Programas de auditoria- Resolución del proceso auditor.

Los programas de Auditoria son guías detalladas sobre los procedimientos y pruebas a realizar y la extensión de las mismas para cumplir con los objetivos y propósitos de la auditoria.

Son elaboradas por el auditor responsable de su aplicación, además sirven como medio de control para la adecuada ejecución y supervisión de la auditoria.

Su elaboración requiere de un amplio conocimiento de la entidad, área, proceso, cuenta o actividad objeto de examen, por lo que su diseño se realiza con anticipación, en la etapa de planeación de la auditoria, y debe ser de contenido flexible y sencillo. Además de tener en cuenta normas y técnicas de auditoria, experiencias de anteriores auditorias y experiencias de terceros, entre otras, como:

–Lo que se examina sea relevante y guarde correspondencia con hechos ciertos y de calidad.
–Las pruebas que se pretender realizar sean suficientes en términos de cantidad, para evitar que se llegue a juicios o conceptos subjetivos o erróneos.
–Las pruebas solicitadas busquen obtener evidencia sobre la idoneidad del control interno.
–Direccionadas a realizar pruebas sustantivas, esto es, examinar las transacciones y la información producida por la entidad bajo examen, aplicando técnicas de auditoria, con el objeto de validar las afirmaciones y para detectar las distorsiones materiales contenidas en los estados financieros, procesos etc……
–Induzca al auditor a realizar procedimientos de inspección, (documental o física), observación, indagación mediante entrevistas, confirmación, cálculos, procedimientos analíticos, comprobación o comparación ( Conciliación, circularización etc.).

Estos programas no son estáticos y por el contrario deben ser actualizados permanentemente en razón al cambio de los procesos, la normatividad, las estructuras, el tipo de entidad, constituyéndose en un documento especializado sobre la labor objeto a examen.

Los programas de auditoria y sus resultados se desarrollan y hacen parte integral de los papeles de trabajo, dada cuenta que a través de marcas y referencias se indica la ubicación y prueba realizada , proporcionando metodológicamente una organización sobre los soportes contentivos de los hallazgos.

Los programas de auditoría, llamados también descripción de los procedimientos paso a paso del quehacer auditor, deben ir acompañados de cuestionarios de control interno, los que de alguna manera proporcionan el ambiente de control que la organización, área, o proceso presenta al momento de la auditoria; cuestionario que resuelto direcciona de alguna manera la criticidad o normalidad de lo evaluado, lo cual debe ser corroborado con pruebas sustantivas y de cumplimiento, anotadas en los programas respectivos.

A manera de ejemplo a continuación represento dos guías contentivas de la cuenta del efectivo, una relacionada con el cuestionario de control interno y la otra con los procesos y procedimientos a realizar a la cuenta:

EFECTIVO

CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO

CUESTIONARIO SI NO N.A OBSERVACIONES
1- Existen manuales de procedimientos ?
2- Los manuales de procedimientos son evaluados y actualizados periódicamente.
3- Las funciones de los responsables del manejo de efectivo son independientes de las del grupo?
4- La apertura de las cuentas bancarias y firmas responsables son debidamente autorizadas?
5- Los encargados del manejo de cajas menores son independientes al tesorero?
6- Existen mecanismos que garanticen:
-Los procedimientos existentes para desembolso?
-Un adecuado control de las operaciones?
-Un correcto registro de las transacciones ?
7- Los fondos recaudados a través de caja general se consignan a más tardar al día siguiente del recaudo ?
8- En la misma forma como se recibieron (efectivo o cheque)?
9- Las cuentas bancarias son conciliadas oportunamente por funcionarios diferentes al responsable del manejo?
10- Al solicitar el reembolso de fondos para Caja Menor se presentan los comprobantes de los gastos con el fin de que sean inspeccionados por quien autoriza el reembolso?
11- Al solicitar el reembolso de fondos para Caja Menor se verifica que los comprobantes y facturas sean originales?
12- Los comprobantes que soportan los desembolsos son anulados ?
13- Se cancelan y legalizan a final de año las Cajas Menores?
14- Los recibos oficiales de Caja están debidamente prenumerados?
15- Existen restricciones para el acceso a los registros y libros de contabilidad?
16- Esta restringido el acceso a las dependencias de personas distintas a quienes tienen la responsabilidad de la custodia y manejo del efectivo.?
17- Se practican arqueos sorpresivos ?
18- Las personas autorizadas para firmar ordenes de pago tienen funciones relacionadas con la elaboración de los documentos y comprobantes de ingresos o registros contables ?
19- Las funciones de los responsables del manejo de efectivo son independientes de la preparación y manejo de libros ?
20- Es adecuada la segregación de funciones en el proceso de ingresos/egresos.
21- Se elaboran conciliaciones bancarias mensualmente?
22- Se elaboran diariamente boletines de Tesorería?
23- Los libros auxiliares de caja y banco se encuentran al día en sus registros?
24- 20- Se anulan los cheques sin cobrar con antigüedad mayor a seis meses?
21- Se registra en libros esta operación, con el fin de disponer de los recursos ?


PROCEDIMIENTO DE AUDITORIA


PROCEDIMIENTO. REF. P/t Firma auditor.

1.El auditor con su equipo de trabajo discutirá los objetivos del programa y los pasos contenidos en él, asegurándose que los mismos han sido comprendidos correctamente.
2.Prepare planilla sumaria que descomponga el efectivo por cada uno de los conceptos que lo integran, y compárelos con los saldos del periodo anterior.
3.De acuerdo al punto anterior, prepare subcédulas que incluyan los saldos de las cuentas que conforman este grupo y crúcelos con los libros auxiliares.
4.Verifique y analice las notas a los Estados Contables.
5.Analice, cruce y verifique la información del Estado de Balance General y del Estado de Actividad Financiera, Económica y Social con los demás Estados Contables básicos.
6.Para un período seleccionado, revise la secuencia numérica y cronológica de los recibos oficiales de Caja, compruebe que esté completa, sin enmendaduras y deje constancia de cualquier irregularidad.

7.Tome selectivamente movimientos diarios de Tesorería:
8.Compruebe las operaciones que dan origen a los ingresos y egresos, estableciendo que se anexen los documentos soporte que les corresponden de acuerdo a las normas administrativas.
9.Verifique las operaciones aritméticas y los soportes que dan origen.
10.Sume los recibos de caja y crúcelos contra el comprobante de consignación y auxiliares.
11.Determine que el efectivo recaudado haya sido consignado en su totalidad exactamente en el estado que se recibió, en las primeras horas del día siguiente a la recepción.
Tome selectivamente movimientos de bancos y:
12.Confronte las partidas registradas en los libros de bancos contra los recibos de consignación.
13.Verifique las consignaciones reportadas en el boletín de tesorería y crúcelas contra el extracto bancario.
14.Confronte las consignaciones registradas por en el extracto y las del ente público y concilie.
15.Investigue las notas débito y crédito.
16.Verifique que todo egreso de fondos se efectúe mediante giro de cheques individuales con base en comprobantes debidamente legalizados.
17.En la revisión de pagos por concepto de comisiones bancarias, intereses por empréstitos financieros y servicios, verifique que los pagos o notas débito se encuentren de conformidad a las cláusulas contractuales.
18.Para el análisis de los pagos por cualquier concepto, verifique: que en el comprobante respectivo se registre el número de la cuenta corriente y del cheque, el nombre del banco y valor neto girado.
19.Tome una muestra de las conciliaciones bancarias practicadas por el ente público y:
20.Prepare sub-cédula para bancos e indique para cada uno lo siguiente:
21.Saldo según libros( totalice y coteje contra el Estado de Balance General)
22.Las partidas conciliatorias débito.
23.Las partidas conciliatorias crédito.
24.Saldo según extracto.
25.Compare los saldos contra el mayor, auxiliares y extracto bancario.
26.Investigue todas las partidas conciliatorias de importancia.
27.Examine todas las notas débito y crédito y compruebe que dichos cargos o abonos sean imputados correctamente en la cuenta corriente respectiva o estén en la conciliación.
28.Compare contra el libro de Bancos aquellos cheques( número y valor según extracto) de alguna consideración que hayan sido girados con fecha posterior al cierre.
29.Investigue los comprobantes y soportes de los cheques pendiente de pago de alguna consideración que no han sido cobrados a la fecha del cierre
30.Analice los cheques devueltos que figuren en conciliación al final de la vigencia e investigue sus causas.
Moneda extranjera - Bancos
31.Cerciórese que todas las transacciones que afectan las cuentas que maneja el ente público en moneda extranjera, sean autorizadas por funcionario competente y cumplan con las disposiciones administrativas y legales.
32.Verifique que las afectaciones de estas cuentas, sean registradas con base en soportes que justifican la transacción en moneda extranjera y valuados en forma oportuna al tipo de cambio vigente a la fecha de la operación.
33.Confirme los saldos de las cuentas bancarias del ente público tanto en moneda nacional como extranjera a Diciembre 31.

ARQUEOS
34.Practique arqueo de dineros y títulos valores en Caja General y Cajas menores en la fecha que crea conveniente.
35.Cruce el resultado del arqueo contra las cifras reflejadas en libros o registros correspondientes e investigue las diferencias.
36.Verifique que todos los documentos y comprobantes que se encuentren en caja a la fecha del arqueo, estén debidamente aprobados.


Hasta Pronto.