Características de los programas de auditoría, principio y fin del proceso auditoria.

•          Son guías detalladas sobre los procedimientos y pruebas a realizar.

• ·  Es un procedimiento metodológico que permite ordenar, controlar y desarrollar con juicio y responsabilidad el proceso auditor.

·         Son elaboradas por el auditor responsable de su aplicación.

·         Sirven como medio de control para la adecuada ejecución y supervisión de la auditoria.

·         Se requiere de un amplio conocimiento de la empresa, área, proceso, cuenta o actividad, para su diseño.

·         Se construyen  con anticipación en la etapa de planeación de la auditoria.

·         Hacen parte integral de los papeles de trabajo.

·         A través de marcas y referencias se indica la ubicación y pruebas realizadas. 

·         Su contenido debe ser flexible y sencillo.

·         Se  debe tener en cuenta normas y técnicas de auditoria, experiencias de anteriores auditorias y experiencias de terceros.

·         Su contenido debe ser relevante y guarde correspondencia con hechos ciertos y de calidad.

·         Induce al auditor a realizar diferentes pruebas, basadas en técnicas y muestreos preestablecidos.

·         Las pruebas que se pretender realizar deben ser suficientes.

·         No son estáticos y por el contrario deben ser actualizados permanentemente en razón al cambio de los procesos, la normatividad, y las estructuras.

·         Llamados también descripción de los procedimientos pasó a paso del quehacer auditor.

·         Deben ir acompañados de cuestionarios de control interno,

A manera de ejemplo a continuación represento dos guías contentivas de la cuenta del efectivo, una relacionada con el cuestionario de control interno y la otra con los procesos y procedimientos  a realizar a la cuenta: 

EFECTIVO

CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO 

CUESTIONARIO	SI	NO	N.A	OBSERVACIONES
1- Existen manuales de procedimientos ?
2- Los manuales de procedimientos son evaluados y actualizados periódicamente.
3- Las funciones de los responsables del manejo de efectivo son independientes de las del grupo?
4- La apertura de las cuentas bancarias y firmas responsables son debidamente autorizadas?
5- Los encargados del manejo de cajas menores son independientes al tesorero?
6- Existen mecanismos que garanticen: -       Los procedimientos existentes para desembolso? -       Un adecuado control de las operaciones?-       Un correcto registro de las transacciones ?
7- Los fondos recaudados a través de caja general se consignan a más tardar al día siguiente del recaudo ?
8- En la misma forma como se recibieron  (efectivo o cheque)?
9- Las cuentas bancarias son conciliadas oportunamente por funcionarios diferentes al responsable del manejo?
10- Al solicitar el reembolso de fondos para Caja Menor se presentan los comprobantes de los gastos con el fin de que sean inspeccionados por quien autoriza el reembolso?
11- Al solicitar el reembolso de fondos para Caja Menor se verifica que los comprobantes y facturas sean originales?
12- Los comprobantes que soportan los desembolsos son anulados ?
13- Se cancelan y legalizan a final de año las Cajas Menores?
14- Los recibos oficiales de Caja están debidamente prenumerados?
15- Existen restricciones para el acceso a los registros y libros de contabilidad?
16- Está restringido el acceso a las dependencias de personas distintas a quienes tienen la responsabilidad de la custodia y manejo del efectivo.?
17- Se practican arqueos sorpresivos ?
18- Las personas autorizadas para firmar órdenes de pago tienen funciones relacionadas con la elaboración de los documentos y comprobantes de ingresos o registros contables ?
19- Las funciones de los responsables del manejo de efectivo son independientes de la preparación y manejo de libros ?
20- Es adecuada la segregación de funciones en el proceso de ingresos/egresos.
21- Se elaboran conciliaciones bancarias mensualmente?
22-  Se elaboran diariamente boletines de Tesorería?
23- Los libros auxiliares de caja y banco se encuentran al día en sus registros?
24- Se anulan los cheques sin cobrar con antigüedad mayor a seis meses?25- Se registra en libros esta operación, con el fin de disponer de los recursos ?

PROCEDIMIENTO DE AUDITORIA 

PROCEDIMIENTO.	REF. P/t	Firma auditor.
1. El auditor con su equipo de trabajo discutirá los objetivos del programa y los pasos contenidos en él, asegurándose que los mismos han sido comprendidos correctamente.
2.     Prepare planilla sumaria que descomponga el efectivo por cada uno de los conceptos que lo integran, y compárelos con los saldos del periodo anterior.
3. De acuerdo al punto anterior, prepare subcédulas que incluyan los saldos de las cuentas que conforman este grupo y crúcelos con los libros auxiliares.
4. Verifique y analice las notas a los Estados Contables.
5. Analice, cruce y verifique la información del Estado de Balance General y del Estado de Actividad Financiera, Económica y Social con los demás Estados Contables básicos.
6. Para un período seleccionado, revise la secuencia numérica y cronológica de los recibos oficiales de Caja, compruebe que esté completa, sin enmendaduras y deje constancia de cualquier irregularidad.
7. Tome selectivamente movimientos diarios de Tesorería:
8. Compruebe las operaciones que dan origen a los ingresos y egresos, estableciendo  que se anexen los documentos soporte que les corresponden de acuerdo a las normas administrativas.
9. Verifique las operaciones aritméticas y los soportes que dan origen.
10. Sume los recibos de caja y crúcelos contra el comprobante de consignación y  auxiliares.
11. Determine que el efectivo recaudado haya sido consignado en su totalidad exactamente en el estado que se recibió, en las primeras horas del día siguiente a la recepción.
Tome selectivamente movimientos de bancos y:
12. Confronte las partidas registradas en los libros de bancos contra los recibos de consignación.
13. Verifique las consignaciones reportadas en el boletín de tesorería y crúcelas contra el extracto bancario.
14. Confronte las consignaciones registradas por en el extracto y las del ente público y concilie.
15. Investigue selectivamente las notas débito y crédito.
16.  Verifique que todo egreso de fondos se efectúe mediante giro de cheques individuales con base en comprobantes debidamente legalizados.
17.  En la revisión de pagos por concepto de comisiones bancarias, intereses por empréstitos financieros y servicios, verifique que los pagos o notas débito se encuentren de conformidad a las cláusulas contractuales.
18.  Para el análisis de los pagos por cualquier concepto, verifique: que en el comprobante respectivo se registre el número de  la cuenta corriente y del cheque, el nombre del banco y  valor neto girado.
19.  Tome una muestra de las conciliaciones bancarias practicadas por el ente público y:
20. Prepare sub-cédula para bancos e indique para cada uno lo siguiente:
21. Saldo según libros( totalice y coteje contra el Estado de Balance General)
22. Las partidas conciliatorias débito.
23. Las partidas conciliatorias crédito.
24. Saldo según extracto.
25. Compare los saldos contra el mayor, auxiliares y extracto bancario.
26. Investigue todas las partidas conciliatorias de importancia.
27. Examine todas las notas débito y crédito y compruebe que dichos cargos o abonos    sean imputados correctamente en la cuenta corriente respectiva o estén en la conciliación.
28. Compare contra el libro de Bancos aquellos cheques( número y valor según extracto) de alguna consideración que hayan sido girados con fecha posterior al cierre.
29. Investigue los comprobantes y soportes de los cheques pendiente de pago de alguna consideración que no han sido cobrados a la fecha del cierre
30. Analice los cheques devueltos que figuren en conciliación al final de la vigencia e investigue sus causas.
ARQUEOS
31. Practique arqueo de dineros y títulos valores en Caja General y Cajas menores en la fecha que crea conveniente.
32. Cruce el resultado del arqueo contra las cifras reflejadas en libros o registros correspondientes e investigue las diferencias.
33. Verifique que todos los documentos y comprobantes que se encuentren en caja a la fecha del arqueo, estén debidamente aprobados.

 A  continuación enumero procesos, procedimientos o actividades susceptibles de programas de auditoria, los cuales a su vez deben contemplar las dependencias responsables de su operación, registro, autorización, coordinación y custodia.

·         Efectivo,

·         Inversiones temporales.

·         Deudores Varios, cuentas por cobrar o cartera.

·         Inventarios para la venta.

·         Propiedad, planta y equipo.

·         Obligaciones financieras.

·         Cuentas por pagar.

·         Acreedores varios.

·         Pasivos laborales.

·         Contratación.

·         Presupuesto.

·         Sistemas.

·         Medio ambiente.

·         Quejas y reclamos.

·         Otras. (dependiendo su materialidad)

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FORMACIÓN DE LÍDERES EN AUDITORIA Y CONTROL INTERNO. Buenas prácticas.

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Para adquirir cualquiera de estos libros puede contactarse con Johana Cosme al correo johana.cosme@auditool.org. Cel: 57 316 3250099.

Venta en Bogotá en la Avenida Jiménez No. 4 - 76 Galería Típicos.

Marco Bonilla M

Consultor y Asesor en los procesos de Auditoría con enfoque integral, Auditoría interna de Calidad, ISO 9001 de 2008 y NTCGP 1000:2009, con más de 20 años de experiencia. Conferencista nacional, consultor internacional en procesos de Control Interno orientados al mejoramiento de las organizaciones. Colaborador de Auditool.

Bogotá D.C., Colombia

Hasta Pronto,

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EL AUDITOR ESTRELLA.

Es aquel que ha tenido una formación cuidadosa, donde prima la experiencia, la independencia, la idoneidad personal, el escepticismo profesional y sobre todo el respeto que le merece el y al auditado. 

Razón por la cual tenga en cuenta estos Tips que sin lugar a dudas encajara en ese AUDITOR ESTRELLA, que brille con luz propia. 

1. Sea ejemplo en lo que hace, dice y recomienda.
2. Sea analítico, creativo, buen observador y sensato al momento de generar juicios.
3. Actúe con espíritu de instructor y docente como una manera de propiciar el mejoramiento y el logro de la calidad del organismo auditado y su entorno.
4. Ejercite sus habilidades y capacidades, para realizar su labor asesora y auditora.
5. Logre que lo miren con respeto, donde su principal aporte es como Asesor.
6. No deje que la improvisación desquebraje la confianza que en usted tiene el auditado.
7. Mantenga una actitud amistosa con el auditado, pero con independencia.
8. Realice su función auditora dentro de parámetros de planeación.
9. Recuerde que la función de auditoría es básicamente buscar el mejoramiento continuo de la organización.
10. El entorno de las organizaciones es referente primario de la auditoría a considerar siempre.
11. La confidencialidad de la información de la organización es vital, sea discreto con ella.
12. Sea cuidadoso, diligente y asertivo al expresar sus puntos de vista, pero aún más al escribirlos.
13. Asegúrese de que sus hallazgos y recomendaciones estén bien soportados, por lo que en la aplicación de pruebas sea generoso en términos de materialidad y suficiencia.
14. La permanente confrontación de resultados y explicaciones con el auditado proporciona claridad y confianza de lo finalmente informado.
15. Nunca recomiende nada que ni usted mismo sea capaz de realizar, sea lógico y objetivo en su labor de auditoría.
16. Cuide de soportar su trabajo con documentos, relacionados, analizados y sustentados en papeles de trabajo.
17. Los resultados de la auditoría deben comunicarse oportunamente, para la toma de decisiones.
18. Recuerde que la auditoría no pelea con nadie, basta con solicitar la información y los requerimientos de manera  respetuosa y por escritos.
19. Siempre deje la sensación dentro de la organización  que la auditoría paso por ella, esto es, con  sus demandas, aportes y resultados de calidad.
20. Cultívese en  valores frente a la dignidad humana, el sentido de pertenencia y conciencia social que le  representa ser el profesional  integro  que reclama la sociedad.

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“Responsables del control”. La mejor manera de abordarlo.

Es claro, que las auditorias no fueron diseñadas para ejercer el control, si no para velar que sea realizado por quienes tienen la responsabilidad de ejercerlo en razón a sus competencia y en relación con sus funciones.  Así mismo el control no es una oficina o dependencia; son todos los elementos que hacen parte de la organización  donde cada uno de ellos  desempeña un componente de control y son los dueños de los procesos quienes garantizan su autocontrol,  autogestión y auto regulación.

No es difícil descubrir, que a pesar de la múltiple y reiterada vigilancia ejercida por los diferentes tipos de auditoria, aún perdura y es más crítica la situación de las empresas públicas y privadas,

permanentemente avocadas a procesos de liquidación y/o fusión por cuenta de debilidades criticas de índole administrativo, financiero y misional; por lo que se deduce, que no es quien ejerce el proceso evaluador el que garantiza los resultados, si no la manera de materializar los controles, para que ellos por si solo sean los garantes de su absorción y cumplimiento.

La importancia de poseer o implementar un sistema de control interno eficiente y eficaz al interior de las estructuras organizacionales, se ha establecido como un esquema obligatorio en la última década; debido a la trascendencia que implica medir la eficiencia y la productividad en el momento de implementarlos y ejecutarlos, puesto que la connotación de control se centra en las actividades básicas que realizan las empresas; de ello se desprende su posicionamiento o mantenimiento en el mercado.

Veamos entonces en términos prácticos cuáles son esos controles y en esencia porque los mismos garantizan el que hacer de las organizaciones:

Las normas - En la medida que la administración realice sus actuaciones conforme a la Ley y regulaciones, no incurrirán en desviaciones y sanciones que generan su omisión;

La misión – la observancia de la naturaleza de la organización posibilita que todas las actuaciones estén dirigidas a cumplir sus propósitos;

La planeación - permite controlar y demarcar las actuaciones de la organización para el cumplimiento de sus objetivos; de una acertada planeación dependerá su seguimiento y cumplimiento de metas e indicadores;

El perfil del talento humano comprometido  y ético -  posibilita que una vez seleccionado y dirigido a las áreas y procesos de su competencia, se asegure la calidad de los resultados;

Los sistemas de información –  Las bases de datos de los clientes, así como la certeza razonable de su contabilidad, presupuesto y demás productos financieros y administrativos automatizados,   permite proyectar  futuras actuaciones y tomar las mejores decisiones para la organización;

Los manuales. – Medio para formalizar y documentar los procesos y procedimientos de la organización, como una manera de estandarizan con cierta precisión las operación y  responsabilidad de quienes manejan el quehacer organizacional;

Los archivos - Memoria institucional, que propicia las bases y  soportes de actuaciones pasadas para utilizarlas como experiencia en los proyectos futuros;   

La alta Dirección – De su estilo a través de políticas y estrategias dependerá el desempeño de la organización en su conjunto, lo que aunado a la administración del riesgo, implica la adopción de controles preventivos que posibilita la mitigación de eventos irregulares y poco convenientes para la organización.

La responsabilidad del sistema de control interno de la organización recaerá sobre el representante legal, no obstante la aplicación de métodos, procesos y procedimientos al igual que la eficiencia, eficacia de las operaciones será de todos los que hacen parte de la organización en la medida de sus competencias y funciones;

Quejas y reclamos – manera de advertir y corregir el inconformismo de los clientes frente a ciertos procesos que requieren atención;

Comunicación -   Fuente de direccionamiento sobre instrucciones y operaciones, que en la medida de ser bien entendida y ejecutada se logra los objetivos que se persigue;

Revisor Fiscal- Su responsabilidad llega hasta el momento en que descubra y reporte las irregularidades a los organismos competentes;  el revisor fiscal no debe tener responsabilidad ninguna porque sus funciones no van más allá de identificar fallas y sugerir correctivos, mas no el de tomar decisiones.  Si las irregularidades no son informadas a quien corresponda, el revisor fiscal seguirá siendo responsable por las irregularidades presentadas y las consecuencias en que estas puedan derivar. Para exonerase de las responsabilidades por los actos irregulares por el detectados, además de informarlos, debe conservar la prueba de que ha reportado.

Lo que el revisor fiscal no debe hacerse el desentendido ante las irregularidades detectadas, y menos firmar un balance, declaración o certificación a sabiendas que está sustentado en información incorrecta o fraudulenta.

En el caso de irregularidades presentadas en tiempos en los que el revisor fiscal no trabajaba para la sociedad, es obligación del revisor hacer un diagnóstico de la empresa para identificar las consecuencias de esas irregularidades, además de identificar si se siguen o no presentando.

La responsabilidad de las irregularidades presentadas en tiempos anteriores, naturalmente no lo son del nuevo revisor fiscal, sino del que lo era en el momento de la ocurrencia de los hechos irregulares, circunstancia que no exonera de la obligación al nuevo revisor fiscal de hacer una evaluación de la situación actual de la sociedad.

Auditoria interna - La responsabilidad más importante del auditor interno, es la de revisar constantemente el sistema de control y estar seguro que es adecuado. Como oficina asesora debe de comunicar a la alta dirección las falencias o desviaciones que se presenten, así como al comité de auditoría para que se adopten los correctivos necesarios.

La oficina de Control Interno o auditoria interna como parte integral del sistema controlara, verificara y evaluará en forma independiente el funcionamiento del sistema de control interno con el fin de proponer recomendaciones.

Auditoria externa- Una responsabilidad muy importante de un auditor es denunciar el fraude que vea o que sospeche. El dictamen u opinión independiente tiene trascendencia a los terceros, pues da plena validez a la información generada por el sistema ya que se produce bajo la figura de la Fe Pública, que obliga a los mismos a tener plena credibilidad en la información examinada.

Comité de auditoría – Tiene como principal función recomendar el nombramiento o separación del auditor interno, así como revisar y aprobar el plan de auditoria que se espera desarrollar. Adelantara una labor permanente de observación sobre la labor de la auditoria y frente a los informes financieros y de gestión.

Discutir las políticas con relación a la evaluación y la administración de riesgo, y de más situaciones que generen impacto en el normal desarrollo de la organización. Su mayor responsabilidad obedece a informar permanentemente a la Junta Directiva sobre la calidad del control interno existente.

Plan de mejoramiento: Control que posibilita asumir las recomendaciones de las auditorias y establecer compromisos en función de tareas, metas e indicadores, con el propósito de lograr el mejoramiento continuo.

El resultado exitoso de las auditorias se da en la medida que control interno sea evaluado en todos sus componentes y elementos, pues su cobertura proporciona y garantiza a la organización y sus administradores el cumplimiento de sus objetivos y metas.

La Auditoría como Proceso y el Control Interno como Sistema, sin duda son los mecanismos que nos llevaran a obtener de las organizaciones públicas y privadas un grado de certeza sobre lo adecuado o inadecuado como sus administradores y directivos imprimen decisiones financieras, operativas y legales; haciendo de éste ejercicio un valor agregado importante en busca del mejoramiento de las instituciones y mayor confianza a los socios, inversores y clientes sobre la calidad de empresa que les interesa; que como se dijo son controles inmersos en los propósitos y estructura de la misma organización.

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