Es frecuente recibir solicitudes y consultas de los profesionales
de auditoria interna, donde argumentan cómo los representantes legales en
relación con su autoridad que les asiste, endilgan funciones, actividades,
compromisos e investigaciones, de tipo administrativo a la Unidad de Auditoria.
Lo anterior, no sólo desvirtúa la
esencia de lo que significa el autocontrol, si no que desprende la concepción
moderna de actuación de éstas oficinas, fundamentadas en la asesoría y
evaluación; por lo que no es jurídicamente
viable que se le adscriban funciones de tipo administrativo; sin dejar de
considerar el malestar y contraposición
que se genera entre auditor y auditado por esta clase de divergencia.
El concepto de control interno
moderno se aparta de la concepción legal y constitucional, convirtiéndose en un
genuino instrumento de la labor gerencial, lo que obviamente releva la
responsabilidad administrativa en cabeza del representante legal y sus funcionarios
o empleados delegados.
En relación con la Auditoria
Interna, el modelo lo concibe como una
función eminentemente asesora y evaluadora, sin componente operativo diferente
al que requiere para hacerse un juicio sobre los temas objeto de evaluación, por
lo que debe ocuparse de aquellos asuntos sobre la cual esta idóneamente preparada.
Las oficinas de control interno o
auditoria interna no se crearon para ejercer el control, si no para velar que
el mismo se realiza por quienes tienen la responsabilidad de hacerlo; de tal
suerte que el control es una actividad natural de sus responsables dentro del
desarrollo de su labor administrativa.
De otra parte, y para que el
modelo no revista intencionalidad de
retroceso, a las Auditorias Internas no les esta permitido participar en los
procesos administrativos, salvo que sea el de evaluar o asesorar a la
administración a través de recomendaciones respetuosas no vinculantes; caso
contrario nos estaríamos devolviendo a la coadministración por parte de las
auditorias ejercida en décadas anteriores con resultados desalentadores, y por ende a la disolución de las
responsabilidades propias de los dueños de los procesos.
La atención a las quejas y
reclamos de los clientes y usuarios de la organización, es uno de esos casos, donde
la administración traslada la investigación y en ocasiones la responsabilidad
de solucionar la problemática planteada al grupo auditor, siendo consiente que
la queja o reclamo provine de un proceso cuya responsabilidad tiene un
doliente, el cual debe asumir, corregir y darle solución no solo a la queja si
no a la causa que genero la insatisfacción del cliente, como una manera de
propiciar el mejoramiento continuo y cercenar desde la raíz el problema en
cuestión.
Es también muy común observar,
como las disposiciones, reglamentos, normatividad, etc… endilga funciones y
actuaciones a las unidades de auditoria interna, las cuales no pueden ser
eficientemente atendidas, en razón a la poca capacidad física y de talento
humano con que cuenta estas unidades, convirtiendo entonces la presencia de la Auditoria en
figura decorativa en los esquemas organizacionales, ante los limitados recursos
y respaldo que la alta dirección les ofrece, y por consiguiente falta de
credibilidad frente a la competencia de los profesionales asignados a ese cargo
tan relevante.
Esta falta de respaldo es más
evidente cuando el nivel de capacitación y socialización que ostentan no es
suficiente frente a sus competencias, donde a mi criterio deben conocer más o igual
que el mismo representante legal, para que se conviertan en verdaderos asesores
y respaldo en la consecución de los objetivos y metas de la organización.
Hay una labor que las Auditorias
Internas pueden hacer de manera ocasional en la medida de su programación, y es
el acompañamiento a ciertas
actuaciones que la administración realiza, se trata de: toma de inventarios,
licitaciones, audiencias públicas, comités, mesas de dinero, baja de bienes,
entrega de obras, empalmes entre administraciones, implementación de procesos etc…
con un atenuante y es que el auditor no puede avalar el proceso a través de
firmas, autorizaciones, confirmaciones; por lo que su participación se
limita simplemente a actuar como observador.
De tal suerte, que para que las
actuaciones de la auditoria interna no se configure como un apaga - incendios, sus
actividades y funciones en lo posible deben estar concebidas en un Plan General
de Auditoria, aprobado por la alta dirección, el cual deslegitimiza tal
accionar que se reclama y que paradójicamente es sobre el cual debe combatir
con mayor propósito la organización como responsable del control interno y la
auditoria en su labor de asesoría.
En razón a lo anterior
- Considerar la auditoria como el mayor aliado de la organización.
- Revestirlo de personal idóneo y capacitado suficiente, para que con su asesoría la administración se sienta segura de sus actuaciones.
- Darle importancia a sus recomendaciones que seguramente lograra obtener el mejoramiento organizacional que se persigue.
- Considerar la Auditoria como unidad independiente, que si bien tiene una dependencia administrativa, ejerce funciones propias de evaluación y asesoría.
- Recordar que la auditoria no ejerce el control de la organización, pero sí verifica que se ejerza por los responsables de hacerlo, dueños de los procesos.
- El valor agregado que las auditorias producen, está materializado en informes producto de sus actuaciones.
- Demandar de las unidades de auditoria interna capacitación y socialización sobre la cultura del autocontrol a cada uno de los miembros de la organización, tanto directivos como administrativos.
- No endilgarles funciones operativas, diferentes a su actuación propia de asesoria y evaluación y en concordancia con su PGA.
Reflexión: “Las
improvisación en todas sus formas, es sinónimo de debilidad en el sistema de control
interno de las organizaciones”
Hasta pronto,
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