Las auditorias no fueron diseñadas para ejercer el
control, si no para velar que sea realizado por quienes tienen la
responsabilidad de ejercerlo en razón a sus competencia y en relación con sus
funciones. Así mismo el control no es
una oficina o dependencia; son todos los elementos que hacen parte de la
organización donde cada uno de ellos desempeña un componente de control y son los
dueños de los procesos quienes garantizan su autocontrol, autogestión y auto regulación.
Veamos entonces en
términos prácticos cuales son esos controles y en esencia porque los mismos
garantizan el que hacer de las organizaciones:
Las normas - En la medida que la administración realice sus
actuaciones conforme a la Ley y regulaciones, no incurrirán en desviaciones y sanciones
que generan su omisión;
La misión – la observancia de la naturaleza de la
organización posibilita que todas las actuaciones estén dirigidas a cumplir sus
propósitos;
La planeación - permite controlar y demarcar las actuaciones de
la organización para el cumplimiento de sus objetivos; de una acertada
planeación dependerá su seguimiento y cumplimiento de metas e indicadores;
El perfil del talento humano comprometido y ético - posibilita que una vez seleccionado y dirigido
a las áreas y procesos de su competencia, se asegure la calidad de los
resultados;
Los sistemas de información – Las bases de datos de los clientes, así como
la certeza razonable de su contabilidad, presupuesto y demás productos
financieros y administrativos automatizados, permite proyectar futuras actuaciones y tomar las mejores
decisiones para la organización;
Los manuales. – Medio para formalizar y documentar los procesos y
procedimientos de la organización, como una manera de estandarizan con cierta
precisión las operación y responsabilidad de quienes manejan el quehacer
organizacional;
Los archivos - Memoria institucional, que propicia las bases
y soportes de actuaciones pasadas para
utilizarlas como experiencia en los proyectos futuros;
La alta Dirección – De su estilo a través de
políticas y estrategias dependerá el desempeño de la organización en su
conjunto, lo que aunado a la administración del riesgo, implica la adopción de
controles preventivos que posibilita la mitigación de eventos irregulares y
poco convenientes para la organización.
La responsabilidad
del sistema de control interno de la organización recaerá sobre el representante
legal, no obstante la aplicación de métodos, procesos y procedimientos al igual
que la eficiencia, eficacia de las operaciones será de todos los que hacen
parte de la organización en la medida de sus competencias y funciones;
Quejas y reclamos – manera de advertir y
corregir el inconformismo de los clientes frente a ciertos procesos que
requieren atención;
Comunicación - Fuente de direccionamiento sobre
instrucciones y operaciones, que en la medida de ser bien entendida y ejecutada
se logra los objetivos que se persigue;
Revisor Fiscal- Su responsabilidad llega hasta
el momento en que descubra y reporte las irregularidades a los organismos
competentes; el revisor fiscal no debe
tener responsabilidad ninguna porque sus funciones no van mas allá de
identificar fallas y sugerir correctivos, mas no el de tomar decisiones. Si las irregularidades no son informadas a
quien corresponda, el revisor fiscal seguirá siendo responsable por las
irregularidades presentadas y las consecuencias en que estas puedan derivar. Para
exonerase de las responsabilidades por los actos irregulares por el detectados,
además de informarlos, debe conservar la prueba de que ha reportado.
Lo que el revisor
fiscal no debe hacerse el desentendido ante las irregularidades
detectadas, y menos firmar un balance, declaración o certificación a
sabiendas que esta sustentado en información incorrecta o fraudulenta.
En el caso de
irregularidades presentadas en tiempos en los que el revisor fiscal no
trabajaba para la sociedad, es obligación del revisor hacer un diagnostico de
la empresa para identificar las consecuencias de esas irregularidades, además
de identificar si s siguen o no presentando.
La responsabilidad
de las irregularidades presentadas en tiempos anteriores, naturalmente no lo
son del nuevo revisor fiscal, sino del que lo era en el momento de la
ocurrencia de los hechos irregulares, circunstancia que no exonera de la
obligación al nuevo revisor fiscal de hacer una evaluación de la situación
actual de la sociedad.
Auditoria
interna - La responsabilidad más importante del
auditor interno, es la de revisar constantemente el sistema de control y estar
seguro que es adecuado. Como oficina asesora debe
de comunicar a la alta dirección las falencias o desviaciones que se presenten,
así como al comité de auditoria para que se adopten los correctivos necesarios.
La oficina de Control Interno o auditoria
interna como parte integral del sistema controlara, verificara y evaluará en
forma independiente el funcionamiento del sistema de control interno con el fin
de proponer recomendaciones.
Auditoria
externa- Una responsabilidad
muy importante de un auditor es denunciar el fraude que vea o que sospeche. El
dictamen u opinión independiente tiene trascendencia a los terceros, pues da
plena validez a la información generada por el sistema ya que se produce bajo
la figura de la Fe Pública, que obliga a los mismos a tener plena credibilidad
en la información examinada.
Comité de auditoria – Tiene como principal función
recomendar el nombramiento o separación del auditor interno, así como revisar y
aprobar el plan de auditoria que se espera desarrollar. Adelantara una labor
permanente de observación sobre la labor de la auditoria y frente a los
informes financieros y de gestión.
Discutir las políticas con
relación a la evaluación y la administración de riesgo, y de más situaciones
que generen impacto en el normal desarrollo de la organización. Su mayor
responsabilidad obedece a informar permanentemente a la Junta Directiva sobre
la calidad del control interno existente
Plan de mejoramiento: Control que
posibilita asumir las recomendaciones de las auditorias y establecer
compromisos en función de tareas, metas e indicadores, con el propósito de
lograr el mejoramiento continúo.
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