Definamos en
principio que es una Política? “En términos simples las políticas de las empresas son el
lineamiento de acuerdo al cual se guía su funcionamiento al interior de la
organización. Por ejemplo una política es que todas los empleados siempre deben
usar uniforme, o que los descuentos son máximo de 10%, etc. las reglas administrativas
son las normas que hay en la empresa pero siempre van de acuerdo con la
política y la filosofía de la compañía”.
Esta sencilla pero
clara definición nos indica que las “políticas” son medidas y/o estrategias de control organizacional que
requieren ser revisadas para encausar el camino y lograr mitigar las desviaciones
que afronta las empresas, por lo que a continuación sugiero dentro de un modelo
exigente y estandarizado para las empresas y adoptado por organismos superiores
las siguientes:.
1. Una política de Estado a desarrollar y emprender en todos los niveles y sectores de la población, a fin revisar desde
el núcleo familiar y las aulas la formación educativa basada en el respeto, la
honradez, la puntualidad y la disciplina;
así se propiciaría un cambio
cultural profundo alrededor de éstos valores, confundíos desde mucho tiempo
atrás.
2. Las normas están
fundamentadas en postulados universales, los principios en la constitución y la
ley, las políticas, los métodos y procedimientos, en normativas reguladoras,
todas ellas con sanciones ejemplarizantes; sin embargo se requiere pasar del
dicho al hecho, con ejemplos sin atenuantes y contemplaciones.
3. Adoptar la Misión
de la empresa como una política de observancia permanente, donde todos los
involucrados deberán conocerla y aplicarla con rigor en todas las actuaciones
de la organización desde lo operativo, normativo, financiero-contable etc….
4. Sin ninguna
excepción y en todos los niveles de la organización es fundamental como
política de selección de personal realizar un proceso meritocratico, donde el
perfil profesional, la hoja de vida tanto en lo personal como laboral, sea
motivo de evaluación y consideración rigurosa por quienes les corresponde calificarlos, cuidando de hacer pruebas
psicotécnicas y confrontando recomendaciones y referidos para lograr una
vinculación transparente.
5. La formalización de
procesos y procedimientos, como política organizacional, proporciona la
guía operativa básica de las empresas, pues limita al personal a realizar las
actividades de manera improvisada y por conveniencia y al contrario fortalece
la segregación de funciones y la independencia de actuaciones y responsabilidades.
6. La política en la
utilización de TICs, además de agilizar y mitigar la labor operativa,
proporciona mayor respuesta en tiempo real sobre la información y operación para
toma de decisiones efectivas. Es a través de éste medio se
origina con mayor frecuencia el fenómeno de la corrupción y el fraude, por lo
que se hace necesario ejercer una labor de auditoría y supervisión permanente
con respuestas inmediatas y correctivas.
Es importante
generar la mayor atención sobre la autorización, el registro, soporte,
operación y custodia que dan lugar a la
formulación de estados financieros; su permanente conciliación,
confirmación, arqueos y pruebas sobre los mismos, proporcionan seguridad en los
movimientos económicos de la organización y sus resultados.
De la misma manera,
los presupuestos en la obtención de los ingresos y en la aplicación de los
gastos e inversiones, así como su programación, debe ser una política de
control permanente a adoptar en las
organizaciones.
La vinculación de
los usuarios y /o clientes y de la claridad de su información, proporciona y
evita el ingreso de operaciones ilícitas, lavado de activos, contrabando….
7. La Urna de Cristal
como política para identificar, valorar, rectificar y controlar las quejas, reclamos,
o irregularidades detectadas por los
clientes y/o usuario. La principal
virtud será la celeridad como se
investigue y se corrijan las causas y se tipifiquen las acciones corruptas y
fraudulentas para que sean sometidas a comités o grupos especializados en análisis
profundos que converjan en decisiones y controles
efectivos.
8. Es a través de una política
de la administración del riesgo, donde las organizaciones deben propiciar actividades y controles
tendientes a la prevención y mitigación que generan eventos, entre otros, de
corrupción y el fraude. De esa circunstancia nace el hecho que para ejercer una
verdadera política es necesario revisar los diferentes elementos que hacen
parte del sistema, especialmente la estructura organizacional y el talento humano.
9. Política de interventoria y supervisión a través
de profesionales especializados. Hay que reconocer que una gran
parte de las operaciones, especialmente en el sector público se realizan vía
contratación, y para que
éste encargo sea efectivo debe contar con un interventor o supervisor cuyo
perfil corresponda a un profesional con experiencia en el objeto contratado y
en temas administrativos y financieros, con criterios claros y soportados y con
amplio sentido de independencia, es decir, para cumplir
con los propósitos de su misión, un interventor debe cumplir funciones
técnicas, funciones administrativas y funciones contables.
Lo anterior, y en razón al volumen de contratación que
se produce hace necesario la creación de unidades de Interventoría que contribuyan a buscar la
armonía en el proceso de manera planificada, a blindar a la organización
permanentemente a través de un grupo calificado, especializado y organizado.
10. Una política de apoyo y respaldo a
los Comités de Auditoría y a la Auditoría Interna, revestidos de
autoridad, respeto, posicionamiento y legitimidad, donde sus recomendaciones
sean consideradas relevantes e importantes, asumiendo la administración los
proveídos necesarios para contra restar la comisión de ilícitos e irregulares anotados en los informes y
actas que se originen, en una muestra de respaldo sin equam a la función
auditora.
Hasta pronto…..
Excelente articulo, gracias profe por enriquecer mi conocimiento...
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