Unidad de Interventorias y supervisión/Control interno independiente y permanente a la contratación estatal.

INTERVENTORIA- “Es la labor que cumple una persona natural o jurídica, para controlar, exigir y verificar la ejecución y cumplimiento del objeto, condiciones y términos de la invitación y las especificaciones del contrato, convenio, concertaciones celebradas por las entidades públicas dentro de los parámetros de costo, tiempo, calidad y legalidad, conforme a La normatividad vigente”.

Aunque la interventoría tiene su costo, son mucho más las pérdidas y la inequidad como se maneja el proceso de contratación frente a los resultados.

Hoy más que nunca, y ante la oleada de corrupción y desatino frente al manejo de los presupuestos que se confunden y se pierden a través del proceso de contratación estatal. se requiere en las organizaciones con elevados presupuestos a ejecutar, la creación urgente de “UNIDADES ESPECIALIZADAS DE INTERVENTORIA” dependientes del más alto nivel jerárquico, (Junta Directiva), las cuales se creen y se organicen como un sistema de control interno certificado por su calidad, que garantice la armonía del  los proceso de contratación en razón a las siguientes condiciones:

• Unidad organizada y suficiente de manera independiente, donde se asignen los interventores de acuerdo con su especialidad y capacidad profesional;
• Acciones concebidas de manera planificada;
• Compuesta por talento Humano calificado, especializado y organizado, con compromiso ético y moral a toda prueba, entrenado y capacitado, seleccionado mediante riguroso proceso meritocratico.
• Manual formalizado mediante acto administrativo, que contenga procedimientos detallados a seguir para contratos de consultoría, suministros, servicios y obras públicas;
• Normograma del proceso como punto de referencia y consulta;
• Sistemas de información automatizada para el control de informes y cuentas del contrato.
• Punto de información sobre denuncias, quejas y reclamos, como manera de fortalecer el control social.
• Archivo de todos y cada uno de los contratos, informes, actas y soportes propios de las intervenciones a través de expedientes.
• Mapas de riesgos del proceso los cuales deberán revisarse periódicamente.
• Evaluación independiente a la Unidad para configurar planes de mejoramiento que coadyuven a fortalecerla.

 PERFIL DEL INTERVENTOR

• Profesional especializado en el tema objeto de contratación.
•  Reconocida experiencia en la metodología y normas aplicables en el proceso interventor con especial entrenamiento en el manejo de procesos operativos, técnicos, administrativos, legales, financieros contables y de gestión.
•  Visión global del negocio objeto de auditoría, con tacto para fijarse tareas en lo material, relevante e importante.
•  Conocimiento en normas legales del tema objeto de interventoria o supervisión.
•  Concebir la planeación como una cultura para lograr los resultados y poder ejercer la interventoria y/o supervisión con calidad.
• Capacidad de manejar excelentes condiciones de trabajo en equipo para encarar eficientemente relaciones interpersonales y comunicación con el grupo de contratistas y la organización contratante.
• Poseer habilidades y capacidad técnica, para realizar su labor.
• Ser analítico, creativo, buen observador y sensato al momento de generar juicios.
• Poseer espíritu de instructor y docente como una manera de propiciar el mejoramiento y el logro de la calidad del contrato asignado.
• Con sus resultados y actuaciones lograr el reconocimiento y respeto del contratista y la entidad contratante.
• Capacitarse en forma continua, en temas inherentes a la interventoría  y  lo relacionado con las organizaciones, competencias y procesos.   
• Tener la capacidad de comprender la realidad social que lo rodea, como el de anticiparse a los hechos y dar las soluciones planteadas en un momento determinado.
• Capacidad de análisis y visualización sobre las consecuencias de las actuaciones presentes, con el ánimo de tomar una decisión acertada sobre las diferentes situaciones y que le corresponda intervenir.
• Poseer valores frente a la dignidad humana, la solidaridad y el sentido de pertenencia, como también el de conciencia social que desarrolla el conocimiento de la interventoria y sus resultados.
• Independencia de criterios frente al contratista, reconociendo e informando oportunamente las inhabilidades e incompatibilidades que se presente.
• Capacidad de afrontar los retos que se le presente en el ejercicio de su función de auditor.
• Contar con la suficiente capacidad y destreza para comunicarse de manera oral y escrita como fundamento, rigor y clave de todas sus actuaciones.

 OBJETIVOS DE LA INTERVENTORIA:

•  Asegurar el cumplimiento de las obligaciones contractuales logrando que se desarrollen los objetos de los contratos dentro de los presupuestos de tiempo e inversión previstos originalmente.
• Verificar que para el contrato se hayan cumplido en su totalidad los requisitos de perfeccionamiento y legalización antes de la iniciar la ejecución del mismo.
• Suscribir el acta de iniciación de los contratos, para formalizar el inicio de las labores.
• Revisar la aplicación adecuada del anticipo al objeto contractual-
• Vigilar el cumplimiento de los plazos contractuales, la vigencia del contrato y de los amparos de la garantía única. 
• Hacer seguimiento al cumplimiento de las obligaciones a cargo del contratista, para suscribir el acta de cumplimiento de las obligaciones.
• Presentar por escrito al contratista las observaciones o las recomendaciones que estime oportunas para el mejor cumplimiento del servicio. 
• Servir de enlace entre el contratista y la Entidad y Supervisar la ejecución de los recursos entregados por la entidad al contratista para el desarrollo del contrato.
• Avisar oportunamente a las áreas correspondientes, sobre cualquier retraso, incumplimiento parcial o total de obligaciones durante la ejecución del contrato, para que se adopten las medidas oportunas.
• Elaborar el proyecto de la liquidación  definitiva a la terminación del contrato dentro de los plazos establecidos.

 RESPONSABILIDAD DEL INTERVENTOR

• El interventor responderá civil y penalmente, tanto por el cumplimiento de las obligaciones  derivadas del contrato de interventoría , como por los hechos u omisiones  que le fueren imputables  y que causen  daño o perjuicio, derivados de la celebración y ejecución del contrato respecto del cual haya ejercido o ejerza las funciones de Interventoría.

• Para efectos penales, el interventor, cuando es contratado, se considera un particular que cumple funciones públicas en todo lo concerniente a la celebración, ejecución y liquidación de los contratos que celebre con la Entidad, y por lo tanto, estará sujeto a la responsabilidad que en esta materia señala la ley para los servidores públicos.

• Además de las anteriores responsabilidades, deberá tener en cuenta las señaladas  por las disposiciones legales vigentes y las que se adicionen  para el buen desarrollo de la Interventoría, o las que le sean asignadas por el jefe inmediato en caso de ser funcionario de la entidad.

 FUNCIONES DEL INTERVENTOR.

Técnicas: Las que se refieren al objeto del contrato;

Administrativas: Las acciones que debe adelantar el interventor para garantizar  el cumplimiento de las cláusulas  del contrato que controla y de la normatividad referente a los contratos.

Contables/financieras: Las relativas al manejo de cuentas del contrato.

TÉCNICAS

•  Conocer los pliegos de condiciones, bases del concurso o términos de referencia, y el contrato motivo de la interventoría, así como las normas internas y externas de la entidad sobre contratación e interventoría de contratos.
• Informarse, previamente a la iniciación de los trabajos, sobre los estudios, informes y circunstancias relativas al contrato motivo de la interventoría, o que dieron origen al mismo.
• Solicitar al contratista, la presentación de un informe de iniciación en donde se presente en forma detallada, el programa de trabajo para la realización del contrato.

• Comprobar que el contratista cuenta con los recursos humanos, técnicos y financieros requeridos, de acuerdo con los términos del contrato, antes de la iniciación del mismo, y la correcta utilización de tales recursos, durante la fase de ejecución del contrato.
• Verificar que los informes, estudios, conceptos y resultados del contrato, se adapten a las normas, estándares y especificaciones que forman parte del contrato, así como a los parámetros de calidad establecidos para la profesión o especialidad a la que pertenezca el proyecto.
• Evaluar el avance y resultados del contrato, en comparación con el cronograma y plan previstos, y exigir que se tomen las medidas correctivas necesarias en caso de que se prevean atrasos en el programa.
• Tomar las medidas necesarias en caso de que se presenten incumplimientos del contratista.
• Consignar en el acta de terminación del contrato, el estado del estudio o proyecto a la fecha de tal acta, y requerir al contratista  para que realice las correcciones necesarias en caso de precisarse.
• Evaluar los informes administrativos y técnicos presentados por el contratista como soporte de sus respectivas cuentas de cobro, y aprobar o rechazar tales informes.
• Programar y realizar las reuniones de interventoría  previstas con el contratista, y redactar las actas de dichas reuniones.
• Atender los requerimientos de las entidades de fiscalización y control  disciplinario, y de la rama jurisdiccional.

 ADMINISTRATIVAS

• Ejecutar un control administrativo sobre el contratista, con amplio espíritu de colaboración y apoyo, sin inferir en sus procedimientos privados, y sin llegar a extremar su intervención a tal punto que sea contraproducente para el desarrollo normal de los trabajos.
• Presentar informes sobre aspectos específicos, ya sean técnicos, financieros o administrativos, cuando las condiciones del contrato lo ameriten, o su superior jerárquico lo exija.
• Atender las reclamaciones del contratista, dando respuesta directa si es del caso, o trasladando a las instancias correspondientes aquellas que no pueda resolver directamente.
• Informar a su superior jerárquico sobre el desarrollo del contrato, mediante la presentación de informes periódicos y de un informe final de interventoría.
• Suscribir con el contratista las siguientes  actas: Acta de iniciación del contrato. Actas de reuniones de interventoría, Actas de suspensión del contrato, cuando se presenten las causales correspondientes previstas en el contrato respectivo, Actas de reanudación del contrato Actas de adición o modificación del contrato, Acta de terminación del contrato. Acta de liquidación del contrato.
• Controlar la inversión del anticipo entregado al contratista
• Estudiar y responder las consultas o reclamaciones presentadas por el contratista, con la diligencia requerida, evitando que se aplique el silencio administrativo positivo contemplado en las disposiciones legales.
• -Exigir al contratista tomar las medidas para solucionar problemas específicos referentes al contrato, entre ellos los siguientes: Retrasos en el cronograma de ejecución del contrato. Incumplimiento del objeto y/o alcance del contrato. Calidad insatisfactoria de los productos entregados.
• Solicitar la aplicación de las sanciones  previstas en el contrato, cuando ellas sean requeridas y justificadas. La aplicación de sanciones requiere siempre de un análisis y documentación cuidadosos, y de la asesoría Subdirección Jurídica de la entidad.
• Establecer un archivo sistematizado con toda la información técnica utilizada y producida durante la ejecución del contrato. Este archivo será entregado al Centro de  Documentación al finalizar el contrato.
• Estudiar las necesidades de adiciones o modificaciones al contrato, y en caso de que sea pertinente, tramitar dichas  adiciones o modificaciones dentro de la entidad.
• Controlar la vigencia de las pólizas que respalden el contrato, y requerir al contratista para la ampliación de las mismas que estén próximas a vencerse.
• Tramitar la expedición de los certificados de disponibilidad y reserva presupuestal del contrato, y asegurarse de que en los presupuestos de los años siguientes, se prevean las partidas requeridas para la financiación del contrato.

 CONTABLES/FINANCIERAS.

• Aprobar o rechazar las órdenes de pago presentadas por el contratista, y darles trámite dentro de la entidad en caso de aprobarlas.
• Mantener al día la contabilidad del contrato en términos de recursos invertidos, recursos por invertir, y comparación con el presupuesto del contrato.
• Vigilar el mantenimiento de la ecuación contractual, y en caso de que se altere, proponer y
• Tramitar las medidas requeridas para su restablecimiento.

El Interventor debe contar con una formación integral, pero fundamentalmente consiente de la responsabilidad que implica sus juicios y opiniones frente a las organizaciones y la sociedad.

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