La diversidad de temas, la variedad de objetivos en la tipología de las organizaciones, la necesidad de evaluarlas integralmente, requieren la conformación de equipos de auditoria con profesionales experimentados, idóneos y competentes, especialistas en temas de carácter técnico, financiero/contable, administrativo, jurídico y sistemas entre otros , que contribuyan en buscar la armonía de la Auditoria de manera planificada a través de un grupo interdisciplinario calificado, especializado y organizado en procura de obtener resultados objetivos, coherentes, concisos y soportados.
A mi juicio, considerando el tamaño de la empresa o entidad y por supuesto el alcance y los recursos presupuestados para ésta labor de Auditoria, el equipo de trabajo estaría conformado por los siguientes perfiles, con las correspondientes competencias y tareas de auditoría, de evaluar, revisar, cotejar, entre otras:
Contador Público,
Revisión sobre el manejo del portafolio de inversiones en el mercado de valores.
Examen de la Cartera de préstamos y sus garantías.
Arqueos de cajas menores y tesorería.
Estimación de la Cartera clasificada por edades para estimar provisiones.
Avalúos de inmuebles con estudios técnicos por autoridades reconocidas. .
Adecuadas políticas evaluativas de las inversiones, provisiones, depreciaciones, valorizaciones. Conciliación y confirmación con áreas fuente y/o usuario.
Rigor en el calendario de entrega de información a contabilidad para su consolidación.
Automatización de la información de Contabilidad. Margen de error.
Utilización efectiva de los contadores de la organización en labores propias.
Oportunidad en el pago de aportes parafiscales, impuestos y otros.
Utilización de la contabilidad de causación.
Adecuada contabilización de las ventas. (Causación.)
Adecuada contabilización de los diferidos
Cultura contable en toda la organización.
Conciliación entre las áreas fuentes y contabilidad
Revisión partidas antiguas sin depurar.
Observancia de saldos contrarios a la naturaleza de la cuenta.
Registros soportados.
Notas explicativas con información básica y suficiente.
Dictamen de la opinión
Evaluación del control interno contable.
Economista.
Revisión a la Planeación formal, con metas e indicadores coherentes, productos de estudios con compromiso.
Manejo de fondos, inversiones y bienes con las pólizas de garantías necesarias
Plan de compras anualizado.
Análisis del riego en inversiones temporales en empresas.
Montos de fondos en disponible y el flujo de caja.
Manejo y utilización de los servicios públicos. Políticas de austeridad.
Conocimiento de la memoria institucional al momento de estimar proyectos y estudios.
Evaluación de la gestión.
Revisión de proyectos.
Revisión de los presupuestos.
Análisis financiero.
Ingeniero Industrial y/o Administrador de empresas.
Revisión de Manuales de procesos y procedimientos actualizados.
Estilo de dirección.
Códigos de ética y buen gobierno.
Perfiles del talento humano frente a las funciones y labores.
Mapas de riesgos de los procesos misionales y de apoyo.
Adecuada segregación de funciones.
Procesos de inducción y capacitación
Sistemas de comunicación eficientes que posibilitan la oportuna atención a los requerimientos de los clientes/usuarios/afiliados.
Atención de: usuarios/clientes/afiliados.
Puntos de atención al usuario/cliente/afiliado.
Programas de bienestar social.
Recursos físicos en buen estado y adecuado mantenimiento.
Asignación de interventores con experiencia y perfiles adecuados.
Planta de personal suficiente y competente.
Oportuno control en el vencimiento de inventarios (medicamentos, productos perecederos).
Uso adecuado del parque automotor.
Controles automatizados en la generación de novedades de nómina.
Viabilidad financiera de los contratos.
Utilización adecuada de la propiedad, planta y equipo.
Recapitulación de normas y disposiciones.
Estabilidad en los cuadros directivos, como el direccionamiento de objetivos y estrategias.
Procesos meritocráticos.
Competencia en razón a la calidad de los servicios
Cambio tecnológico permanente.
Globalización.
Reestructuraciones, fusiones y liquidaciones.
Corrupción.
Incidencia e impacto por fenómenos naturales.
Posicionamiento en el mercado.
Organismos de control competentes y sus informes.
Trámites externos, normativos etc.
Cambio de cultura de control- basado en el autocontrol
Auditor de Sistemas.
Revisión de Procesos automatizados, y licenciados.
Gestión integrada y coordinada de los procesos administrativos y financieros.
Actualización y aprovechamiento de los equipos de computación.
Sistemas de información, confiable y actualizado.
Oportunidad en las decisiones
Ciclos de procesos automatizados.
Existencia de Información en línea.
Trámites internos.
Adecuado Manejo ambiental.
Registro de la información desde el área fuente a través de reprocesos y medios magnéticos.
Centralización en el manejo de datos maestros.
Posibilidad del control de los procesos en línea y en tiempo real.
Software actualizados y equipos modernos
Adecuada custodia y seguridad de equipos.
Existencia de Back up. de información clave.
Apropiado mantenimiento de equipos (Antivirus).
Utilización de los equipos en labores propias del objeto de la organización.
Existencia de claves de acceso sobre archivos reservados de la organización.
Existencia de manuales de procesos y fuentes de información.
Abogado.
Revisión a la Defensa de los intereses de la entidad ante los despachos judiciales por parte de los abogados externos.
Adecuada cobertura de los abogados por procesos.
Automatizado de los procesos jurídicos a favor y a cargo.
Adecuado archivo de expedientes.
Interventoría y seguimiento sobre los abogados y los procesos.
Comunicación y retroalimentación entre la oficina jurídica y la entidad para erradicar las causas de los procesos judiciales.
Criterios definidos para la causación de las contingencias por cuenta de los procesos.
Observancia al proceso contractual.
Contratos con los requerimientos legales.
Pólizas de cumplimiento y garantías con la cobertura necesarias que respalden los contratos.
Contratos por liquidar.
Conocimiento normativo por parte de la organización.
Gestión de cobro.
Profesional de acuerdo con la Misión de la Empresa: Profesional de la Salud, agrónomo, ambientalista, ingenieros (civil, ambiental, sistemas), arquitecto, actuario, etc…
Seguimiento a los presupuestos asignados.
Cumplimiento de metas, objetivos e indicadores estimados.
Evaluación y seguimientos a los contratos de obras o de servicios prestados.
Proyectos e inversiones realizadas.
Revisión de la contabilidad y demás información relativa a los proyectos como clientes, beneficiarios, recursos, como actividad inherentes.
Siendo un equipo interdisciplinario, donde cada uno tiene competencias propias y definidas; es necesario que todos y cada uno de los integrantes del equipo, conozcan las generalidades de la organización en cuestión y que por supuesto cuente con un claro expertício de lo que significa la auditoría y la responsabilidad que les asiste de producir resultados en procura del mejoramiento de la organización y el posicionamiento que la firma de auditoría obtendrá de los resultados de una auditoría con calidad; fundamentalmente asociados y compenetrados entre todos para asistir el proceso endilgado de manera integral y profesional.
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Marco Hernando Bonilla Martínez
Consultor y Asesor en los procesos de Auditoría con enfoque integral, Auditoría interna de Calidad, ISO 9001 de 2008 y NTCGP 1000:2009, con más de 20 años de experiencia. Conferencista nacional, consultor internacional en procesos de Control Interno orientados al mejoramiento de las organizaciones. Colaborador de Auditool.
Bogotá D.C., Colombia
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