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viernes, 21 de septiembre de 2018
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lunes, 17 de septiembre de 2018
“Responsables del control”. La mejor manera de abordarlo.
Es claro, que las auditorias no fueron diseñadas para ejercer el control, si no para velar que sea realizado por quienes tienen la responsabilidad de ejercerlo en razón a sus competencia y en relación con sus funciones. Así mismo el control no es una oficina o dependencia; son todos los elementos que hacen parte de la organización donde cada uno de ellos desempeña un componente de control y son los dueños de los procesos quienes garantizan su autocontrol, autogestión y auto regulación.
No es difícil descubrir, que a pesar de la múltiple y reiterada vigilancia ejercida por los diferentes tipos de auditoria, aún perdura y es más crítica la situación de las empresas públicas y privadas,
permanentemente avocadas a procesos de liquidación y/o fusión por cuenta de debilidades criticas de índole administrativo, financiero y misional; por lo que se deduce, que no es quien ejerce el proceso evaluador el que garantiza los resultados, si no la manera de materializar los controles, para que ellos por si solo sean los garantes de su absorción y cumplimiento.
La importancia de poseer o implementar un sistema de control interno eficiente y eficaz al interior de las estructuras organizacionales, se ha establecido como un esquema obligatorio en la última década; debido a la trascendencia que implica medir la eficiencia y la productividad en el momento de implementarlos y ejecutarlos, puesto que la connotación de control se centra en las actividades básicas que realizan las empresas; de ello se desprende su posicionamiento o mantenimiento en el mercado.
Veamos entonces en términos prácticos cuáles son esos controles y en esencia porque los mismos garantizan el que hacer de las organizaciones:
Las normas - En la medida que la administración realice sus actuaciones conforme a la Ley y regulaciones, no incurrirán en desviaciones y sanciones que generan su omisión;
La misión – la observancia de la naturaleza de la organización posibilita que todas las actuaciones estén dirigidas a cumplir sus propósitos;
La planeación - permite controlar y demarcar las actuaciones de la organización para el cumplimiento de sus objetivos; de una acertada planeación dependerá su seguimiento y cumplimiento de metas e indicadores;
El perfil del talento humano comprometido y ético - posibilita que una vez seleccionado y dirigido a las áreas y procesos de su competencia, se asegure la calidad de los resultados;
Los sistemas de información – Las bases de datos de los clientes, así como la certeza razonable de su contabilidad, presupuesto y demás productos financieros y administrativos automatizados, permite proyectar futuras actuaciones y tomar las mejores decisiones para la organización;
Los manuales. – Medio para formalizar y documentar los procesos y procedimientos de la organización, como una manera de estandarizan con cierta precisión las operación y responsabilidad de quienes manejan el quehacer organizacional;
Los archivos - Memoria institucional, que propicia las bases y soportes de actuaciones pasadas para utilizarlas como experiencia en los proyectos futuros;
La alta Dirección – De su estilo a través de políticas y estrategias dependerá el desempeño de la organización en su conjunto, lo que aunado a la administración del riesgo, implica la adopción de controles preventivos que posibilita la mitigación de eventos irregulares y poco convenientes para la organización.
La responsabilidad del sistema de control interno de la organización recaerá sobre el representante legal, no obstante la aplicación de métodos, procesos y procedimientos al igual que la eficiencia, eficacia de las operaciones será de todos los que hacen parte de la organización en la medida de sus competencias y funciones;
Quejas y reclamos – manera de advertir y corregir el inconformismo de los clientes frente a ciertos procesos que requieren atención;
Comunicación - Fuente de direccionamiento sobre instrucciones y operaciones, que en la medida de ser bien entendida y ejecutada se logra los objetivos que se persigue;
Revisor Fiscal- Su responsabilidad llega hasta el momento en que descubra y reporte las irregularidades a los organismos competentes; el revisor fiscal no debe tener responsabilidad ninguna porque sus funciones no van más allá de identificar fallas y sugerir correctivos, mas no el de tomar decisiones. Si las irregularidades no son informadas a quien corresponda, el revisor fiscal seguirá siendo responsable por las irregularidades presentadas y las consecuencias en que estas puedan derivar. Para exonerase de las responsabilidades por los actos irregulares por el detectados, además de informarlos, debe conservar la prueba de que ha reportado.
Lo que el revisor fiscal no debe hacerse el desentendido ante las irregularidades detectadas, y menos firmar un balance, declaración o certificación a sabiendas que está sustentado en información incorrecta o fraudulenta.
En el caso de irregularidades presentadas en tiempos en los que el revisor fiscal no trabajaba para la sociedad, es obligación del revisor hacer un diagnóstico de la empresa para identificar las consecuencias de esas irregularidades, además de identificar si se siguen o no presentando.
La responsabilidad de las irregularidades presentadas en tiempos anteriores, naturalmente no lo son del nuevo revisor fiscal, sino del que lo era en el momento de la ocurrencia de los hechos irregulares, circunstancia que no exonera de la obligación al nuevo revisor fiscal de hacer una evaluación de la situación actual de la sociedad.
Auditoria interna - La responsabilidad más importante del auditor interno, es la de revisar constantemente el sistema de control y estar seguro que es adecuado. Como oficina asesora debe de comunicar a la alta dirección las falencias o desviaciones que se presenten, así como al comité de auditoría para que se adopten los correctivos necesarios.
La oficina de Control Interno o auditoria interna como parte integral del sistema controlara, verificara y evaluará en forma independiente el funcionamiento del sistema de control interno con el fin de proponer recomendaciones.
Auditoria externa- Una responsabilidad muy importante de un auditor es denunciar el fraude que vea o que sospeche. El dictamen u opinión independiente tiene trascendencia a los terceros, pues da plena validez a la información generada por el sistema ya que se produce bajo la figura de la Fe Pública, que obliga a los mismos a tener plena credibilidad en la información examinada.
Comité de auditoría – Tiene como principal función recomendar el nombramiento o separación del auditor interno, así como revisar y aprobar el plan de auditoria que se espera desarrollar. Adelantara una labor permanente de observación sobre la labor de la auditoria y frente a los informes financieros y de gestión.
Discutir las políticas con relación a la evaluación y la administración de riesgo, y de más situaciones que generen impacto en el normal desarrollo de la organización. Su mayor responsabilidad obedece a informar permanentemente a la Junta Directiva sobre la calidad del control interno existente.
Plan de mejoramiento: Control que posibilita asumir las recomendaciones de las auditorias y establecer compromisos en función de tareas, metas e indicadores, con el propósito de lograr el mejoramiento continuo.
El resultado exitoso de las auditorias se da en la medida que control interno sea evaluado en todos sus componentes y elementos, pues su cobertura proporciona y garantiza a la organización y sus administradores el cumplimiento de sus objetivos y metas.
La Auditoría como Proceso y el Control Interno como Sistema, sin duda son los mecanismos que nos llevaran a obtener de las organizaciones públicas y privadas un grado de certeza sobre lo adecuado o inadecuado como sus administradores y directivos imprimen decisiones financieras, operativas y legales; haciendo de éste ejercicio un valor agregado importante en busca del mejoramiento de las instituciones y mayor confianza a los socios, inversores y clientes sobre la calidad de empresa que les interesa; que como se dijo son controles inmersos en los propósitos y estructura de la misma organización.
LIBROS ESCRITOS POR MARCO BONILLA:
El ABC de la Hacienda Pública, referente constitucional y legal
Venta en Bogotá en la Avenida Jiménez No. 4 - 76 Galería Típicos.
Marco Bonilla M
Consultor y Asesor en los procesos de Auditoría con enfoque integral, Auditoría interna de Calidad, ISO 9001 de 2008 y NTCGP 1000:2009, con más de 20 años de experiencia. Conferencista nacional, consultor internacional en procesos de Control Interno orientados al mejoramiento de las organizaciones. Colaborador de Auditool.
Bogotá D.C., Colombia
domingo, 16 de septiembre de 2018
LA EVIDENCIA DE AUDITORIA, ejercicio de comprobación
Por: Marco Bonilla
Esta norma de auditoria de general
aceptación, es sin duda una de las más importantes relacionadas con el proceso
auditor y relativa a trabajo de campo, como quiera que proporciona los
elementos necesarios para que el ejercicio de Auditoria sea confiable, consistente,
material, productivo y generador de valor agregado a la organización objeto de
auditoría, traducido en acciones de mejoramiento y garantía para la empresa y
la comunidad.
Es importante recordar que el
resultado de un proceso auditor, conlleva a asumir una serie de
responsabilidades que por si solo posiciona o debilita la imagen de la
organización frente a los resultados obtenidos, y son la calidad y suficiencia
de la evidencia la que soporta el actuar
igualmente responsable del grupo auditor.
Para que ésta información sea valiosa, se requiere que la evidencia sea competente, es decir con calidad en relación a su
relevancia y confiabilidad y suficiente en términos de
cantidad, al tener en cuenta los
factores como: posibilidad de información errónea, importancia y costo de la
evidencia.
Una evidencia se considera competente
y suficiente si cumple las características siguientes:
Relevante.- Cuando ayuda al auditor a
llegar a una conclusión respecto a los objetivos específicos de auditoría.
Autentica.- Cuando es verdadera en todas sus características.
Verificable- Es el requisito de la
evidencia que permite que dos o más auditores lleguen por separado a las mismas
conclusiones, en iguales circunstancias.
Neutral.- Es requisito que esté
libre de prejuicios. Si el asunto bajo estudio es neutral, no debe haber sido
diseñado para apoyar intereses especiales.
La obtención de evidencia suficiente y
competente en la auditoría es afectada por factores como:
Riesgo inherente. Cuanto mayor sea el
nivel de riesgo inherente mayor será la cantidad de evidencia necesaria.
Riesgos de control; El control interno
y su grado de implementación proporciona la tranquilidad o desconfianza,
susceptible de análisis y comprobación.
El auditor debe obtener evidencia
mediante la aplicación de pruebas y procedimientos:
Pruebas
de control.- Se realizan con el objeto
de obtener evidencia sobre la idoneidad del sistema de control interno y
contabilidad.
Pruebas
sustantivas.- Consiste
en examinar las transacciones y la información producida por la entidad bajo
examen, aplicando los procedimientos y técnicas de auditoría, con el objeto de
validar las afirmaciones y para detectar las distorsiones materiales contenidas
en los estados financieros.
TÉCNICAS DE AUDITORÍA.
Son los métodos prácticos de investigación
y prueba que el Auditor utiliza para satisfacerse sobre la legitimidad de la
información, haciendo las
comprobaciones necesarias para
hacerse un juicio profesional, sobre un asunto.
A. Inspecciones.- Comprende
la inspección documental y examen físico.
Documental.- Consiste
en examinar registros, documentos o activos
tangibles. Proporciona evidencia en la auditoría y confiabilidad de su
naturaleza y fuente de las operaciones.
Examen físico.- Es
la técnica de la auditoría mediante el cual el auditor verifica la existencia
de los activos tangibles para obtener evidencia en la auditoría con respecto a
su inclusión en el activo, pero no necesariamente a su propiedad o valor.
B. Observación.-
Consiste en presenciar un proceso o procedimientos que están siendo
realizados por otros; por ejemplo, la observación del auditor del conteo de
inventarios por personal de la entidad o el desarrollo de procedimientos de
control.
C. Indagación mediante entrevista.-
Consiste en buscar la información adecuada, dentro o fuera de
la organización del cliente. Las indagaciones pueden ser por escrito y en forma
oral, y debe documentarse.
D. Confirmación.- Es corroborar la
información obtenida en los registros contables, por ejemplo circularizando a
bancos comerciales, cuentas por cobrar de clientes, entre otros, etc. para
confirmar los saldos vigentes que aparecen en los estados financieros.
E. Cálculo.-
Consiste en comprobar directamente la exactitud aritmética de
los documentos de origen y de los registros contables, o desarrollar cálculos
independientes comprobatorios.
F. Procedimientos analíticos.- Consisten en utilizar
los índices y tendencias significativas para determinar la liquidez, posición
financiera, capacidad de endeudamiento, rentabilidad y gestión empresarial; así
como, las fluctuaciones y relaciones inconsistentes en los componentes del
balance general y estado de resultados. A través de esta información se lleva a
cabo una adecuada planificación y desarrollo de la auditoría.
G. Comprobación.-
El auditor dedica la mayor parte de la auditoría a los
asuntos donde es mayor la posibilidad de error o información equivocada. Un
método para determinar estas áreas es la comparación.
Sin
duda la “EVIDENCIA”, se constituye en la garantía de lo actuado, por lo que se deberá recoger como papeles de
trabajo de auditoría como justificación y soporte del trabajo efectuado.
Son muchas y variadas las maneras de
analizar las evidencias, por lo que aquí tratare de relacionar los casos y sus
propósitos que permitirá al auditor aplicar en razón a la naturaleza del objeto
evaluado la herramienta, técnica o demás estrategias por así decirlo mas
fiable, segura y contundente que concluya en la expresión con justeza del
juicio realizado.
Hay que considerar que una técnica
no excluye el que el auditor deba o pueda realizar o aplicar otras técnicas,
toda vez el propósito de la auditoría es logra el convencimiento que lo actuado
le proporcione un informe con
recomendaciones, objetivas y especialmente soportadas y donde precisamente las
técnicas y pruebas realizadas permitirán no solo validar si no también amparar con certeza razonable sus
resultados.
Veamos entonces:
TÉCNICA
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CONCEPTO
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PROPÓSITO.
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Conocimiento de la empresa.
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“No se puede evaluar lo que no se
conoce”, de tal suerte que las características generales de la empresa define
de alguna manera las principales técnicas a realizar.
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Los estados financieros
comparativos, la misión de la entidad, sus procesos misionales, los
presupuestos, los planes y programas, posibilitan priorizar y definir las
técnicas a aplicar, en función de los procesos, riesgos, informes, etc…
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Análisis de saldos.
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La parte cuantitativa en razón al
impacto, es sin duda un referente a tener en cuenta como una manera de
materializar y seleccionar las cuentas relevantes e importantes a auditar.
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Consiste básicamente en establecer
la dinámica que de acuerdo con la naturaleza de la cuenta se presenta, a
efecto de establecer su adecuado registro, operación y autorización.
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Análisis de movimientos.
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Los diferentes movimientos de
cuentas y acumulación de saldos, contrastado con el dinamismo de la
organización de sus procesos dan cuenta de los rubros y actividades que en el
análisis merecen mayor atención.
|
Identificar el grado de
importancia y claridad como la entidad u organización captura y reporta. Sin
duda le permitirá la toma decisiones relevantes e importantes.
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Inspección.
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El objeto fundamental de la
auditoria es precisamente contrastar la información con los soportes y
existencias; de modo que la técnica de inspección además de hacer un
reconocimiento físico, conlleva a una verificación documental, formalmente
establecida.
|
Cerciorarse de la autenticidad de
lo reflejado en los estados financieros o como productos de actividades
comerciales e industriales de acuerdo con el objeto de la organización.
Aunque se debe irse mas allá, posibilitando establecer su uso, conservación,
mantenimiento, etc.
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Confirmación.
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Permite obtener de un tercero de
manera escrita la valides de la información objeto de análisis.
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Asegurase que la información
exógena sea valida y corresponda operaciones legalmente establecidas.
|
Investigación o entrevistas.
|
Obtención de información, datos y
comentarios de los funcionarios y empleados de la propia empresa.
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Además de obtener el auditor
conocimientos y formarse un juicio, posibilita percibir el ambiente de
control de la organización,
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Declaraciones.
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Manifestación escrita con la firma
de los interesados sobre un hecho que trasciende lo legal, y que se presume
posibilita hechos irregulares.
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Formalizar los resultados
derivados de investigaciones, que impactan de manera notable la información y
actividad propia de la organización.
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Observación
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Presencia física de la auditoria,
para establecer de qué manera se realizan ciertas operaciones.
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Constatar la existencia de
actividades de autocontrol en la celebración de ciertas operaciones propias
de ciertos procesos.
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Calculo
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Verificación matemática de algunas
operaciones, y que consiste básicamente en computar con bases predeterminadas
la correcta utilización de esta herramienta.
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Validar la información que
requiere de procesos automáticos que por lo general impactan de manera
notable en los estados de resultados de las organizaciones o en los intereses
pecuniarios de los clientes o usuarios.
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Procedimientos
analíticos.
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Consisten
en utilizar los índices y tendencias significativas para determinar la
liquidez, posición financiera, capacidad de endeudamiento, rentabilidad y
gestión empresarial; así como, las fluctuaciones y relaciones inconsistentes
en los componentes del balance general y estado de resultados
|
A través de esta información se
lleva a cabo una adecuada planificación y desarrollo de la auditoría.
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Hechos posteriores
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Son aquellos que se presentan con
posterioridad a la fecha del balance, pero antes de la emisión de los estados
financieros y del informe del auditor o Revisor Fiscal, que tienen efecto
importante sobre los estados financieros y permiten obtener evidencia
comprobatoria de las partidas analizadas, pudiendo según el caso, requerir de
ajustes o revelación de los mismos.
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Permiten avisar sobre la necesidad
de corregir, clasificar o ajustar dichos eventos, que al no hacerlos
afectarían de manera drástica los resultados financieros y operacionales de
la organización,
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Computación
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Las Técnicas de auditoria con
ayuda del computador que el auditor usa como parte de los procedimientos para procesar datos contenidos en los
sistemas de una entidad, donde el auditor empleara pruebas ya sean de control
o procedimientos sustantivos u otro tipo de datos.
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El mayor propósito de ésta técnica
es hacer más ágil y seguro el manejo de la información, especialmente en la
obtención de otras técnicas como el muestreo, cálculos, análisis de saldos,
etc…
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Muestreo
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Se usa la técnica de muestreo ante la
imposibilidad de efectuar un examen a la totalidad de los datos. Por tanto
esta técnica consiste en la utilización de una parte de los datos (muestra)
de una cantidad de datos mayor (población o universo).
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Recoger en lo posible el mayor
volumen de información clave, la cual una vez analizada nos proporcione la
suficiente certeza en los resultados obtenidos.
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Finalmente yo rescataría una técnica
que sin lugar a dudas proporciona el éxito de las diferentes auditorias donde
se incursione, y tiene que ver con realizar una técnica integral, que como lo
exprese anteriormente entre mayor sean las pruebas racionales y materiales que
se hagan a través de las técnicas descritas u otras que seguramente existen,
posibilitara obtener y disminuir el margen de error y de igual forma aportar
proactivamente en el mejoramiento de las organizaciones de manera objetiva y
veraz.
Hasta pronto.
LIBROS ESCRITOS POR MARCO BONILLA:
El ABC de la Hacienda Pública, referente constitucional y legal
Venta en Bogotá en la Avenida Jiménez No. 4 - 76 Galería Típicos.
Marco Bonilla M
Consultor y Asesor en los procesos de Auditoría con enfoque integral, Auditoría interna de Calidad, ISO 9001 de 2008 y NTCGP 1000:2009, con más de 20 años de experiencia. Conferencista nacional, consultor internacional en procesos de Control Interno orientados al mejoramiento de las organizaciones. Colaborador de Auditool.
Bogotá D.C., Colombia
miércoles, 12 de septiembre de 2018
LA COMUNICACIÓN, FORTALEZA DEL CONTROL INTERNO EMPRESARIAL
Recibí en estos día, un correo que decía: Feliz cumpleaños retardado y más adelante mi amiga se disculpaba por haber dejado pasar la fecha de mi cumpleaños; si no la conociera y no me hubiera dicho algo adicional, pues seguramente hubiera quedado perplejo con su trato.
Así mismo observemos como una coma (,) marca la diferencia de algún escrito:
“Si los hombres supieran lo valiosos que son, las mujeres se rendirían siempre a sus pies”.
“Si los hombres supieran lo valiosos que son las mujeres, se rendirían siempre a sus pies”
Es frecuente encontrar en la toma física de inventarios de Auditoria, descripciones como:
• Mesa de Juntas para directivos de cuatro patas y sin brazos.
• Silla y escritorio para gerentes con rodachinas y forrado en cordobán negro.
• Escritorio para secretaria de cuatro cajones y una gaveta grande.
Si bien resulta gracioso los ejemplos anotados, los informe de auditoría deben observar un rigor de elaboración que no solamente sean precisos, concisos, soportados y objetivos; sino que también obedezcan a reglas claras de ortografía, redacción y estilo; revestidos de calidad interpretativa y especialmente proactivos que no dé lugar a equivocaciones o malas interpretaciones, que ocasiona revisión y desgaste adicional y propiciando dilación y objeción sobre los resultados de la auditoria y el sustento de los hallazgos.
Tradicionalmente, la comunicación se ha definido como "el intercambio de sentimientos, opiniones, o cualquier otro tipo de información mediante habla, escritura u otro tipo de señales”.
De otra parte, se considera la información como la materia prima de las organizaciones para poder actuar y resulta vital tenerla en cuenta para la toma acertada de decisiones gerenciales.
Comunicación: Al referirnos a la comunicación gerencial, ésta juega un papel primordial en el sistema de control interno de una organización, ya que por sí sola presupone la coordinación en la divulgación y la interacción que se ejercerá para transmitir los planes, estrategias, políticas y demás instrucciones y tareas a realizar, a sus clientes tanto internos como externos.
Lo anterior invita a que los profesionales y en especial los que desempeñamos funciones de auditoría y control, a que revisemos y fortalezcamos nuestras competencias comunicativas, dada cuenta que a través de éste medio (INFORMES) es que la Auditoria genera su mayor valor agregado, en términos de calidad y oportunidad. Dicho de otra forma, es de suma importancia que el auditor posea la capacidad de entendimiento, a fin de que pueda comprender el lenguaje que concierne a la materia objeto, en este caso la auditoria, llevándolo al campo de las relaciones de empresa, y que pueda por lo tanto actuar con idoneidad, lo que le posibilitará ocupar un espacio destacado en la comunidad y un augurio de éxito en su ejercicio profesional.
De tal suerte que además de lo dicho, no perdamos de vista las recomendaciones anotadas en el Video anterior sobre Informes de Auditoría, que menciona, entre otras:
1. El gerente o representante legal en virtud de sus ocupaciones, nunca leerá un informe de más de tres páginas.
2. En los informes ejecutivos, cuide de no señalar nombres o áreas responsables, limítese a identificar el problema, cuenta, requisito o norma.
3. Los puntos que se presentan en el informe deben quedar organizados de mayor a menor importancia
4. Buena ortografía y buena redacción, en las cartas y correos que enviemos, eso dice mucho de un profesional.
5. Los informes detallados, hacen parte como anexo del informe ejecutivo, pero si deben ser dirigidos al responsable del proceso para su conocimiento y mejoramiento.
6. Los informes de auditoría, no se puede endilgar responsabilidades ni actuar como juez, sugiriendo sanciones.
7. Discutir (validar) el borrador del informe con las áreas responsables, antes de producir el informe final. Evite llevarse sorpresas.
8. El informe es el valor agregado de la auditoría, su conformidad por parte de la entidad posiciona y reconoce la calidad de la auditoria.
9. Todos los informes de auditoría deben ir numerados y fechados consecutivamente, con logo de la firma, organismo o área de control y radicados oportunamente en el área de destino.
10. Los informes deben ser firmados o refrendados únicamente por el Jefe o líder de la comisión o equipo, quien como responsable de la supervisión del trabajo, revisara la calidad de los contenidos tanto de correspondencia enviada como de los informes parciales y finales.
11. Revisar en varias oportunidades el contenido del informe, realice los ajustes y solicite que otra u otras personas del grupo lo lea y manifieste sus impresiones sobre el mismo.
12. Todos los hallazgos descritos en los informes deben estar debidamente soportados en papeles de trabajo de la auditoria.
13. Guardar en archivo y back-up los proyectos y definitivo del informe.
14. La correspondencia en ocasiones se constituye en prueba sobre la omisión o negligencia de la administración de entregar cierta información.
15. Utilizar las normas icontec en la preparación de los informes.
Recordemos que los informes de Auditoría son la expresión de una opinión profesional, en el que se materializa el resultado del ejercicio y contiene además del dictamen, la evaluación del control interno, el cumplimiento de las normas y procedimientos, y otros aspectos relacionados con la gestión y el periodo examinado, adicionalmente se comunican de manera oral y escrita.
Estos, además de tener como objetivo primordial, comunicar los resultados esperados, se obtienen mediante técnicas de auditoría, cuyo fruto será un hallazgo a considerar en términos de causa, efecto y recomendación, como valor agregado de la auditoría en cuestión.
De lo anterior se desprende, que sí no conocemos el origen o causa del hallazgo, estaremos limitados para hacer una recomendación coherente y apropiada sobre la actividad, registro, proceso o área auditada, lo cual imposibilitaría su mejoramiento; lo mismo sucede con el impacto o efecto del hallazgo, como quiera que la materialidad demanda mayor atención y gestión de los responsables e imprime mayor entendimiento sobre las consecuencia que se derivan de lo detectado.
En la última década la calidad de la información ha mejorado ostensiblemente, proporcionando unos datos con mayor precisión y agilidad, por lo que conviene mantenerse actualizado ante los cambios y avance de la telemática e informática.
Sin duda la tecnología ha contribuido a mejorar y agilizar enormemente la calidad del servicio, pero para el caso que nos ocupa, ha proporcionado controles adicionales y automatizados que bien direccionados proporcionan ventajas como las que a continuación se relacionan:
Videoconferencias.
Capacitación y socialización virtual.
Mayor cobertura de información a los usuarios o clientes.
Mayor divulgación de su imagen y servicios.
Facilidades en la atención y servicio al cliente.
Oportunidad en la consolidación y divulgación de informes oficiales.
Gran cantidad de puntos para pagos y transacciones.
Adopción de un solo lenguaje de comunicación.
Agilidad en los procesos.
Menos riesgo de error por operación manual.
Menos espacio físico en el archivo de documentación e información soporte.
Traslado de información en red de filiales y/o sucursales.
Limitación en la adopción de criterios sujetivos de sus operadores.
Menor desgaste operativo.
Controles inmersos en los procesos.
Controles automáticos.
Reducción de trámites.
Mayor seguridad.
Validación automática.
Información conocida por los clientes y usuarios. Extractos, historias laborales,
Procesos estandarizados
Gestión integrada y coordinada de los procesos administrativos y financieros.
Sistema de información único, confiable y actualizado.
Oportunidad en las decisiones
Reducción de tiempos de ciclos de procesos por eliminación de tareas manuales
Reducción de trámites internos
Manejo de información desde el sistema y no en papel
Registro de la información desde el área fuente.
Centralización del manejo de datos maestros.
Control de los procesos en línea y en tiempo real
Gracias.
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Marco Hernando Bonilla Martínez
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viernes, 7 de septiembre de 2018
THE SMALL BOOK OF PUBLIC ADMINISTRATION
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miércoles, 5 de septiembre de 2018
LA AUDITORIA A LOS ESTADOS FINANCIEROS, más allá de una opinión.
“Los estados financieros son una imagen de la situación de un ente económico en un momento determinado, ellos reúnen, resumen y permiten analizar la totalidad de información contable del ente y define los resultados de las operaciones realizadas con discriminación detallada del movimiento de los recursos”.
Para los contadores, que son los encargados de registrarlos, soportarlos, formularlos y analizarlos, los estados financieros son un «fin», son el corolario de su trabajo y la culminación de sus esfuerzos. Para los empresarios y directivos de los negocios sólo son un «medio» que les permite orientarse para tomar las medidas y decisiones que consideren adecuadas para la buena marcha de la empresa.”
Veamos entonces a quien le interesa los estados financieros y porque es el punto de referencia para tomar decisiones de todo tipo:
Los dueños y/o accionistas. Les interesa plenamente conocer los resultados del ente económico, así como el cumplimiento de los objetivos, tener confianza y seguridad de sus aportaciones e inversiones y seguir invirtiendo inclusive con sus dividendos.
Los directivos y funcionarios. Les interesa la excelente conducción del negocio, para saber en qué condiciones se encuentra y si se les están dando cumplimiento a los objetivos establecidos comparando lo real con lo planeado o programado, además porque en base a ello tomarán las decisiones correctivas que consideren pertinentes e informen a los accionistas de su actuación y los resultados de ésta.
A la Administración: Le garantiza la correcta administración de la entidad de acuerdo con sus metas y objetivos.
Supervisores y organismos de control: Punto de partida en su vigilancia y control.
A las instituciones de crédito y financieras y compañías de seguros: Les interesa que los entes económicos manejen estados financieros dictaminados dando credibilidad a su información financiera.
Entidades gubernamentales: Le interesa que los Estados Financieros estén dictaminados por aspectos de formalidad y normatividad. Para vigilar el cumplimiento de las disposiciones normativas, impositivas, operativas y administrativas para dar validez a los estados financieros manifestando sanciones a aquellos contadores que no se apeguen a las disposiciones antes mencionadas.
A los trabajadores: Como un medio de sentir estabilidad en su aspecto laboral y seguridad social.
A los proveedores y acreedores: Porque les interesa la liquidez y razonabilidad de los Estados Financieros dictaminados ya que esa credibilidad se traduce en proporcionar mayor o menor crédito a las empresas.
A los inversionistas: Porque les interesa la excelente marcha del ente económico, respaldado por estados financieros dictaminados, debido a que de esa manera estarán en condiciones de analizar, en invertir o no invertir en determinado tipo de empresa.
Al público en general: Para tener conocimientos si determinado ente económico goza de una buena imagen de comercio, si existen buenos servicios, de productos y saber si estos tienen calidad.
Bajo ésta óptica, la auditoría a los estados financieros implica un examen a los estados financieros de manera integral de sus operaciones y soportes, en lo económico, administrativo, financiero/contable, jurídico, ambiental, .etc, consecuente con la gestión, cumplimiento normativo, control interno y de cara al desarrollo de la misión organizacional, que de tranquilidad y confianza al núcleo social de su interés.
En razón a lo anterior, la auditoría Financiera no solo debe encaminarse a la verificación sobre los registro contables, también es, el examen pormenorizado de las actuaciones de la organización, áreas, procesos, autorizaciones, operaciones, registros y soportes y sus responsables de manera eficiente, eficaz, efectiva, económica y productiva, dentro de rigores normativos y legales.
De tal suerte que un proceso de auditoría financiera requiere considerar entre otros los siguientes aspectos:
• Tener en cuenta en todo momento del examen, la Misión de la Organización.
• Conocer la organización, la política, normatividad, estructura organizacional, procesos, responsables, información financiera, manual contable con su plan de cuentas y dinámica contable, notas explicativas a los estados financieros, Informes de gestión, informes de auditorías anteriores, entre otros.
• Preparar las guías, programas o cuestionarios de auditoría y control interno y demás papeles de trabajo, en función de las cuentas representativas y críticas, fruto de un estudio concienzudo y pormenorizado.
• Conocer los aplicativos informáticos que maneja la organización, especialmente de la contabilidad y las finanzas.
• Revisar las diferentes cuentas asignadas de los estados financieros, considerando en los hallazgos las connotaciones contables, financieras, administrativas, jurídicas, económicas, ambientales u otra, que estas puedan generar, determinando para cada una de ellas, la causa, efecto e impacto, que posibiliten dar un juicio/valor, o recomendación.
• Plasmar en los papeles de trabajo de manera técnica, soportada y objetiva, cada una de los hallazgos, los cuales se constituyan en prueba suficiente y competente a tener en cuenta en la elaboración del informe de opinión final y la carta de control interno.
• Además de opinar sobre la razonabilidad de los estados financieros, el auditor deberá conceptuar sobre la calidad del control interno, el cumplimiento normativo que le aplica, la responsabilidad y cumplimiento en la seguridad social de sus empleados, el licenciamiento de su sistemas informáticos, así como aspectos de incertidumbres que a corto y mediano plazo éste abocada la organización por amenazas de carácter externo e interno.
Adicionalmente y en relación con el control interno deberá:
• Evaluar la calidad de los sistemas de información y medios de información con los que cuenta el área y proceso contable.
• Verificar los perfiles del talento humano, que sean idóneos y responsables del manejo y registro de la contabilidad, instalados en áreas funcionales acordes con una estructura organizacional necesaria para su funcionamiento adecuado.
• Verificar la existencia del manual contable, donde no solo señale el plan de cuentas requerido, también la dinámica contable, el flujo y diagramación del proceso, la normatividad que le aplica, el mapa de riesgo y demás elementos necesarios en la formalización del manejo contable organizacional.
• Verificar el adecuado manejo y custodia de la correspondencia y archivo contentivo de los soportes y memoria institucional de la organización.
• Establecer la oportunidad de la rendición de cuentas e informes propios del área contable y en relación con la oportunidad y obligatoriedad de sus publicaciones.
• Constatar la existencia de procesos de control que el área contable realiza sobre las dependencias fuentes de la información contable.
• Seguimiento al Plan de Mejoramiento,
LIBROS ESCRITOS POR MARCO BONILLA:
El ABC de la Hacienda Pública, referente constitucional y legal
Venta en Bogotá en la Avenida Jiménez No. 4 - 76 Galería Típicos.
Marco Hernando Bonilla Martínez
Consultor y Asesor en los procesos de Auditoría con enfoque integral, Auditoría interna de Calidad, ISO 9001 de 2008 y NTCGP 1000:2009, con más de 20 años de experiencia. Conferencista nacional, consultor internacional en procesos de Control Interno orientados al mejoramiento de las organizaciones. Colaborador de Auditool.
Bogotá D.C., Colombia
