es decir la detección  física y soportada de lo observado en el proceso; causa,  la fuente de la debilidad o problemática susceptible de mejorar;  efecto, en términos de impacto o materialidad  y recomendación, como insumo o valor agregado como resultado  de la auditoria.

De lo anterior se desprende, que sí no conocemos el origen o causa del hallazgo, estaremos limitados para hacer una recomendación coherente y apropiada sobre la actividad, registro, proceso o área auditada, lo cual imposibilitaría  su mejoramiento; lo mismo sucede con  el impacto o efecto del hallazgo, como quiera que la materialidad demanda mayor atención y gestión de los responsables e imprime mayor entendimiento sobre las consecuencia que se derivan de lo detectado.

Otros términos, como: causación, valorización, depreciación, valuación, amortización, provisión, conciliación, confirmación etc, propios del argot contable, implican frente a su omisión o mala utilización efectos o impactos de importancia en  la opinión a los estados financieros.   

En relación al proceso auditor, también se debe  considerar  en  pruebas sustantivas y  pruebas de control,  términos como: testear, cotejar, conciliar, confirmar, evaluar, revisar, observar,  verificar, inspeccionar, opinar.

Finalmente,   los estados financieros no pueden alcanzar en todos los casos una exactitud completa sobre la actividad económica, por lo que debe perseguir una aproximación razonable de su información contable, púes dependen de sucesos diferentes, por lo que su razonabilidad estará en relación con la correcta aplicación de los principios contables establecidos de acuerdo a prácticas y preceptos establecidos. 

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Los sistemas de información y el control social, claves para prevenir el riesgo de fraude y corrupción.

Esta nota seguramente no hubiera sido de mi interés realizarla por ser un caso particular y personal, pero, cuando al hacer una investigación, el caso trasciende y afecta a cientos de ciudadanos como lo observado en el último programa de Televisión  “SEPTIMO DIA”  sobre el abuso de que hemos sido objeto por parte de CONCESIONARIOS de vehículos, me llevan mediante el Control Social que me asiste constitucionalmente,  a la imperiosa necesidad de denunciar y sugerir  herramientas para frenar y evitar el riesgo que éstas prácticas deshonestas  perpetuadas desde muchos años ante la indiferencia de los organismos de  vigilancia y de control.

Como puede ser posible que éstas empresas (mal llamadas Concesionarias), un solo  representante legal aparezca en  Fiscalía con más de treinta y cinco denuncias activas por estafa y abuso de confianza en los dos últimos años,  y,  lo triste del caso es que  sus garajes, infraestructuras y fachadas, así como los responsables o mejor irresponsables permanecen legal y formalmente establecidos a la caza de desafortunados clientes que no solo son objeto de la pérdida de su patrimonio si no de un manejo abusivo, desconsiderado y marrullero por parte de “vendedores y jefes”; como quien dice:  va uno a comprar un problema.

Lo paradójico del asunto, es que si usted ciudadano del común por alguna circunstancia se atrasa en una  cuota mínima de su cable,  servicios o telefonía, inmediatamente lo reportan en un sistema o central de riesgo, bloqueando su capacidad de financiación y generando un “desprestigio” crediticio, difícil de retirar y mucho menos de desvirtuar.

Las preguntas a hacernos serían:

¿ cuál es la calidad y perfil del recurso humano que trabaja en esas organizaciones?, donde los vendedores a sabiendas de las prácticas deshonestas de sus jefes y representantes se prestan como sujetos engañosos de información; que decir de los Contadores, quienes legalizan las diferentes transacciones, dando fe pública sobre la información financiera y tributaria, seguridad social y laboral de toda la organización; así mismo, ¿ cuál es la función y rol de la Superintendencia responsable de su vigilancia y control?, de la DIAN?; Cajas de Compensación?; Seguridad Social. (salud  y pensiones)? Cámara de Comercio?,  etc, hay mucho que revisar.    

      

Todo esto sería fácil de controlar y lo más importante de evitar, si tanto los organismos de inspección  y vigilancia y demás entidades competentes mantuvieran un control de segundo piso sobre la información básica de las entidades según su actividad económica, que permita avisar oportunamente de las irregularidades y excesos que empresas como algunas concesionarias realizan, a efecto de imponer sanciones pecuniarias y judiciales  ejemplarizantes.   

Finalmente, es importante la comunicación efectiva y oportuna a través de los medios, sobre la tarea emprendida y por supuesto de los resultados que permitan acabar con éste flagelo.

Reflexión: El mayor control que existe es el control social.

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El control interno es por naturaleza preventivo.

 

No hay si no leer periódicos o ver noticias sobre las diferentes irregularidades en la administración pública, que si bien son ventilados por los diferentes medios, estos no dejan de ser mas que estadísticas para la historia, puesto que el daño está hecho, los perjuicios han sido consumados, los recursos están perdidos, los responsables sin castigo y lo más grave, la función pública queda nuevamente en entredicho.

Basta con mirar la nota de estos días, donde el informe de la Auditoria General de la República y en relación con la gestión de la Contraloría General sobre los proceso de responsabilidad fiscal destaca,…… fallos ejecutoriados $15.754 millones de $1.9 billones de pesos; es decir, de cada $1.000 pesos de detrimento al erario había expectativa de recuperar $8.

El desconocer por tantos años estas condiciones de administración, es lo que ha hecho que nuestro país haya tomado rumbos insospechados que antes que generar bienestar, se halla sumido en lechos de pobreza, corrupción, violencia desmedida, hasta el punto que hoy es el pan de cada día, donde nuestra mirada es de simples observadores,….. sin asombro. 

El Artículo 267. la Constitución política, estable que “el control fiscal es una función pública que ejercerá la Contraloría General de la República, la cual vigila la gestión fiscal de la administración y de los particulares o entidades que manejen fondos o bienes de la Nación.

Dicho control se ejercerá en forma posterior y selectiva conforme a los procedimientos, sistemas y principios que establezca la ley. Esta podrá, sin embargo, autorizar que, en casos especiales, la vigilancia se realice por empresas privadas colombianas escogidas por concurso público de méritos, y contratadas previo concepto del Consejo de Estado.(negrita es nuestra)

¿Entonces, qué hacer?, ¿que recomendar?, qué actitud tomar frente al actuar irresponsable y corrupto de muchos de nuestros administradores, cuando la misma Constitución establece el control posterior y selectivo para los organismos de control.

El control interno, destacado en el artículo 209 de la misma Constitución, establece: “La función administrativa está al servicio de los intereses generales y se desarrolla con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad, mediante la descentralización, la delegación y la desconcentración de funciones.

Las autoridades administrativas deben coordinar sus actuaciones para el adecuado cumplimiento de los fines del Estado. La administración pública, en todos sus órdenes, tendrá un control interno que se ejercerá en los términos que señale la ley.”(Negrita es nuestra)

De tal suerte que la respuesta está en el fortalecimiento del control interno, donde la responsabilidad y el control recae sobre los gerentes, directores, presidentes de las entidades públicas, por lo que es urgente adelantar procesos meritocraticos para la escogencia de administradores públicos comprometidos en lo ético como en lo moral, con alto sentido de la responsabilidad, con los perfiles profesionales pertinentes y en razón a la misión de las entidades.

Es lastimoso observar que los principios y valores se tengan que recordar a través de normativas, cuando debería ser naturaleza del individuo u la organización, propia de la enseñanza y formación familiar y profesional. Es un aspecto cultural.

Adicionalmente es imprescindible que la función administradora esta encaminada a la detección del riesgo; que avise con anticipación las debilidades que presentan los procesos, en aras de implementar controles que por sí solos prevengan o mitiguen el impacto que ocasiona los eventos irregulares.

Para hacer más fuerte y consistente éste control,  es necesario la adopción de una serie de elementos formales, so pena de caer en el fracaso, y estoy refiriéndome a la planeación, presupuestarían, calidad del talento humano en todos los niveles, sistemas de información fiables, procesos y actividades administrativas formalizadas y  controladas a través de indicadores y metas como una manera de corregir el rumbo y  de aplicar el autocontrol. 

De modo que el problema no es, detectar las causas y la materialidad de los hechos a través de Auditorias posteriores y selectivas, si no la de generar acciones preventivas a través de prácticas de control interno que garanticen el adecuado manejo, uso y aplicación de los recursos públicos 

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Los manuales dejaron de ser elementos decorativos en las bibliotecas de gerencia.

Los manuales que hasta hace algún tiempo se concebían como un florero, pues servían únicamente para adornar los anaqueles o bibliotecas del gerente en la institución, hoy, dentro de la nueva concepción del control interno son considerados como una herramienta socializadora, capacitadora e instructora del quehacer de los diferentes procesos misionales y de apoyo de las organizaciones. 

Los manuales son documentos integrales que contienen en forma ordenada y sistemática las instrucciones e información sobre los procedimientos de cada una de las actividades que se realizan, para ejecutar mas adecuadamente el trabajo señalado y estableciendo los canales de comunicación entre las distintas dependencias en forma coherente. 

Los manuales además de generar  cierto grado de eficiencia en  el manejo de los procesos, permite documentar y formalizar las actuaciones que por norma les corresponde adelantar a las entidad públicas, a las áreas y el talento humano, como parte integral de la organización, concibiéndose como un documento

de memoria institucional por excelencia, y como instrumento de consulta, apoyo y control para validar los trámites que le corresponde adelantar de acuerdo con su misión y objetivos.

Es precisamente el decreto 1537 del 2001, Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 87 de 1993 en cuanto a elementos técnicos y administrativo que fortalezcan el sistema de control interno de las entidades y organismos, quien en su artículo 2.  Dispone:  “Como instrumento que

garantice el cumplimiento del control Interno en las organizaciones públicas, estas elaborarán adoptarán y aplicarán manuales a través de los cuales se documentarán y formalizarán los procedimientos a partir de la identificación los procesos institucionales”.

Objetivo de los manuales:

ü  Recopilar en forma integral las operaciones o actividades que realizan las diferentes dependencias.

ü  Señalar la responsabilidad y percibir la autoridad de cada funcionario que participa en la ejecución. control y evaluación de las actividades operacionales.

ü  Establecer métodos y técnicas de trabajo para realizar las diferentes operaciones o actividades en forma adecuada y uniforme. 

ü  Salvaguardar los bienes contra el desperdicio, la pérdida. El uso no autorizado el propio fraude.

ü  Garantizar el registro adecuado de las operaciones para establecer controles e informes de tipo financiero, estadístico, económico y administrativo, útiles en la toma de decisiones.

ü  Señalar medidas de protección o de seguridad y utilización de los recursos en cada una de las actividades, previniendo cualquier riesgo que los pueda afectar.

ü  Simplificar y actualizar las normas y procedimientos.

ü  Fomentar la capacitación y la socialización. 

Como contenido metodológico del manual de cualquier proceso sugiero los siguientes acápites:

1. Introducción.
2. Objetivos (generales y específicos.)
3. Ámbito de aplicación (formalización, Manejo y conservación.)
4. Definición o conceptos utilizados. (contables y administrativos)
5. Simbología utilizada.
6. Relación de Macroprocesos y Procesos.
7. Marco Normativo. (Normograma)
8. Descripción de los procesos  (actividades - Flujogramas)
9. Mapas de riesgos.

 Es importante tener en cuenta que el manual una vez diseñado, debe formalizarse a través de un acto administrativo al más alto nivel de la organización. Cualquier modificación y/o  actualización deberá ser aprobado por el mismo conducto.

Una vez concebido y formalizado, el mismo se socializara entre las diferentes instancias responsables del proceso y puesto a disposición de los entes, organismos y áreas que demanden su consulta y operación.  

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