(La música- la suma de miles de notas, al final una linda melodía)
Las auditorías son importantes y
necesarias porque ayudan a minimizar el riesgo en las operaciones de la
organización, evento que sólo es posible en la medida que se realice todo de
manera integral
La auditoría, surge como herramienta
moderna del planteamiento y control para establecer si los indicadores
económicos y en virtud de sus relaciones con los diferentes aspectos
administrativos contables y financieros cumplen los objetivos y
presupuestos de la empresa.
De pronto nos acostumbramos a
realizar procesos de auditoría específica en relación con un interés particular
(Financiera, de gestión, de resultados, de cumplimiento, de control interno
etc.), práctica que a mi juicio está lejos de constituirse en una auditoria
integral.
Tal afirmación obedece a que
por ejemplo, al realizar una auditoría financiera, parecería que sus resultados
se limitaran a expresar una opinión sobre la razonabilidad de los estados
financieros, en términos contables, es decir si los mismos responden a un
criterio básico y fundamental que son las practicas determinadas en los rigores
de la contabilidad.
Sin embargo el propósito de cualquier
auditora, sin dejar de lado la primera intención, nos lleva a evaluar y
revisar los diferentes hallazgos, causas e impacto desde lo
contable, pero también su incidencia en lo jurídico/legal, en lo
técnico, en lo normativo, en lo ambiental, en la gestión y resultado de sus
propósitos, y por supuesto en el rigor operativo y administrativo,
de toda clase de transacciones, traducido en resultados económicos -
financieros.
Lo mismo sucede con el control interno, al
tener que observar que el sistema no tenga falencias en el manejo de
la información y comunicación; en la idoneidad y capacidad del recurso humano y
otros elementos no menos importantes como las quejas sobre los procesos especialmente
misionales, donde los soportes, archivo, trámites, y
demás componentes nos aseguren y posibiliten realizar una auditoría integral,
que proporcione la seguridad y la tranquilidad de lo evaluado frente a lo
ejecutado por la administración.
Observemos algunos requerimientos para
este tipo de auditoría:
- Revisión de políticas y estrategias
de la empresa para direccionarlas hacia lo que verdaderamente
se busca.
- Cuantificar en términos financieros los
diversos componentes de la planeación, para que su labor sea eficiente,
efectiva y económica.
- Tomar los presupuestos como instrumento
de gestión y control y norma de comparación permanente entre lo
programado y lo ejecutado.
- Inducir a los especialistas a
pensar en las necesidades totales de las compañías, y a dedicarse a planear de
modo que puedan asignarse a los varios componentes y alternativas la
importancia necesaria.
- Presionar para que la alta
gerencia defina adecuadamente los objetivos básicos.
- Incrementar la participación
de los diferentes niveles de la organización.
- Inducir a mantener un
archivo de datos históricos y controlables.
- Facilitar la
coparticipación e integración de las diferentes áreas.
- Obligar a realizar un
auto análisis periódico.
- Facilitar el control
administrativo.
- Ayudar a lograr mejor
eficiencia en las operaciones.
Ahora observemos como ciertos hallazgos como
ejemplo, impactan no solo la parte cuantitativa de las operaciones,
si no demuestran debilidades de control interno, de gestión, de cumplimiento
y resultados de las empresas:
Hallazgos
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Causas
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Efectos
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Inadecuado manejo de los inventarios y propiedad Planta y equipo.
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- Áreas desorganizadas.
-Sin asignación de responsables idóneos.
- Información desactualizada
- Falta de inventarios e inspección física.
- Inadecuado perfil del talento humano.
- Deterioro ambiental
- Sin manual de procesos y procedimientos.
- Kardex desactualizado
- Elementos improductivos o vencidos.
- Sin pólizas de seguros.
-Inadecuado mantenimiento (Hoja de vida).
- deficiente depreciación o valorización.
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-Detrimento patrimonial.
-Asunción de responsabilidades fiscales.
-Mayores gastos por mantenimiento, vigilancia, servicios públicos, etc...
- Desgaste administrativo
- Dilución de responsabilidades
-Ineficiencia–
-Inadecuada gestión
-Sobre o sub estimación contable en la utilidad o el patrimonio.
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Inadecuada ejecución del presupuesto.
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-Desconocimiento de los rigores normativos sobre el presupuesto.
- Omisión en la elaboración del plan de compras anualizado.
– Deficiente programación y recaudo de los ingresos.
– Inobservancia en preservación de la austeridad del gasto.
-Permanentes traslados presupuestales.
- Acumulación de disponibilidades sin utilizar.
-Inoportunidad en la revisión de los informes de presupuesto.
– Desconocimiento del normograma presupuestal.
-Deficiente capacitación y socialización.
- Ordenadores del gasto sin los perfiles necesarios.
- -Desconocimiento de los mapas de riesgo.
-Memoria Institucional deficiente.
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- Peculado por omisión.
- Peculado por acción.
-Detrimento patrimonial.
-Perdida de recursos escasos.
-Debilitamiento de las áreas misionales.
- Incumplimiento en las metas y resultados sobre proyectos de inversión.
– Inadecuada gestión.
–Deficiente atención al cliente/usuario/afiliado.
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Débiles sistemas de información financiera y contable.
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-Ausencia de cultura contable.
-Carencia de manuales de procedimientos contables y financieros.
– Perfiles que no corresponden a las funciones realizadas.
- Inoportunidad en la entrega de información contable y financiera
por parte de los responsables.
-Deficiente capacitación y socialización.
- Débil apoyo por parte del área de informativa.
- Exceso manejo de información de manera manual.
– Plataformas de información sin la interfaces completas y
agiles.
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-Dictámenes negativos.
-Decisiones Gerenciales erróneas e inoportunas.
- Sanciones permanentes por parte de las autoridades competentes.
- Mala imagen de la organización.
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Deficiente manejo de la cartera.
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-Inobservancia de la cartera por edades
-Inexistencia de manuales de procesos y procedimientos.
- Débil cumplimiento de requisitos mínimos.
– Garantías insuficientes.
-Inadecuada gestión de cobro persuasivo y jurídico.
- Inadecuada clasificación de la cartera por edades.
– Débil defensa de los intereses de la entidad.
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-Sub y/o sobre estimación de provisiones que afectan las utilidades del
ejercicio.
-Activos improductivos.
-Desconocimiento normativo.
-Afectación en los flujos de caja de tesorería.
-Debilitamiento patrimonial.
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Contratación sin las debidas formalidades
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-Sin selección objetiva.
- Sin los presupuestos suficientes.
- Sin pólizas y garantías.
– Sin estudios de pre - factibilidad y factibilidad adecuados.
- Sin observancia de las inhabilidades e incompatibilidades previstas por
la ley.
- Inexistencia de manuales de procesos y procedimientos.
– Sin la adopción de mapas de riesgos.
–Sin interventoras
- Sin documentación necesaria.
- Anticipos sin legalizar.
-Ausencia de valores éticos y morales,
-Débiles procesos de capacitación y socialización.
-Sin la legalización oportuna.
-Excesiva ampliación de los presupuestos en tiempo y valor.
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-Detrimento patrimonial.
- ineficiencia e ineficacia del gasto e inversión pública.
Delitos contra la administración pública.
- Desequilibrio en la organización pública.
- Corrupción administrativa. Favores burocráticos.
Empobrecimiento económico y social.
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Incremento de los bienes recibidos en pago
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Inadecuada gestión de cobro de la cartera.
- Limitación de la capacidad de pago del deudor.
-Liquidación galopante de empresas.
–Falta de políticas acertada de cobranzas.
-Normatividad absurda.
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Desequilibrio financiero de las empresas.
-Asunción de activos improductivos
- Mayores gastos en vigilancia. servicios públicos, mantenimiento,
bodegaje etc,
-Pérdida económica para quien recibe.
-Liberación de responsabilidades de quien entrega.
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Pasivos Laborales sin los rigores normativos
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-Sistemas de información manuales
- Ausencia de manuales de funciones y requisitos mínimos.
-Incumplimiento en el pago de aportes a la seguridad social.
-Inadecuada causación de prestaciones económicas.
-Inoportunidad en el traslado de cesantías.
-Limitados programas de capacitación.
-Inoportunidad en la elaboración de novedades de nómina.
-Estilo de dirección cerrado con procesos de selección sin meritócracia.
- Plantas paralelas.
-Estructuras organizacionales piramidales.
- Débiles cálculos actuariales de pensiones de
jubilación.
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-Carencia de compromiso organizacional.
- Poca cobertura y respaldo en salud y pensiones.
– Subestimación de cuentas para prestaciones económicas.
-Desgaste administrativo.
-Débil resultados en términos de calidad y de servicio.
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Venta en Bogotá en la Avenida Jiménez No. 4 - 76 Galería Típicos.
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Marco Hernando Bonilla Martínez
Consultor y Asesor en los procesos de Auditoría con enfoque integral, Auditoría interna de Calidad, ISO 9001 de 2008 y NTCGP 1000:2009, con más de 20 años de experiencia. Conferencista nacional, consultor internacional en procesos de Control Interno orientados al mejoramiento de las organizaciones. Colaborador de Auditool.
Bogotá D.C., Colombia
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