“De conformidad con el artículo 3º de la Ley 87 de 1993, corresponde a la máxima autoridad del organismo o entidad, la responsabilidad de establecer, mantener y perfeccionar el sistema de control interno, el cual debe ser adecuado a la naturaleza, estructura, misión de la organización, sin perjuicio de que cada jefe de área responda por el control interno ante su jefe inmediato, de acuerdo con los niveles de autoridad establecidos en cada entidad.
El artículo 6º de la misma Ley corrobora esta responsabilidad al especificar que el establecimiento y desarrollo del Sistema de Control Interno en los organismos y entidades públicas será responsabilidad del Representante Legal o máximo directivo correspondiente. La aplicación de los métodos y procedimientos, calidad, eficiencia y eficacia del control interno es responsabilidad de los Jefes de cada una de las Dependencias de la entidad u organismo”
Así las cosas, a continuación relaciono eventos por tipología a tener en cuenta en la evaluación e implementación de control interno de las organizaciones:
De tipo administrativo.
1. Carencia de manuales de procesos y procedimientos.
2. Estilo de dirección cerrado y poco participativo.
3. Sin implementar códigos de ética y buen gobierno.
4. Inadecuados perfiles del talento humano frente a las funciones y labores.
5. Inexistencia de mapas de riesgos de los procesos misionales y de apoyo.
6. Archivos desorganizados, sin foliación e inadecuada custodia.
7. Desconocimiento del normograma por dependencia.
8. Deficientes medidas de seguridad en el menjo de los bienes y recursos.
9. Inadecuada segregación de funciones.
10. Inexistencia de inventarios físicos de manera periódica.
11. Limitados procesos de inducción y capacitación.
12. Sistemas de comunicación deficientes que imposibilitan la oportuna atención a los requerimientos de los clientes/usuarios/afiliados.
13. Excesivos trámites en la atención de: usuarios/clientes/afiliados.
14. Excesiva represa de operaciones y registros que generan desgaste administrativo.
15. Limitados puntos de atención al usuario/cliente/afiliado.
16. Planeación informal, sin metas e indicadores coherentes, productos de estudios ligeros, carentes de compromiso.
17. Deficientes programas de bienestar social.
18. Recursos físicos obsoletos y sin adecuado mantenimiento
19. Asignación de interventores sin experiencia y sin los perfiles adecuados.
20. Inoperancia de la oficina de quejas y reclamos.
21. Desconocimiento de normas y manejo ambiental.
De tipo económico
22. Compra reiterada de elementos y suministros sin la concepción de un plan de compras anualizado.
23. Inversiones temporales en empresas con alto riesgo.
24. Exagerados montos de fondos en disponible, sin colocar en portafolio de inversiones (rentabilidad).
25. Desgreño en el manejo y utilización de los servicios públicos.
26. Desconocimiento de la memoria institucional, al momento de estimar proyectos y estudios.
27. Plantas paralelas de personal.
28. Tercerización de funciones propias de la entidad a través de contratos, sin suprimir cargos de planta.
29. Limitado control en el vencimiento de inventarios (medicamentos, productos perecederos).
30. Manejo de fondos, inversiones y bienes sin las pólizas de garantías necesarias.
31. Sanciones por incumplimiento en las condiciones laborales.
32. Limitada defensa de los intereses de la entidad.
33. Exposición a multas por extemporaneidad en la entrega de información oficial.
34. Uso indebido del parque automotor.
35. Ausencia de controles automatizados en la generación de novedades de nómina.
36. Inviabilidad financiera de los contratos.
37. Sub- utilización de la propiedad, planta y equipo.
De tipo contable- financiero
38. Manejo del portafolio de inversiones sin considerar las oscilaciones del mercado de valores.
39. Cartera de préstamos sin las garantías necesarias y coberturas suficientes.
40. Inadecuada gestión de cobro.
41. Ausencia de arqueos de cajas menores y tesorería.
42. Cartera sin clasificar por edades para estimar provisiones.
43. Avalúos de inmuebles sin estudios técnicos por autoridades reconocidas. .
44. Inadecuadas políticas evaluativas de las inversiones, provisiones, depreciaciones, valorizaciones.
45. Carencia de conciliación y confirmación con áreas fuente y/o usuario.
46. Falta de rigor en el calendario de entrega de información a contabilidad para su consolidación.
47. Exagerados procesos manuales de captura de información contable, aumentando la posibilidad de error.
48. Profesionales de contaduría dedicados a la captura de información, desplazando la labor de análisis de estados financieros.
49. Inoportunidad en el pago de aportes parafiscales, impuestos y otros.
50. Utilización de la contabilidad de caja y no de causación.
51. Contabilización acelerada de venta a largo plazo, con impacto en la utilidad del ejercicio.
52. Afectación del resultado del ejercicio sin contabilizar apropiadamente los diferidos.
53. Limitada cultura contable en toda la organización.
54. Diferencia de saldos entre el área fuente y contabilidad.
55. Partidas antiguas sin depurar.
56. Saldos contrarios a la naturaleza de la cuenta.
57. Registros sin soportes.
58. Notas explicativas carente de información básica y suficiente.
De tipo jurídico- legal.
59. Inadecuada defensa de los intereses de la entidad ante los despachos judiciales por parte de los abogados externos.
60. Excesivos procesos judiciales en cabeza de pocos abogados.
61. Carencia de un sistema de información automatizado de los procesos jurídicos a favor y a cargo.
62. Inadecuado archivo de expedientes.
63. Falta de interventoría y seguimiento sobre los abogados y los procesos.
64. Limitada comunicación y retroalimentación entre la oficina jurídica y la entidad para erradicar las causas de los procesos judiciales.
65. Falta de criterios para la causación de las contingencias por cuenta de los procesos.
66. Inobservancia al proceso contractual.
67. Fraccionamiento de contratos.
68. Contratos sin registro y reserva presupuestal.
69. Pólizas de cumplimiento y garantías sin la cobertura necesarias que respalden los contratos.
70. Contratos sin liquidar.
71. Desconocimiento normativo por parte de la organización.
Tipo informático.
72. Procesos manuales y desgaste administrativo.
73. Gestión aislada, poco integrada y coordinada, de los procesos administrativos y financieros.
74. Desactualización y/o poco aprovechamiento de los equipos de computación.
75. Sistema de información disperso, poco confiables y desactualizado.
76. Inoportunidad en las decisiones
77. Mayor tiempo de ciclos de procesos por falta de eliminación de tareas manuales.
78. No existe Información en línea
79. Aumento en los trámites internos
80. Manejo permanente del papel en detrimento del medio ambiente.
81. Registro de la información desde el área fuente a través de reprocesos y medios magnéticos.
82. Descentralización en el manejo de datos maestros
83. No se posibilita el control de los procesos en línea y en tiempo real.
84. Software desactualizados y equipos arcaicos, con poca capacidad.
85. Inadecuada custodia y seguridad de equipos.
86. Carencia de Back up. de información clave.
87. Inapropiado mantenimiento de equipos (Antivirus).
88. Utilización de los equipos en labores distintas del objeto de la entidad.
89. Inexistencia de claves de acceso sobre archivos reservados de la organización.
90. Inexistencia de manuales de procesos y fuentes de información.
Del Entorno.
91. Recapitulación de normas y disposiciones, frente a estructuras limitadas.
92. Cambios permanentes de cuadros directivos, como el direccionamiento de objetivos y estrategias.
93. Débiles procesos meritocráticos.
94. Mayor competencia en razón a la calidad de los servicios
95. Cambio tecnológico permanente.
96. Globalización.
97. Reestructuraciones, fusiones y liquidaciones.
98. Corrupción.
99. Incidencia e impacto por fenómenos naturales.
100…..Cambio de cultura de control- basado en el autocontrol.
Cualquiera de los anteriores eventos proporciona riesgos, que al no ser considerados tanto por la organización como por los entes de control, desarticulan el sistema de control interno con efectos en lo económico, financiero y contable.
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