Catalogo de salvedades en auditoria

Me permito relacionar una serie de eventos que distorsionan la calidad de la información y conllevan a las firmas de auditoria a recomendar acciones de mejoramiento para direccionar los objetivos de las organizaciones.
Como punto de referencia en el ejercicio de auditoria y como una manera de conocerlas y no perderlas de vista al momento de realizar el ejercicio, a continuación relaciono las salvedades más comunes clasificadas por tipología.

De tipo administrativo.
• Carencia de manuales de procesos y procedimientos.
• Inadecuados perfiles del talento humano frente a las funciones y labores.
• Inexistencia de mapas de riesgos por los diferentes procesos.
• Archivos desorganizados, sin foliación e inadecuada custodia.
• Las áreas desconocen el normograma de su dependencia.
• Deficientes medidas de seguridad en el ingreso de personas ajenas a la organización.
• Inadecuada segregación de funciones.
• Inexistencia de inventarios físicos de manera periódica.
• Limitados proceso de inducción y capacitación.
• Sistemas de comunicación deficientes que imposibilitan la oportuna atención a los requerimientos de los clientes o usuarios.
• Desactualización /o poco aprovechamiento de los equipos de computación.
• Estilos de dirección cerrados que entorpecen y limitan la consecución de información.
• Excesivos trámites que dificultan la atención ágil de los usuarios o clientes.
• Excesiva represa de operaciones y registros que general desgaste administrativo.
• Planeación informal, sin metas e indicadores coherentes productos de estudios ligeros, carentes de compromiso.
• Deficientes programas de bienestar social.
• Recursos físicos obsoletos y sin adecuado mantenimiento.

De tipo económico
• Compra reiterada de elementos y suministros sin la concepción de un plan de compras.
• Inversiones temporales en empresas con alto riesgo.
• Exagerados montos de fondos en disponible, sin colocar en portafolio de inversiones- rentabilidad.
• Desgreño en el manejo y utilización de los servicios públicos.
• Desconocimiento de la memoria institucional, al momento de estimar proyectos y estudios.
• Plantas paralelas de personal.
• Tercerización de funciones propias de la entidad a través de contratos, sin suprimir cargos de planta.
• Limitado control en el vencimiento de inventarios (medicamentos, productos perecederos).
• Manejo de fondos, inversiones y bienes sin las pólizas de garantías necesarias.
• Sanciones por incumplimiento en las condiciones laborales.
• Limitada defensa de los intereses de la entidad.
• Exposición a multas por extemporaneidad en la entrega de información oficial.
• Uso indebido del parque automotor.
• Ausencia de controles automatizados en la generación de novedades de nómina.
• Viabilidad financiera de los contratos

De tipo contable- financiero
• Manejo del portafolio de inversiones sin considerar las oscilaciones del mercado de valores.
• Cartera de préstamos sin las garantías necesarias y coberturas suficientes.
• Ausencia de arqueos de cajas menores y tesorería.
• Cartera sin clasificar por edades para estimar provisiones.
• Sin avalúos técnicamente reconocidos sobre bienes inmuebles, que demuestren la verdadera situación patrimonial de la entidad.
• Inadecuadas políticas valuatívas de las inversiones, provisiones, depreciaciones, valorizaciones.
• Carencia de conciliación y confirmación con áreas fuente y/o usuario.
• Falta de rigor en el calendario de entrega de información a contabilidad para su consolidación.
• Exagerados procesos manuales de captura de información contable, aumentando la posibilidad de error.
• Profesionales de contaduría dedicados a la captura de información, desplazando la labor de análisis de cifras.
• Inoportunidad en el pago de aportes parafiscales.
• Utilización de la contabilidad de caja y no de causación.
• Contabilización acelerada de venta a largo plazo, con impacto en la utilidad del ejercicio.
• Afectación del resultado del ejercicio sin contabilizar apropiadamente los diferidos.
• Inapropiado control y registro de los ajustes por inflación de manera manual.
• Limitada cultura contable.
• Diferencia de saldos entre el área fuente y contabilidad.
• Partidas antiguas sin depurar.
• Saldos contrarios a la naturaleza de la cuenta.
• Registros sin soportes.

De tipo jurídico- legal.
• Inadecuada defensa de los intereses de la entidad ante los despachos judiciales por parte de los abogados externos.
• Excesivos procesos en cabeza de pocos abogados.
• Carencia de un sistema de información automatizado de los procesos a favor y a cargo.
• Inadecuado archivo de expedientes.
• Falta de interventoría y seguimiento sobre los abogados y los procesos.
• Limitada comunicación y retroalimentación entre la oficina jurídica y la entidad para erradicar las causas de los procesos judiciales.
• Falta de criterios para la causación de las contingencias por cuenta de los procesos.
• Inobservancia al proceso contractual.
• Fraccionamiento de contratos.
• Contratos sin registro y reserva presupuestal.
• Pólizas de cumplimiento y garantías sin la cobertura necesarias que respalden los contratos.
• Contratos sin liquidar.

Tipo informático.
• Procesos manuales y desgaste administrativo.
• Gestión aislada, poco integrada y coordinada, de los procesos administrativos y financieros.
• Sistema de información disperso, poco confiables y desactualizado.
• Inoportunidad en las decisiones
• Mayor tiempo de ciclos de procesos por falta de eliminación de tareas manuales.
• No existe Información en línea
• Aumento en los trámites internos
• Manejo permanente del papel en detrimento del medio ambiente.
• Registro de la información desde el área fuente a través de reprocesos y medios magnéticos.
• Descentralización en el manejo de datos maestros
• No se posibilita el control de los procesos en línea y en tiempo real.
• Sofware desactualizados y equipos arcaicos, con poca capacidad.
• Inadecuada custodia y seguridad de equipos.
• Carencia de Back up. de información clave.
• Inapropiado mantenimiento de equipos (Antivirus)
• Utilización de los equipos en labores distintas del objeto de la entidad.
• Inexistencia de claves de acceso sobre archivos reservados de la organización.
• Inexistencia de manuales de procesos y fuentes de información.

Hasta Pronto,