Los manuales dejaron de ser elementos decorativos en las bibliotecas de gerencia.

Los manuales que hasta hace algún tiempo se concebían como un florero, pues servían únicamente para adornar los anaqueles o bibliotecas del gerente en la institución, hoy, dentro de la nueva concepción del control interno son considerados como una herramienta socializadora, capacitadora e instructora del quehacer de los diferentes procesos misionales y de apoyo de las organizaciones. 

Los manuales son documentos integrales que contienen en forma ordenada y sistemática las instrucciones e información sobre los procedimientos de cada una de las actividades que se realizan, para ejecutar mas adecuadamente el trabajo señalado y estableciendo los canales de comunicación entre las distintas dependencias en forma coherente. 

Los manuales además de generar  cierto grado de eficiencia en  el manejo de los procesos, permite documentar y formalizar las actuaciones que por norma les corresponde adelantar a las entidad públicas, a las áreas y el talento humano, como parte integral de la organización, concibiéndose como un documento

de memoria institucional por excelencia, y como instrumento de consulta, apoyo y control para validar los trámites que le corresponde adelantar de acuerdo con su misión y objetivos.

Es precisamente el decreto 1537 del 2001, Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 87 de 1993 en cuanto a elementos técnicos y administrativo que fortalezcan el sistema de control interno de las entidades y organismos, quien en su artículo 2.  Dispone:  “Como instrumento que

garantice el cumplimiento del control Interno en las organizaciones públicas, estas elaborarán adoptarán y aplicarán manuales a través de los cuales se documentarán y formalizarán los procedimientos a partir de la identificación los procesos institucionales”.

Objetivo de los manuales:

ü  Recopilar en forma integral las operaciones o actividades que realizan las diferentes dependencias.

ü  Señalar la responsabilidad y percibir la autoridad de cada funcionario que participa en la ejecución. control y evaluación de las actividades operacionales.

ü  Establecer métodos y técnicas de trabajo para realizar las diferentes operaciones o actividades en forma adecuada y uniforme. 

ü  Salvaguardar los bienes contra el desperdicio, la pérdida. El uso no autorizado el propio fraude.

ü  Garantizar el registro adecuado de las operaciones para establecer controles e informes de tipo financiero, estadístico, económico y administrativo, útiles en la toma de decisiones.

ü  Señalar medidas de protección o de seguridad y utilización de los recursos en cada una de las actividades, previniendo cualquier riesgo que los pueda afectar.

ü  Simplificar y actualizar las normas y procedimientos.

ü  Fomentar la capacitación y la socialización. 

Como contenido metodológico del manual de cualquier proceso sugiero los siguientes acápites:

1. Introducción.
2. Objetivos (generales y específicos.)
3. Ámbito de aplicación (formalización, Manejo y conservación.)
4. Definición o conceptos utilizados. (contables y administrativos)
5. Simbología utilizada.
6. Relación de Macroprocesos y Procesos.
7. Marco Normativo. (Normograma)
8. Descripción de los procesos  (actividades - Flujogramas)
9. Mapas de riesgos.

 Es importante tener en cuenta que el manual una vez diseñado, debe formalizarse a través de un acto administrativo al más alto nivel de la organización. Cualquier modificación y/o  actualización deberá ser aprobado por el mismo conducto.

Una vez concebido y formalizado, el mismo se socializara entre las diferentes instancias responsables del proceso y puesto a disposición de los entes, organismos y áreas que demanden su consulta y operación.