“El análisis, DOFA también conocido como análisis FODA o DAFO, es una herramienta de estudio de la situación de una empresa, institución, proyecto o persona, analizando sus características internas y su situación externa en una matriz cuadrada”
“DOFA (en inglés SWOT) es la sigla usada para referirse a una herramienta analítica que le permitirá trabajar con toda la información que posea sobre su negocio, útil para examinar sus Debilidades, Oportunidades, Fortalezas y Amenazas.
La importancia de la matriz DOFA radica en que nos permite realizar un diagnóstico real de la empresa o negocio, estado del arte, que nos brinda el principal elemento requerido para tomar decisiones, que no es otro, que la conciencia de la realidad, pues cuando conocemos nuestra realidad, casi siempre sabemos qué hacer.
Este tipo de análisis representa un esfuerzo para examinar la interacción entre las características particulares de su negocio y el entorno en el cual éste compite”.
La matriz, es por lo general aplicada a la totalidad del negocio, pero puede ser abordada a un área, proceso, proyecto en concreto, pues lo que se trata es la formulación de eventos que tomados y cruzados en su conjunto corrijan o adviertan factores positivos y negativos, aprovechándose de ellos para recomendar acciones de mejoramiento apuntados a cumplir con los objetivos y metas.
Aunque la matriz DOFA tiene diferentes aplicaciones al final cada una de ellas, se constituye en un referente primario a tener en cuenta a la hora de planear y ejecutar para nuestro caso, la auditoria, ya que sus elementos de Amenazas y Debilidades, uno externo y el otro interno, proporcionan el punto de partida de hallazgos críticos, susceptible de evaluar por parte de la auditoria, que una vez contrastado con los otros dos elementos, Oportunidades y Fortalezas generan el equilibrio adecuado para sugerir acciones preventivas y de mejoramiento.
Para entender el análisis a partir de la DOFA, es necesario hacer un riguroso estudio de la empresa, comenzando desde su creación y naturaleza prevista de manera objetiva en la Misión de la entidad, para que a partir de ésta, lograr avisar si los demás componentes de la empresa son afines desde lo normativo, organizacional, financiero-contable, presupuestal, planes y programas y control, frente a la misión; que una vez interiorizados, socializados y discutidos proporcionan el camino a seguir con grandes bondades en el resultado final, propio de un diagnostico real y concienzudo, prenda de garantía en el desarrollo de la auditoria.
Si conocemos las debilidades, es claro que podemos sugerir políticas, enmendar procesos y procedimientos, y lo que es más importante en auditoria avisar sobre los posibles riesgos críticos y por supuesto implementar controles que disminuyan el impacto negativo que estos eventos puedan causar al interior de las organizaciones.
Las oportunidades por el contrario nos proporcionan lineamientos para encauzar los recursos con los que la organización cuenta en talento humano, infraestructura, fondos, bienes, etc… en torno a una mejor gestión y resultados traducidos en éxito y aprovechamientos. Es obligación de la empresa y un propósito de la Auditoria identificar estas clases de oportunidades que sin duda la posesionan como una verdadera unidad asesora.
Sin duda una cualidad de la auditoria como de la empresa es reconocer las fortalezas, dada cuenta que estas nos proporcionan el camino para mitigar las debilidades y aprovechar las oportunidades, y de ésta forma asegurar con mayor competencia los objetivos, y especialización clara de la misión de la empresa, posibilitando la visión que pretende alcanzar. La auditoría debe tener en cuenta estas fortalezas para que en sus informes y recomendaciones permitan explotarlas haciendo menos notorias las posibles debilidades que la organización en su interior posea.
Por último tenemos la identificación de las amenazas, propósito fundamental de cualquier tipo de auditoria, como quiera que estas por si solo generan un riesgo enorme, que en muchos casos por ser de carácter externo es más difícil de prever y controlar, como es la competencia, los cambios normativos, el mercado, las TICs, la globalización, los tratados de libre comercio, la especulación del sistema financiero, etc, por lo que es necesario estar atentos para reaccionar con la oportunidad requerida y lo que es mas importante con políticas y estrategias preparadas sin sorpresas y efectividad.
La matriz D.O.F.A. permite a la auditoría, no solo construir una planeación efectiva de su actuar, si no que a lo largo de su actuación posibilita sugerir correctivos de manera segura y apropiada, que finalmente se convierten en para la organización en decisiones de todo tipo en pro de sus objetivos y como un valor agregado de la asesoría que las auditorías deben proporcionar, entre otras:
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• El establecimiento de la Misión con un alto contenido de cultura y un claro propósito de que todo lo que se desarrolle en la organización este en función del cumplimiento de ella.
• Perfiles del talento humano acordes con las actividades básicas tanto de apoyo como misionales, con alto compromiso ético y moral.
• Objetivos, planes y programas en razón a una planeación estratégica y a un presupuesto consecuente en recursos físicos, humanos y monetarios.
• Procesos y procedimientos transparentes y formalmente adoptados.
• Adopción de matrices de riegos como manera de prever desviaciones.
• Información contable, financiera, administrativa y presupuestal legítima y en concordancia con normas y disposiciones vigentes.
• Cuidado y trato a los clientes, usuarios, afiliados, cotizantes etc, como razón primaria de la Misión de la entidad.
• Estructura organizacional suficiente, donde la jerarquización, responsabilidad, y decisión este precisamente asignada.
• Identificación plena de la normatividad y reglamentación vigente, con permanente socialización a los interesados.
• Seguimiento a los compromisos adquiridos en los planes de mejoramiento como principio y fin del análisis efectuado.
• Revisión del entorno como una forma de contener y avisar los posibles riesgos y prevenirlos.
Reflexión. “La auditoría se posesiona en la medida que genere valor agregado a la organización”
El ABC de la Hacienda Pública, referente constitucional y legal
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Marco Hernando Bonilla Martínez
Consultor y Asesor en los procesos de Auditoría con enfoque integral, Auditoría interna de Calidad, ISO 9001 de 2008 y NTCGP 1000:2009, con más de 20 años de experiencia. Conferencista nacional, consultor internacional en procesos de Control Interno orientados al mejoramiento de las organizaciones. Colaborador de Auditool.
Bogotá D.C., Colombia
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