“El
Control Interno se entiende como el proceso que ejecuta la administración con el fin de evaluar operaciones especificas con seguridad razonable en tres principales categorías:
Efectividad y eficiencia operacional, confiabilidad de la información financiera y cumplimiento de políticas, leyes y normas”. (Modelo Coso)
Así las cosas, a continuación relaciono eventos
por tipología a tener en cuenta en la práctica de la auditoria, que sin duda
contribuirá como referencia y captura de evidencias materiales sobre el sistema
de control interno, que redunde en resultados positivos para la auditoria y la
organización.
De tipo administrativo.
1.
La existencia de manuales de procesos y
procedimientos actualizados.
2.
Estilo de dirección.
3.
Códigos de ética y buen gobierno.
4.
Perfiles del talento humano frente a las
funciones y labores.
5.
Mapas de riesgos de los procesos misionales y
de apoyo.
6.
Archivos foliados y adecuadamente custodiados.
7.
Normograma por dependencia.
8.
Medidas de seguridad en el manejo de los
bienes y recursos.
9.
Adecuada segregación de funciones.
10.
Existencia de inventarios físicos de manera
periódica.
11.
Procesos de inducción y capacitación.
12.
Sistemas de comunicación eficientes que posibilitan
la oportuna atención a los requerimientos de los clientes/usuarios/afiliados.
13.
Atención de: usuarios/clientes/afiliados.
14.
Puntos de atención al
usuario/cliente/afiliado.
15.
Planeación formal, con metas e indicadores
coherentes, productos de estudios con compromiso.
16.
Programas de bienestar social.
17.
Recursos físicos en buen estado y adecuado
mantenimiento.
18.
Asignación de interventores con experiencia y
perfiles adecuados.
19.
Conocimiento de normas y manejo ambiental.
De tipo económico
20.
Plan de compras anualizado.
21.
Análisis del riego en inversiones temporales
en empresas.
22.
Montos de fondos en disponible y el flujo de
caja.
23.
Manejo y utilización de los servicios
públicos. Políticas de austeridad.
24.
Conocimiento de la memoria institucional al
momento de estimar proyectos y estudios.
25.
Plantas de personal suficiente y competente.
26.
Tercerización de funciones a través de
contratos de servicios profesionales.
27.
Oportuno control en el vencimiento de
inventarios (medicamentos, productos perecederos).
28.
Manejo de fondos, inversiones y bienes con las pólizas de garantías necesarias.
29.
Cumplimiento en las condiciones laborales.
30.
Defensa de los intereses de la empresa a
través de abogados externos.
31.
Oportunidad en la entrega de información
oficial.
32.
Uso adecuado del parque automotor.
33.
Controles automatizados en la generación de
novedades de nómina.
34.
Viabilidad financiera de los contratos.
35.
Utilización adecuada de la propiedad, planta
y equipo.
De tipo contable-
financiero
36.
Manejo del portafolio de inversiones en el mercado
de valores.
37.
Cartera de préstamos y sus garantías.
38.
Gestión de cobro.
39.
Arqueos de cajas menores y tesorería.
40.
Cartera clasificada por edades para estimar
provisiones.
41.
Avalúos de inmuebles con estudios técnicos
por autoridades reconocidas. .
42.
Adecuadas políticas evaluativas de las
inversiones, provisiones, depreciaciones, valorizaciones.
43.
Conciliación y confirmación con áreas fuente
y/o usuario.
44.
Rigor en el calendario de entrega de
información a contabilidad para su consolidación.
45.
Automatización de la información de
Contabilidad. Margen de error.
46.
Utilización efectiva de los contadores de la
organización en labores propias.
47.
Oportunidad en el pago de aportes
parafiscales, impuestos y otros.
48.
Utilización de la contabilidad de causación.
49.
Adecuada contabilización de las
ventas.(Causación.)
50.
Adecuada contabilización de los diferidos
51.
Cultura contable en toda la organización.
52.
Conciliación entre las áreas fuentes y
contabilidad
53.
Revisión partidas antiguas sin depurar.
54.
Observancia de saldos contrarios a la
naturaleza de la cuenta.
55.
Registros
soportados.
56.
Notas explicativas con información básica y
suficiente.
De tipo jurídico-
legal.
57.
Defensa de los intereses de la entidad ante
los despachos judiciales por parte de los abogados externos.
58.
Adecuada cobertura de los abogados por
procesos.
59.
Automatizado de los procesos jurídicos a favor y a cargo.
60.
Adecuado archivo de expedientes.
61.
Interventoría y seguimiento sobre los
abogados y los procesos.
62.
Comunicación y retroalimentación entre la
oficina jurídica y la entidad para erradicar las causas de los procesos
judiciales.
63.
Criterios definidos para la causación de las
contingencias por cuenta de los procesos.
64.
Observancia al proceso contractual.
65.
Contratos con los requerimientos legales.
66.
Pólizas de cumplimiento y garantías con la
cobertura necesarias que respalden los contratos.
67.
Contratos
por liquidar.
68.
Conocimiento normativo por parte de la
organización.
Tipo
informático.
69. Procesos automatizados, y licenciados..
70. Gestión integrada y coordinada de los procesos
administrativos y financieros.
71.
Actualización y aprovechamiento de los
equipos de computación.
72. Sistemas de información, confiable y actualizado.
73. Oportunidad en las decisiones
74. Ciclos de procesos automatizados.
75. Existencia de Información en línea.
76. Trámites internos.
77. Adecuado Manejo ambiental.
78. Registro de la información desde el área
fuente a través de reprocesos y medios magnéticos.
79. Centralización en el manejo de datos maestros.
80. Posibilidad del control de los procesos en
línea y en tiempo real.
81. Software actualizados y equipos modernos
82. Adecuada custodia y seguridad de equipos.
83. Existencia de Back up. de información clave.
84. Apropiado mantenimiento de equipos (Antivirus).
85. Utilización de los equipos en labores propias del
objeto de la entidad.
86. Existencia de claves de acceso sobre archivos
reservados de la organización.
87. Existencia de manuales de procesos y fuentes
de información.
Del
Entorno.
88. Recapitulación de normas y disposiciones.
89. Estabilidad en los cuadros directivos, como el
direccionamiento de objetivos y estrategias.
90. Procesos meritocráticos.
91. Competencia en razón a la calidad de los
servicios
92. Cambio tecnológico permanente.
93. Globalización.
94. Reestructuraciones, fusiones y liquidaciones.
95. Corrupción.
96. Incidencia e impacto por fenómenos naturales.
97. Posicionamiento en el mercado.
98. Organismos de control competentes y sus
informes.
99. Trámites externos, normativos etc..
100…..Cambio de
cultura de control- basado en el autocontrol.
Son muchos los
eventos a considerar, priorizando por supuesto los procesos misionales, y
fundamentalmente aquellos que el auditor toma de acuerdo con su experiencia y criterio
que lo llevaran a realizar una auditoría
de calidad.
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Venta en Bogotá en la Avenida Jiménez No. 4 - 76 Galería Típicos.
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Marco Hernando Bonilla Martínez
Consultor y Asesor en los procesos de Auditoría con enfoque integral, Auditoría interna de Calidad, ISO 9001 de 2008 y NTCGP 1000:2009, con más de 20 años de experiencia. Conferencista nacional, consultor internacional en procesos de Control Interno orientados al mejoramiento de las organizaciones. Colaborador de Auditool.
Bogotá D.C., Colombia
