Quizás
esta última pregunta
es la más importante para cualquier organización, incluso la Auditoría, la cual
conduce a programar las acciones necesarias para mejorar el desempeño en el logro de la Misión evaluadora y de esta forma revertir los
resultados aumentando la satisfacción real de los clientes, ofreciéndoles un servicio
con las características que ellos requieren para satisfacer sus necesidades
reales.
La
idea según Druker, es tomar medidas hoy para obtener resultados futuros que
garanticen la permanencia y la prosperidad de la organización, en éste caso de
la auditoria como de la entidad auditada.
Las normas de auditoría de general aceptación, así como
las Normas internacionales establecen “que el auditor debe planear la auditoría
de modo que el trabajo se desempeñe de una manera eficiente y sea
efectiva; Planear una auditoría implica
establecer la estrategia general de auditoría para el trabajo y desarrollar un
plan de auditoría, para reducir el riesgo a un nivel aceptablemente bajo. La
planeación involucra al socio del trabajo y a otros miembros clave del equipo
para ganar de su experiencia y clara
percepción y para enriquecer la efectividad y eficiencia del proceso de
planeación”. (Nia.300)
En relación con lo
anterior a continuación sugiero algunos
criterios a considerar al momento de planear la auditoria, que sin duda
contribuirá a minimizar el riesgo al emitir una opinión y preservar la
idoneidad profesional del grupo auditor.
- Conformación de un grupo multidisciplinario
de profesionales entrenados y capacitados en auditoria.
- Asignación de un supervisor, cuya función
fundamental sea velar por el cumplimiento de la programación de la
auditoria en sus fases de planeación,
ejecución e informe, con perfil de alta calidad en Auditoria.
- Documentar el proceso auditor a través de un
memorando de planeación.
- Definir el tipo de auditoría: financiera, de
gestión, cumplimiento, control interno, área, proceso, etc.
- Conocimiento integral de la entidad y su entorno, en lo
normativo, administrativo, financiero/contable y legal.
- Establecimiento de situaciones críticas y
prioritarias como punto de partida de su desarrollo.
- Asignación adecuada del trabajo al grupo
auditor por perfiles, actividades y
tiempos, generando una herramienta denominada cronograma de
trabajo.
- Definir el alcance en términos de: tipo de
auditoría que se realiza, fecha de corte, filiales, seccionales, recurso
humano y logística necesaria, cubrimiento de la auditoria por áreas y /o
cuentas, en lo financiero, administrativo, legal, normativo, etc.
- Considerar los antecedentes de la entidad a
través de informes de auditoría anteriores, denuncias, quejas, etc.
- Justificar la necesidad de su realización.
Motivo por el cual se requiere realizar dicho evento, en ocasiones por
rigores de ley.
- Establecer los
objetivos, tales, como:
o
Emitir opinión;
o
Determinar la
razonabilidad de los estados financieros;
o
Evaluar el sistema de
control interno;
o
Formular
recomendaciones;
o
Evaluar los objetivos de
las metas trazadas;
o
Evaluar la contabilidad y
el presupuesto para determinar si muestran confiabilidad;
o
Comprobar el
funcionamiento de la Administración;
o
Determinar las
irregularidades en el manejo del recurso humano;
o
Evaluar la gestión
empresarial;
o
El cumplimiento de las
medidas costo / beneficio.
o
Efectuar seguimiento a
las recomendaciones dadas en informes anteriores.
- Tener presente las actividades principales:
- A.
Revisión de la documentación;
- B. Preparación de la auditoria/ Planeación;
- C. Ejecución de auditoría/Trabajo de campo;
- D. Informe de la auditoria / Comunicación de resultados;
- E. Mejoramiento – Seguimiento.
- B. Preparación de la auditoria/ Planeación;
- C. Ejecución de auditoría/Trabajo de campo;
- D. Informe de la auditoria / Comunicación de resultados;
- E. Mejoramiento – Seguimiento.
- Propiciar reuniones con la
alta dirección y las diferentes áreas objeto de auditoría, para contar con
información básica y de primera mano.
- Alistamiento de los papeles de trabajo, con
mayor énfasis los programas de
auditoría y cuestionarios de control interno, como guías que traza el
actuar del auditor lejos de improvisaciones y riesgos innecesarios.
- Alistamiento de archivos permanentes y
corrientes en la auditoria, y proyecto de oficios de presentación del
grupo ante la entidad y solicitud de información general básica.
- Definición clara de método de muestreo,
marcas, y referencias.
- Relación del apoyo logístico para el grupo
auditor en la organización, tales como: Oficina independiente, mesas de
trabajo, computador, teléfono, archivador, servicio de fotocopiado, carnet
(identificación interna).
- Reglas de juego internas sobre el actuar del
grupo de auditoría ante la entidad. Entre ellas, quien aborda el liderazgo
del grupo.
- Preparación mental del grupo sobre la
responsabilidad que implica esta labor en lo personal, profesional e
institucional.
- Disposición y compromiso del grupo auditor
con la firma de auditoría y ante la
institución o empresa que audita.
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Marco Bonilla M
Consultor y Asesor en los procesos de Auditoría con enfoque integral, Auditoría interna de Calidad, ISO 9001 de 2008 y NTCGP 1000:2009, con más de 20 años de experiencia. Conferencista nacional, consultor internacional en procesos de Control Interno orientados al mejoramiento de las organizaciones. Colaborador de Auditool.
